إدارة مشاريع الوكالة – ​​الدليل الكامل للتوسع بشكل مريح

ستساعدك المقالة التالية: إدارة مشاريع الوكالة – ​​الدليل الكامل للتوسع بشكل مريح

إن قابلية التوسع هي الطريقة الوحيدة للحفاظ على نمو أعمالك.

إذا كان نموك راكدًا لفترة من الوقت، فهناك احتمال كبير بذلك ستبدأ المبيعات في الانخفاض بسرعة كبيرة، وقبل أن تعرف ذلك، ستجد نفسك في المنطقة الحمراء.

إن توسيع نطاق وكالة رقمية أمر لا بأس به يختلف عن توسيع نطاق الأعمال القائمة على المنتج.

غالبًا ما تصبح إدارة المشاريع المختلفة أمرًا صعبًا، خاصة إذا لم يكن لديك الموارد المتاحة لتحقيق أقصى قدر من الربحية. لهذا السبب هو كذلك من المهم إنشاء عمليات للحد من تلك الآلام المتزايدة.

في هذه التدوينة ستكتشف أ عملية خطوة بخطوة لمساعدتك على إدارة المشاريع وتوسيع نطاق وكالتك الرقمية بفعالية.

تحديد أدوار ومسؤوليات واضحة

تضع الشركات الناجحة أمرًا واحدًا في أعلى قائمة أولوياتها: إنهم واضحون جدًا في اتصالاتهم.

كل عضو في الفريق يعرف بالضبط ما يتعين عليهم القيام به، ومتى.

تتبع الوكالات الرقمية اليوم نموذج أعمال ديناميكيًا بشكل لا يصدق، حيث يطلب العملاء مجموعة واسعة من الميزات مع تقدم المشروع. إذا لم يكن أعضاء الفريق متأكدين مما يتعين عليهم القيام به، فسيكون من الصعب دائمًا التوسع.

ستجد نفسك تقضي ساعات في تعيين مهام محددة أو التوفيق بين الأولويات.

مصدر: أسانا

إن تحديد أدوار ومسؤوليات واضحة أمر بالغ الأهمية إذا كنت ترغب في توسيع نطاق وكالتك بسرعة. إنه أحد أكبر التحديات التي تواجه الفرق المتنامية، خاصة عند تعيين أعضاء جدد. يمكن أن تقود إلى جهود ضائعة وتؤدي إلى اختناقات خطيرة في الإنتاج، خاصة إذا قام شخصان في الفريق بنفس المهمة.

إذا كان هناك ارتباك، فسوف ينتهي بك الأمر إلى فقدان الوقت لشرح هذه الأشياء.

إنشاء ميثاق الفريق

ميثاق الفريق هو ببساطة وثيقة تحدد ما يلي:

• مسؤوليات كل عضو في الفريق
• القيود التي قد يواجهونها
• الموارد المتاحة

فهو يوفر صورة واضحة لكل عضو في الفريق حول ماهية الأهداف – وكيف يمكن لكل عضو أن يساهم في تحقيقها.

سيؤدي القيام بذلك إلى إزالة أي ارتباك في عملياتك الأساسية وتقليل الاختناقات.

مصدر: فريق الشرائح

عندما تبدأ وكالتك في التوسع، سوف ترغب في ذلك فكر في الاستثمار في الأدوات المناسبة.

يستخدم معظم أصحاب الوكالات الرقمية في أي مكان بينهما 5 – 10 خدمات مختلفة تعتمد على الاشتراك على أقل تقدير لإدارة العمليات.

وحتى ذلك الحين، فإنهم يقضون ساعات كل يوم في التدقيق في رسائل البريد الإلكتروني وإنشاء المهام للآخرين. مع نمو أعمالك، ستحتاج إلى التفكير في الاستثمار في الأدوات المناسبة والتحول إلى الخدمات التي توفر سير عمل أكثر تماسكًا.

يسير سير العمل العام للعديد من الوكالات الصغيرة على النحو التالي:

1. يتلقون تعليمات العميل عبر البريد الالكتروني
2. إنهم يخلقون المهام باستخدام أداة إدارة المشروع
3. يقومون بتعيين هذه المهام لعضو معين في الفريق
4. يستخدم عضو الفريق أداة أخرى لتتبع وقتهم
5. يتواصل الفريق في كثير من الأحيان باستخدام أداة الاتصال في مكان العمل
6. يتم تسليم التصاميم باستخدام أداة أخرى ويتم تلقي تعليقات العملاء (ربما من خلال قناة أخرى!)

كما ترون، هذه ليست في الواقع عملية قابلة للتطوير.

في البداية، هناك العديد من الخطوات التي ستحتاج في النهاية إلى إضافتها إلى العملية، بما في ذلك اختبار ضمان الجودة والإبلاغ عن الأخطاء والتتبع.

بالنسبة للمشاريع الأطول، يمكنك أيضًا يجب عليك إنشاء خرائط الطريق والمعالم.

مصدر: PowerSlides

تصبح العملية أكثر تكلفة وأقل كفاءة عندما تبدأ مشاريعك في النمو.

يمكن للفرق التي تعتمد على العمليات التوسع بسهولة لأنها تتسم بالكفاءة.

إذا تمكنت من العثور على أدوات تتيح لك تجميع عدة خطوات في خطوة واحدة، فابحث عنها.

عندما بنينا أتاريم، رقبعة هذا ما كنا ذاهبون ل.

لقد أنشأنا أداة تسمح لأصحاب الوكالات بالعمل مع فرقهم، والتواصل، وترك التعليقات، وتتبع الوقت، وتبسيط عملية إدارة المشروع بأكملها.

والنتيجة هي أنك تستطيع ذلك تخلص من الخطوات الإضافية والمتكررة وقم بالقياس بشكل أسرع.

إنشاء عملية تأهيل العميل المتوقع

أحد الأشياء التي ستحتاج إلى التركيز عليها لتحقيق أقصى قدر من النمو هو إنشاء عملية تأهيل الرصاص المناسبة.

مصدر: احصل على احتمال

ما لم تكن قادرًا على تحديد العملاء المحتملين الذين يتمتعون بفرص أعلى للتحويل من خلال عملية تأهيل العملاء المحتملين المناسبة، فسوف تضيع جهودك. فبدلاً من استثمار الكثير من الوقت والجهد في فرصة لا تتحقق أبدًا، تحتاج إلى تحديد الضوابط وإنشاء مسار مبيعات مناسب.

بهذه الطريقة، سوف تكون قادرًا على ذلك تأهيل العملاء المحتملين أثناء تحركهم ببطء عبر مسار التحويل.

إذا كنت لا تعرف أي العملاء المحتملين يحققون أفضل أهداف المبيعات، فسوف ينتهي بك الأمر إلى إضاعة الكثير من الوقت والجهد. سيستمر عائد الإنفاق الإعلاني (ROAS) في الارتفاع، و سوف يؤثر بشكل كبير على آفاق النمو لديك.

إحدى أفضل الطرق التي يمكنك استخدامها لتأهيل عميل محتمل هي استخدم طريقة BANT.

مصدر: HubSpot

هذه سلسلة من الأسئلة التي ستساعدك على فهم العملاء المتوقعين المختلفين بشكل أفضل.

وإليك كيف يعمل:

• بudget: هل سيكون العميل المحتمل قادرًا على تحمل متوسط ​​سعر الخدمة التي تقدمها؟
• أالسلطة: هل يتمتع العميل المحتمل بسلطة اتخاذ القرار؟ أم أنهم بحاجة إلى الرجوع إلى شخص آخر؟
• نإيدز: هل يحتاج العميل المحتمل إلى الخدمة التي تقدمها؟ أم أنهم يتصفحون فقط أو ما زالوا يفكرون في الشراء؟
• تime: هل العميل المحتمل جاهز لإجراء عملية شراء الآن، أم أن الأمر سيستغرق وقتًا أطول؟

يمكن أن تساعدك هذه المجموعة البسيطة من الأسئلة على فهم توقعاتك بشكل أفضل.

إذا بدا العميل المحتمل قابلاً للحياة بناءً على هذه الخصائص، سيكون لديك فكرة أفضل عن مقدار الوقت والجهد الذي ستنفقه في الحصول على أعمالهم.

تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية ومراجعة تقارير الأداء

لا يمكنك توسيع نطاق وكالتك إلا إذا كنت تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية وراجع أداء فريقك.

أنت بحاجة إلى تغيير موقفك تجاه إدارة المشروع من أجل توسيع نطاق وتحديد طرق العمل الفعالة.

مصدر: ملليمتر

إذا لم تكن تراقب مؤشرات الأداء الرئيسية أو لم يكن لديك أي معالم محددة لمشاريع مختلفة، ستجد دائمًا صعوبة في نسب النجاحات ذات الصلة وتكرارها في النهاية.

هناك العديد المقاييس الرئيسية التي يجب عليك تتبعها في وكالتك الرقمية، بما في ذلك:

• إجمالي عدد العملاء المتوقعين المؤهلين
• إجمالي عدد/نسبة التحويلات
• قيمة عمر العميل
• تكلفة اكتساب المستهلك
• متوسط ​​هوامش الربح للخدمات المختلفة
• متوسط ​​الوقت الذي يقضيه كل موظف في العمل

تعزيز التعاون بين الفرق

يمكن أن يؤدي العمل المنعزل إلى مشكلات خطيرة، خاصة وأن العمل غالبًا ما يتداخل بين الأقسام المختلفة.

يمكن أن يساعدك تعزيز التعاون والتواصل بين الفرق على:

• تعظيم الربحية
• استكمال المشاريع بشكل أسرع
• تقليل استهلاك الموارد

كما أنها أحد المبادئ الأساسية لإدارة المشاريع الناجحة.

عندما تكون الفرق على علم بما يعمل عليه الآخرون، ويمكنهم بسهولة مراجعة المرحلة التي وصل إليها المشروع، يصبح من الأسهل عليهم المشاركة عند الضرورة.

زائد، يزيل اختناقات الإنتاج ، ويمكن للفرق التواصل بحرية أكبر.

استخدم عمليات التكامل لأتمتة المهام

لا تساعدك الأتمتة على توفير المال فحسب، بل تساعدك أيضًا على توفير الوقت الحاسم الذي يمكنك إنفاقه على المهام الأكثر أهمية التي تحقق أرباحًا أكبر.

مصدر: شكل ورقي

نحن نصدق ذلك الشركات التي تفشل في تغيير طرقها تجد صعوبة في التوسع بسرعة.

إذا كنت تدير فريقًا صغيرًا، فأنت بحاجة إلى التفكير في جلب لاعب جديد: أتمتة. بدءًا من تعيين المهام تلقائيًا إلى استخدام أدوات التكامل مثل Zapier للاتصال بالتطبيقات الأخرى، يمكنك توفير الكثير من الوقت (والمال).

في أتاريم، نحن نفهم القوة الحقيقية للأتمتة ونقدر تأثيراتها. لهذا لدينا عمليات تكامل أصلية لجميع تطبيقات إدارة المشاريع الكبرى.

باستخدام Zapier، يمكنك تعزيز سير العمل وإنجاز الكثير من المهام بنصف الجهد.

على سبيل المثال، يمكنك قم بتكوين Wix لإرسال رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا إلى العملاء عندما تتغير حالة المهمة. وهذا مجرد مثال بسيط على التكامل زابير لأتاريم التي يمكنك استخدامها لتخصيص سير العمل.

لقد قمنا ببناء عدد قليل من مسارات العمل الآلية في أتاريمحيث يتم إنشاء المهام تلقائيًا عندما يترك العميل تعليقًا والمزيد.

سير عمل عملية التوثيق والتفاصيل

عندما تبدأ في التوسع، ستجلب أيضًا موظفين جدد إلى فريقك.

شرح العمليات مرارا وتكرارا هو تستغرق وقتًا طويلاً وتؤثر على الأداء. بدلاً من ذلك، أفضل شيء يمكنك القيام به هو توثيق سير العمل. أنت بحاجه إلى قم بتقسيم المهام وإرشاد أعضاء الفريق بوضوح حول من يجب الاتصال به عند تسليم المشروع في مرحلة معينة. وأيضًا، مع استمرار وكالتك في التوسع، ستتغير الاحتياجات.

سيتوجب عليك دمج أدوار جديدة، وإدخال عمليات جديدة، وإزالة تلك التي أصبحت غير ضرورية. من خلال توثيق سير العمل وإجراء التغييرات بناءً على احتياجات وكالتك، ستكون قادرًا على ضم موظفين جدد بشكل أكثر فعالية.

بالإضافة إلى ذلك، سيعرف الجميع ما يجب عليهم فعله دون الحاجة إلى توجيههم باستمرار.

استخدم Wix لتعزيز نمو وكالتك

مع Wix، نعتقد أنه يمكنك التغلب على معظم تحديات قابلية التوسع. لقد قمنا بتصميم أتاريم بعد تقييم احتياجات وكالتنا الخاصة.

أردنا إنشاء تعليقات مرئية أداة تجمع الميزات من منصات مختلفة، وتجميعها في منصة واحدة.

بدءًا من تتبع الوقت وحتى مراجعة مهام الفريق، ومن جمع المحتوى من العملاء إلى تخصيص المهام لأعضاء الفريق، يعمل Wix على تبسيط العملية بأكملها، مما يقلل من الزغب والتأخير، ويساعدك على إنجاز المزيد من المهام في وقت أقل.

لن يحل جميع مشكلات قابلية التوسع، ولكن بالتأكيد سيجعل التعامل معها أسهل.

تفضل العديد من الوكالات تقنيات التطوير Agile لأنها أسرع وتقلل من دورات التطوير، ولكن هذا يؤدي أيضًا إلى العديد من التحديات التي قد ترغب في الاستعداد لها.

لكن مع أتاريم يصبح الأمر كثيرًا من الأسهل إدارة الفرق البعيدة، وضم عملاء جدد، والعمل باستمرار لتحقيق أقصى قدر من المخرجات…

…كل ذلك يترجم في النهاية إلى إيرادات أكبر.

التوسع بسرعة مع الإدارة الفعالة للمشروعات

غالبًا ما تواجه معظم وكالات تصميم الويب تحديات قابلية التوسع عند بدء تأهيل عملاء جدد. غالبًا ما يكون من الصعب الموازنة بعناية بين جلب المزيد من الموارد وقبول المشاريع الجديدة.

إن عدم اليقين والغموض والتعقيد في إدارة المشاريع أمر شائع جدًا، ولكن طالما استمر المديرون في تحسين العمليات والحفاظ على الشفافية، فإن ذلك يضع الوكالة في موقع رئيسي لتحقيق النمو.

وهذا بالضبط ما يمكن أن تساعدك أداتنا على تحقيقه!

يمكن أن تساعدك Wix في مركزية جميع الاتصالات، وتعيين المهام لأعضاء الفريق، وتحديد المواعيد النهائية، والقضاء على أي تخمين. بالإضافة إلى ذلك، بفضل ميزة تتبع الوقت، ستعرف بالضبط المدة التي استغرقتها كل مهمة، حتى تتمكن من ذلك اكتشف أسعارك، وقم بإجراء تقديرات أفضل للوقت، وتجنب بيع نفسك على المكشوف.

كما يمكنك الاستفادة من التعاون بالإشارة والنقر للسماح للعملاء بالإشارة إلى ما يشيرون إليه وترك تعليقاتهم على الفور، وقول ما يجب تغييره، وغير ذلك الكثير. والشيء الرائع هو أن العملاء يعتقدون اعتقادًا راسخًا أنك تستخدم أدوات Wix من أجلهم، لأنها تجعل حياتهم أسهل بكثير!

إذا كنت تريد التخلص من معظم تحديات قابلية التوسع مثل الارتباك أو مشكلات الاتصال أو سوء تخطيط الموارد، امنح أتاريم فرصة مجانية الآن.

• مدمج في منصة التعاون المرئي الرائدة موثوق به من قبل أكثر من 13000 وكالة (تطوير الويب والتصميم وما بعده) في جميع أنحاء العالم.
• دعم تسليم المشروع لأكثر من 1,200,000 من عملائهم وأصحاب المصلحة.
• تسليم المشاريع في أسابيع بدلا من أشهر.