ستساعدك المقالة التالية: الأدوار مقابل المسؤوليات: ما الفرق؟
غالبًا ما يطلب أصحاب الوكالات الصغيرة من الموظفين التحلي بالمرونة وارتداء العديد من القبعات المختلفة خلال اليوم. ويسارع معظمهم إلى الاعتراف بأنهم يتحملون أدوارًا ومسؤوليات مختلفة، يختلف الكثير منها تمامًا عن الوصف الوظيفي الخاص بهم.
ومع ذلك، من المهم جدًا أن يكون لديك أدوار محددة بوضوح. الموظفون الذين لديهم أدوار محددة بوضوح هم أيضًا أكثر رضاً.
وفقاً لإحدى الدراسات، فإن الموظفين الذين يتمتعون بقدر أكبر من الوضوح في الأدوار هم زيادة إنتاجية بنسبة 83% من أولئك الذين أدوارهم أكثر غموضا. وتؤكد نفس الدراسة أيضا أن الأداء العام للعمل يزيد بنسبة تصل إلى 25% بسبب وضوح الدور.
في هذه التدوينة سننظر في الاختلافات بين الأدوار و المسؤوليات، ولماذا من المهم جدًا رسم خط بين الاثنين.
ما هي الأدوار الوظيفية؟
يتولى كل فرد داخل المنظمة دورًا ما، ويشكل عادةً جزءًا من الفريق. تشمل بعض الأمثلة الشائعة للأدوار مديري المنتجات والمصممين والمطورين.
خلال المراحل الأولى للشركة، يؤدي معظم الأشخاص عادةً عدة أدوار. على سبيل المثال، قد يشارك مدير المنتج أيضًا في التطوير، مما يعني أن لديه دورين.
ما هي المسؤوليات الوظيفية؟
ويأتي كل دور مع مجموعة من الواجبات والمسؤوليات التي يجب القيام بها. المسؤوليات هي المهام التي يتعين على الموظفين القيام بها للوفاء بأدوارهم بفعالية.
على سبيل المثال، قد تكون مسؤوليات مصمم المنتج كما يلي:
- مراجعة متطلبات المشروع
- إنشاء إطارات سلكية ونماذج بالحجم الطبيعي للمنتج
- جمع ردود الفعل من أصحاب المصلحة
- مراجعة التصاميم
يلعب كل شخص داخل المؤسسة دورًا في الحفاظ على سير الأمور بسلاسة، بدءًا من المتدربين وحتى الرؤساء التنفيذيين. وللقيام بذلك بفعالية، يجب عليهم الوفاء بمسؤولياتهم وتحقيق ما هو متوقع منهم.
الفوائد العديدة للتحديد الواضح للأدوار الوظيفية والمسؤوليات
يوفر الحفاظ على تمييز واضح بين الأدوار الوظيفية والمسؤوليات مجموعة متنوعة من الفوائد للشركات. فيما يلي بعض من أكبر المزايا.
جذب أفضل المواهب والاحتفاظ بها
عندما تجري مقابلة مع مرشح محتمل لوظيفة ما، فإنه يتوقع عمومًا بعض الوضوح بشأن العمل المطلوب منه القيام به. لن يرسم هذا انطباعًا جيدًا إذا لم تكن قادرًا على تحديد مسؤولياتهم والدور الذي من المفترض أن يقوموا به بشكل واضح.
يعد تحديد المسؤوليات بوضوح لكل دور أيضًا طريقة جيدة لتحقيق الشفافية فيما يتعلق بتوقعاتك من الموظفين الجدد. فهو يوفر للمرشحين المحتملين فهمًا واضحًا لكيفية المساهمة في تحقيق الأهداف الشاملة للشركة.
ويساعد هذا أيضًا في الاحتفاظ بأفضل الموظفين أداءً. يكون الموظفون عمومًا أكثر استعدادًا للبقاء عندما تكون لديهم توقعات واضحة حول دورهم ويكون لديهم مسار نمو محدد بوضوح.
إدارة انتقالات الموظفين
إن تحديد الأدوار والمسؤوليات بشكل واضح يسهل أيضًا إدارة انتقالات الموظفين. عندما ينتقل الموظفون إلى أدوار أخرى داخل المنظمة، أو عندما تقوم بتعيين موظفين جدد، يكون من الأسهل دائمًا إطلاعهم على آخر المستجدات وشرح متطلبات الدور الجديد إذا كان لديك كل شيء موثقًا.
تقليل أوجه القصور في التكلفة
إن عدم كفاءة التكلفة أمر شائع جدًا في المنظمات ذات الأدوار والمسؤوليات الغامضة. وغالبًا ما يؤدي ذلك إلى الصراع، خاصة إذا اعتقد شخصان أن لديهما مسؤوليات مماثلة.
ينتهي الأمر بالمنظمة إلى إنفاق قدر كبير من الوقت والمال في القضاء على التكرار ومحاولة تقليل استنزاف مواردها البشرية.
من خلال تحديد الأدوار والمسؤوليات بوضوح، سيعرف كل عضو ما يجب عليه القيام به، أو من قد يكون مسؤولاً عن مهام محددة.
ويساعد هذا أيضًا على تحسين الإنتاجية بنسبة كبيرة، حيث لا داعي للقلق على أعضاء الفريق بشأن تخمين مسؤولياتهم اليومية. إنهم يعرفون مهامهم لهذا اليوم وسيظلون مسؤولين عن عملهم.
حدد هدف شركتك
إن المهام التي يؤديها موظفوك بشكل يومي تساعد الشركة على الاقتراب خطوة واحدة من تحقيق أهدافها.
عند تحديد الأهداف الفردية لكل دور، ستعرف مدى مساهمتها في تحقيق أهداف الشركة. على سبيل المثال، إذا كان هدفك هو جذب المزيد من الزيارات إلى موقعك، فيمكنك تعيين مؤشرات أداء رئيسية فردية لكل عضو في فريق التسويق.
وسيعمل كل موظف بعد ذلك على تحقيق هذه الأهداف، بدءًا من إنشاء محتوى جديد وحتى تشغيل الإعلانات المدفوعة. إن مجموع كل جهودهم سيساعد الشركة في النهاية على تحقيق أهدافها.
سيكون لديك بعد ذلك فهم أكبر حول ما إذا كان كل دور في المنظمة يتماشى بشكل صارم مع الرؤية طويلة المدى للشركة.
أنشئ علاقات هادفة في العمل
عندما يعرف الجميع مهام ومسؤوليات بعضهم البعض، يصبح من الأسهل عليهم التواصل مع بعضهم البعض.
وهذا يضمن أيضًا عدم اضطرار الأشخاص إلى الجلوس لتخمين من يجب عليه إكمال مهام معينة، الأمر الذي قد يؤدي بلا شك إلى الاحتكاك بين أعضاء الفريق.
وفي معظم الحالات، يؤدي هذا إلى انخفاض خطير في الإنتاجية وأداء الفريق. كما أنه يؤثر على الجو العام في الشركة.
ولكن عندما يتم تحديد الأدوار بوضوح ويعرف كل عضو من الذي يجب عليه التعامل معه، فإن كل شيء يعمل مثل آلة جيدة التشغيل.
الموظفون يعرفون من للتقرب من مهام معينة، من هو المسؤول عن أشياء معينة، والأهم من ذلك، كيف للعب على نقاط القوة لبعضهم البعض.
تتسم أدوار الفريق عمومًا بالمرونة، لذلك إذا شعر أحد الأعضاء أنه يستطيع القيام بمهمة معينة بشكل أفضل، فيمكنه بسهولة استبدالها بعضو آخر. كل هذا يترجم إلى أداء أفضل وجودة عمل أفضل.
أهمية ردود فعل الموظفين
من الطرق الممتازة لتطوير علاقات ذات معنى أكبر وتشجيع التواصل في مكان العمل هو طلب التعليقات بانتظام من موظفيك حول أدوارهم ومسؤولياتهم.
هذه طريقة رائعة للتغلب على أي مشكلات محتملة قد تنشأ، مثل الاختناقات، أو رغبتهم في النمو، أو ربما ترك المنظمة. سيضعك ذلك في وضع جيد لاتخاذ خطوات وتحسين تجربة العمل لموظفيك.
كيفية تحديد الأدوار والمسؤوليات
هناك عدة أدوار داخل المنظمة. كل واحد من هذه يساهم في سلاسة العمليات ونجاح الأعمال.
ومع ذلك، لا يمكنك إنشاء دور من لا شيء. حسنًا، يمكنك ذلك، ولكن يجب عليك تقديم تعريف شامل لها. فيما يلي كيفية تحديد الأدوار داخل مؤسستك ومسؤوليات كل منها.
تحديد الوظيفة الأساسية
الخطوة الأولى هي تحديد الوظيفة الأساسية من ذلك الدور. يعد هذا أمرًا مهمًا لأنه سيساعدك على تحديد كيفية تناسب هذا الدور ضمن الهيكل التنظيمي الأكبر.
للقيام بذلك، قم بإلقاء نظرة على مهام تتوقع أن يؤدي الفرد هذا الدور. على سبيل المثال، الوظيفة الأساسية للمطور هي كتابة التعليمات البرمجية وتطوير تخطيط موقع الويب.
وبالمثل، بالنسبة لمتخصص التسويق المدفوع، ستكون الوظيفة الأساسية هي تشغيل الإعلانات على منصات مختلفة، وتتبع أدائها، وتحديد طرق زيادة الرؤية وتحسين عائد الاستثمار.
حدد مدى تناسب الأدوار في هيكلك التنظيمي
بمجرد تحديد الوظائف الأساسية لكل دور تريد تقديمه، فإن الخطوة التالية هي التحديد كيف يتناسبون مع سلسلة القيادة.
على سبيل المثال، من الذي يقدم تقاريره إلى المطور؟ لم تعد الفرق الحديثة تتبع الهيكل الهرمي بنهجه القياسي من أعلى إلى أسفل.
وبدلاً من ذلك، غالبًا ما تتم إزالة حدود الأقسام تمامًا. تعتمد معظم المنظمات الحديثة على أ الهيكل القائم على الفريق، حيث يعمل الموظفون في مجموعات مختلفة لتحقيق أهداف أوسع.
على سبيل المثال، قد يقدم المطور تقاريره إلى قائد الفريق أو أحد كبار المهندسين المعماريين، والذي قد يلعب دور مدير المشروع أيضًا.
شرح المهارات المطلوبة والمهام الخاصة بكل دور
الآن بعد أن حددت الأدوار، فقد حان الوقت للقيام بذلك تحديد المسؤوليات. يجب أن تكون واضحًا جدًا بشأن المهارات المطلوبة لكل دور، والمهام التي يتعين عليهم القيام بها.
تأتي بعض الأدوار أيضًا مع متطلبات، مثل إتقان لغة أو برنامج معين. من الناحية المثالية، عند تحديد المهارات المطلوبة لدور معين، ستحتاج إلى إنشاء مزيج بين الاثنين ناعم و صعب مهارات.
المهارات الناعمة هي مهارات عامة يكتسبها الأشخاص بشكل طبيعي، مثل القيادة أو التواصل الفعال أو إدارة الوقت. هذه مهارات قابلة للتحويل ويمكن أن تساعد الأشخاص في أي مهنة.
مهارات صعبةومن ناحية أخرى، هي المهارات التي تحتاجها لإكمال وظيفة معينة. على سبيل المثال، قد يحتاج المطور إلى مهارات صعبة مثل إتقان لغة البرمجة حتى يتمكن من إنشاء مواقع الويب. كل من المهارات الناعمة والصلبة تكمل بعضها البعض، ومن المهم أن يعكس الوصف الوظيفي ذلك.
بمجرد الانتهاء من ذلك، يمكنك إدراج المسؤوليات والمهام اليومية التي يتعين على كل دور القيام بها. وهذا أمر مهم، حيث أن المتقدمين المحتملين سيعرفون بالضبط ما هو متوقع منهم.
يؤدي تحديد الأدوار والمسؤوليات الواضحة إلى تحسين الرضا الوظيفي
كرجل أعمال، إحدى مسؤولياتك الأساسية هي التأكد من رضا الموظفين. في المؤسسات المتنامية، قد يكون هذا صعبًا، نظرًا لأن الموظفين غالبًا ما يتجاوزون واجباتهم الأساسية.
لكن، وتحديد أدوارهم ومسؤولياتهم يمنحهم هدفًا واضحًا، ويسهل عليهم رسم الحدود، خاصة مع نمو المنظمة. كما أنه يعمل على تحسين التواصل، حيث لا يضطر الموظفون إلى الجلوس وتخمين المسؤول عن مهام معينة. لمعرفة المزيد عن هذا، قد ترغب في القراءة تشارلز جليسون ومارك دوريك. إنها ورقة بحثية رائعة تحدد العديد من المتغيرات التي تساهم في الرضا الوظيفي.
