ستساعدك المقالة التالية: الأخطاء العشرة الأكثر شيوعًا في إدارة الوكالة
كل صاحب وكالة معرض لارتكاب الأخطاء من وقت لآخر. ستؤثر العمليات داخل وكالتك بشكل مباشر على قدرتك على الاحتفاظ بالمواهب الأساسية وتحسين رضا العملاء وتنمية أعمالك.
ولذلك فإن الإدارة الفعالة تشكل عنصرا حاسما في تبسيط عمليات الوكالة. من الناحية المثالية، ستحتاج إلى التركيز أكثر على تتبع موظفيك والتأكد من إرجاع التسليمات في الوقت المحدد. مع نمو وكالتك، من المرجح أن تصبح عمليات الإدارة أكثر تعقيدًا.
ومع ذلك، من خلال تحديد الأخطاء والقضاء عليها مبكرًا، لن تتعلم منها فحسب، بل ستتمكن أيضًا من منعها من التأثير على أرباحك النهائية. في المقالة التالية، سنقوم بفحص دقيق لأخطاء إدارة الوكالة الأكثر شيوعًا التي يرتكبها أصحابها، وكيفية التغلب عليها.
1. تقديم الخدمات دون وجود خطة مناسبة
من الواضح أن إنشاء أنظمة قوية لتقديم الخدمات أمر مهم للغاية. مع نمو وكالتك، ستحتاج إلى البدء في تقديم المزيد من الخدمات لعملائك. وهذا أمر رائع، ولكن من المهم أيضًا أن تقوم بإنشاء عمليات الوكالة الرئيسية لدعم تقديم الخدمات في المقام الأول.
أحد الأخطاء الأكثر شيوعًا التي يرتكبها أصحاب الوكالات هو أنهم يبدأون في تقديم خدمات جديدة دون وضع خطة مناسبة. إن الافتقار إلى العمليات الرئيسية للوكالة يعني أن المعلومات سوف يتم عزلها بين عدد قليل من أعضاء الفريق، وغالباً ما يكونون في القمة.
هذا ليس ما تريد. يعد إنشاء العمليات الرئيسية أمرًا ضروريًا لعدد من الأسباب، بما في ذلك:
- فهو يساعد في جعل تقديم الخدمة أكثر اتساقًا حيث يعرف العملاء ما يمكن توقعه عندما يطلبون شيئًا ما.
- فهو يتيح لأعضاء الفريق رفيعي المستوى التركيز على الأنشطة الأكثر تأثيرًا التي تساهم في نمو الوكالة.
قبل البدء في تقديم خدمة جديدة، من الضروري أن تقوم بإنشاء خطة مناسبة. حدد من سيكون مسؤولاً عن مهام محددة قبل إطلاق خدمة جديدة. على سبيل المثال، إذا كنت تقدم خطة رعاية جديدة، فمن المهم أن تقوم بإنشاء إجراءات التشغيل الموحدة (إجراءات التشغيل القياسية) والعمليات المناسبة حتى يعرف كل عضو في الفريق مسؤولياته.
2. خطط التسعير سيئة التصميم
من الأخطاء الرئيسية التي يرتكبها العديد من أصحاب الوكالات، خاصة عندما تكون وكالتهم لا تزال ناشئة، هو تحصيل رسوم قليلة جدًا مقابل خدماتهم. إما ذلك، أو الذهاب إلى السماء، معتقدين أنهم قادرون على تقديم نفس المستوى الذي يستطيع الكبار في الصناعة تقديمه. قد يكونون قادرين من حيث المعرفة، ولكن التسعير يأتي جنبا إلى جنب مع العلامات التجارية. تعد الإدارة السليمة لخطط التسعير أمرًا بالغ الأهمية للنمو المطرد للوكالة.
قد يؤدي فرض رسوم قليلة جدًا إلى حصولك على عملاء جدد، ولكنه قد يؤثر على سير العمل على المدى الطويل. من الناحية المثالية، يجب أن ينصب تركيزك الأساسي على تحقيق عائد استثمار إيجابي لعملائك وتعظيم القيمة التي تقدمها لعملائك.
في معظم الحالات، العملاء الذين يركزون بشكل أساسي على الأسعار المنخفضة غالبًا ما لا يكونون مناسبين. بدلاً من ذلك، يجب أن يكون هدفك الأساسي هو العثور على العملاء الذين يتناسبون مع شخصية العميل المثالية لديك.
والأهم من ذلك، أنك لا ترغب في تسعير خدماتك بسعر منخفض جدًا، لأن ذلك قد يؤثر على قدرتك على الحفاظ على هوامش ربح مناسبة وجذب أفضل المواهب. سيؤثر ذلك أيضًا على النتيجة النهائية لوكالتك بينما يضر بميزانياتك التسويقية.
3. عدم إنشاء نظام شامل لإدارة الوثائق
تعد إدارة المستندات جزءًا مهمًا من أي منظمة، وخاصة الوكالات الرقمية. نظرًا لحقيقة أن الغالبية العظمى من الوكالات في الوقت الحاضر تعمل مع موظفين عن بُعد، فأنت بحاجة إلى التأكد من أن الجميع على نفس الصفحة، مجازيًا وحرفيًا.
يُسهّل نظام إدارة المستندات تنفيذ البروتوكولات والإجراءات القياسية في جميع أنحاء وكالتك. وهذا يجعل من السهل تخفيف العبء عليك ويسمح لك بتفويض المهام دون المساس بمراقبة الجودة.
يجب أن يكون لديك الوثائق المناسبة وإجراءات التشغيل الموحدة (SOP) للأشياء المهمة، مثل:
- تأهيل العميل
- التواصل مع العميل
- الأدوات التي تستخدمها في جميع أنحاء الوكالة
- مواد التدريب أو أدوات الإعداد للموظفين الجدد
- أي قواعد مكتبية محددة
- نماذج للمقترحات
إن استخدام نظام إدارة المستندات يجعل من السهل على الشركات إدارة كل شيء من خلال بوابة مركزية. كما أنها توفر الوضوح للفريق حتى يعرف ما يجب فعله في حالة حدوث مواقف محددة.
بدءًا من توجيه الموظفين حول كيفية استخدام أدوات محددة لتحسين تقديم الخدمات ومراقبة الجودة، يعد استخدام نظام إدارة المستندات أمرًا مهمًا. تعتبر الأدوات البسيطة مثل Google Docs أو Notion أو Basecamp رائعة للحفاظ على الوثائق الأساسية ومشاركتها مع الموظفين.
يمكنك أيضًا منح حق الوصول لموظفين محددين لإجراء تغييرات على مستندات معينة بعد المناقشات.
4. عدم استخدام أداة إدارة الوكالة المناسبة
تعمل الوكالات غالبًا في بيئات ديناميكية للغاية. يعد استخدام أداة إدارة الوكالة المخصصة أحد أفضل الأشياء التي يمكنك القيام بها للتأكد من معالجة جميع العمليات من خلال منصة مركزية.
على سبيل المثال، Wix هي أداة رائعة لإدارة الوكالات تم تصميمها لمساعدة أصحاب الوكالات على إنشاء سير عمل خالي من التوتر ومراقبة الأداء في جميع المجالات.
يأتي مزودًا بمجموعة من الميزات التي تساعد العملاء والفرق على العمل معًا بشكل أكثر كفاءة وفعالية.
على سبيل المثال، إحدى الطرق الأساسية التي يعمل بها Wix تعتمد على التعاون البصري والملاحظات. يمكن أن يكون هذا أحد العناصر الأكثر تحديًا في العمل مع العملاء، مع وجود رسائل متكررة ذهابًا وإيابًا تستغرق وقتًا طويلاً للدفع تدريجيًا نحو فهم متبادل متماسك.
مع Wix، يتم تحويل هذه العملية برمتها إلى عملية تعاون بصري سريعة، وأكثر منطقية لجميع المشاركين، وقد أثبتت مرارًا وتكرارًا قدرتها على تقليل الأطر الزمنية للمشروع بشكل كبير، غالبًا من عدة أسابيع إلى بضعة أيام فقط، أو حتى أقل في بعض الحالات.
من خلال القدرة على التقاط لقطات شاشة لصفحات الويب أو النماذج بالحجم الطبيعي، وجعل هذه التعليقات التوضيحية سهلة ومرئية على الفور من قبل كل من الوكالة والعميل، تتحرك المحادثة بسهولة وسرعة.
علاوة على ذلك، تتمتع أتاريم بفهم عميق لأفضل ممارسات الوكالة، وخلال تطوير المشروع، ستتنبأ بذكاء شديد بأفضل الممارسات وتساعد على أتمتة تدفق المشروع لضمان أن يكون التركيز في المكان الصحيح، ولا يتم التغاضي عن أي شيء. ، ويأتي كل شيء معًا بسهولة وسلاسة، وعادةً ما يتم ذلك قبل الجداول الزمنية المتوقعة بوقت طويل.
إذا لم تكن قد استثمرت في أداة إدارة الوكالة، فأنت بلا داعٍ تخلق المزيد من المشكلات لنفسك. من الضروري أن يحاول أصحاب الوكالات تقليل الوقت الذي يستغرقه أداء الأنشطة ذات التأثير المنخفض حتى يتمكنوا من التركيز بشكل أكبر على المهام عالية المستوى.
5. تتبع الوقت غير المناسب
لقد أصبح تتبع الوقت في غاية الأهمية، خاصة بالنسبة للوكالات التي تستخدم نموذج العمل عن بعد أولاً. يجب على مالكي الوكالات التأكد من أنهم يستخدمون أدوات تتبع الوقت المناسبة حتى يكون لديهم فكرة أفضل عن مقدار الوقت الذي يتم إنفاقه في المهام المختلفة.
يعد تتبع الوقت مهمًا أيضًا لأنه يمنحك فهمًا أفضل لمقدار الوقت الذي يقضيه أعضاء الفريق على عملاء محددين. يمكنك بعد ذلك تحديد ما إذا كنت تتقاضى رسومًا عادلة، أو إذا كنت بحاجة إلى إعادة التفاوض على العقود.
تحتوي أدوات إدارة الوكالة مثل Wix على وظائف تتبع الوقت مدمجة لجميع أعضاء الفريق. وبدلاً من ذلك، يمكنك استخدام أدوات تتبع الوقت التابعة لجهات خارجية مثل Toggl أو Clockify.
هذه فكرة رائعة لأصحاب الوكالات لأنها تتيح لهم تحديد العوائق الرئيسية ومعرفة المهام التي تستهلك وقتًا أطول مما كان مخططًا له في الأصل.
6. القيام بعمل أكثر مما تسمح به الموارد
وهذه مشكلة خطيرة بالنسبة للوكالات المتنامية، وهي تبدأ من القمة مباشرةً. مع نمو وكالتك وحصولك على فهم أفضل للسوق، بما في ذلك عملائك، قد تميل إلى ضم أكبر عدد ممكن من العملاء.
هذا ليس دائمًا هو النهج الأفضل، وهي ليست فكرة حكيمة بشكل خاص إذا لم يكن لديك الموارد اللازمة لتلبية جميع متطلبات عملائك.
إن القيام بمزيد من العمل أكثر مما تسمح به الموارد هو فكرة رهيبة، ويمكن أن يؤدي إلى تأثير متتالي يؤدي في النهاية إلى موظفين ساخطين، وتفويت المواعيد النهائية، وعملاء غاضبين.
والأهم من ذلك، أن العمل المفرط لا يؤثر على الإنتاجية فحسب، بل يؤثر أيضًا على جودة العمل الذي ينتجه موظفوك. هذا هو آخر شيء تريده في الوقت الذي تسعى فيه لتحقيق النمو.
أفضل طريقة للتأكد من أنك لا تقضم أكثر مما تستطيع مضغه هي تقييم طاقتك الإنتاجية القصوى. إذا كان لديك فريق من المحترفين العاملين في الوكالة، ناقش مخرجاتهم اليومية حتى تعرف مقدار العمل الذي يمكنك القيام به دون وضع فريقك خلال فترة أزمة.
7. عدم توثيق العمليات والاستراتيجيات الرئيسية
يعد توثيق العمليات والاستراتيجيات الرئيسية أمرًا بالغ الأهمية إذا كنت ترغب في تطوير نظام قابل للتطوير يمكن أن يساعدك في النهاية على جذب عملاء جدد. إذا كانت لديك استراتيجية ناجحة، أو عملية قمت للتو بضبطها بشكل مثالي، فتأكد من توثيقها.
قد يطلب معظم عملاء الوكالة نفس الخدمات، وإذا كان لديك صيغة موثقة تناسبك حقًا، فتأكد من توثيقها. سيساعدك هذا أيضًا على تقليل أوقات الإعداد، ويسهل عليك تدريب الموظفين الجدد.
يمكنك توثيق الاستراتيجيات والعمليات الرئيسية باستخدام فكرة. وتشمل الخيارات الأخرى تريلو, انقر فوق, معسكر القاعدة، و الاثنين.
8. ضعف التواصل بين أعضاء الفريق
يعتمد نجاح وكالتك على عدة عوامل، ولكن الأهم هو التواصل. إذا لم يتعامل أعضاء الفريق مع المهام من منظور أكثر شمولية وأوسع، فقد يكون من الصعب تحقيق النجاح.
يمكن أن يؤدي ضعف التواصل بين أعضاء الفريق مرة أخرى إلى العديد من المشكلات السلبية، بما في ذلك التخطيط السيئ وتعيينات المهام المكررة وتفويت المواعيد النهائية.
نظرًا لأن معظم الوكالات تتبع الآن نهج العمل عن بعد أولاً، فمن المهم أن يكون لديك على الأقل فكرة عن وقت تسجيل دخول أعضاء الفريق، والعمل الذي يقومون به، والوقت الذي يقضونه في مهام مختلفة.
من المهم بالنسبة لك أن تلتقي بجميع أعضاء الفريق مرة واحدة على الأقل يوميًا، أو ربما مرة كل يومين أو ثلاثة أيام. وبهذه الطريقة، ستعرف أن الجميع على نفس الصفحة، وستكون قادرًا على الحصول على التحديثات منهم بسهولة أكبر.
إن مجرد مناقشة المهام والأساليب المتبعة تجاه مهام محددة يمكن أن يقطع شوطًا طويلاً في تبسيط سير العمل. سيسمح لأعضاء الفريق بالمشاركة وإيجاد الطريقة الأكثر فعالية لإكمال المشاريع.
9. عدم إنشاء نظام مناسب لتسليم العملاء
في استطلاع حديث شمل 400 موظف من الوكالات في جميع أنحاء الولايات المتحدة وكندا، قال 68.8% أن سبب فشل المشاريع في المواعيد النهائية هو ضعف التواصل مع العملاء، حيث قال 32.2% من هؤلاء أن السبب هو تغيير العملاء لآرائهم أو عدم اليقين بشأن جوانب العمل. العمل في نهاية المشروع.
يعد التسليم السلس أمرًا بالغ الأهمية لنجاح وكالتك. يمكن أن ينقذك من تلك المكالمات الهاتفية المزعجة من العملاء أو رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة من المطورين من جانب العميل الذين لا يستطيعون فهم أشياء معينة.
سيكون لدى كل عميل تقابله تقريبًا سؤال أو سؤالين حول مواقع WordPress الخاصة به. من المهم بشكل عام أن تكون لديك جميع المعلومات المتاحة وأن تقدمها لهم حتى تتمكن من إنهاء المشروع دون الحاجة إلى القلق بشأن حدوث احتكاك لا داعي له في طريقك.
قد يعتمد إنشاء نظام مناسب على ممارسات إدارة وكالتك، ولكن بعض الأشياء الأساسية التي يجب تضمينها هي كما يلي:
- قم دائمًا بإضافة ملخص المشروع
- قم بإبراز وشرح ما يهدف التصميم إلى تحقيقه
- أضف بعض الخدمات التي يمكنك بيعها لعميلك
- مشاركة أي معلومات ذات صلة ومهمة
- اختر دائمًا استضافة موثوقة وجديرة بالثقة
10. عدم رعاية وتعزيز ثقافة الشركة
أخيرًا وليس آخرًا، من المهم أن تركز على تنمية وتعزيز ثقافة الشركة في مؤسستك. هذا هو الغراء الذي سيربط شركتك معًا ويجعل المكان أكثر جاذبية للعمل بالنسبة للأفراد الموهوبين.
تأكد من أن لديك أهدافًا وقيمًا ومعتقدات محددة بوضوح، وقم بصياغة قصة عن عملك تسلط الضوء حقًا على ما يمثله، أو ما تقدمه إلى الطاولة.
تميل معظم الوكالات الناشئة إلى تجاهل أهمية تعزيز ثقافة الشركة وينتهي بها الأمر بفقدان أفضل المواهب.
خاتمة
أخطاء الإدارة أمر لا مفر منه مع نمو وكالتك. في حين أن بعضها قد يؤثر بشكل معتدل فقط على العمليات اليومية، إلا أن البعض الآخر يمكن أن يؤثر بشكل كبير على أرباحك النهائية. على مدى العامين الماضيين، تطورت أساليب الإدارة بشكل كبير، خاصة مع تحرك العالم نحو نهج العمل عن بعد أولاً.
إن تجنب هذه المخاطر الشائعة يمكن أن يهيئك للنجاح كمالك لوكالة، ويجعل شركتك مكانًا أفضل للعمل. ستكون قادرًا على جذب أفضل المواهب والحفاظ على مستويات رضا عالية، وهو ما يترجم في النهاية إلى أداء أفضل في العمل!
