ستساعدك المقالة التالية: المراحل الستة لإدارة المشاريع: كيفية إدارة المشاريع مثل المحترفين
تعد عملية إدارة المشروع الصحيحة جزءًا حيويًا من كل مشروع ناجح – ومع ذلك، لا تزال العديد من الشركات لا تعرف كيفية إدارة مشاريعها بشكل صحيح. وهذا الفشل يؤدي حتماً إلى أ خسارة هائلة في الإيرادات و غالبا المواعيد النهائية المفقودة.
مصدر: الاثنين
ولحسن الحظ، فإن إدارة المشروع ليست صعبة. وإذا كنت تعرف ما تفعله، يمكن أن يكون جزءًا مثيرًا من وظيفتك – والذي يمكنك حتى أن تتعلم كيفية الاستمتاع به!
في هذه التدوينة سوف تتعلم لدينا عملية إدارة المشروع المكونة من ست خطوات. هذه هي العملية التي ساعدتنا وعملائنا على إنشاء مشاريع فائزة حقق النتائج الموعودة، دون نفاد الموارد (أو الوقت!).
رقم 1: بدء المشروع
المرحلة الأولى من كل عملية إدارة مشروع ناجحة هي الحصول على صورة واضحة قدر الإمكان لما تعمل من أجله.
يمكنك تقسيم هذه المرحلة إلى خطوتين أصغر.
- تحديد أهداف المشروع
من الضروري أن تكون أنت وفريقك وعميلك كذلك واضحة بشأن أهدافك.
في الواقع، عدم وضوح الأهداف والغايات الرئيسية هو السبب أكثر من واحد من كل ثلاثة مشاريع يفشل.
مصدر: جيتنوكس
لكي ينجح مشروعك القادم تحتاج إلى تحديد أهداف SMART.
الأهداف الذكية محددة للغاية، ولها موعد نهائي، ولها طريقة واضحة لقياسها. باستخدام هذه، يمكنك مراقبة ما إذا كنت على المسار الصحيح باستمرار.
مصدر: WorkTango
فيما يلي مثال على أهداف SMART:
مصدر: الجدول الزمني للمكتب
تاكد من حدد هذه الأهداف لمشروعك وراجعها مع عملائك وفريقك. ليس هناك ما هو أسوأ من السعي لتحقيق هدف غير واقعي.
- أكمل ميثاق المشروع
ميثاق المشروع عبارة عن وثيقة تتكون من تفاصيل مثل قيود المشروع، الأهداف، تعيين مدير المشروع، الميزانية، الجدول الزمني المتوقع، إلخ.
يمكنك رؤية مثال على ميثاق المشروع أدناه.
مصدر: مشروع بروبروفس
كما ينص ميثاق المشروع على أن أ المشروع موجود – ويمنح المديرين السلطة لبدء العمل.
#2: تخطيط المشروع
هذه المرحلة هي كل شيء تحديد الجدول الزمني للمشروع الشامل حتى تعرف متى ستكون لديك القدرة على القيام بمزيد من العمل. أفضل نهج هو كن شفافًا قدر الإمكان، وحدد تقديرات التسليم الخاصة بك في البداية.
قبل أن تبدأ المشروع عليك أن تعرف:
- ما هي الأدوات المطلوبة
- ما هي الموارد التي سيتم تخصيصها/الحاجة إليها
- ما المحتوى أو التسليمات التي ستحتاجها من العميل
تحديد الميزانية التقديرية للمشروع
إن تجاوز الميزانية ليس بالأمر غير المعتاد بالنسبة للمشاريع. في الحقيقة، بالكاد واحد في ثلاثة المشاريع تتجاوز الميزانية – مما يسبب التأخير ويبدو غير مهني. ولهذا السبب من الضروري تخصيص القدر المناسب من الوقت والمال لتغطية المشروع بأكمله – بالإضافة إلى أي أشياء/مواقف غير متوقعة قد تحدث.
قد يكون من الصعب تقدير ذلك في البداية، لكنه سيأتي مع الخبرة.
وأيضًا، إذا كنت ترغب في إنشاء تقديرات زمنية أفضل لمشاريعك، فيمكنك الاستفادة منها توقيتات أتاريم.
انها سهلة كما إنشاء مؤقت لكل مهمة من مهامك، وتتبع الوقت عن طريق بدء/إيقاف المؤقت مؤقتًا أثناء عملك (أو أي عضو في الفريق) على تلك المهمة.
باستخدام هذه الموقتات، سوف معرفة المدة التي تستغرقها كل مهمة بدقة، لكل عضو من أعضاء فريقك – مما يسمح لك بإنشاء تقديرات أفضل للوقت في المستقبل، فضلاً عن الشفافية الكاملة للعملاء وإعداد الفواتير بدقة.
تحديد الأدوار والمسؤوليات
إن تحديد أدوار ومسؤوليات واضحة أمر بالغ الأهمية إذا كنت تريد إدارة مشاريعك بشكل صحيح دون أي مشاكل كبيرة.
إنها واحدة من أكبر التحديات التي تواجه إدارة المشروع، خاصة عندما تقوم بتعيين أعضاء جدد ولا يكون فريقك متسقًا. إذا لم تحدد مسؤوليات واضحة، فقد يؤدي ذلك إلى جهود ضائعة، وتؤدي إلى اختناقات خطيرة في الإنتاج – خاصة إذا قام شخصان في الفريق بنفس المهمة.
إذا كان هناك ارتباك، فسوف ينتهي بك الأمر إلى فقدان الوقت لشرح هذه الأشياء.
#3: تنفيذ المشروع
وأخيرا، حان الوقت لتنفيذ المشروع وإنشاء شيء رائع.
هذه هي المرحلة التي يقوم فيها فريقك بالعمل الفعلي. كمدير المشروع، مهمتك هي إنشاء سير عمل فعال ومراقبة التقدم الذي يحرزه فريقك بعناية.
تخصيص وإدارة موارد المشروع
يعد تخصيص الموارد وإدارتها طوال فترة تنفيذ مشروعك أمرًا ضروريًا ضروري للحفاظ على سير كل شيء بسلاسة.
سوف يسمح لك Wix بتنظيم مشاريعك في المهام التي يمكنك تعيينها لأعضاء فريقك.
بامكانك ايضا عرض نشاط كل عضو من أعضاء فريقك.
يسهّل Wix تتبع مقدار الوقت الدقيق الذي يقضيه كل عضو في الفريق في كل مهمة على حدة، أو المشروع ككل. يؤدي هذا إلى تحسين قدرتك على الشفافية بشكل كبير عند تقديم التقارير إلى العميل، بالإضافة إلى ضمان إعداد الفواتير بدقة، والحصول على أموال مقابل إكمال العمل.
سيساعدك هذا بشكل كبير على فهم كيفية تجميع المشروع بأكمله، وما إذا تم تخصيص مواردك بشكل صحيح.
بناء المنتج أو العملية
هذا هو المكان الذي تقوم فيه أنت وفريقك بأفضل أعمالكم. طوال هذه المرحلة، تريد أن تكون منفتحًا جدًا في التواصل عندما يكون هناك شيء ما:
- على الطريق
- في خطر
- عن مسارها
كلما قمت بذلك مبكرًا، كلما زاد احترام العملاء لك.
لا يتوقعون منك أن تكون مثاليًا، لكنهم يتوقعون منك أن تعرف كيفية التعامل مع الأشياء عندما لا تكون مثالية، وأن تكون شفافًا تمامًا.
Note: نقترح أيضًا أنه من أجل التمكن من تتبع ربحية وكالتك بمرور الوقت، يجب أن يكون لديك أشخاص في فريقك (بما فيهم أنت) يتتبعون الوقت في الأشياء الفردية التي يعملون عليها والتي تخص المشروع.
حل أي مشاكل
إنه مسؤوليتك، كمدير المشروع، لحل المشكلات ومنعها من أن تصبح مشاكل كبيرة تؤدي إلى إبطاء العملية برمتها. أفضل طريقة لحل المشكلات هي باستخدام تعاون Wix بالإشارة والنقر.
في جوهر الأمر، التعاون بالإشارة والنقر سيسمح للعملاء بالإشارة إلى موقع الويب الخاص بك إلى ما يشيرون إليه وترك تعليقاتهم على الفور، وقول ما يجب تغييره، والمزيد.
يمكنك رؤية مثال لكيفية عمله أدناه.
هذا فعال للغاية لحل أي مشاكل في المشروع.
أنت تستطيع تخطي أكثر من 10 رسائل بريد إلكتروني متبادلة مع العملاء وفريقك حول ما يجب إصلاحه، ومكان المشكلة، وما إلى ذلك.
#4: مراقبة المشروع والتحكم فيه
في هذه المرحلة، يجب أن تكون كذلك 80-90% كاملة مع كل شيء كان ذلك في النطاق الأولي. ويتعلق الباقي بإضافة اللمسات الأخيرة على المشاريع والسماح لجميع أصحاب المصلحة بترك أي تعليقات.
مراقبة تقدم المشروع
من الضروري أن تقوم بذلك تحقق من تقدم المشروع لمعرفة ما إذا كنت في الوقت المحدد وأن مواردك تحت المراقبة.
توجه إلى علامة التبويب “المشاريع”، حدد مشروعك، ثم انقر فوق “المعالم الرئيسية”.
هذه يمكن أن تساعدك معرفة ما إذا كان مشروعك في الوقت المحدد، حيث يمكنك رؤية الموعد النهائي بجوار كل من المعالم الرئيسية. سوف يسمحون لك أيضًا تعرف على المهام القادمة التي سيتعين عليك العمل عليها.
بامكانك ايضا تحقق من وجود أي مهام متأخرة من علامة التبويب “المجالس”.
أخيرًا، تحقق من وجود أي تعليقات قد تركها عملاؤك (أو أعضاء الفريق) فيما يتعلق بالبنية أو التصميم أو النسخة.
لفعل هذا، انتقل إلى علامة التبويب “المشاريع” وانقر على أيقونة “التعاون”.
ومن هناك، يمكنك رؤية جميع التعليقات والاقتراحات المقدمة من عملائك وفريقك.
هذا سوف يعطيك رؤية جيدة لكيفية سير المشروع، وما إذا كانت هناك أية تغييرات ضرورية تحتاج إلى إجرائها.
التزم بالخطة
شيء آخر مهم هو أن تأخذ انظر إلى خطة المشروع مرة أخرى. يجب عليك مقارنتها بحالة مشروعك الحالية ومعرفة ما إذا لم يكن هناك أي أشياء قد تكون أهملتها.
إذا قمت بذلك، فابحث عن طريقة لإنجاحها والتوافق مع الخطة الأصلية.
كمدير للمشروع، يمكنك ذلك تأكد من عدم انحراف أي شخص عن الخطة الأصلية من خلال إنشاء مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI).
- توقيت. يؤدي هذا إلى التأكد من إنجاز مشروعك في الوقت المحدد – وإذا لم يكن الأمر كذلك، فإن تتبع الأماكن التي يكون فيها المشروع خارج الهدف أمر بالغ الأهمية حتى تتمكن دائمًا من الحصول على تاريخ إنجاز تقديري.
- ميزانية. هل ستبقى في حدود الميزانية التي خصصتها أم أن المشروع يتجاوز التكاليف؟
- جودة. ما مدى تقدم المشروع؟ وهل العاملون عليه أو المستفيدون منه راضون؟
- فعالية. هل تنفق وقتك وأموالك بشكل مناسب، أو هل يمكنك إدارة المشروع بشكل أكثر فعالية؟
#5: الانتهاء من المشروع
والآن بعد أن أصبح المشروع جاهزًا للانطلاق، يجب قم بالمراجعة من خلال قائمة الفحوصات النهائية الخاصة بك.
سيختلف هذا بناءً على مجموعتك التقنية، ولكن يجب أن يتضمن ما يلي:
- اختبارات.
- تدريب العملاء والفريق. (تدريب الفريق/الأشخاص الذين سيستخدمون المشروع الجديد على كيفية عمله.)
على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بإنشاء مشروع موقع ويب، يمكنك أيضًا مساعدة العملاء في إعداد أدوات التحليلات مثل Google Analytics، أو إجراء تدقيق لتحسين محركات البحث.
سيختلف هذا بشكل كبير اعتمادًا على نوع المشروع الذي قمت بإنشائه.
مراجعة التسليمات وتسليمها
بمجرد الانتهاء من كل شيء، حان الوقت لذلك اختبار ومراجعة المشروع بأكمله واستكمال تقرير مفصل الذي يغطي كل جانب.
يمكنك القيام بذلك بسهولة من خلال مشاركة تقرير Wix التفصيلي من لوحة التحكم (يتم تصديره كملف PDF مصمم بشكل جميل).
إذا كان كل شيء يعمل كما هو متوقع، يمكنك الآن تسليم التسليمات لعملائك.
توثيق الدروس المستفادة من المشروع
معظم الفرق عقد اجتماع للتفكير بعد الانتهاء من المشروع من أجل التفكير في نجاحاتهم وإخفاقاتهم خلال المشروع.
وهذه طريقة فعالة لضمان التحسين المستمر داخل الشركة لتعزيز الإنتاجية الإجمالية للفريق في المستقبل. المنظمات تعامل مع الدروس المستفادة باستخدام العملية المكونة من خمس خطوات الموضحة أدناه:
يتعرف على
المرحلة الأولى هي التعرف على التعلم الجديد المكتشف وتجميعه.
الهدف الرئيسي هو فهم ما سار بشكل جيد، وما لم يتم، وما الذي يمكن القيام به بشكل أفضل. وسوف تستفيد المبادرات المستقبلية من التوصيات التي تم تحديدها.
وثيقة
يجب تسجيل كل هذه التعاليم الجديدة رسميًا.
ويجب إبلاغ جميع أصحاب المصلحة المعنيين داخل المنظمة بذلك.
يفحص
بعد ذلك، عليك أن قم بفحص كل هذه الدروس الجديدة المستفادة لتحديد أفضل طريقة لتطبيقها.
محل
ومن المهم بنفس القدر استخدام التقنيات لتخزين كل هذه المعرفة حتى تتمكن الشركة بأكملها من الوصول إليها بسهولة.
استعادة
المعرفة والدروس المستفادة يجب أن تستخدم في المشاريع الجارية.
على سبيل المثال، يمكنك إلقاء نظرة على البيانات من المؤقتات الموجودة داخل Wix والاستفادة من هذه المعلومات لتمكينك من إنشاء تقديرات أفضل للمشاريع والمهام المستقبلية.
رقم 6: التحسين المستمر
المرحلة النهائية، والتي تستمر في أي ارتباطات مستمرة لديك مع العملاء، هي تحسين.
هذه هي فرصتك ل احصل على أفضل العملاء في التوكيل حيث تستمر في العمل معهم على شكل مستشار. على سبيل المثال، يمكنك إدارة استضافتهم، أو العمل من خلال قائمة الطلبات خارج النطاق مع القدرة على معالجة مبلغ معين شهريًا.
تقرير ما بعد التنفيذ – هل أنت مستعد لإدارة مشروعك التالي؟
إدارة المشاريع لا يجب أن تكون عملية طويلة ومضنية. في الواقع، إذا كنت تعرف ما تفعله، فقد تكون هذه فرصة مثيرة لإنشاء منتج رائع، وتعلم شيء جديد، ومساعدة عملائك.
بالإضافة إلى ذلك، إذا قمت بإدارة مشاريعك بشكل صحيح، يمكنك ذلك تعظيم فرص نجاح كل مشروع من مشاريعك – وتجنب نفاد الموارد.
يمكن أن تساعدك Wix في مركزية جميع الاتصالات، وتعيين المهام لأعضاء الفريق، وتحديد المواعيد النهائية، والقضاء على أي تخمين، وإدارة المشاريع مثل المحترفين. بالإضافة إلى ذلك، بفضل ميزة تتبع الوقت، ستعرف بالضبط المدة التي استغرقتها كل مهمة، حتى تتمكن من ذلك اكتشف أسعارك، وقم بإجراء تقديرات أفضل للوقت، وتجنب بيع نفسك على المكشوف.
أيضا، يمكنك الاستفادة من لدينا التعاون بالإشارة والنقر للسماح للعملاء بالإشارة إلى ما يشيرون إليه وترك تعليقاتهم على الفور وقول ما يجب تغييره.
إذا كنت تريد التخلص من معظم تحديات قابلية التوسع مثل الارتباك أو مشكلات الاتصال أو سوء تخطيط الموارد، قم بإعطاء Wix فرصة مجانية الآن.
- مدمج في منصة التعاون المرئي الرائدة موثوق به من قبل أكثر من 13000 وكالة (تطوير الويب والتصميم وما بعده) في جميع أنحاء العالم.
- دعم تسليم المشروع لأكثر من 1,200,000 من عملائهم وأصحاب المصلحة.
- تسليم المشاريع في أسابيع بدلا من أشهر.
