ستساعدك المقالة التالية: الاتصال غير المتزامن: ما هو؟ كيف يساعد؟
قد يصبح التواصل مع فريقك مرهقًا بمرور الوقت.
يمكنك تجربة البريد العشوائي المستمر من زملاء العمل، حتى عندما تريد أخذ إجازة، أو أن تكون مع عائلتك. أسوأ ما في الأمر هو أن الجميع يتوقع منك الرد في الوقت المناسب – عادةً على الفور. هذا يمكن أن يؤدي إلى إحباط, يخل بالتوازن بين العمل والحياة، بل ويؤدي إلى الإرهاق.
ولحسن الحظ، هناك طريقة للقضاء على هذا – ومنع أي من هذه المشاكل.
في هذه التدوينة ستتعرف على المزيد التواصل غير المتزامن وكيف يمكن أن يساعدك على الاستمتاع بعملك أكثر وتكون أكثر إنتاجية.
ما هو الاتصال غير المتزامن؟
الاتصال غير المتزامن هو تفاعل بدون محادثة في الوقت الفعلي.
يمكنك إرسال رسالة إلى زميل في العمل وانتظر الرد. الرد عادة لا يأتي على الفور نظرًا لأن زملائك في العمل قد يعيشون في مناطق زمنية مختلفة، أو تم إيقاف تشغيل الإشعارات لهم حتى يتمكنوا من التركيز بشكل أكثر فعالية على عملهم الحالي.
قد تعتقد ذلك الاتصال غير المتزامن سيجعلك تشعر بالانفصال. ومع ذلك، فإنه يمكن أن يكون مفيدًا جدًا للتركيز على عملك والقضاء على عوامل التشتيت – مع تحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة أيضًا.
مثال واقعي
عظيم مثال على الاتصال غير المتزامن هو البريد الإلكتروني.
يمكنك إرسال بريد إلكتروني إلى شخص ما، و يمكنهم قراءتها والرد عليها عندما يكون لديهم الوقت، دون الحاجة إلى أن تكون متصلاً بالإنترنت في نفس الوقت الذي أنت فيه.
نحن جميعًا نتقبل أنه لن يتم الرد على البريد الإلكتروني على الفور عادةً، ولكن عندما يتعلق الأمر بطرق الاتصال الأخرى، فإن هذا التوقع نفسه ليس هو نفسه.
وليس هناك سبب حقيقي لعدم ذلك .
الاتصال المتزامن مقابل الاتصال غير المتزامن
يتم الاتصال المتزامن في الوقت الحقيقي بين شخصين أو أكثر.
يجب أن تكون جميع الأطراف متصلة بالإنترنت في نفس الوقت، و عندما يتم إرسال رسالة أو طلب، هناك استجابة فورية.
وهنا عدد قليل أمثلة على الاتصال المتزامن:
- اتصالات هاتفية
- جلسات المقابلة
- الاجتماعات الشخصية/الافتراضية
الاتصال غير المتزامن هو العكس تماما. هنالك لا حاجة لأن يكون كلا الطرفين متصلين بالإنترنت في نفس الوقت.
يمكن للجميع الرد عندما يكونون متاحين للتحدث/الدردشة/الكتابة.
وهنا عدد قليل أمثلة على الاتصالات غير المتزامنة:
- محادثات البريد الإلكتروني
- مشاركة التسجيلات عبر Loom
- الرسائل على منصات مثل Slack
مصدر: جميليوس
لا يتعلق الأمر حقًا بما تستخدمه – ولكن كيف تستخدمه!
ولكن هنا خلاصة القول –
أنت تستطيع تحويل أي من طرق الاتصال غير المتزامنة إلى طرق متزامنة.
وبعيدًا عن إعاقة تدفق الاتصالات، فمن المرجح أن ترى تحسنًا في:
- نوعية الردود (والحديث العام)
- قدرة زملاء العمل على التركيز بشكل أفضل على عملهم (يحتمل تحسين الجودة)
الفرق بين الاتصال المتزامن وغير المتزامن هو لا يتعلق الأمر حقًا بالأدوات التي تستخدمها للتواصل.
يتعلق الأمر أكثر بأسلوبك في التعامل مع الأمر – وما إذا كنت ستستجيب فورًا أم لاحقًا.
فوائد الاتصال غير المتزامن
قد يبدو الاتصال المتزامن مفضلاً في كثير من الحالات. تحصل على رد على الرسائل على الفور – و(الانطباع على الأقل) هو أنه يمكنك إنجاز الأمور بشكل أسرع.
لكن، قد يكون الاتصال غير المتزامن فعالاً بنفس القدر (إن لم يكن أكثر).
#1: تحسين الكفاءة والإنتاجية
إن الرد على الرسائل على الفور طوال الوقت والقيام بمهام متعددة ليس فكرة رائعة.
قد تعتقد أنك تنجز المزيد من الأشياء بشكل أسرع، ومع ذلك، والعكس هو الصحيح.
تظهر الأبحاث أن الشركات إنتاجية أقل بنسبة 27.5% بسبب تعدد المهام لدى الموظف.
إنها فكرة أفضل بكثير إنهاء المهمة في متناول اليد ثم المضي قدما إلى المرحلة التالية – تعظيم العمل العميق، والقضاء على أي تشتيت. الطريقة الوحيدة لتحقيق ذلك هي الاستفادة من الاتصال غير المتزامن – والرد فقط عند الانتهاء من المهمة.
#2: المرونة في الاستجابة
سوف يسمح لك الاتصال غير المتزامن بذلك اختر متى ترد على أعضاء فريقك.
يعد هذا أمرًا رائعًا لأنه سيسمح لك بالتخطيط ليومك مسبقًا بناءً على ساعاتك الأكثر إنتاجية. وبعد الانتهاء من ساعات العمل الإنتاجية، أو تحتاج إلى أخذ قسط من الراحة، يمكنك إضافة فترة من الوقت للرد على الرسائل.
كما أنها مفيدة جدًا لـ فرق بعيدة عبر مناطق زمنية مختلفة.
في الوقت الحاضر، أصبح الأمر شائعًا جدًا العمل من المنزل (أو المختلط)، وغالبًا ما يكون هناك فريق عمل عن بعد في جميع أنحاء العالم. إذا كانت هذه هي حالتك، فإن الاتصال غير المتزامن هو الطريقة الوحيدة للتواصل الحقيقي مع فريقك.
#3: توازن أفضل بين العمل والحياة
بعض الشركات تتطلب من موظفيها أن يكونوا مستجيبين في جميع الأوقات – حتى في المنزل!
ومع ذلك، قد يكون لهذا تأثير سلبي على صحتك العقلية، والإنتاجية، والتوازن بين العمل والحياة. قد تشعر وكأنك لن تترك العمل أبدًا – وتشعر بالإرهاق.
يحل الاتصال غير المتزامن هذه المشكلة، ويسمح لك بإيقاف التشغيل.
#4: اتخاذ قرار أفضل
قد لا تعرف دائمًا أفضل إجابة للسؤال الذي طرحته في الرسالة.
ومع ذلك، بعد مرور بعض الوقت، يمكنك التوصل إلى حل – أو ملاحظة مفيدة يمكن أن تحدث فرقًا لأعضاء فريقك. يمنحك الاتصال غير المتزامن المزيد من الوقت للتفكير، وبذل العناية الواجبة والبحث، والتوصل إلى أفضل الحلول/الإجابة.
التحديات المحتملة للاتصال غير المتزامن
وبطبيعة الحال، لا توجد وسيلة اتصال مثالية.
وينطبق الشيء نفسه على الاتصالات غير المتزامنة. من المهم أن ومعرفة بعض عيوبه وعيوبه، حتى تتمكن من معرفة متى تستخدمه – ومتى لا تستخدمه.
رقم 1: خطر سوء الفهم
أسوأ شيء يمكن أن يحدث (بصرف النظر عن عدم الحصول على أي رد) هو الشخص الآخر، لا يفهم ما طلبته. إذا لم تطرح أسئلة واضحة ومحددة، فقد لا تحصل على الإجابات التي كنت تأمل فيها.
قد لا يبدو هذا وكأنه مشكلة كبيرة. ومع ذلك، إذا كنت تنتظر ساعات للرد على مهمة عاجلة، فقد يتسبب ذلك في حدوث تأخيرات ومشاكل غير متوقعة.
لهذا السبب من المهم أن كن محددًا واطرح الأسئلة الصحيحة على الأشخاص المناسبين.
وبطبيعة الحال، يمكن أن يحدث سوء الفهم مع أدوات الاتصال المتزامنة أيضًا – ولكن في مثل هذه الحالات يتم تحديد سوء الفهم على الفور. مع الاتصال غير المتزامن، قد يؤدي سوء الفهم إلى تأخيرات أطول بكثير.
#2: عدم وجود استجابة فورية
الاتصال غير المتزامن يعني أنك على الأرجح لن تحصل على الإجابة على الفور.
ومع ذلك، في بعض الأحيان تحتاج إلى ذلك. في حالات كهذه، نوصي باستخدام الاتصال المتزامن – مثل المكالمة الهاتفيةأو الرسائل الفورية.
لا يوجد شيء اسمه أفضل أنواع التواصل – تحتاج إلى إيجاد التوازن.
- إذا كنت بحاجة إلى استجابة فوريةتأكد من استخدام الاتصال المتزامن.
- إذا كان بإمكانه الانتظار وتحتاج إلى أن يقوم فريقك ببعض البحث، ثم تأكد من استخدام الاتصال غير المتزامن.
أفضل الممارسات للاتصال غير المتزامن
#1: حدد توقعات وإرشادات واضحة
من الضروري أن لديهم بروتوكولات ومبادئ توجيهية للتواصل الفعال.
لا تريد أن يكون لديك أكثر من 10 أدوات للتعاون ومراسلة أعضاء فريقك. الأمر نفسه ينطبق على طريقة الاتصال. تريد أن يكون لديك طريقة للتواصل يتم تعريفها وفهمها من قبل الجميع.
على سبيل المثال، يستخدم فريقنا بروتوكول BLUF للاتصالات.
وهذا يعني “الخط السفلي في المقدمة”. المضمون، يتعلق الأمر بوضع التفاصيل الأكثر أهمية أولاً. لا تثير نقطتك الرئيسية أو تؤخرها بسبب انشغال الناس – اجعلها واضحة.
هناك العشرات من البروتوكولات والإرشادات الأخرى التي قد تستخدمها لصالحك.
#2: استخدام الأدوات المناسبة
من الضروري استخدام الأدوات المناسبة في سير عملك.
على غرار إرشادات وبروتوكولات الاتصال، يجب أيضًا أن يكون سير عملك والأدوات المختلفة التي تستخدمها محددة جيدًا.
على سبيل المثال، قد تبدو إرشادات أداة الاتصال الخاصة بك كما يلي:
- أتاريم: التعاون بصريا.
- المنوال: تسجيل مقاطع الفيديو.
- تثاقل: إرسال الرسائل.
- رسالة: إرسال رسائل البريد الإلكتروني.
بغض النظر عن الأدوات التي تستخدمها، فمن المهم أن تجعل فريقك متوافقًا وعلى نفس الصفحة. سنستكشف بعض أدوات الاتصال بمزيد من التفاصيل لاحقًا في هذا المنشور.
#3: تشجيع عمليات تسجيل الدخول والتحديثات المنتظمة
بعد فترة من الوقت، ربما تجربة القليل من الانفصال عن فريقك والعمل. إن مراسلة الأشخاص في فريقك، وعدم الحصول على رد لساعات، قد يجعلك تشعر كما لو أنه لا يوجد أحد حولك. من المحتمل أن تشعر ببعض العزلة، خاصة إذا كانت ممارسة عملك تعتمد بالكامل على بُعد.
لهذا السبب نحن نوصي بإجراء نوع من الاتصال المباشر والمنتظم على الأقل مع فريقك.
على سبيل المثال، قد يكون لديك عمليات تسجيل وصول وتحديثات منتظمة مثلما يفعل فريقنا في Basecamp. نسأل أعضاء فريقنا كل يوم عن عملهم وكيف يشعرون.
وإذا وجدوا شيئًا مثيرًا للاهتمام، فقد يشاركونه مع أعضاء فريقهم.
هذا يسمح لنا أعضاء الفريق للبقاء على اتصال مع بعضهم البعض، على الرغم من أنهم يعيشون في مناطق زمنية متعددة.
#4: التأكيد على أهمية الوضوح والسياق
يجب أن تكون محددًا قدر الإمكان في رسائلك.
لا تتجول في الأدغال أو تتوقع أن يعرف أعضاء فريقك كل شيء حول هذه المسألة. قد يؤدي ذلك إلى تخطي معلومات مهمة، مما يجعل من الصعب على الشخص الآخر فهم سؤالك/مشكلتك بشكل صحيح.
تأكد من تضمين السياق اللازم، وكل جزء مهم من المعلومات. ركز على الوضوح وكن محددًا وحافظ على البساطة.
لقد اخترنا الأدوات التي نستخدمها في سير العمل لدينا بعناية شديدة حتى نكون منتجين قدر الإمكان.
وهنا بعض من لدينا الأدوات المفضلة للاتصال غير المتزامن والتي ستساعدك على التخلص من أي احتكاك، واجعل مراسلة زملائك سهلة قدر الإمكان.
رقم 1: أتاريم
اتاريم هو أفضل منصة اتصالات غير متزامنة على الإطلاق (هذا لا يقتصر على ما نقوله نحن فقط – اطلع على ما يقوله عملاؤنا الأوفياء عنا في مراجعاتنا).
لديك العديد من الطرق المختلفة للتواصل مع فريقك، اعتمادًا على المشاريع التي تعمل عليها. على سبيل المثال، أنت قد نبدأ العمل معًا في الوقت الفعلي (أو بشكل غير متزامن) من خلال ميزة التعاون المرئي لدينا.
لاحقًا، عندما تفكر في فكرة/تحسين جديد، قد تفعل ذلك نشر تعليق على مهمة. بالإضافة إلى ذلك، إذا كان الأمر عاجلاً، فقد تفعل ذلك قم بتعيين علامة الأولوية والإلحاح أيضًا!
بامكانك ايضا أرسل رسالة إلى أي من أعضاء فريقك باستخدام صندوق بريد الفريق المشترك (شيء مشابه لصندوق البريد الإلكتروني القياسي الخاص بك، ولكنه أكثر فائدة عندما تعمل بشكل تعاوني).
يجمع Wix كل طرق الاتصال تقريبًا. يتيح لك ذلك أن تكون منتجًا قدر الإمكان سواء كنت تستخدم اتصالاً متزامنًا أو غير متزامن مع أعضاء فريقك.
رقم 2: تثاقل
الركود هو أفضل منصة مراسلة للإعدادات المهنية.
أنت تستطيع تنظيم الدردشات الخاصة بك في القنوات والمواضيع والمجموعات، ويمكن أن يكون لديك مساحات عمل متعددة للتواصل فيها.
كما أنه يدعم أكثر من 2600 عملية تكامل مع الأدوات الأكثر شيوعًا انت تستخدم.
وهذا يجعل التواصل أسهل كثيرًا حيث يمكنك تضمين مستنداتك أو مشاريعك في رسائلك ومشاركتها بسهولة مع أعضاء فريقك.
رقم 3: تلوح في الأفق
المنوال هو أفضل منصة لإرسال مقاطع الفيديو لفريقك.
قد تفضل التواصل عبر مقاطع الفيديو – أو ربما يتطلب منك نوع الشيء الذي تحاول التواصل معه تسجيل مقطع فيديو (على سبيل المثال، برنامج تعليمي خطوة بخطوة). وفي كلتا الحالتين، يتيح لك Loom تسجيل مقاطع الفيديو وحفظها على السحابة ومشاركتها.
قد يكون فريقك حينها قم بالرد على مقاطع الفيديو الخاصة بك باستخدام الرموز التعبيرية والتعليقات والميزات التفاعلية ذات الطابع الزمني.
رقم 4: جوجل درايف
يعد Google Drive طريقة رائعة لدعم الاتصال غير المتزامن داخل فريقك.
أنت تستطيع شارك مستندات G وجداول البيانات والعروض التقديمية وكل أنواع الملفات الأخرى مع فريقك. الأمر بسيط مثل مشاركة رابط أو إضافته كمتعاون. يمكن لأعضاء فريقك بعد ذلك ترك التعليقات مباشرة على جزء معين من المستند.
وفي حالة تواجدكما في المستند في نفس الوقت، فيمكنك ذلك قم بإجراء محادثة في الوقت الفعلي من خلال الدردشة المدمجة في Google ميزة.
هل أنت مستعد للتواصل مع فريقك بالطريقة الصحيحة؟
الاتصال غير المتزامن هو أ طريقة رائعة لتحسين الإنتاجية، وزيادة المرونة، وتحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة.
إذا كنت تتطلع إلى تعلم المزيد عن الاتصالات، يجب عليك بالتأكيد مراجعة منشوراتنا الأخرى على المدونة حول هذا الموضوع:
هل تبحث عن أفضل منصة للتواصل مع فريقك؟
يمكن أن تساعدك أتاريم في تحقيق التواصل المثالي مع فريقك وعملائك في وقت قصير. نحن نمكنك من التعاون في الوقت الفعلي أو بشكل غير متزامن، سواء كان ذلك باستخدام التعاون المرئي أو المهام أو صناديق البريد الوارد المشتركة.
انت أيضا لديك كل ما تحتاجه في مكان واحد – لذلك لن تضيع أي رسالة!
سيسمح لك ذلك بالبقاء على قمة لعبتك، وتجنب استخدام أكثر من 10 أدوات لا تؤدي إلا إلى إبطاء سير عملك، وتجعل فريقك أكثر إنتاجية.
إذا كنت ترغب في تبسيط اتصالاتك، اختبار Wix مجانا اليوم.
- مدمج في منصة التعاون المرئي الرائدة موثوق به من قبل أكثر من 13000 وكالة (تطوير الويب والتصميم وما بعده) في جميع أنحاء العالم.
- دعم تسليم المشروع لأكثر من 1,200,000 من عملائهم وأصحاب المصلحة.
- تسليم المشاريع في أسابيع بدلا من أشهر.
