خطة اتصالات المشروع – الأمثلة والنموذج وكيفية ذلك

ستساعدك المقالة التالية: خطة اتصالات المشروع – الأمثلة والنموذج وكيفية ذلك

أ خطة اتصالات المشروع هي واحدة من أكثر الوثائق فعالية التي تساعد الشركات على إبقاء الجميع على نفس الصفحة، والتأكد من ذلك يتم الانتهاء من المشاريع في الوقت المحدد.

يعد التواصل الفعال أمرًا بالغ الأهمية في مكان العمل، حيث يسمح للموظفين بطلب التعليقات وإجراء التغييرات والتأكد من تواصلهم مع أصحاب المصلحة المعنيين.

يمكن استخدام خطة اتصالات المشروع تحسين إدارة المشروع بشكل ملحوظ، وتقليل ذهابًا وإيابًا لا لزوم لها.

في هذه المقالة، سنناقش ما هي خطة اتصالات المشروع، توفير نموذج، وأوضح لك كيفية القيام بذلك استخدام واحد على نحو فعال.

ما هي خطة اتصالات المشروع؟

ببساطة، خطة الاتصال الخاصة بالمشروع هي وثيقة تحدد كيفية تواصل جميع أصحاب المصلحة العاملين في المشروع مع بعضهم البعض.

فهو يعرض تفاصيل قنوات الاتصال، بما في ذلك المعلومات التي يجب مشاركتها، بالإضافة إلى المعالم المحددة التي يجب فيها مشاركة المعلومات.

على سبيل المثال، يمكنك تفصيل الطريقة التي تريد أن يقدم بها الموظفون تقرير الحالة. يمكنك استخدام قالب لضمان تبسيط كل تقرير.

أهمية استخدام خطة اتصالات المشروع

هناك عدة أسباب تجعلك تفكر في استخدام خطة اتصالات المشروع.

إنشاء الحدود المهنية

أحد الأسباب الرئيسية التي تجعلك تفكر في استخدام خطة اتصالات المشروع هو أنها تساعدك على إنشاء حدود مهنية مع أصحاب المصلحة لديك.

على سبيل المثال، قد لا يعجب بعض الأعضاء في المشروع إذا اتصلت بهم بشكل متواصل، أو اتصلت بهم عبر الهاتف المحمول. قد يفضلون التواصل عبر البريد الإلكتروني.

تحسين سير العمل غير المتزامن

غالبًا ما تعمل الفرق الموزعة بشكل غير متزامن، حيث يعمل الأشخاص من مناطق زمنية مختلفة في نفس المشروع. من الواضح أنك ستحتاج إلى تلقي تحديثات الحالة من الجميع.

من خلال خطة اتصالات المشروع، سيعرف كل عضو بالضبط متى يجب تقديم التحديثات، والتنسيق الذي يجب عليه استخدامه، بالإضافة إلى أي معلومات أساسية يجب تضمينها.

تحسين الاتصالات والتخطيط

تمر معظم المشاريع بشكل عام بفترات صعود وهبوط. من المهم للفرق إعادة تنظيم التوقعات وتحديد المعالم وتغييرها حسب الضرورة.

من الواضح أن الحفاظ على الشفافية مع بعضنا البعض أمر مهم للغاية. ليس هذا فحسب، بل يعد التأكد من حصول العميل على تحديثات منتظمة عنصرًا أساسيًا للحفاظ على علاقات صحية.

يمكن لخطة اتصالات المشروع أن تساعدك على القيام بذلك. على سبيل المثال، إذا كان أحد الأعضاء سيكون غير متاح لفترة من الوقت، فيمكنه إخبارك بذلك باستخدام القنوات المناسبة.

لأنك ستعرف مسبقًا، سيكون من الأسهل عليك إعادة توزيع عبء العمل، أو تمديد الموعد النهائي ثم إخبار العميل بالتغييرات.

المكونات الرئيسية لخطة اتصالات المشروع

يجب أن تتضمن أي خطة اتصالات ناجحة للمشروع عدة مكونات رئيسية وتحددها. وتشمل هذه:

أصحاب المصلحة الأساسيون

هؤلاء هم الأعضاء الأساسيون في المشروع الذين يمكن أن يكونوا بمثابة نقاط الاتصال الرئيسية. على سبيل المثال، مدير المشروع هو واحد منهم، لأنه عادة ما يكون على اتصال مع العميل.

عند إدراجهم، تأكد أيضًا من تضمين تفاصيل الاتصال الخاصة بهم، مثل عناوين البريد الإلكتروني أو أرقام الهواتف.

فرق

إذا شاركت عدة فرق في المشروع، فتأكد من تضمين أسماء كل عضو. قم بإدراج أعضاء الفريق وواجباتهم الرئيسية، حتى يعرف الجميع مسؤوليات بعضهم البعض.

على سبيل المثال، إذا كان أحد أعضاء فريق المحتوى يحتاج إلى مساعدة من أحد المصممين، فيمكنه فقط التحقق من خطة الاتصال لتحديد من يجب الاتصال به.

طرق الاتصال

ستحتاج أيضًا إلى تحديد جميع قنوات الاتصال التي يجب على أصحاب المصلحة استخدامها. على سبيل المثال، يمكنك ذكر أدوات الاتصال الداخلية، مثل Slack أو Microsoft Teams.

تشمل قنوات الاتصال الأخرى البريد الإلكتروني أو الهاتف أو مؤتمرات الفيديو.

تنسيقات الاتصالات

إذا كان لديك أي تنسيقات محددة تريد أن يستخدمها أعضاء الفريق، فيمكنك أيضًا ذكر تلك الموجودة في الخطة. على سبيل المثال، عند تقديم تحديثات الحالة، هل تريد من الموظفين أن يذكروا أي عوائق قد يواجهونها؟

أو، إذا كانت لديك قائمة بالأسئلة التي تريد منهم الإجابة عليها، فتأكد من إضافتها إلى القالب.

الجدول الزمني للاجتماعات

يجب أن تتضمن خطة اتصالات مشروعك أيضًا جدولًا زمنيًا للاجتماعات. على سبيل المثال، هل تعقد اجتماعًا أسبوعيًا؟ أم أنه سيكون هناك اجتماع شامل عند الوصول إلى مرحلة معينة؟

تأكد من تضمين كل هذه التفاصيل في خطتك.

الأهداف

ما هو الغرض من وراء خطة اتصالات المشروع؟ لماذا يجب على الناس استخدامه؟ من المهم أن تذكر أهداف التواصل في خطتك حتى يفهم الجميع ما تهدف إلى تحقيقه.

نموذج خطة اتصالات المشروع

فيما يلي نموذج أساسي يمكنك استخدامه لإنشاء خطة اتصالات مشروعك.

خطة اتصالات المشروع

الأهداف:

• تأكد من أن جميع الأطراف تظل على علم بالجداول الزمنية للمشروع أو الميزانيات أو التغييرات الأخرى
• تحديد العوائق ومساعدة أعضاء الفريق في التغلب عليها
• اطلب تعليقات من أصحاب المصلحة بشأن نتائج محددة

أصحاب المصلحة الأساسيون

مدير المشروع هو [add name here].

يمكنك التواصل معهم على [add contact details here].

جدول الاجتماعات

تنسيقات الاتصالات

الاجتماعات: يتم عقده عبر الإنترنت مع العملاء المتوقعين ذوي الصلة لمراجعة التقدم ومناقشة التعليقات وتحديد المشكلات والإجابة على الأسئلة. النقاط الرئيسية للمشاركة:

• الإنجازات
• الجداول الزمنية
• أعمال جارية
• أسئلة

تقارير البريد الإلكتروني: يتم إرسال التقارير مرة واحدة في الأسبوع توضح التقدم المحرز في المشروع. النقاط الرئيسية التي يجب تضمينها:

• ردود فعل العملاء
• تمت الموافقة على التسليمات
• المراجعات المطلوبة
• نقاط مهمة يجب ملاحظتها
• الخطوات التالية
• العناصر في انتظار المراجعة

من الواضح أن هذا القالب قابل للتخصيص، لذا يمكنك إضافة أو إزالة ما تريد. على سبيل المثال، إذا كنت تفضل ذلك، يمكنك تفصيل أجزاء معينة، مثل تضمين أوضاع اتصال محددة للاتصال الداخلي أو الخارجي.

كيفية إعداد خطة اتصالات المشروع

إليك ما يتعين عليك فعله إذا كنت تريد إعداد خطة اتصالات المشروع.

1. قم بإنشاء إطار عمل

الخطوة الأولى هي إنشاء إطار لخطة الاتصال الخاصة بك. يجب أن تتضمن جميع التفاصيل ذات الصلة، مثل الجدول الزمني للمشروع والتسليمات وعدد الأشخاص المشاركين وأي بروتوكولات محددة تريد منهم اتباعها.

حدد جميع النقاط المهمة التي تريد تضمينها في خطتك، بما في ذلك أنماط الاتصال التي يفضلها فريقك، أو أي تفضيلات للعميل، أو وتيرة الاتصال التي تتوقعها.

2. حدد أهدافك

الخطوة التالية هي تحديد أهدافك؛ ما الذي تعتبره التواصل الناجح للمشروع؟ من الناحية المثالية، يجب أن يكون لديك مجموعة واضحة من الأهداف حول كيفية مساعدة الخطة في إدارة المشروع.

3. ضعه في الكتابة

أخيرًا، حان الوقت للبدء في إعداد خطة الاتصال الخاصة بك. تأكد من وضع أهدافك في الاعتبار عند كتابة الخطة، لأن ذلك سيؤثر على هيكلها. حدد النهج الذي تريد اتباعه، وعدد مرات الاجتماعات، وأي تفاصيل مهمة أخرى يجب تضمينها في خطتك.

تحسين الاتصالات الداخلية مع Wix

Wix هي أداة تعاون مرئية تسهل على الفرق الموزعة التواصل مع بعضها البعض. يحتوي على ميزات إدارة الفريق المضمنة، بما في ذلك خيار إنشاء مهام داخلية والتواصل مع أعضاء الفريق من خلال التعليقات.

لمعرفة المزيد حول هذا الموضوع، راجع دليل AMA لإدارة المشاريع، والذي يحتوي على فصل ممتاز عن إدارة اتصالات المشروع.