احصل على التنظيم: أدوات لعقد اجتماعات أفضل

يحب الخبراء أن يقولوا أن الاجتماعات تقتل الإنتاجية. يمكنهم بالتأكيد ، لكن ليس عليهم ذلك. عند جدولة الاجتماعات الضرورية فقط وجعل اختيار الوقت والتاريخ غير مؤلم ، تكون الاجتماعات أكثر إنتاجية. عندما تقوم بإعداد جدول أعمال مقدمًا وتعيين شخص ما لتدوين الملاحظات ، سيكون محتوى الاجتماعات أكثر على الهدف. إذا جعلت من السهل على الأشخاص الانضمام والمشاركة ، فقد يكون الاجتماع أكثر كفاءة. بعد ذلك ، يمكن أن يعمل الاجتماع وفقًا للجدول الزمني في جدول الأعمال ، وربما ستختتم مبكرًا. يقدر الناس عندما يحدث ذلك لأنه يرسل رسالة مفادها أن وقتهم ثمين.

بينما يعتمد تشغيل اجتماع فعال إلى حد كبير على البشر ، فإنه يتطلب أيضًا التطبيقات والمعدات المناسبة لتسهيله. تم تصميم جميع التطبيقات والأدوات الـ 14 المدرجة هنا لجعل الاجتماعات أكثر سلاسة وإنتاجية.

تطبيقات لجدولة الاجتماعات

قبل أن تتمكن من عقد اجتماع ، يجب عليك جدولته. طلب اجتماع ببريد إلكتروني وقائمة بالأوقات غير فعال ، حتى إذا كنت تقابل شخصًا واحدًا فقط. تمنحك تطبيقات جدولة الاجتماعات أدوات أفضل ، مثل الاستطلاعات ونماذج الجدولة عبر الإنترنت وبرامج الروبوت Slack بحيث يمكن للجميع المدعوين إلى الاجتماع اختيار أفضل وقت له بشكل جماعي.

تعين فقط

Appoint.ly هي خدمة حجز اجتماعات غير معقدة لجدولة واحد لواحد. يمكنك إنشاء صفحة حجز تشاركها مع العملاء أو أي شخص آخر قد يحتاج إلى طلب اجتماع معك. توفر صفحة الحجز لطالب الاجتماع خيارات لنوع الاجتماع الذي يريده ، مثل مكالمة تمهيدية مدتها 10 دقائق أو جلسة تدريبية لمدة ساعة. بعد ذلك ، بناءً على توفرك ، يطلبون تاريخًا ووقتًا يمكنك الموافقة عليهما أو طلب تعديلهما أو رفضهما. Appoint.ly هو تطبيق جدولة بسيط ومباشر لاجتماعات واحد لواحد على وجه التحديد.

كالي

Calendly هي أداة تساعد الأفراد ، وكذلك الفرق ، على جدولة الاجتماعات. ويشمل الخيارات التي تستوعب أنواع الاجتماعات والاحتياجات المختلفة. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء أنواع من الاجتماعات ، مثل الملخص الهاتفي لمدة 10 دقائق والمقابلة الإعلامية لمدة 30 دقيقة. ثم عندما يريد شخص ما مقابلتك ، يمكنه اختيار نوع الاجتماع الذي يريده واختيار فترة زمنية متاحة. مثال آخر: لنفترض أن لديك نشاطًا تجاريًا يمكن لأي شخص من قسم معين قبول اجتماع يطلبه العميل. يستطيع Calendly تعيين طلب الاجتماع تلقائيًا لكل من هو متاح من المجموعة. يدعم التطبيق أيضًا صفحات الجدولة الفردية على الويب ، حيث يمكن للأشخاص طلب اجتماع معك بناءً على تواجدك. إنه تطبيق قوي للجدولة ، مصمم لتلبية مجموعة متنوعة من الاحتياجات.

Doodle.com

Doodle.com هو موقع إلكتروني وتطبيق جوال مجاني مع خيار Premium يساعدك على جدولة الاجتماعات بإحدى الطرق الثلاث. أولاً ، يمكنك إنشاء استطلاع عبر الإنترنت يحتوي على تواريخ وأوقات الاجتماعات ؛ أرسله إلى جميع المشاركين في الاجتماع ، ويسلط Doodle الضوء على أفضل خيار عندما يستجيب الأشخاص. ثانيًا ، تقدم Doodle أيضًا جدولة اجتماعات شخصية ، مما يعني أنك تستخدمها لإنشاء موقع ويب حيث يمكن للأشخاص رؤيته عندما تكون متاحًا وطلب اجتماع معك في إحدى الفتحات المفتوحة. أخيرًا ، هناك برنامج Doodle bot لـ Slack يتيح لك استطلاع زملائك في وقت الاجتماع دون مغادرة تطبيق المراسلة الخاص بفريقك.

الآفاق

قد يتبادر إلى الذهن Outlook ، الذي تم بيعه كجزء من Microsoft Office ، باعتباره برنامجًا مكتبًا فعليًا لجدولة الاجتماعات في بيئة الأعمال. عندما يكون جميع المشاركين في الاجتماع جزءًا من نفس المؤسسة ، وكلهم يستخدمون Microsoft Office ، فإن Outlook هو الأداة المناسبة للجدولة. يمكنك العثور على وقت وتاريخ للقاء يناسب الجميع بناءً على التوفر الذي حددوه في تقاويمهم. ثم يمكنك حجز غرفة اجتماعات ووضع الاجتماع على التقويم ، كل ذلك في Outlook. ليس بالضرورة أن يكون أفضل جدولة اجتماعات عندما تحتاج إلى تنظيم اجتماع بين أشخاص ليسوا جميعًا من مستخدمي Outlook.

رالي

Rallly هو برنامج جدولة تعاونية ، مما يعني أنه مصمم للاستخدام من قبل المجموعات. طريقة أخرى لوصفها هي أن تقول أنها تطبيق استقصاء حيث يدور الاستطلاع حول موعد لقاء الجميع. في حين أن Doodle.com يقدم نفس الخدمة ، فإن Rallly له مظهر مختلف قليلاً وهو أسرع في استخدامه إذا كنت بحاجة إليه مرة واحدة فقط لأنك لست مضطرًا لإنشاء حساب. أنت بحاجة إلى إدخال عنوان بريد إلكتروني ، ولكن.

FreeBusy

FreeBusy هو تطبيق جدولة اجتماع للشركات. كما هو الحال مع Calendly و Doodle.com ، فإنها تقوم بالقليل من كل شيء ، مما يمنحك طرقًا لأتمتة جدولة الاجتماع الفردي بالإضافة إلى إيجاد أفضل وقت لمجموعة من الأشخاص للقاء. يتكامل أيضًا مع برنامج مؤتمرات الفيديو لملء التفاصيل تلقائيًا مثل رابط الاجتماع والمعرف عند الاقتضاء.

المنسوجة

تقوم Woven بجدولة برامج مبنية تشكل جزءًا من تطبيق تقويم أكبر. على غرار بعض التطبيقات الأخرى المذكورة ، فإنه يتضمن استطلاعات للعثور على أفضل وقت لمجموعة من الزملاء للقاء. تحتوي Woven أيضًا على صفحات جدولة شخصية يمكنك مشاركتها مع العملاء والزملاء والتي تسمح لهم بطلب وقت للقائك.

تطبيقات مؤتمرات الفيديو

يتم عقد العديد من الاجتماعات الآن تقريبًا تقريبًا حيث أن وجود تطبيق مؤتمرات الفيديو أثناء التنقل أمر ضروري للغاية. تعد أفضل خدمات مؤتمرات الفيديو موثوقة ، مما يعني أن مكالماتك ستظل كما هي حتى إذا كان اتصال شخص ما هو عربات التي تجرها الدواب ، ولديها أدوات كافية للتعاون أثناء لقائك. تتضمن هذه الأدوات مشاركة الشاشة والألواح البيضاء ومربعات الدردشة ، بالإضافة إلى خيارات للمشرفين ، مثل القدرة على تمرير التحكم إلى شخص آخر أو كتم صوت الحاضرين أثناء تحدث شخص واحد.

لدى PCMag ثلاثة اختيارات من المحررين من بين برامج مؤتمرات الفيديو: ClickMeeting و Cisco Webex Meetings و Zoom.

انقر فوق الاجتماع

ClickMeeting هو خيار ممتاز لعقد المؤتمرات عبر الفيديو للشركات الصغيرة ، وخاصة تلك التي تستضيف الكثير من الندوات الصغيرة على الإنترنت. ومع ذلك ، يمكنك فقط الحصول على أربع قنوات فيديو نشطة لكل اجتماع. يمكن أن يتكامل هذا التطبيق مع تقويم Microsoft Outlook ، وهناك مكوّن إضافي من Chrome للاتصال بتقويم Google.

اجتماعات Cisco Webex

تعد Cisco Webex Meetings خدمة مؤتمرات فيديو سهلة الاستخدام وتتضمن بعض الميزات التي لن تجدها في المنافسين. على سبيل المثال ، يمكنك إعداد مكالمة ترن أنت بدلاً من إجبارك على الاتصال. تبدأ الخطط المدفوعة بسعر 13.50 دولارًا أمريكيًا في الشهر ، وهو سعر جذاب للشركات الصغيرة. إذا كنت تستخدم الإصدار المجاني من التطبيق ، Webex Meetings Free ، فيمكنك عقد اجتماعات فيديو لثلاثة أشخاص في المرة الواحدة. تتضمن الخطة المجانية أيضًا مشاركة سطح المكتب والمستندات ، وميزة السبورة البيضاء ، والفيديو بجودة قياسية ، و 250 ميجابايت من التخزين السحابي.

اجتماع التقريب

Zoom Meeting ، التي تسمى أحيانًا Zoom ، هي واحدة من أكثر خدمات مؤتمرات الفيديو الموثوقة التي ستجدها. عندما قامت الشركة بتطوير المنتج ، ركزت أولاً على التأكد من بقاء مكالماتك واضحة ومتصلة. يدعم الفيديو والصوت عالي الدقة. يمكنك الحصول على نسخ مكتوبة من المكالمات التي تسجلها كمقاطع فيديو. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لأي شخص استخدام المنتج الأساسي مجانًا ، ويمكن للشركات الصغيرة شراء خطط بأسعار معقولة تعزز الميزات بدءًا من 14.99 دولارًا في الشهر لكل مضيف. باستخدام حساب مجاني ، يمكنك استضافة ما يصل إلى 100 شخص في مكالمة ، ويمكنك رؤية ما يصل إلى 49 شخصًا في عرض على غرار المعرض. تقتصر المكالمات الجماعية للمستخدمين مجانًا على 40 دقيقة ، ولكن يمكن أن تكون المكالمات الفردية ما دمت بحاجة. على الرغم من صعوبة قياس ومقارنة أداء أنظمة مؤتمرات الفيديو ، إلا أن الاستقرار هو أساس سمعة Zoom ، ويظهر ذلك.

أخذ ملاحظات

تستفيد العديد من الاجتماعات من جعل شخص ما يأخذ ملاحظات. عندما يكون لديك ملاحظات الاجتماع ، فأنت 1) لديك سجل لما حدث في الاجتماع ، 2) يمكنك مشاركتها مع الأشخاص الذين لم يتمكنوا من الحضور ، و 3) ينتهي الأمر بإجبار نفسك على أن تكون واضحًا بشأن أي مهام متابعة يجب تتم. بالنسبة لأنواع معينة من الاجتماعات ، مثل المقابلات مع الصحفيين ، سيتيح لك تطبيق تدوين الملاحظات الرائع تسجيل الصوت أيضًا ، حتى تتمكن من نسخه لاحقًا والحصول على مصدر مثالي للتحقق مما قيل. إليك بعض التطبيقات التي يمكن أن تساعدك في تدوين ملاحظات اجتماع فعالة.

إيفرنوت

Evernote هو تطبيق قوي لتدوين الملاحظات. يحتوي على وظيفة تسجيل صوت مدمجة حتى تتمكن من تسجيل اجتماع كامل أثناء تدوين الأفكار المكتوبة في نفس الوقت ، مباشرة في نفس الملف. تتيح لك ميزة الكاميرا التقاط صورة للوح المعلومات من اجتماعك وتحميلها على التطبيق ، حيث يجعل Evernote النص قابلاً للبحث باستخدام OCR. إذا كان فريقك يستخدم Evernote for Business ، فيمكنك بسهولة جعل ملاحظات الاجتماع متاحة لجميع المشاركين حتى يتمكنوا من إضافتها والحصول على نسخة بعد ذلك أيضًا.

هوغو

Hugo.team هو تطبيق جديد نسبيًا مصمم لمساعدة الفرق على تدوين ملاحظات الاجتماع ، وكذلك مشاركتها ومتابعتها بشكل مناسب. يوجهك Hugo إلى إنشاء جدول أعمال وتدوين الأفكار والمعلومات المهمة من الاجتماعات وتحويل عناصر العمل إلى مهام. يتصل التطبيق بأنظمة إدارة المهام الأخرى ، مثل Asana و Trello و Jira ، مما يتيح لك دفع هذه المهام إلى التطبيقات التي يستخدمها فريقك بالفعل. إنه مجاني لما يصل إلى 30 شخصًا ، مع إصدار Pro (بسعر ثابت 399 دولارًا في الشهر) يضيف الدعم لمزيد من أعضاء الفريق والميزات ، مثل التقارير التفصيلية وتحليل التقويم.

Microsoft OneNote

تشترك Microsoft OneNote بالعديد من الميزات مع Evernote – مسجِّل صوت وكاميرا وما إلى ذلك – ولكنها مناسبة بشكل أفضل للأشخاص الذين يستخدمون منتجات Office الأخرى لأنها تتكامل بشكل وثيق معهم. إذا كان لديك حساب أعمال من Microsoft ، على سبيل المثال ، يمكنك استخدام ميزة خاصة في OneNote تعرض لك الاجتماعات القادمة المدرجة في Outlook حتى تتمكن من كتابة جداول الأعمال لها أو تدوين ملاحظات أخرى عنها. تتيح لك ميزة أخرى تسمى الحبر الرقمي رسم الرسوم البيانية والصور باستخدام قلم الرسم على الأجهزة المدعومة. من السهل أيضًا مشاركة الملاحظات التي تلتقطها قبل أو أثناء أو بعد اجتماع مع أشخاص آخرين في مؤسستك.

Minutes.io

Minutes.io (مجاني) هو صراحة لأخذ محضر الاجتماع. يمنحك نموذجًا لكتابة جميع تفاصيل ما يحدث أثناء الاجتماع ، مثل من قال ماذا ، والوعود التي تم قطعها ، والمواعيد النهائية التي تم تحديدها. يستخدم Minutes.io مفاتيح التشغيل السريع بوفرة ، بحيث بمجرد أن تتعلمها ، لن تضطر إلى رفع أصابعك أثناء الكتابة. يتم تشغيله في متصفح ويعمل على الإنترنت وغير متصل. في ختام الاجتماع ، يمكنك بسهولة إضافة عناوين البريد الإلكتروني للأشخاص إلى الملف لمشاركته مع جميع الحاضرين. عندما يُطلب منك تدوين ملاحظات رسمية للاجتماع بشكل غير متوقع ، يتم تشغيل minutes.io بسرعة ويعمل بشكل جيد ، مما يمنحك قالبًا للمهمة قيد النظر.

قراءة متعمقة

• كيفية استخدام Microsoft OneDrive لجلب الملفات على جهاز كمبيوتر آخر
• 10 نصائح Trello مضمونة لتجعلك أكثر إنتاجية
• كيفية استخدام Microsoft Office مجانًا على الويب
• كل ما تحتاجه لإعداد مكتب منزلي مريح
• المزيد في التنظيم
• المزيد في الإنتاجية

مراجعات الإنتاجية

• Trello
• كاتب (لنظام Mac)
• Lucidchart
• بلورت
• بريزي

إنتاجية أفضل اللقطات

• أفضل تطبيقات المراسلة التجارية لعام 2020
• أفضل تطبيقات قائمة المهام لعام 2020
• أفضل برامج إدارة المشاريع لعام 2020
• الأفضل Note- أخذ تطبيقات لعام 2019
• أفضل خدمات النسخ