ستساعدك المقالة التالية: دليل المبتدئين للمساعدين الافتراضيين في العصر الحديث
يدعم المساعدون الافتراضيون الشركات بجميع أشكالها وأحجامها منذ عام 2009. وهم يساعدون أصحاب العمل من خلال التخلص من أكبر عدد ممكن من المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً والمتكررة حتى تتمكن الشركات من التركيز على مهمتها الأساسية والعمل ذي القيمة الأعلى.
الآن، أصبح المساعدون الافتراضيون حلاً قابلاً للتطبيق لعدد لا يحصى من الشركات. لقد أدى ظهور العصر الرقمي إلى تحويل عالم الأعمال وإتاحة العديد من الفرص الجديدة للشركات في جميع أنحاء العالم.
ومع ذلك، فقد خلقت أيضًا العديد من التحديات التي أجبرت الشركات على إجراء تغييرات هائلة في مكان العمل والقوى العاملة. وقد ولدت التكنولوجيات الجديدة أسواقا جديدة وخلقت الطلب على المنتجات والخدمات المبتكرة.
اليوم، يعمل عدد لا يحصى من الشركات الصغيرة في مجال الأعمال التجارية عبر الإنترنت. بالنسبة لهم، يعد الاستعانة بمصادر خارجية للمهام الإدارية حلاً ممتازًا لتوفير الوقت والجهد والموارد. ولهذا السبب، أصبح الطلب على المساعدين الافتراضيين أكبر من أي وقت مضى.
دعنا نستكشف ماهية المساعدين الافتراضيين، وماذا يفعلون، وكيف يمكنهم إفادة عملك.
تم تعريف المساعدين الظاهريين
المساعد الافتراضي هو متخصص إداري عن بعد يعمل مع قادة الأعمال والمالكين والمديرين التنفيذيين. إنهم يدعمون قادة الفرق والمديرين من خلال تقديم خدمات متنوعة من المواقع البعيدة.
من تطبيقات التقويم والبريد الإلكتروني إلى البريد الصوتي وخدمة العملاء، أتاحت التكنولوجيا الحديثة المساعدة الافتراضية لتطوير المهارات والمؤهلات لمساعدة مديري الأعمال في الإدارة والمراسلات والاتصالات وإدارة الوقت وخدمة العملاء والمزيد.
بشكل عام، يمكن أن يكون المساعد الافتراضي أي محترف يعمل لحسابه الخاص ويقدم مساعدة إبداعية أو فنية أو إدارية مقابل رسوم. يعمل هؤلاء المحترفون عن بعد من مكتب منزلي ويؤدون مهام إدارية مختلفة.
ومع ذلك، فإن التكنولوجيا الحديثة والبرامج السحابية والإنترنت عالي السرعة مكنت المساعدين الافتراضيين من القيام بالمزيد. بفضل الأتمتة والأدوات البرمجية المتقدمة مثل مؤتمرات الفيديو وقنوات الدردشة، يمكن للمساعدين الافتراضيين استيعاب مجموعة من الخدمات المتنوعة، بما في ذلك مسك الدفاتر وتصميم الويب والتسويق الرقمي والمزيد.
كيف يعمل المساعدون الافتراضيون
عادةً ما يعمل المساعدون الافتراضيون (VAs) عن بُعد من مكتب منزلي. إنهم يؤدون المهام التي يقوم بها السكرتير أو المساعد الإداري بشكل عام.
قد يتضمن المكتب البعيد للمساعد الافتراضي مكونات وأدوات ومعدات مختلفة، مثل:
- جهاز كمبيوتر أو كمبيوتر محمول.
- كاميرا ويب؛
- سماعات إلغاء الضوضاء.
- اتصال إنترنت عالي السرعة؛
- الإنترنت الاحتياطية. و
- مصدر طاقة احتياطية.
تتطلب المساعدين الافتراضيين بيئة هادئة ومجهزة تجهيزًا جيدًا للعمل فيها مع أقل عدد ممكن من عوامل التشتيت الخارجية. تتيح لهم بيئة العمل هذه التركيز على إكمال المهمة والإنتاجية وحل المشكلات واتخاذ القرار.
يعد عمل المساعدين المساعدين أمرًا حيويًا لقادة الأعمال الذين يكافحون من أجل توسيع نطاق عملياتهم. عندما يصبح عبء العمل مرهقًا، فإن تعيين مساعد افتراضي هو الطريقة الأكثر فعالية لتحويل تركيزك إلى التخطيط الاستراتيجي مع ترك المزيد من الأنشطة الدنيوية لهم.
أنواع العمل التي يمكن للمساعدين الافتراضيين تغطيتها
يمكن للمساعدين الافتراضيين تغطية أنواع مختلفة من العمل والخدمات، بما في ذلك المحاسبة ومسك الدفاتر وإدارة وسائل التواصل الاجتماعي وخدمة العملاء والمزيد.
من الشائع بالنسبة للشركات الصغيرة أن تقوم بتعيين مساعد افتراضي يقوم بمهام مختلفة، بدءًا من إعداد تقارير النفقات وحتى جدولة الاجتماعات وحجز ترتيبات السفر.
دعونا نراجع الخدمات السبع الأكثر شيوعًا التي يمكن أن تقدمها المساعدين الافتراضيين.
عمل بحثي
تقوم معظم الشركات الرقمية بتعيين مساعدين افتراضيين للتعامل مع الأعمال البحثية. يساعد المساعدون المساعدون المديرين التنفيذيين للتسويق والمديرين وقادة الفرق على إنهاء العمل المكتبي والوفاء بالمواعيد النهائية والمزيد. غالبًا ما يقوم المساعدون الافتراضيون بإجراء أبحاث عبر الإنترنت لأصحاب العمل.
يقومون بمهام مختلفة، مثل:
- تصفح الويب بحثًا عن مواقع ويب ومصادر بيانات جديرة بالثقة تحتوي على معلومات محدثة متعلقة بالأعمال؛
- تجميع البحوث وبيانات السوق؛
- تقديم البيانات بالصيغة المطلوبة؛
- البحث عن الإحصائيات الأكثر صلة ودقة وحداثة المتعلقة بالأعمال التجارية؛
- تحديد الفرص المربحة لضمان نمو الأعمال التجارية والتوسع؛
- إجراء البحوث التنافسية والسوقية لجمع المعلومات الاستخبارية؛
- مقارنة أسعار البائعين والموردين؛ و
- إنشاء مدونات للضيوف والتأثير على الاتصالات.
ادارة المحتوى
أ دراسة حديثة أظهر أن الشركات التي لها تواجد علامة تجارية على قنوات التواصل الاجتماعي والمدونات تجذب المزيد من الزيارات إلى موقع الويب وتولد عملاء محتملين متزايدين. يعد إنشاء المحتوى أحد العناصر الأساسية للمؤسسات الحديثة.
فهو يسمح للشركات بالتواصل مع عملائها وإنشاء اتصالات مفيدة مع الجماهير المستهدفة. نظرًا لأن معظم مستخدمي الإنترنت لديهم ملفات شخصية على وسائل التواصل الاجتماعي، فإن الطريقة الأكثر فعالية للتواصل معهم هي استخدام المنشورات والمقالات والمدونات لبدء المحادثات، أو طلب التعليقات ومراجعات المستخدمين.
ومع ذلك، فإن إدارة المحتوى مهمة تستغرق وقتًا طويلاً وتتطلب الكثير من الجهد والبحث. وهنا يأتي دور المساعدين الافتراضيين في الصورة. يمكنهم مساعدتك في توفير الوقت والجهد من خلال إدارة محتوى المحتوى وطباعته وإنشاء مستندات تقنية ودراسات حالة وكتابة مقالات لمدونتك والمزيد.
يمكنهم أيضًا التأكد من أن المحتوى الخاص بك يتبع أحدث متطلبات تحسين محركات البحث. تتمثل مهمتهم في توفير محتوى يجذب حركة المرور لشركتك والتعامل مع الأنشطة اليومية مثل إعادة الاستخدام والترويج والنشر.
إدارة وسائل التواصل الاجتماعي
في مشهد الأعمال المعتمد على الإنترنت والمعتمد على البيانات، يجب أن تكون الشركات الصغيرة حاضرة على شبكات التواصل الاجتماعي لجذب جماهير أوسع، ومراقبة منافسيها، وإطلاق حملات تسويقية وإعلانية، والترويج لمنتجاتها/خدماتها. ومع ذلك، تتطلب إدارة وسائل التواصل الاجتماعي قدرًا هائلاً من الوقت لتحقيق النتائج.
لذلك، فإن تعيين مساعد افتراضي لإدارة وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك هو أفضل طريقة للتعامل مع احتياجات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك مع توفير الوقت وتحسين الكفاءة. نظرًا لأن المساعدين الافتراضيين يعملون عن بُعد، سيكون لديك دائمًا شخص جاهز للتعامل مع أنشطة التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي نيابةً عنك.
يمكنهم التعامل مع المهام التالية:
- إنشاء لينكد إن، Instagram, Twitter، و Facebook صفحات لعملك؛
- إنشاء ملفات تعريف على قنوات التواصل الاجتماعي المختلفة؛
- إنشاء محتوى جديد ودقيق وحديث لمنشورات وسائل التواصل الاجتماعي؛
- استخدم أدوات جدولة منشورات وسائل التواصل الاجتماعي للحفاظ على تفاعل جمهور وسائل التواصل الاجتماعي؛
- جمع المزيد من المتابعين لزيادة تفاعل المستخدمين على منصات التواصل الاجتماعي المختلفة؛
- تتبع التحليلات ومقاييس الأداء لتحليل الأداء؛ و
- مراقبة المنافسين.
يمكن للمساعدين الافتراضيين مساعدة قادة الأعمال في إدارة وسائل التواصل الاجتماعي عبر منصات رائدة، مثل YouTube, Pinterest, Instagram، و Facebook.
وظائف إدخال البيانات
يعد إدخال البيانات أحد أكثر المهام تعقيدًا واستهلاكًا للوقت بالنسبة لرواد الأعمال. بالإضافة إلى ذلك، فهو معرض بشدة للخطأ البشري. نظرًا لأن إدخال البيانات بشكل غير صحيح قد يكلفك عملك، فإن تعيين متخصص للتعامل مع إدخال البيانات الخاصة بك يبدو وكأنه حل قابل للتطبيق لتجنب الأخطاء المكلفة وتوفير الوقت والمال.
يمكن للمساعدين الافتراضيين لإدخال البيانات المساعدة في مهام إدخال البيانات المختلفة، مثل:
- جمع وتنظيم وفرز البيانات للدخول؛
- ضمان دقة البيانات وملاءمتها؛
- إدارة البيانات؛
- إدخال بيانات إدارة علاقات العملاء؛
- استخدام توليد الرصاص برنامج إدارة علاقات العملاء، و
- توليد التقارير.
وظائف مساعد شخصي
يمكن للمساعد الافتراضي تقديم المساعدة الشخصية لمديري الأعمال لمساعدة القادة على تعزيز الإنتاجية. يتولى المساعدون الشخصيون المهام المهنية والشخصية للمديرين التنفيذيين، مثل:
- دفع الفواتير؛
- إجراء عمليات شراء عبر الإنترنت؛
- إرسال رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها؛
- جدولة المواعيد؛
- التخطيط للرحلات؛
- إدارة التقويم؛
- الرد على المكالمات؛ و
- التعامل مع المراسلات الشخصية.
دعم/خدمة العملاء
تزدهر الأعمال الرقمية هذه الأيام. إنهم يجمعون ملايين العملاء. أدى ظهور الأعمال الرقمية إلى زيادة عبء العمل على وكلاء دعم العملاء المعاصرين، مما يجعل من الصعب التعامل مع طلبات المستهلكين واستفساراتهم المتزايدة باستمرار.
ولهذا السبب يلجأ قادة الأعمال إلى توظيف مساعدين افتراضيين لتخفيف أعبائهم وتولي بعض مهام دعم/خدمة العملاء الحيوية، بما في ذلك:
- التعامل مع المعاملات؛
- إدخال بيانات المنتج؛
- ادارة المخزون؛
- إنشاء أوصاف المنتج صديقة لكبار المسئولين الاقتصاديين.
- توفير دعم العملاء على مدار 24 ساعة طوال أيام الأسبوع عبر القنوات المتاحة؛
- معالجة الطلب؛ و
- تطوير المنتجات وإدارة الفئات.
وظائف مسك الدفاتر
مسك الدفاتر هو شريان الحياة لكل مؤسسة. رغم أن الأمر ممل، إلا أنه ضروري. كما أنها تستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للخطأ البشري. ولحسن الحظ، يمكن لقادة الأعمال توظيف مساعدين افتراضيين للتعامل مع احتياجات مسك الدفاتر الخاصة بهم.
يقوم مساعدو مسك الدفاتر الافتراضية بالمهام التالية:
- ادارة المخزون؛
- مسك الدفاتر وإعداد الميزانية في نهاية العام ؛
- حفظ السجلات؛
- ضمان الامتثال للوائح مسك الدفاتر؛
- تسوية الحساب وتوقعات التدفق النقدي؛
- إدارة العائدات؛
- ادارة التكاليف؛ و
- تجهيز كشوف المرتبات.
والمؤهلات والمهارات
يوجد مساعدون افتراضيون لمساعدة قادة الأعمال في تلبية احتياجاتهم الفنية والإدارية. وتحدد المؤهلات والمهارات التي يمتلكونها نطاق عملهم.
فيما يلي نظرة عامة سريعة على الصفات الأساسية التي يبحث عنها قادة الأعمال في المساعدين الافتراضيين الحديثين:
كيف يتم توظيف المساعدين الافتراضيين؟
إذا كنت مهتمًا بتعيين مساعد افتراضي، فيجب عليك التفكير في اختيار محترف يتناسب مع نموذج عملك وميزانيتك. تتمثل الطرق الثلاث الأسرع والأكثر فعالية لتوظيف مساعد افتراضي في الاستفادة من مقدمي الخدمات المُدارة، أو الاتصال بوكالة تعاقدية، أو استئجار واحدة مباشرة عبر مواقع الويب المستقلة للمساعدين الافتراضيين.
كيف تستفيد الشركات من توظيف مساعدين افتراضيين؟
فيما يلي أهم أربع فوائد تجارية لتوظيف مساعدين افتراضيين.
المرونة
نظرًا لأن المساعدين المساعدين يعملون عن بعد، فإن توظيف العاملين عن بعد يمنح شركتك مرونة أكبر للتعامل مع المهام اليومية أثناء التنقل. يمكنهم العمل من أي مكان وفي أي وقت، وتنسيق احتياجاتك اليومية دون البقاء في المكتب.
قابلية التوسع
أكبر مشكلة في توسيع نطاق الأعمال التجارية هي الانتقال إلى مساحات مكتبية أكثر تكلفة وتوظيف المزيد من الأشخاص. تفشل معظم الشركات في التوسع بسبب التكاليف غير المتوقعة وزيادة وقت التوقف عن العمل. ومع ذلك، فإن توسيع نطاق أعمالك باستخدام المساعدين المساعدين يمكن أن يخفف من هذه المخاطر حيث لن تضطر إلى نقل أو تعيين المزيد من الموظفين.
مزيد من الوقت للتركيز على المهام الأساسية
الوقت أمر بالغ الأهمية عندما تدير مشروعًا تجاريًا. كل دقيقة تقضيها في العمل على اتصالاتك تجلب المزيد من الإيرادات إلى حسابك المصرفي. ومع ذلك، من الصعب مراقبة عائد الاستثمار عندما يتعين عليك التعامل مع الأعمال الورقية وتحديد المواعيد والرد على المكالمات وإرسال رسائل البريد الإلكتروني وإضاعة وقتك في المهام الإدارية المتكررة. إن توظيف مساعد افتراضي يوفر لك الوقت ويسمح لك بالتركيز على مهام العمل الحيوية.
التوفير في التكاليف
يتيح لك تعيين مساعد افتراضي حفظ مواردك بطريقتين:
- ليس عليك توظيف المزيد من الموظفين؛ و
- ليس عليك أن تدفع مقابل المزايا، بما في ذلك التأمين على الأسنان والتأمين الطبي ووقت الإجازة والمزيد.
نظرًا لأن المساعدين الافتراضيين يعملون عن بُعد، يمكنك اختيار محترف من أي مكان ودفع مبلغ أقل مقابل نفس العمل كما تفعل إذا قمت بتعيين موظف من بلدك.
خاتمة
تعد المساعدين المساعدين ضرورية للشركات لأنها تسمح للمديرين التنفيذيين ومديري الفرق والقادة بتوفير الوقت والجهد والموارد مع التركيز على نمو الأعمال بدلاً من المهام الإدارية الدنيوية.
يساعد المساعدون الافتراضيون قادة الأعمال على المضي قدمًا بعملياتهم دون الحاجة إلى تعيين المزيد من الموظفين وإنفاق الأموال على تدريبهم. فيما يتعلق بنمو الأعمال، يعد المساعدون الافتراضيون الحل الأكثر فعالية من حيث التكلفة لتعزيز الإنتاجية وزيادة الكفاءة.
