ستساعدك المقالة التالية: الدليل الكامل لتحديد نطاق المشروع في 6 خطوات
ببساطة، الحدود المنطقية لمشروعك هي نطاق مشروعك وأفضل تشبيه لفهمه هو اعتباره سياجًا أو زريبة. سيتم تنفيذ جميع الأنشطة والمهام داخل السياج خلال المشروع ولن يتم تنفيذ كل شيء خارج السياج.
لنفترض أنه يجب نقل شيء ما خارج السياج إلى الداخل لاحقًا. في هذه الحالة، يتطلب الأمر مجموعة من التعليمات المحددة والمنفذة بشكل جيد لفتح البوابة – أي عملية أو إجراء التحكم في التغيير.
في وقت مبكر جدًا من المشروع، يجب تحديد النطاق وتوثيقه. هذا هو الجزء السهل. خلال المشروع، التحدي هو هو – هي.
أهمية تحديد نطاق المشروع
الغرض من تحديد النطاق هو الوصف الواضح لحدود المشروع والحصول على الموافقة عليها قبل بدء المشروع. يبدو الأمر بسيطًا بما فيه الكفاية. ولكن من المؤسف أن الطبيعة البشرية هي التي تضع الافتراضات.
أولاً، سيفترض عملاؤك أنه سيتم تضمين أو استبعاد أشياء معينة من مشروع تطوير موقع الويب الخاص بك. هذه ليست غلطتهم. من المحتمل أنهم يستخدمون الإنترنت كل يوم وقد يفترضون أن جميع مواقع الويب تتضمن ميزة معينة يرونها كثيرًا، لذلك لا يفكرون أبدًا في ذكرها. من ناحية أخرى، لديهم عمل يديرونه ومن المحتمل أنهم قضوا القليل من الوقت في تعلم وفهم الطبيعة الحقيقية لتطوير الويب. ولا تجعلني أبدأ بالإعلانات التي تدعي أنه يمكنك إنشاء موقع ويب خلال ساعة. يتم تضليل عملائك بمثل هذه الأشياء. ولكن مرة أخرى، هذا ليس خطأهم.
يحتاج عملاؤك إلى تثقيفهم حول ما تم تضمينه في مشروع موقع الويب (على وجه التحديد مشروعك)، ويعد بيان أو مستند نطاق المشروع هو الجزء الأساسي لتعليم العميل.
وفي الوقت نفسه، من المحتمل أن تقوم أنت أو أعضاء فريقك بوضع افتراضات معينة حول ما يفهمه عميلك ويتوقعه.
يحدد بيان النطاق المتفق عليه بوضوح ما يوجد داخل السياج، وما لا يوجد، لذلك يكون هناك عدد أقل من حالات سوء الفهم ومتطلبات إعادة العمل لاحقًا. لا يمكن إدارة نطاق المشروع بنجاح إلا إذا قمت بعمل جيد في تحديد النطاق مقدمًا.
فهم مخاطر زحف النطاق
يعد زحف النطاق أمرًا مخيفًا وخبيثًا يمكن أن يحدث لأي مشروع إذا لم يتم اتخاذ التدابير اللازمة لمنعه. يحدث زحف النطاق بعدة طرق:
- يطلب العميل هذا الشيء الصغير (أو الكبير)، وأنت توافق على القيام بذلك حتى لو لم يكن في النطاق أو التقدير المتفق عليه.
- يمكنك إضافة ميزة أو عنصر لأنك “تعرف” أن العميل سيحبها أو لأنها “رائعة”. على الرغم من أن القصد مثير للإعجاب، إلا أن هذا يسمى طلاء الذهب وهو زحف نقي ونقي دون أي سبب.
- يتضمن تقديرك ونطاقك حلاً معينًا تبين أنه غير قابل للتطبيق، لذا يمكنك استخدام حل بديل دون تحديث أي منهما.
لكنك لست وحدك. تعاني جميع المشاريع تقريبًا من شكل ما من أشكال زحف النطاق، ويشعر كل من فرق المشروع والعملاء بالإحباط المستمر بسبب ذلك.
متى يجب عليك تحديد نطاق المشروع؟
يبدأ نطاق مشروعك في الكشف عن نفسه حتى في الاجتماع الأولي المسبق للمقترح. عندما تكتشف متطلبات الأعمال الخاصة بموقع الويب، سيتم اعتبار بعض الأشياء على الفور مدرجة – أو مستبعدة.
على سبيل المثال، إذا كان عميل التجزئة الخاص بك لا يرغب في بيع منتجاته عبر الإنترنت، ولكنه يريد أن يتمكن العملاء من عرضها، فإن حل الكتالوج يكون في نطاقه – بينما من الواضح أن التجارة الإلكترونية خارج النطاق.
يتم عادةً الاتفاق على نطاق المشروع الأولي من خلال مقترح المشروع أو العقد إما في قسم نطاق واحد أو في عدة أقسام تغطي المعلومات الضرورية. يجب أن يكون هذا القسم مفصلاً قدر الإمكان وأن يسلط الضوء بوضوح على الأنشطة التي تقع في نطاق فريقك والعميل. من الضروري أن تعلم العميل أن بيان النطاق المتفق عليه في هذه الخطوة يعتمد على ما تعرفه في ذلك الوقت، ويمكن أن يتغير أثناء المشروع باستخدام عملية التحكم في التغيير.
الفرق بين بيان نطاق المشروع واكتشاف المشروع
عادةً ما يتم تضمين بيان نطاق المشروع في الاقتراح. ويتضمن قائمة رفيعة المستوى بالأنشطة الرئيسية التي سيتم تنفيذها خلال المشروع. ويجب أن تتضمن أيضًا تلك الأنشطة المستبعدة على وجه التحديد، أو التي تقع خارج النطاق. وبعبارة أخرى، فإنه يحدد ماذا سينجز.
ومن ناحية أخرى، يعد اكتشاف المشروع أول نشاط يتم تنفيذه بمجرد الموافقة على الاقتراح. يستغرق التنفيذ والتوثيق وقتًا أطول بكثير وينتج عنه بيان العمل (أو مواصفات موقع الويب) الذي يتضمن التفاصيل الجوهرية كيف سيتم تنفيذ الأنشطة الواردة في بيان النطاق.
من الذي يجب أن يشارك في إنشاء بيان نطاق المشروع؟
تم تضمين المسودة الأولى لبيان النطاق الخاص بك في الاقتراح. وينبغي مراجعتها مع العميل أثناء عملية الاقتراح أو العقد. ليس من غير المألوف أن يتم تحديث بيان النطاق الأولي بالتغييرات المتفق عليها قبل تقديم الاقتراح النهائي للموافقة عليه.
ما الذي يجب تضمينه في بيان نطاق المشروع؟
يجب تضمين ما يلي في كل بيان نطاق. قد تكون هناك حاجة إلى بعض العناصر الإضافية لبعض أنواع المشاريع المحددة.
- الجدول الزمني – قائمة بمراحل المشروع مع وصف رفيع المستوى لما تم إنجازه في كل مرحلة.
- فريق – قائمة بالأفراد الذين سيشاركون في المشروع مع الأدوار والمسؤوليات
- أنشطة المشروع – قائمة بالأنشطة الرئيسية مع الإشارة إلى الجهة التي ستقوم بها
- خارج النطاق – قائمة بالأنشطة التي لن يتم تنفيذها كجزء من هذا المشروع
- تغيير التحكم – العملية الخاصة بك للتحكم في زحف النطاق
لقد قمت ذات مرة بمراجعة اقتراح أحد الطلاب حيث قام بعمل ممتاز في تحديد ما هو ضمن نطاق المشروع ولكن لم يتم إدراج أي شيء على أنه خارج النطاق. وبدلا من ذلك، لم يكن لديه سوى هذا البيان: “أي شيء لم يرد ذكره أو إدراجه في هذا الاقتراح سيعتبر خارج النطاق”.
على الرغم من أنني أحترم القصد، إلا أنه من الأكثر أمانًا المضي قدمًا وتحديد العناصر الخارجة عن النطاق بوضوح بالتفصيل. هل تتذكر تلك الافتراضات؟ هذا هو ما يدور حوله القسم خارج النطاق. تأكد من عدم وجود افتراضات غير صحيحة من خلال إدراج الأنشطة التي لن يتم تنفيذها كجزء من المشروع.
الخطوات الست لتحديد نطاق المشروع
الخطوة 1 – تحديد الحدود
أولاً وقبل كل شيء، يجب وضع حدود فيما يتعلق بالوقت الذي سيتم فيه السماح بإجراء تغييرات على النطاق، وكيف سيتم ذلك. يتم ذلك عادةً عن طريق تضمين عملية أو إجراء التحكم في التغيير الذي حددته.
من المهم أيضًا ملاحظة أن طلبات إجراء تغييرات على النطاق يجب اعتبارها فرصة فقط وليست مصدر إزعاج أو تفاقم. التغيير سوف يحدث. ستكون أكثر نجاحًا إذا احتضنته واستدعت عملية التحكم في التغيير دون استثناء.
الخطوة 2 – تحديد المسؤوليات
غالبًا ما يعتقد العملاء أنه بمجرد الموافقة على الاقتراح، يمكن أن يختفوا لبضعة أسابيع، وبعد ذلك ستقوم بتسليم موقع ويب. لا يدرك معظمهم أن مشاركتهم اليومية ضرورية وأن بعض الأنشطة تقع ضمن مسؤوليتهم فقط. ونحن نفعل ذلك بطريقتين:
- أدوار ومسؤوليات المشروع – نقوم بتضمين ذلك في كل عرض لتوضيح مدى المشاركة في مشروع موقع الويب، بالإضافة إلى توضيح مسؤوليات العميل بوضوح.
- مخطط النطاق – يسرد الأنشطة مع الإشارة إلى داخل النطاق (بالنسبة لي)، وداخل النطاق (للعميل)، وخارج النطاق (راجع الخطوة 6).
الخطوة 3 – تضمين كافة العناصر الموجودة في النطاق
اجمع الأنشطة من خطة المشروع الخاصة بك وقم بإدراجها في مخطط النطاق الخاص بك. من الضروري أن تكون محددًا هنا. ليس من المفيد مجرد القول بأن وكالتك ستقوم بإنشاء موقع ويب للعميل.
- صفحات كم؟
- ماذا سيكون على تلك الصفحات؟
- ما هي الوظائف المطلوبة؟
- ما هي الأجهزة التي يجب تحسين موقع الويب لها (سطح المكتب، الجهاز اللوحي، الهاتف المحمول)؟
تذكر أن العملاء غالبًا ما يميلون إلى افتراض أشياء كثيرة، ولن يقدروا دائمًا أنه، على سبيل المثال، التصميمات سريعة الاستجابة لا تفعل ذلك فقط يحدثأو أن نماذج الاتصال أو أي محتوى تفاعلي آخر لا يمثل بالضرورة جزءًا من المخزون في كل موقع ويب.
إذا كانت وكالتك ستقوم ببناء إطار سلكي، فقم بتضمين نطاقك الطرق التي سيتم من خلالها الموافقة على هذا التصميم، ومن سيوافق عليه (تأكد من أنه فرد محدد). تذكر أن مسؤوليات العميل وأدواره يجب أن تكون جزءًا محددًا من النطاق بقدر ما تكون مسؤوليتك وأدوارك.
الخطوة 4 – قم بإدراج كافة العناصر التي تقع خارج النطاق
يتطلب هذا المزيد من التدريب، ولكن إذا كان لديك قائمة قياسية لأنشطة المشروع، فيمكنك إعادة استخدامها وتحديد في مخطط النطاق أيًا منها لم يتم تضمينه في هذا المشروع المحدد.
من المفيد أن يكون لديك بالفعل قائمة بالعناصر التي يمكن تضمينها في تصميم وتطوير موقع الويب، ثم تحديد العناصر التي لن يتم تضمينها. قد يدفع هذا في بعض الحالات العميل إلى إعادة النظر في نطاق المشروع، وربما لا يدرك أنه لن يتم تضمين بعض العناصر. من الأفضل بكثير إجراء هذه المناقشة في هذه المرحلة من المشروع بدلاً من إجراء هذه المناقشة بعد عدة أسابيع عندما يتم إنجاز قدر كبير من العمل وتعتقد أن المشروع على وشك الانتهاء.
مرة أخرى، كما هو الحال مع الخطوة السابقة، تأكد من أنك محدد بشأن تلك العناصر أو المهام التي لن يتم تضمينها في المشروع. يمكن أن يشمل ذلك، على سبيل المثال، تصميم شعارهم أو إعادة تصميمه أو تحسينه (غالبًا ما يتم تجاهله)، أو الحصول على مصادر الصور المخزنة، أو التقاط صور مخصصة جديدة.
الخطوة 5 – افصل العناصر الموجودة في النطاق عن العناصر الخاصة بهم أو العناصر الخاصة بك
نقوم بذلك باستخدام ثلاثة أعمدة في مخطط النطاق، كما هو موضح في الخطوة 6. من المهم جدًا أن تدرك عند تصميم مستند نطاق المشروع أنه يغطي مهامك والتزاماتك بالإضافة إلى التزامات العميل.
الفشل في تضمين العميل بشكل كامل في نطاق المشروع يمكن أن يمنحه مساحة كافية للمناورة للتسبب في جميع أنواع المشاكل. على سبيل المثال، سيكون من مسؤوليتهم الموافقة على التصاميم على الفور. إذا لم يفعلوا ذلك، فيمكن أن يستمر المشروع، ويستغرق وقتًا أطول بكثير من المخطط له، ومن المحتمل أن يكلف أكثر، ثم يتداخل مع مشاريع أخرى.
ثم بالطبع ما لا تريده هو أن يظهر العميل فجأة ويتساءل عن سبب كل هذا التأخير. وبما أنه قد لا يكون هناك أي ذكر لمسؤولياتهم وأدوارهم في نطاق المشروع، فقد يكون ذلك بمثابة محادثة صعبة للغاية.
إن تضمين أدوارهم ومهامهم على وجه التحديد يمنحك أيضًا الفرصة لتضمين بيانات تحدد الإجراءات التي سيتم اتخاذها في مثل هذا الموقف، مثل تضمين نسبة مئوية لرسوم إنهاء المشروع.
الخطوة 6 – استخدم الرسوم البيانية للوضوح والإيجاز
فيما يلي مثال جزئي لمخطط النطاق الذي نستخدمه ونعلم الطلاب في أكاديمية WP Project Manager’s Academy استخدامه. يتيح مخطط مثل هذا للعميل معرفة مكان سقوط كل عنصر بسرعة وسهولة.
في هذا الجدول، يمكنك أن ترى أن لدينا أربعة أعمدة، مهام أو عناصر المشروع، أي منها سيكون كلاهما في نطاق و لك المسؤولية، أي منهما سيكون على حد سواء في نطاق و ال العميل المسؤولية، وأي منها تماما خارج النطاق.
إن وجود جدول مخزون كهذا يتم إنتاجه مسبقًا يجعل من السهل جدًا العمل على ما سيتم تضمينه وما لن يتم تضمينه لكل عميل. إذا لم يكن لديك شيء مثل هذا الآن، فإن إنشاء قائمة بالمهام لكل مشروع وتجميعها في جدول مؤرشف، والذي تضيف إليه أي مهام أخرى قد تتطلبها المشاريع الأخرى، سيوفر لك موردًا مفيدًا للمستقبل.
لا تنس نطاق خطة الرعاية
إذا كنت تقدم خطط صيانة أو رعاية لعملائك (نحن نطلب ذلك)، فمن الضروري توضيح ما هو موجود وما هو غير مدرج في كل خطة والالتزام به.
يتضمن ذلك الأطر الزمنية وطرق الاتصال والمهام أو العناصر أو الميزات التي سيتم دعمها على وجه التحديد وإلى أي مدى. مرة أخرى، تأكد من أنك محدد بشأن ما لن يتم تضمينه في خطة الرعاية هذه بقدر ما تكون محددًا بشأن ما سيتم تضمينه. إن القيام بخلاف ذلك يمكن أن يصبح خطأً مكلفًا ويستغرق وقتًا طويلاً.
افكار اخيرة
وبصرف النظر عن التقدير الخاص بك، فإن بيان النطاق الخاص بك هو العنصر الأكثر أهمية في الاقتراح الخاص بك لأنه يحدد حدود المشروع وتوقعات جميع المشاركين. كحد أدنى، يتضمن بيان النطاق المحدد جيدًا ما يلي:
- وصف الجدول الزمني
- أدوار الفريق ومسؤولياته
- أنشطة المشروع
- الأنشطة التي هي خارج النطاق
- وصف لعملية التحكم في التغيير
يعد التحكم في زحف النطاق وظيفة أساسية لإدارة أي مشروع، ولكن لا يمكنك إدارته بنجاح إذا لم يتم تحديده بشكل جيد في بداية المشروع. بمجرد الموافقة، يجب إجراء أي تغييرات على النطاق فقط من خلال عملية التحكم في التغيير المتفق عليها والتي يتم استدعاؤها دون استثناء. قالب الاقتراح الخاص بنا والمثال داخل العضوية المميزة لـ يقدم مثالاً شاملاً وثيق الصلة لكيفية تحديد نطاقك لسهولة فهم العميل.
