ستساعدك المقالة التالية: أفضل 4 أدوات لإدارة المشاريع لعام 2023
تعد أدوات إدارة المشاريع من بين الأدوات القليلة التي تشمل جميع الأقسام في الشركة، وبعضها 85% من الشركات من خلال تسريع رقمنة تعاون الموظفين منذ تفشي فيروس كورونا، تعد إدارة المشاريع واحدة من أهم مجالات التكنولوجيا في عالم ما بعد الوباء.
في مجال الأعمال الحديثة، تعد أدوات إدارة المشاريع أمرًا أساسيًا غير قابل للتفاوض لتخطيط ومراقبة وتنفيذ المشاريع من أي حجم، مع منع سوء الفهم والكفاءات المفقودة التي يمكن أن تنشأ من استراتيجية قديمة أو غير احترازية.
مثل أي نوع من الأدوات، فإن مجال إدارة المشاريع كبير ومتنوع، ويمكن أن تكون الأدوات أصولًا ضخمة أو تعقيدًا غير ضروري، اعتمادًا على أهدافك واحتياجاتك المحددة.
في هذا الدليل، سنلقي نظرة عميقة على ما تفعله أدوات إدارة المشاريع، وكيفية العثور على أداة مناسبة لمؤسستك، بالإضافة إلى ملخص لأدوات إدارة المشاريع الأربعة المفضلة لدينا والتي يجب مراعات استخدامها في عملك.
لتبسيط الأمر، أدوات إدارة المشاريع هي عبارة عن أجزاء من البرامج التي تساعد العاملين على تخطيط المشاريع بطريقة تضمن التواصل الواضح والفعال، والاستخدام الفعال للموارد عبر الفريق بأكمله. ويمكن أن تختلف من لوحات إدارة المهام البدائية، وصولاً إلى مجموعات البرامج المتطورة التي تستخدم الذكاء الاصطناعي للمساعدة في التنبؤ بعملية اتخاذ القرار وتحسينها.
على الرغم من وجود الكثير من التباين داخل مجال إدارة المشروع، إلا أن معظم الأدوات ستحتوي على بعض الوظائف الأساسية، بما في ذلك:
👉 إدارة المهام: تحديد المهام مع المكلفين وتواريخ الاستحقاق والملخصات، مع المستندات ذات الصلة والمواد الأخرى المرفقة للمساعدة في التنظيم والرؤية عبر الفريق.
👉 مشاريع الوالدين: إدارة المشروعات المنظمة، حيث يتم تعيين المهام الفردية لهدف شامل، مع إظهار الخطوات اللازمة لجميع المشاركين لتحقيق معايير “الصورة الكبيرة”.
👉 تعاون: تسهيل مشاركة المستندات والمحتوى، والبقاء على اتصال دائم مع أعضاء الفريق الآخرين، والتعاون في مهمة واحدة بطريقة منطقية وفعالة.
👉 تتبع القدرات: تحتوي العديد من أدوات التعاون على ميزات تسمح للمديرين برؤية قدرة الموظفين وتعيين العمل بناءً على هذه القيود، مما يضمن عدم حصول أي شخص على ذلك احترقت أو ينتهي الأمر بأخذ حصة غير عادلة من مشروع معين.
إن استخدام أداة جيدة لإدارة المشاريع يمكن أن يكون له فوائد لا حصر لها، مثل:
- إدارة أكثر كفاءة للموارد
- سهولة تأهيل الموظفين
- التخفيف الشامل من المخاطر للعديد من أنواع المشاريع المختلفة
ومع ذلك، مع وجود عدد لا يحصى من الأدوات في السوق وعشرات المتغيرات المهمة ضمن كل خيار، فإن العثور على أداة مناسبة تمامًا لفريقك والمؤسسة الأوسع يمكن أن يكون أمرًا صعبًا، على أقل تقدير.
عندما تبدأ في استكشاف خياراتك لتحسين إدارة المشروع، إليك بعض أهم المجالات التي يجب مراعاتها عند تقييم أدوات إدارة المشروع لشركتك…
القدرة على إدارة المهام وتتبع المشروع
بحوالي 12% من متوسط أسبوع عمل المدير قضى تعيين وتحديد أولويات العمل بالنسبة لفريقهم، تعد إدارة المهام وتتبع المشروع من أهم الوظائف الأساسية لأي أداة لإدارة المشروع.
بغض النظر عن مدى تعقيدها، تتكون المشاريع من مهام فردية، ويعد وجود نظام يسمح لك بتعيين مهامك ومراجعتها وإدارتها من موقع مركزي وسهل الاستخدام أحد أفضل الأشياء التي يمكنك القيام بها لمشروعك قدرات الإدارة.
عند تقييم أداة جديدة، ابدأ بمشاهدة مقاطع الفيديو التوضيحية أو الحصول على نسخة تجريبية مجانية لتمنحك الصورة الأكثر دقة عن كيفية تناسب احتياجات إدارة المهام وتتبع المشروعات الخاصة بك مع الواجهة. يمكن للاختلافات الدقيقة هنا أن تحدث الكثير من الاختلافات العملية في الطريقة التي يتفاعل بها فريقك مع الأداة، لذا لا تأخذ الضجيج التسويقي للأداة على محمل الجد.
سهولة الاستعمال
تم تصميم معظم مجموعات إدارة المشاريع على أنها سهلة الاستخدام، ولكن هذا قد يعني أشياء مختلفة في سياق الأدوات المختلفة.
تمامًا مثل قدرتها على إدارة المهام بفعالية، تحتاج إلى التفكير في سهولة استخدام الأداة في السياق الأوسع لفريقك، ومحاولة توضيح مدى السهولة التي سيجدها أعضاء الفريق في جميع المستويات في مؤسستك للبدء في العمل بسرعة عندما يُطلب منهم البدء في استخدام برنامج إدارة المشاريع.
في السيناريو المثالي، يجب أن تحتوي أداة إدارة المشروع التي تختارها على واجهة بسيطة بما يكفي لجميع أعضاء الفريق، حتى صغار الموظفين الجدد الذين لم يسبق لهم رؤية نظام إدارة المشاريع من قبل، يمكنهم استخدام ميزاته الرئيسية دون الحاجة إلى التنقل في منحنى التعلم الصعب.
قد تجد العديد من الشركات صعوبة في تحرير موارد التدريب، خاصة عندما تكون جديدة نسبيًا، لذا تأكد من أن سهولة الاستخدام تمثل أولوية أثناء قيامك بتقييم خياراتك لأدوات إدارة المشروع.
ميزات التقارير
نحن نعيش في عالم ما بعد البيانات الضخمة، حيث يتطلب كل شيء، بدءًا من البيانات المالية ربع السنوية على مستوى المؤسسة وحتى المجالات المتخصصة مثل استخبارات المبيعات، بيانات موضوعية ودقيقة تُستخدم لاتخاذ القرارات الرئيسية.
حل التنقيب الذكي قاعدة خارجية يوضح أن ذكاء المبيعات “يمكن أن يساعد في تتبع الاتجاهات أو التقنيات الناشئة، ومراقبة المنافسين، مما يسمح لك بالتعرف على هذه الأنماط وتكييف عملك لمراعاة هذه التغييرات. وهذا يعني أيضًا أن القوى العاملة التي سيتم إنفاقها على البحث يمكن وضعها في دور أكثر فائدة.
تمامًا مثل الأدوات الخارجية التي تستخدمها لتحقيق أقصى قدر من النجاح، يجب أن يمنحك برنامج إدارة المشروع الخاص بك إمكانية الوصول إلى لوحات معلومات التقارير التي تمنحك نظرة تفصيلية على مؤشرات أداء المشروع، وتساعدك على اتخاذ القرارات الصحيحة للحفاظ على مشروعك طويل المدى صحة.
على الرغم من أن القدرة على إنشاء هذه التقارير الدقيقة للغاية على مستوى المشروع أو الفرد أو المستوى المخصص قد لا تبدو كأولوية كبيرة في الوضع الحالي لشركتك، فمن المهم أن تتذكر أنه لا يوجد شيء ثابت في العمل. إذا وجدت نفسك في موقف في المستقبل حيث تحتاج إلى تقارير معقدة بشكل متزايد وتوقعات مفصلة من حيث القدرات والمتطلبات، فمن الأفضل أن تكون هذه القدرات جاهزة من خلال أداة إدارة المشروع الخاصة بك، بدلاً من الاضطرار إلى إجراء أبحاث جديدة. قم بترقية اشتراك الأداة الخاص بك، أو ابحث عن أداة جديدة تمامًا.
ميزات الاتصال
لقد أظهر الموظفون حاجة متزايدة إلى التواصل الفعال والمرن لبعض الوقت، وفي بيئات العمل عن بعد في مرحلة ما بعد كوفيد، أصبح هذا الأمر أكثر أهمية من أي وقت مضى.
مع أكثر من نصف المديرين المسؤول عن الفرق البعيدة التي تشجع المزيد من التواصل غير المتزامن، تعد ميزات الاتصال الخاصة بمنصة إدارة المشاريع أمرًا كبيرًا آخر يجب مراعاته عند التسوق بحثًا عن أدوات جديدة.
ستعمل أداة إدارة المشروعات الجيدة على تمكين العاملين من إخطار المديرين والزملاء بالتحديثات المهمة لمشروع معين من خلال بضع نقرات فقط على أجهزتهم، ومن ثم وصول هذه التحديثات إلى الأشخاص المناسبين بغض النظر عن المكان الذي يعملون فيه.
على سبيل المثال، تسمح منصات إدارة المهام الشائعة مثل Asana وClickup للمستخدمين بالكتابة في قسم التحديثات في مهمة أو مشروع معين، ببساطة “@” زميل متعاون في نفس مساحة العمل، وإرسال تعليقاتهم إليهم. وفي غضون ثوانٍ قليلة، اعتمادًا على إعدادات كل مستخدم، ستظهر هذه الرسائل المهمة كإشعارات فورية على أجهزة الكمبيوتر والأجهزة المحمولة الخاصة بهم، مما يضمن بقاء الجميع على اطلاع.
إن تزويد فرقك بأداة لإدارة المشروعات التي تتيح التواصل الفوري والسلس سيساعد على التخفيف من مخاطر سوء إدارة المشاريع والنسيان البسيط، والقضاء على المشكلات الناشئة في مهدها قبل أن تصبح مشكلات خطيرة.
الآن بعد أن اكتشفنا ما يمكن أن تقدمه أداة إدارة المشاريع الجيدة لشركتك، وأنواع الصفات التي يجب أن تبحث عنها، إليك مجموعتنا المكونة من 4 أدوات رائعة لإدارة المشاريع يجب التفكير في استخدامها.
Monday.com
تتصدر القائمة أداة إدارة المشروع Monday.com، منصة إدارة مشاريع متعددة الاستخدامات ويمكن للعاملين ذوي الخلفيات التقنية المختلفة الوصول إليها.
على الرغم من أن وفرة وجهات النظر والخيارات قد تكون شاقة بعض الشيء للوهلة الأولى، إلا أن إدارة المشروع يوم الاثنين عمليًا تتمتع ببعض الميزات الرائعة حقًا ومرونة كافية لتكييفها مع احتياجات أي مشروع أو عمل.
في حين أن العديد من أدوات إدارة المشاريع تميل فقط إلى عدد قليل من طرق العرض المبسطة للبيانات المجمعة من مشروع معين، فإن إمكانيات التكوين ليوم الاثنين تسمح لك بدمج مجموعات البيانات المعقدة في تصورات مخصصة، والتي يمكن أن تكون مفيدة للغاية لإنشاء تقارير منتظمة وإيجاد كفاءات جديدة.
على الرغم من وجود منحنى تعليمي كبير لاستخدام بعض الميزات الأكثر تقدمًا ليوم الإثنين، إلا أنه يمكن جعل طرق عرض إدارة المشروعات الخاصة به بسيطة أو معقدة حسب حاجتك، وتحافظ دائمًا على واجهة نظيفة.
💡 استثمار: يبدأ يوم الاثنين مجانًا لخطة تصل إلى مقعدين ويصل إلى 16 دولارًا لكل مقعد شهريًا قبل خطة مستوى المؤسسة.
أسانا
أسانا لقد برزت لتصبح واحدة من أدوات إدارة المشاريع الأكثر شعبية في التحول إلى العمل عن بعد الذي أعقب الوباء. عندما تتعرف على ميزاته المفيدة وإمكاناته الهائلة للتوسيع، ليس من الصعب معرفة السبب!
من خلال مجموعة من طرق عرض بيانات المشروع بما في ذلك طرق عرض القائمة وعبء العمل والتقويم والمخطط الزمني، بالإضافة إلى مجموعة واسعة من الحقول والقواعد المخصصة التي يمكنك تحريرها حول المشاريع التي تميل إلى اتباع قالب مماثل، تجعل Asana من السهل التخطيط لمشاريع كبيرة – مشاريع واسعة النطاق تتضمن فرقًا متعددة التخصصات، حتى عندما يكون اتصالك بزملائك محدودًا. كما أنه يوفر ميزات بسيطة يمكن للعمال استخدامها لاستيراد البيانات الأساسية من جداول بيانات Google، تريلو، Airtable، وأدوات أخرى مختلفة.
على الرغم من أن واجهة المستخدم قد لا تكون بديهية للوهلة الأولى مثل بعض المنافسين الأبسط مثل Clickup، فإن منحنى التعلم المطلوب لتسخير بعض ميزات Asana الأكثر تعقيدًا يعد بمثابة مقايضة عادلة لقابليتها للتوسعة الكبيرة وتأمينها للمستقبل لجميع الشركات .
💡 الاستثمار: Asana مجاني لخطتها الأساسية، ويصل إلى 24.99 دولارًا لكل مستخدم لخطتها الأكثر تقدمًا قبل مستوى المؤسسة.
العمل بروح الفريق الواحد
حسب الاسم المقترح، العمل بروح الفريق الواحد عبارة عن نظام أساسي لإدارة المشاريع تم تصميمه حول المهام التعاونية، ويعطي الأولوية للميزات لتعيين المسؤولية وإدارة أعباء العمل.
باستخدام الميزات التي تسمح لك بتنظيم بيانات المشروع في مخططات جانت والتقويمات وطرق عرض كانبان ببضع نقرات فقط، يمكنك إنشاء قوالب المشروع ولوحات المعلومات التي يمكن بعد ذلك تنظيمها عبر العلامات على مستوى المشروع، بالإضافة إلى بعض Microsoft 365 وGoogle Drive الرائعين عمليات التكامل، العمل الجماعي يجعل من السهل التأكد من أن كل عضو في كل فريق يعرف بالضبط ما هو مطلوب منه ضمن أطر زمنية محددة.
توفر هذه الأداة أيضًا إمكانات رائعة في تتبع الوقت وإعداد الميزانية و إدارة أصحاب المصلحة، مما يجعله خيارًا رائعًا لاستكشاف ما إذا كان مديرو المشروعات لديك يشعرون بالإرهاق أو أنهم لا يعرفون شيئًا عن المبادرات التي يوجهونها.
💡 الاستثمار: يبدأ العمل الجماعي بخطته الأساسية “Free Forever”، ويصل إلى “Grow”، والتي تكلف 17.99 دولارًا لكل مستخدم شهريًا قبل الدخول في خطط المؤسسة.
مشاريع زوهو
إذا كنت مستقلاً أو جزءًا من شركة ناشئة لا تضم سوى عدد قليل من الأشخاص الأقوياء، إذن مشاريع زوهو قد يكون الحل المثالي لإدارة المشاريع لاحتياجاتك.
على الرغم من أنها إحدى أدوات إدارة المشاريع ذات الأسعار المعقولة في السوق الحديثة، إلا أن Zoho تقدم مجموعة مفيدة من الميزات لتعيين المهام ومراقبة التقدم وضمان توزيع الوقت والموارد بأكبر قدر ممكن من الكفاءة.
تقدم Zoho مجموعة رائعة من طرق العرض لترتيب بيانات إدارة مشروعك، بدءًا من طرق عرض جداول البيانات الكلاسيكية ووصولاً إلى مسارات العمل الآلية المعقدة التي يتم إجراؤها من خلال ميزة “المخططات” الخاصة بالمنصة.
على الرغم من أن Zoho Projects تقدم بعض الميزات المفيدة لأداة ذات سعر منخفض كهذا، فمن المهم ملاحظة أنها تفتقر إلى الكثير من خيارات القابلية للتوسعة والتكوين التي يمكن أن توفرها العديد من الأدوات الأخرى في هذه القائمة.
ومع ذلك، إذا كنت تعمل حاليًا في عملية صغيرة ومتماسكة حيث يكون من السهل البقاء على اتصال دائم مع زملائك، وتأمل في توسيع نطاقها تدريجيًا إلى عمليات أكثر تعقيدًا على مدى إطار زمني ممتد، فيمكن لـ Zoho تكون أداة رائعة للتحكم في عبء العمل الخاص بك أثناء التعامل مع إعداد أداة إدارة المشروع الأساسية.
💡 الاستثمار: Zoho Projects مجاني لما يصل إلى 3 حسابات مستخدمين مختلفة، وتبلغ تكلفة خطة التسعير الأكثر تقدمًا 10 دولارات شهريًا فقط.
في ملخص
نظرًا لأن الفرق البعيدة إلى حد كبير تتطلب مستويات أعلى من التواصل والتعاون أكثر من أي وقت مضى، فإن العثور على أداة لإدارة المشروعات التي تناسبك يعد جزءًا أساسيًا من إدارة الأعمال الناجحة في الساحة التجارية الحديثة.
على الرغم من أن هذه القائمة ليست شاملة بالتأكيد، إلا أننا نأمل أن نكون قد قدمنا لك فكرة أفضل عن كيفية تناسب الوظائف المختلفة لمجموعات إدارة المشاريع مع احتياجاتك كشركة، وجعلك تبدأ في العثور على أداة ستكون بمثابة أداة رئيسية الأصول لمؤسستك.
