ستساعدك المقالة التالية: توثيق عمليات الأعمال: القوالب والأمثلة
مع تطور عملك، تصبح العمليات معقدة للغاية. سيتعين عليك تنظيم المهام وتعيينها وإدارة فرق متعددة ومراقبة الأنشطة المختلفة وتحسينها.
لضمان سير الأمور بسلاسة دون اختناقات، تحتاج إلى وثائق عملية مفصلة. فكر في مستند العملية كدليل أو كتاب وصفات يضمن تنفيذ الأمور بطريقة معينة. من خلال إنشاء مستندات احترافية حول العمليات وسير العمل، يمكنك جمع الجميع في نفس الصفحة، وزيادة الإنتاجية وتوسيع نطاق أعمالك.
إذا كنت مستعدًا لإنشاء مستند عملية لشركتك، فهذه المقالة تحتوي على كل ما تحتاجه. سنتعمق أكثر في ماهية العملية، وأمثلة لمستندات العملية والقوالب التي يمكنك استخدامها لإنشاء عملية.
أنشئ مخططاتك الانسيابية سهلة المتابعة
- اختر من بين القوالب المصممة بشكل احترافي
- قم بإضافة وتغيير الرموز والألوان والخطوط والصور والمزيد
- حدد أنماط الخط والأشكال المفضلة لديك
اشتراك. انه مجانا.
جدول المحتويات
15 نموذجًا لتوثيق العمليات قابلة للتخصيص
قم برفع مستوى توثيق العمليات الخاصة بك مع Wix
ما هو توثيق العملية؟
يعد توثيق العملية بمثابة توضيح تفصيلي لكيفية مشاركة العمليات وتتبعها وتنفيذها. ويمكن إنشاؤها لتحسين تقديم الخدمات، وتوظيف الموظفين الجدد وتأهيلهم، وتنفيذ المشروع وإدارته، وحل شكاوى العملاء، والمزيد.
تحدد وثيقة العملية الخطوات المطلوبة لتنفيذ المهام المختلفة من البداية إلى النهاية.
تتضمن الأمثلة الشائعة لمستندات العملية ما يلي:
فوائد توثيق العملية
يعد توثيق العمليات نشاطًا تجاريًا مهمًا، سواء كان ذلك لمرة واحدة أو مستمرًا. فيما يلي الأسباب التي تجعلك بحاجة إلى توثيق العملية:
1. يمكن أن تساعد وثائق العملية الموظفين والبائعين وغيرهم من الأشخاص في الحصول على فهم أفضل لأعمالك. يمكنك مركزية المهام وتسريع منحنيات التعلم والتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة.
2. تعد وثائق العملية مفيدة لتوظيف الموظفين وتأهيلهم وتدريبهم. فهو يمكّن الموظفين الجدد من فهم أدوارهم الوظيفية والعمليات التي سيشاركون فيها.
3. توثيق العمليات يمكّن المديرين من تحديد المهام التي يمكن أتمتتها، مما يوفر الوقت والموارد الثمينة.
4. من خلال توثيق العمليات، يمكنك تحديد الاختناقات وأوجه القصور، وتحسين العمليات وتقليل فرص الأخطاء.
5. يساعدك توحيد العمليات وكتابتها على التحكم في المعرفة والحفاظ عليها لاستخدامها في المستقبل.
6. التوثيق يضمن الوضوح ويزيل غموض الأدوار والمسؤوليات.
7. يساعدك توثيق عمليتك على مراقبة أداء الأعمال والموظفين. ستكون قادرًا على تحليل ما ينجح وما لا ينجح.
كيف تكتب وثيقة العملية؟
يضمن توثيق سير العمل والعمليات أن كل شيء في شركتك يعمل بسلاسة وكفاءة. فيما يلي دليل خطوة بخطوة حول كيفية كتابة مستند عملية لمؤسستك.
الخطوة 1: تحديد العملية وتحديد نطاقها
ابدأ بتحديد وتسمية العملية أو سير العمل الذي تريد توثيقه. قم بوصف سبب أهمية توثيق العملية، وكيف يفيد شركتك وما سيتم تضمينه.
على سبيل المثال، هل تقوم بإنشاء مستند عملية الإعداد لتمكين فريق الموارد البشرية لديك من توظيف المواهب المناسبة؟
حدد ما ينبغي أن تكون عليه النتيجة المرجوة من العملية. ثم قم بعمل قائمة بالموارد المطلوبة لتحقيق النتيجة.
الخطوة 2: جمع المعلومات وتنظيم الخطوات
هذا هو المكان الذي تقوم فيه بجمع المعلومات حول العملية من البداية إلى النهاية.
قم بتنظيم جلسة عصف ذهني مع جميع زملاء العمل ذوي الصلة إذا كان الإجراء يتضمن العديد من الموظفين. إذا كنت تقوم بالنشاط بنفسك، فقم بتدوين الملاحظات أثناء قيامك بذلك.
بعد جمع المعلومات ذات الصلة، قم بالمضي قدمًا وقم بهذه الأشياء:
- الخطوط العريضة للخطوات المتبعة في استكمال العملية.
- حدد أين تبدأ العملية وتنتهي، وما الذي يطلق العملية، وما الذي يحدث بعد ذلك، وكيف ستعرف أنها تمت.
- تحديد حدود العملية لإزالة الغموض.
بعد ذلك، قم بتنظيم الخطوات بالتسلسل مع مسار واضح وتعليمات مفصلة. تعتبر الوسائل المرئية مثل خرائط العمليات والمخططات الانسيابية وقوائم المراجعة والرسوم البيانية والصور ولقطات الشاشة ومقاطع الفيديو فعالة في تصور الخطوات الرئيسية.
على سبيل المثال، هنا أ هل يجب أن أتحقق من بريدي الإلكتروني مخطط انسيابي يوضح من خلال العناصر المرئية عدد المرات التي يجب على الموظف التحقق من بريده الإلكتروني.
الخطوة 3: تحديد الأدوار والمسؤوليات
تحديد الإدارات والأفراد المسؤولين عن تنفيذ ومراقبة وتحسين كل مهمة في العملية. تذكر أن تكتب المسميات الوظيفية والأدوار والمسؤوليات.
الخطوة 4: Note الانحرافات عن تدفق العملية العادية
لن تتبع عملية الأعمال دائمًا مسارًا خطيًا. لذلك تريد أن تجعل سير عملك مرنًا وتأخذ في الاعتبار هذه الاستثناءات.
تحديد ما إذا كان من المناسب الخروج عن هذه العملية. وإذا كان الأمر كذلك، فحدد الحالات التي قد يحدث فيها ذلك. أين من المحتمل أن تنشأ الاستثناءات وما الذي يجب على الموظف فعله للتخفيف منها؟
الخطوة 5: إنشاء نقاط التحكم
أثناء توثيق العملية الخاصة بك، حدد الأماكن التي يمكن أن تحدث فيها المخاطر وقم بإنشاء نقاط تحكم للمساعدة في مراقبة هذه المواقف. علاوة على ذلك، قم بقياس نقاط التحكم الخاصة بك لتحديد مدى فعاليتها وتحسينها.
الخطوة 6: مراجعة العملية واختبارها وتعديلها
الآن وثيقة العملية الخاصة بك جاهزة. والخطوة التالية هي جمع الجميع معًا لمراجعته. شارك مستند العملية مع فريقك باستخدام ميزات المشاركة والتعاون في Wix.
بمجرد الانتهاء من ذلك، اختبر العملية للتأكد من عدم ترك أي شيء وتحديد ما إذا كنت بحاجة إلى تعديل أي شيء. اطلب أيضًا من أعضاء فريقك تجربة العملية ومعرفة مدى نجاحها من جانبهم.
الخطوة 7: تنفيذ العملية ومراقبة التقدم
بمجرد التأكد من أن العملية تعمل بشكل جيد، قم بتنفيذها داخل مؤسستك ومراقبتها لمعرفة ما إذا كانت تنجح أم تفشل.
لكن عملك لا ينتهي عند هذا الحد. مع تطور عمليتك، ستحتاج إلى تحديث الخطوات بانتظام والتحقق مرة أخرى من صحة المعلومات التي تنشرها.
فكر في الجهود التي يمكن بذلها لتحسين عمليتك، وضعها موضع التنفيذ ومواصلة تقييم تقدمك.
الخطوة 8: استخدم القوالب المصممة بشكل احترافي.
قد يكون توثيق العمليات من البداية أمرًا شاقًا، خاصة إذا كنت تتعامل مع عمليات معقدة ومتعددة داخل مؤسستك. نوصي باستخدام قوالب معدة مسبقًا لرفع مستوى وثائق العملية الخاصة بك وجعلها في متناول فريقك.
باستخدام أداة إنشاء المستندات من Wix، أصبح إنشاء أي مستند عملية تحتاجه أمرًا بسيطًا وسهلاً. يمكنك استخدام القوالب التي شاركناها بشكل أكبر في هذه المقالة. أو اختر أي قالب من مكتبتنا الشاملة الذي يناسب عمليتك وقم بتخصيصه. لا تتردد في اللعب بالخطوط والألوان والصور والمزيد.
بمجرد الانتهاء من ذلك، يمكنك تنزيل مستند العملية الخاص بك بتنسيق PDF أو PPTX. أو شاركه عبر الإنترنت مع أعضاء فريقك باستخدام رابط عام أو خاص. يمكنك أيضًا تضمين المستند على موقعك باستخدام مقتطف من التعليمات البرمجية.
أنواع توثيق العمليات
وثيقة العملية عبارة عن دليل يصف كيفية تنفيذ المهمة. وهي موجودة في أشكال مختلفة، مثل:
15 نموذجًا لتوثيق العمليات قابلة للتخصيص
فيما يلي بعض الأنواع الأكثر شيوعًا لوثائق الإجراءات، بما في ذلك القوالب التي يمكنك البدء في استخدامها على الفور.
القالب رقم 1: مخطط انسيابي لدعم العملاء
يتطلب تقديم دعم ممتاز للعملاء فهمًا عميقًا لمشاكل العملاء والقدرة على حلها. سواء كنت تقدم مساعدة أو صيانة أو استكشاف الأخطاء وإصلاحها، فإن قالب المخطط الانسيابي الثنائي هذا يضع أساسًا متينًا لفريق الدعم بأكمله.
حافظ على مزامنة الفريق بأكمله وعزز عملية دعم العملاء لديك من خلال تصور الأنشطة المعنية.
القالب رقم 2. مخطط تدفق عملية الرواتب
باستخدام مخطط تدفق عملية كشوف المرتبات البسيط هذا، يمكنك التأكد من استيفاء جميع معايير دفع أجور العاملين لديك. أظهر لفريقك كيفية عمل النظام والفوائد التي سيحصلون عليها وكيفية الإبلاغ عن المشكلات.
يمكنك تكييف قالب المخطط الانسيابي البسيط هذا مع أي عملية داخل شركتك.
القالب رقم 3: عملية تأهيل الموظفين
يمكن أن يكون توظيف الموظفين ودمجهم أمرًا شاقًا. لكن ليس بعد الآن. هذا المخطط التدفقي متعدد الألوان والمفيد يجعل العملية سلسة وسهلة الفهم. فهو يوضح جميع الخطوات الأساسية المعنية، مما يضمن عدم تفويت فريق الموارد البشرية لأي شيء.
لا تتردد في تخصيص المحتوى وتغيير الصور والألوان والخطوط لتناسب ذوقك.
القالب رقم 4: عملية الكتابة
يعد قالب الرسوم البيانية المشرق هذا مثالًا رائعًا لكيفية شرح عملية خطوة بخطوة بشكل مرئي. إنها مفصلة، مما يساعد فريق المحتوى على فهم التفاصيل الدقيقة. يمكنك تعديله لوصف ما يلزم لنقل المحتوى الخاص بك من مرحلة التفكير إلى مرحلة النشر.
القالب رقم 5: الرسوم البيانية لعملية الإعداد
اجعل فريق الموارد البشرية لديك يواكب التطورات من خلال إنشاء مخطط معلوماتي مذهل لعملية الإعداد. التصميم النظيف والملون يجعله جذابًا وجذابًا بصريًا.
هذا القالب قابل للتحرير بالكامل ويمكنك تخصيص كل عنصر باستخدام محرر Wix. ابدأ باستخدام لوحة الألوان المفضلة لديك لتعكس علامتك التجارية.
لا تتردد في تعديل النص وإضافة المزيد من الرموز والرسوم التوضيحية والأشكال والصور والعناصر الأخرى. يمكنك تصدير تصميماتك بتنسيقات مختلفة ومشاركتها مع فريقك.
القالب رقم 6: عملية التصميم
ينقسم قالب عملية التصميم الجميل هذا إلى قسمين. يقدم القسم الأول نظرة عامة على الفكرة العامة، بينما يتعمق القسم الثاني في الموضوع بشكل أعمق. يمكنك الاستفادة من هذا القالب لتصور العمليات أو المشاريع متعددة المراحل مثل العروض الترويجية وتأهيل العملاء وإطلاق المنتجات وعمليات التنشيط.
ابدأ بدمج الخطوط الرائعة ولوحات الألوان وعناصر التصميم الأخرى لجذب الانتباه. لدى Wix مكتبة شاملة من أنظمة الألوان والرسومات، بما في ذلك الأشكال والأيقونات والصور ومقاطع الفيديو المخزنة والأصول المتحركة وخلفيات الفيديو والمزيد.
القالب رقم 7: إرشادات العلامة التجارية
يمكن لهذا الدليل المذهل متعدد الصفحات لأسلوب العلامة التجارية أن يوفر الاتساق والإلهام لفريق التصميم الخاص بك والمستقلين والمقاولين.
يمكنك استخدام هذا القالب لإنشاء قواعد ومعايير محددة بوضوح توضح كيفية تمثيل علامتك التجارية. إنه يوضح ما هي شركتك، وماذا تفعل وما تمثله.
هل تريد تخصيص هذا القالب وجعله خاصًا بك؟ باستخدام Wix، يمكنك تخصيص الألوان وإضافتها إلى مجموعة علامتك التجارية وتطبيقها على أي تصميم بنقرة واحدة.
# النموذج 8: قائمة مراجعة تعاون المؤثرين
معظم وثائق العملية شاملة. ومع ذلك، يمكنك استخدام قائمة مرجعية بسيطة مثل هذه لتتبع وتحسين عمليات الشركة البسيطة والموجزة.
يساعدك الدليل المفصّل خطوة بخطوة على تعزيز استراتيجية التسويق عبر المؤثرين، مما يضمن اكتمال كل نشاط. استخدمه لإغلاق خطط توعية المؤثرين وتحديد الموارد المطلوبة لإضفاء الحيوية على خططك.
القالب رقم 9: دليل نمط العلامة التجارية
يجب أن يكون لكل علامة تجارية دليل أسلوب. فهو يمنحك التحكم في كيفية استخدام الآخرين لعلامتك التجارية، مما يضمن أن يكون المظهر المرئي من الدرجة الأولى ويعكس صورة علامتك التجارية بدقة.
هذا القالب المكون من صفحة واحدة يجعل إنشاء إرشادات علامتك التجارية أمرًا سهلاً. يمكنك تحديد القواعد التي تحكم التصميم والتكوين والشكل العام والمظهر للعلامة التجارية لشركتك، بما في ذلك:
- شعار
- الطباعة
- الألوان
- الصور
- التطبيقات
القالب رقم 10: ملخص إبداعي
إذا كنت تتطلع إلى تقديم دليل إبداعي أو تصميمي نهائي ليتبعه فريقك وموردك، فإن هذا القالب يناسب الفاتورة. باستخدام هذا القالب الملخص الإبداعي، يمكنك تحديد الغرض من مشروعك بالإضافة إلى مشاركة التسليمات والجداول الزمنية والتحديات الخاصة بحملاتك.
يمكن أن يعمل هذا القالب مع أنواع مختلفة من المشاريع، بما في ذلك تصميم مواقع الويب وتطوير التطبيقات والإعلان والتسويق والعلامات التجارية والمزيد.
جميع العناصر قابلة للتخصيص بالكامل ويمكن تعديلها لتناسب احتياجاتك. عند الانتهاء، يمكنك أن تكون واثقًا من أن فريقك يمكنه فهم توقعاتك بشكل أفضل.
القالب رقم 11: إطلاق ميزة خريطة التعلم
سواء كنت تطلق منتجًا أو ميزة جديدة، فإن خريطة الطريق هذه توضح بشكل مرئي كيفية وصول منتجك إلى السوق. يمكنك توثيق تكتيكات ما قبل الإطلاق والإطلاق وما بعد الإطلاق والتأكد من تنفيذ جميع المهام بنجاح.
مع مجموعة علامتنا التجارية البديهية، يمكنك تغيير كل جانب من جوانب هذا التصميم. قم بتجميل مستنداتك بألوان نابضة بالحياة وعناصر تصميم جذابة مصدرها مكتبة تصميم Wix الواسعة.
القالب رقم 12: تدفق عملية تطوير التطبيق
يصف مخطط تدفق العملية هذا الأنشطة المطلوبة لتقديم تطبيق وظيفي. سواء كان تطبيقًا على الويب أو الهاتف المحمول، يمكنك استخدام هذا المخطط لإبقاء الفرق متعددة الوظائف على المسار الصحيح، وكلها تعمل على تحقيق نفس الهدف.
جميع أقسام هذا القالب قابلة للتعديل. يمكنك تنزيل العناصر المرئية الخاصة بك بتنسيق PDF أو PPTX أو مشاركتها عبر الإنترنت مع جمهورك باستخدام رابط عام أو خاص. قم بتضمينه على موقعك أو مدونتك باستخدام مقتطف من التعليمات البرمجية.
القالب رقم 13: عملية التسويق
ربما تريد تجديد سير عمل قديم، أو تتطلع إلى تحسين الكفاءة والتعاون الجماعي. استخدم قالب المعلومات الرسومي لخريطة الطريق المرمز بالألوان هذا لتخطيط استراتيجية التسويق الخاصة بك من البداية إلى النهاية.
يمكنك سرد الأنشطة الرئيسية وجعل الجميع في نفس الصفحة. يمكن أن تكون هذه المساعدة المرئية أيضًا أحد الأصول القيمة لتقديم عروض تقديمية عالية المستوى للفرق والمستثمرين وأصحاب المصلحة الرئيسيين.
القالب رقم 14: عملية إدارة الأعمال
يمكن فهم العمليات التجارية والتشغيلية بسهولة عند تقديمها باستخدام تخطيط بسيط ومرئيات جذابة وغنية بالألوان وأيقونات ونصوص ورسومات بسيطة. يستخدم هذا القالب مزيجًا غنيًا من العناصر المرئية والنصوص والرسومات المذهلة لتوضيح العمليات. يمكنك استخدامه لتوثيق المهام للشركات بجميع أنواعها وأحجامها.
يمكنك تعديل هذا القالب لتوضيح كيفية بدء مشروع تجاري وإدارته، وتقييم وتحسين أي عملية متعلقة بالأعمال، وإجراء أبحاث السوق والمزيد.
القالب رقم 15: مخطط انسيابي للتوثيق الفني للبرمجيات
تعتبر المخططات الانسيابية لوثائق العملية فعالة للغاية لأنها توفر خطوات واضحة وقابلة للتنفيذ يمكن لأعضاء الفريق اتخاذها. باستخدام قالب المخطط الانسيابي الثنائي هذا، يمكنك إعداد وثائق مفصلة لبرنامجك أو أي مشروع متعلق بتكنولوجيا المعلومات.
فهو يوضح المراحل المختلفة لتطوير البرنامج، والفرق المسؤولة عن الإجراءات، والوثائق اللازمة لكل مرحلة، ومعايير الانتقال إلى المرحلة التالية.
يمكنك تخصيص هذا القالب لحالات الاستخدام الأخرى مثل الإعداد وإطلاق المنتجات وعمليات الفوترة والمزيد. يمكنك الوصول إلى الملايين من أصول التصميم والأيقونات والأشكال والصور ومقاطع الفيديو من محرر Wix.
قم بتطبيق أنماط خطوط وموضوعات ألوان مختلفة وعناصر واجهة مستخدم وخرائط ومخططات ورسوم بيانية قابلة للتخصيص. اجعل تصميمك تفاعليًا عن طريق إضافة الرسوم المتحركة والروابط والنوافذ المنبثقة وتأثيرات التمرير.
قم برفع مستوى توثيق العمليات الخاصة بك مع Wix
ها أنت ذا. لقد شاركنا كل ما تحتاجه لإنشاء مستندات عملية جديدة أو تحسين المستندات الحالية.
الآن حان الوقت للنزول إلى العمل. سواء كنت مصممًا متمرسًا أو مبتدئًا، فإن Wix يسهل عليك جعل أي توثيق عملية أنيقًا ومذهلًا. ستجد الآلاف من القوالب المعدة مسبقًا والصور ومقاطع الفيديو المضمنة والرسومات والأيقونات والأشكال والأصول المتحركة والمزيد لجعل مستندك جذابًا.
من خلال توثيق جميع عمليات عملك والخطوات الموضحة، يمكن لفريقك العمل بشكل أسرع وزيادة الكفاءة وتحقيق نتائج أفضل من أي وقت مضى.
ابدأ في إنشاء ومشاركة المستندات الاحترافية التي يحتاجها فريقك.
