ستساعدك المقالة التالية: أفضل 13 أداة للبريد الوارد المشترك للمساعدة في إدارة البريد الإلكتروني للفريق
هناك أكثر من 4 مليارات مستخدم للبريد الإلكتروني يوميًا – جعل البريد الإلكتروني هو الشكل الأكثر استخدامًا للتواصل في العمل. عندما يكون لدى أي شخص سؤال، سواء كان عضوًا في فريقك أو عميلك أو أي شخص يطلب مساعدتك، فمن المرجح أن يرسل إليك بريدًا إلكترونيًا.
ومع ذلك، فإن المشكلة مع التعاون عبر البريد الإلكتروني هو أمر فوضوي.
من خلال إعادة التوجيه والنسخ وعناوين البريد الإلكتروني للمجموعة، يمكن أن يتحول سؤال بسيط إلى سؤال من المستحيل متابعة سلسلة من الردود. هذا هو المكان صناديق البريد الوارد المشتركة يدخلون حيز التنفيذ – فهم يحلون هذه المشكلات، مما يجعلك أنت وفريقك تعملان بكفاءة أكبر.
في هذه التدوينة ستتعرف على أفضل 13 أداة للبريد الوارد المشترك لمساعدتك في إدارة فريقك.
ما هو البريد الوارد المشترك؟
صندوق الوارد المشترك هو صندوق بريد إلكتروني يمكن للعديد من أعضاء الفريق الوصول إليه لإرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني.
من الشائع أن تبدأ الشركات في إدارة البريد الإلكتروني للفريق من خلال تطوير قوائم بريدية توجه الرسائل إلى أقسام معينة مثل
ولكن مع نمو حجم بريدك الإلكتروني وعدد موظفيك، سيكون هذا أمرًا صعبًا ومربكًا بشكل متزايد، مما يؤدي إلى احتمالية سقوط الرسائل الهامة عبر الشقوق.
لماذا يحتاج فريقك إلى صندوق بريد مشترك؟
على الرغم من أن كل شركة فريدة من نوعها، إلا أن هناك العديد من الأسباب الوجيهة التي تجعل الفرق تختار استخدام البريد الوارد المشترك. فكر في كيفية تأثير كل من الفوائد الرئيسية الثلاث التالية بشكل إيجابي على كفاءة عملك وفعاليته.
تتيح صناديق البريد المشتركة للفرق التعاون عبر البريد الإلكتروني
صناديق البريد الوارد التي تحتوي على حجم كبير من رسائل البريد الإلكتروني اليومية الجديدة هي كذلك لا يمكن لشخص واحد التعامل معه. إذا كان لديك 3000 رسالة خدمة عملاء جديدة ترد يوميًا، فستحتاج إلى فريق للمساعدة في التعامل معها.
يسمح صندوق البريد المشترك للفريق بأكمله بمشاركة العبء والتعاون.
توفر العديد من أدوات البريد الوارد المشتركة ميزات تتيح لك ذلك ترك الملاحظات و علامة الموظفينلتنبيههم لحل طلب معين.
توفر صناديق البريد المشتركة الشفافية والمساءلة
يمكن لصناديق البريد الوارد المشتركة تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى مهام. يمكنك بعد ذلك تعيين هذه المهام لزملائك المناسبين في الفريق.
وهذا يمنع الرسائل من النسيان أو التغاضي عنها، زيادة رضا العملاء.
في النهاية، عندما يتم تعيين رسائل البريد الإلكتروني لأعضاء محددين، ستحصل على الشفافية والمساءلة الكاملة لأنك تعرف الرسائل والمهام التي يتحمل كل عضو المسؤولية عنها.
صناديق البريد المشتركة آمنة وسهلة المراقبة
باستخدام حساب بريد إلكتروني عادي، سيتعين عليك مشاركة كلمة المرور الخاصة بك مع الآخرين لتتمكن من الوصول إليها. ومع ذلك، صناديق البريد الوارد المشتركة إعطاء كل عضو في الفريق معلومات تسجيل الدخول الخاصة به، التأكد من أن البريد الوارد للشركة آمن.
بالإضافة إلى ذلك، تسمح علب البريد المشتركة لأعضاء الفريق بذلك إدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم معًا من مكان واحد.
هناك الكثير من الأدوات للمساعدة في تنظيم الرسائل، مثل البحث عن الرسائل حسب الاسم والملاحظات الداخلية والتسميات والعلامات، مما يسهل تتبع كل شيء.
يمكن للفرق من جميع الصناعات والأحجام العمل معًا باستخدام أداة البريد الوارد المشتركة.
عند تقييم خياراتك، سوف تحتاج إلى النظر في الميزات الرئيسية التي يحتاجها أعضاء فريقك لإكمال العمل بكفاءة أكبربالإضافة إلى مدى سهولة تعلم كل أداة واستخدامها.
فيما يلي أدوات البريد الوارد المشتركة الـ 13 التي نعتقد أنها الأفضل في عام 2023 – وضروري لكل عمل جاد.
رقم 1: أتاريم – أفضل بريد وارد للدعم لوكالات تصميم وتطوير الويب
اتاريم هو منصة تعاونية مثالية لوكالات تصميم وتطوير الويب لزيادة إنتاجيتهم وتحسين رضا العملاء. الوكالات مشهورة بالاستخدام العشرات من الأدوات لإدارة أعمالهم، مثل إدارة علاقات العملاء (CRM)، وأداة التعاون في تصميم الويب، وإدارة المشاريع، والبريد الإلكتروني، وما إلى ذلك.
باعتبارها منصة التعاون المرئي الرائدة، والتي تثق بها أكثر من 13000 وكالة، توفر Wix حل برمجي الكل في واحد يدمج هذه الأدوات في مكان واحد.
مع ميزة التعاون البصري، يمكنك ذلك قم بتمكين عملائك من ترك الطلبات مباشرة على الموقع الإلكتروني المباشر، أينما يرغبون. يمكنهم الإشارة والنقر والكتابة حرفيًا – ويتم إرسال كل هذه المعلومات على الفور إلى صندوق بريد مشترك، حيث يمكن تعيين المهام لأعضاء محددين في الفريق.
توفر Wix أيضًا أداة مساعدة للوحة Kanban ومكتب دعم متكامل تمامًا أيضًا. تعمل اللوحة كأداة لإدارة المشروع، مما يتيح لك تعيين المهام ونقلها عبر المراحل المختلفة حتى يكتمل كل مشروع.
من خلال تقديم خطة مجانية للأبد، يمكن للوكالات والمطورين تجربة ميزات Wix دون أي مخاطر، ويكتشفون بأنفسهم مدى سهولة التعاون البصري وتعاون الفريق.
رقم 2: رسالة – الأفضل لتعاون الفريق
يوفر Missive صندوق بريد واردًا موحدًا يبقي جميع الاتصالات الخاصة بك في موقع مركزي. يتضمن ذلك رسائل البريد الإلكتروني والمحادثات المباشرة ورسائل الوسائط الاجتماعية. يوفر هذا النظام الأساسي مجموعة واسعة من الميزات، مثل مهام المحادثة والاستجابات الجاهزة والأتمتة المستندة إلى القواعد والتسميات المشتركة لتسهيل إدارة جهات الاتصال.
تم تصميم المنتج بأكمله لتعزيز الإنتاجية وتسهيل التعاون. على سبيل المثال، يمكنك تخصيص المحادثات لأعضاء محددين.
مع ميزة موازنة عبء العمل يمكنك ذلك توزيع عبء العمل بسهولة بين زملائك في العمل إما عبر جولة روبن، كلها مرة واحدة، أو الأقل ازدحامًا أولاً، أو بشكل عشوائي.
رقم 3: هوبسبوت – الأفضل لفرق المبيعات
يوفر HubSpot ميزات مشابهة لأدوات البريد الوارد المشتركة الأخرى. يوفر صندوق بريد واردًا مركزيًا يسمح لك بالرد على رسائل العملاء من قنوات مختلفة في مكان واحد. ومع ذلك، هناك عنصر حاسم واحد يفصل Hubspot عن المنصات الأخرى.
يقوم HubSpot تلقائيًا بتوصيل كل عميل بأداة CRM.
ومن خلال القيام بذلك، يمكنه إنشاء ملفات تعريف جديدة تلقائيًا أو إضافة سجل المحادثات إلى قاعدة بيانات CRM الموجودة لديك. هذا أمر بالغ الأهمية للمبيعات منذ الخاص بك يمكن للممثلين عرض تفاعل جهة الاتصال الخاصة بك مع شركتك، مما يسمح لهم بتقديم تجربة أكثر تخصيصًا.
رقم 4: كاياكو – الأفضل للمبيعات والتسويق ودعم العملاء وفرق تكنولوجيا المعلومات
مع نمو فريقك، هناك فرصة جيدة لأن تبدأ في التفرع إلى أقسام مختلفة.
ومع إنشاء أدوار جديدة، يمكن أن يكون هناك انقسام في الأقسام مثل المبيعات والتسويق ودعم العملاء. يعد الحفاظ على توافق فريقك طوال رحلة العميل أمرًا أساسيًا إغلاق المزيد من الصفقات وإبقاء العملاء سعداء.
يتميز برنامج Kayako بأنه يقدم صورة كاملة لرحلة العميل، حتى تعرف بالضبط من أين أتى. سيكون مندوبوك على دراية تامة بالمحادثات السابقة والتاريخ الذي أجروه مع عملك.
يمكنك أيضًا رؤية المشكلات التي كان العملاء يواجهونها قبل أن يتواصلوا معهم. إن وجود ملف تعريف مرفق وسجل العميل يجعل هذا أمرًا أداة البريد الوارد المشتركة الأكثر ديناميكية من العديد من الأدوات الأخرى.
رقم 5: الأخدود – الأفضل للشركات الصغيرة والمتوسطة
Groove هي أداة رائعة للبريد الوارد المشترك تم تصميمها للشركات الرقمية الصغيرة والمتوسطة الحجم.
سواء كنت تدير وكالة أو متجرًا للتجارة الإلكترونية، فهناك فرصة جيدة لاستخدام مجموعة متنوعة من الأدوات مثل Shopify وMailchimp وStripe وMessenger وSalesforce وJira وربما العديد من الأدوات الأخرى. بفضل قدرة Groove على التكامل مع العديد من الأدوات في وقت واحد، يمكنك ذلك التفاعل مع الأداة البرمجية المفضلة لديك ضمن واجهة واحدة.
يحتوي Groove على العديد من الميزات المضمنة الأخرى أيضًا، مثل البريد الوارد المشترك الذي يتيح لك تعيين الرسائل والإشارة إلى الآخرين من أجل تعاون أفضل. يمكنك حتى إضافة ملاحظات داخلية خاصة والرد على العملاء عبر الدردشة المباشرة مباشرة من صندوق الوارد المركزي الخاص بك.
رقم 6: المساعدة – الأفضل لفرق التسويق
تقوم Helpwise بتوحيد جميع القنوات في مكان واحد، مما يسمح لفريقك بالتواجد في كل مكان وعدم فقدان أي رسائل أبدًا، بغض النظر عن مكان اتصال العملاء المحتملين أو العملاء بك. حتى انت احصل على إشعارات عن أي ذكر لعلامتك التجارية، حتى تتمكن من البقاء في حالة تأهب والحفاظ على إستراتيجية العلاقات العامة الخاصة بك في مكانها الصحيح.
توفر هذه الأداة مجموعة واسعة من التحليلات، مما يمنح فريق التسويق الخاص بك البيانات التي يحتاجونها بالضبط لتطوير حملاتهم وتحسينها. على سبيل المثال، يمكنك عرض أداء القناة، مثل الأحجام اليومية وتحميل الاستعلام. هذه المقاييس رائعة بالنسبة تحديد القنوات التي توفر لك أكبر قدر من الجذب.
هناك أيضًا مقاييس رئيسية أخرى مثل أداء الفريق أو الأداء الفردي ودرجات رضا العملاء.
رقم 7: مكتب فريش ديسك – الأفضل للفرق المتنامية
يعد توسيع نطاق عملك أمرًا صعبًا، خاصة وأن التوظيف ليس ممكنًا دائمًا. هناك الكثير مما يتعلق بتوظيف الموظفين الجدد وتأهيلهم وتدريبهم.
يحل Freshdesk هذه المشكلة من خلال تقديم ميزات أتمتة الذكاء الاصطناعي التي ستساعدك التوسع دون توظيف المزيد من الموظفين – يوفر عليك الكثير من الوقت والمال.
نشر فريش ديسك روبوتات تعتمد على الذكاء الاصطناعي عبر قنواتك لتقديم الخدمة الذاتية. يمكن للروبوتات تنفيذ مجموعة متنوعة من المهام، مثل أتمتة القرارات المشتركة، وجمع المعلومات المطلوبة لتوفير الوقت، وتوفير حلول الخدمة الذاتية الذكية مثل توجيههم إلى مقالات المساعدة ذات الصلة.
كما سيقوم روبوت الذكاء الاصطناعي بجمع المعلومات المناسبة وإرسال البيانات إلى الوكيل المناسب.
يمكن للمستخدمين أيضًا الوصول إلى البريد الوارد المشترك، على الرغم من أنه سيكون لديهم القليل للقيام به منذ ذلك الحين سوف يساعد روبوت الذكاء الاصطناعي في التخلص من مهام معينة أو تخفيفها.
رقم 8: مساعدة الكشافة – أفضل صندوق وارد مشترك متعدد الإمكانات
تعد Help Scout إحدى أدوات البريد الوارد المشتركة الأكثر شيوعًا، مع الكثير من الميزات لدعم احتياجاتك. هذا يتضمن تعيين الرسائل لفريقك، باستخدام العلامات، والاستفادة من القوالب.
مع قدرة Help Scout على أتمتة المهام المشتركة يجب أن ترى تحسنًا كبيرًا في سير عملك.
على سبيل المثال، يمكن ضبط أي مشكلات تتعلق بالفوترة لإنشاء رسائل بريد إلكتروني تذكيرية يتم إرسالها إلى عملائك تلقائيًا. أو يمكنك إنشاء أتمتة لملاحظات العملاء كل بضعة أشهر.
مع العديد من الميزات، يعد Help Scout بمثابة أداة متنوعة يمكنك تخصيصها لتناسب احتياجات عملك الفريدة.
رقم 9: تطبيق السحب – الأفضل للفرق التي تبحث عن صندوق وارد مشترك مزود بإمكانيات إدارة المشاريع
DragApp عبارة عن “صندوق بريد وارد لكل شيء” بتصميم على طراز لوحة Kanban، وواجهة سحب وإفلات بديهية. باستخدام هذه الأداة، لديك مساحة عمل شاملة مع بعض الميزات العملية، مثل إدارة المهام والدردشة الداخلية للفريق وتعيينات البريد الإلكتروني.
هناك العديد من اللوحات التي يمكن إنشاؤها للمساعدة في مواءمة فرقك. وعلاوة على ذلك، يمكن أن تكون جميع المشاريع والمهام مرمزة بالألوان حسب الإلحاح والمنطقة الزمنية والأولويات الأخرى، مما يسمح لمديري المشاريع بالحفاظ على كل شيء منظمًا.
تم دمج DragApp مباشرة في Gmail، مما يعني لا يوجد منحنى تعليمي ضخم للحصول على الجميع على متن الطائرة. كما أنها توفر وظائف عالية المستوى مثل الأتمتة المخصصة، والتي تتيح لك إرسال متابعات أو تنبيهات للأتمتة، أو تصنيف الرسائل ذات الأولوية العالية تلقائيًا.
تتيح لك المنصة إنشاء قوالب وحتى تتبع معدلات الفتح والاستجابة الخاصة بك، مما يوفر لك كل ما تحتاجه لإنجاز المزيد من المهام.
رقم 10: تدفق البريد – الأفضل للفرق التي تبحث عن تحليلات البريد الإلكتروني وإعداد التقارير المتقدمة
يقدم Mailflow صندوق بريد واردًا متعدد الإمكانات الشركات التي توفر مساحات عمل مرنة. إنها تتيح مشاركة البريد الإلكتروني بسهولة دون الحاجة إلى نسخ أو إعادة توجيه البريد الإلكتروني إلى المستخدمين.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن للمستخدمين اختيار تلقي ملاحظات داخلية حول الرسالة أو المشروع المحدد يمنع الخيوط الداخلية الطويلة.
هناك أيضًا الكثير من تتبع ومراقبة البريد الإلكتروني حتى تتمكن من رؤية أداء رسائلك. يتيح لك تحليل معدلات الفتح والاستجابة تحسين خدمة العملاء لديك.
رقم 11: دعم النحل – الأفضل لفرق خدمة العملاء مع أنظمة التذاكر
SupportBee هو الحل موجهة نحو فرق خدمة العملاء التي تتطلع إلى التوسع دعمهم دون عناء. ويتم تحقيق ذلك من خلال اتباع نهج ثلاثي المحاور يوفر ما يلي:
- البريد الوارد المشترك – طريقة سهلة لفريقك للتعاون بشأن التذاكر.
- قاعدة المعرفة – قم ببناء قاعدة المعرفة الخاصة بك واسمح لأعضاء الفريق بإدراج روابط لمقالات الدعم ذات الصلة عند الرد.
- بوابة العملاء – يمكن للمستخدمين تتبع تذكرة الدعم الخاصة بهم من خلال رؤية التقدم. وهذا يضمن المساءلة والشفافية، مما يعزز رضا العملاء.
أثناء دعم Bee لا تقدم قنوات أخرى مثل Slack أو وسائل التواصل الاجتماعي، فهو يساعد فريقك على إكمال المزيد من تذاكر الدعم بسرعة أكبر.
رقم 12: البريد الوارد المشترك – الأفضل لمستخدمي سلاك
بالنسبة لأولئك الذين يتطلعون إلى رفع مستوى تجربة Slack الخاصة بهم، يعد SharedInbox إضافة رائعة لمجموعة أدواتك.
بدلاً من التبديل بين Slack والبريد الإلكتروني، يمكن استخدام تتيح لك الوظيفة الإضافية SharedInbox صياغة رسائل البريد الإلكتروني واستلامها مباشرة داخل Slack.
بمجرد إرسال رسائل البريد الإلكتروني، ستظهر في سلسلة رسائل، تمامًا كما تظهر رسالة على Slack. ومن هناك، يمكنك متابعة سلسلة البريد الإلكتروني مباشرة في Slack. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك ضع علامة على أعضاء الفريق الآخرينمما يعني أنه يمكنك تعيين رسالة لأي شخص من فريقك.
رقم 13: هيفير – الأفضل لفرق دعم العملاء
يعمل Hiver كوظيفة إضافية لـ Gmailمما يجعله امتدادًا سهلاً لعمليات البريد الوارد الموجودة لديك.
ومع ذلك، لا يمكن للمستخدمين الاستفادة من ميزة البريد الوارد المشترك فحسب، بل يمكنهم أيضًا ذلك دمج قنوات أخرى، مثل قاعدة المعرفة والدردشة المباشرة. يحتوي صندوق الوارد المشترك لـ Hiver على جميع الميزات الضرورية التي تحتاجها، مثل إضافة الملاحظات ووضع علامات على الإعجابات وتعيين الرسائل للأشخاص.
يعد Hiver Analytics مفيدًا بشكل خاص لفرق خدمة العملاء نظرًا لأنه يوفر مقاييس أساسية للأعضاء الفرديين، مثل تقييمات الرضا وعدد الرسائل التي تم الرد عليها والاستجابة.
تقرير ما بعد الإجراء – استفد من البرامج التي تساعدك على إسعاد عملائك
النظام المناسب لفريقك للعمل معًا تزويد عميلك بأفضل تجربة ممكنة أمر ضروري للغاية. ومن الواضح أن البريد الإلكتروني هو القناة المفضلة لمعظم العملاء. ولهذا السبب يجب عليك زيادة فعالية اتصالاتك عبر البريد الإلكتروني إلى الحد الأقصى – مما يزيل أي تأخير أو احتكاك.
إحدى الطرق لتحقيق ذلك هي بالتساوي توزيع المهام وطلبات العملاء بين أعضاء فريقك.
وهذا بالضبط ما يمكن أن تساعدك أداتنا على تحقيقه!
إحدى السمات الفريدة والثورية لمدينة أتاريم هي أنها بنيت على أساس التعاون بالإشارة والنقر – السماح للعملاء بالإشارة ببساطة إلى ما يشيرون إليه، ثم ترك تعليقاتهم على الفور، وقول ما يجب تغييره، وما إلى ذلك.
تستخدم الوكالات والمطورون ومديرو المشاريع Wix من أجل تخلص من الحاجة إلى الاعتماد على التخمين والتواصل الذي لا نهاية له عبر البريد الإلكتروني. بالإضافة إلى ميزات التعاون القوية هذه، ستتمكن أيضًا من الوصول إلى التقارير المتعمقة وتتبع الوقت وملخصات العمل والمزيد.
إذا كنت تركز بشكل خاص على فرز طلبات الملاحظات والتعليقات المرئية، قم بتجربة صندوق البريد الإلكتروني المشترك الخاص بـ Wix مجانًا.
- مدمج في منصة التعاون المرئي الرائدة موثوق به من قبل أكثر من 13000 وكالة (تطوير الويب والتصميم وما بعده) في جميع أنحاء العالم.
- دعم تسليم المشروع لأكثر من 1,200,000 من عملائهم وأصحاب المصلحة.
- تسليم المشاريع في أسابيع بدلا من أشهر.
