ستساعدك المقالة التالية: دليل لتأهيل أول مدير مشروع في وكالتك
يعد مدير مشروعك الأول بمثابة خطوة كبيرة لوكالتك. يعد توظيف شخص موهوب وذو خبرة للإشراف على فريقك أمرًا ضروريًا لتنمية أعمالك وتوسيع نطاقها. وعلى الرغم من أن تعيين هذا الشخص هو الجزء الصعب، إلا أن الاحتفاظ به هو الأمر الأكثر أهمية.
لحسن الحظ، هناك بعض الطرق التي يمكنك من خلالها إظهار اهتمامك بخبراتهم وإنشاء بيئة يشعرون فيها بالراحة والتمكين للقيام بأفضل عمل ممكن.
يعد الإعداد أحد الأشياء التي يمكن أن تؤدي إلى نجاح أو كسر علاقتك مع الموظفين الجدد. في هذا المنشور، نناقش سبب أهمية عملية الإعداد – وما الذي يجعل عمليات الإعداد الجيدة عمليات رائعة.
ما هو الإعداد؟
عندما ينضم موظف جديد إلى شركتك، قد تكون الأشهر القليلة الأولى صعبة. إنهم لا يعرفون زملائهم في العمل، ولا يفهمون الثقافة، ومن الصعب التعود على العمل في بيئة مكتبية بكل قواعدها وأعرافها.
ولهذا السبب من المهم جدًا بالنسبة للشركات (خاصة الوكالات) أن يكون لديها إجراءات لتأهيل الموظفين الجدد. تساعد هذه العملية على التأكد من أن الجميع على نفس الصفحة: فهم يواكبون التطورات بسرعة ويتركون انطباعًا جيدًا.
يتضمن الإعداد عادةً توجيهًا ومقدمات رسمية للمديرين وزملاء العمل والتدريب على الأدوات والعمليات ومنحهم إمكانية الوصول إلى المستندات الداخلية المهمة.
تعتبر عملية الإعداد مهمة بشكل خاص للوكالات لأنها تساعد على ضمان قدرة الموظفين على أداء وظائفهم بشكل جيد منذ اليوم الأول. يمكن أن يساعد ذلك في تطوير الثقة بين الموظف وصاحب العمل، مما يعني أنه من المرجح أن يبقوا في العمل لفترة أطول مما كانوا سيحصلون عليه لو لم يتلقوا أي دعم خلال الأسابيع القليلة الأولى في العمل.
سيكون هذا الشخص مسؤولاً عن إدارة المهام وإبلاغ التقدم إلى أصحاب المصلحة والحفاظ على تزامن الفريق مع بعضهم البعض. يمكن أن يساعد الإعداد في ضمان وجود أفضل الأشخاص لديك لقيادة مشاريعك من البداية إلى النهاية – وتجنب أي عوائق على طول الطريق.
لا يقتصر الإعداد على الترحيب بشخص ما في منصبه الجديد فحسب؛ يتعلق الأمر أيضًا بتحديد التوقعات وتوضيح الأدوار حتى يعرف الجميع ما يجب عليهم فعله عندما تسوء الأمور. ستجيب هذه العملية على أسئلة مثل: بمن يجب أن أتصل إذا لم أفهم شيئًا ما؟ كيف أقوم بتصعيد المشكلات؟ هل يوجد شخص هنا يعرف كل شيء عن منتجنا/خدمتنا؟
لماذا يعد الإعداد مهمًا؟
تعد تجربة الإعداد لمدير مشروعك الأول جزءًا مهمًا من رحلته. تريد التأكد من أن الموظفين الجدد يشعرون بالراحة والثقة في دورهم منذ اليوم الأول. ستساعد تجربة الإعداد الجيدة الموظفين الجدد على البدء في العمل وإنتاج أفضل أعمالهم.
يمكن لبرنامج الإعداد الجيد التخطيط أن يضمن أن جميع الموظفين الجدد يواكبون المشاريع والعمليات والإجراءات في أسرع وقت ممكن. هذا يتضمن:
- تحديد التوقعات لما ستكون عليه الوظيفة يومًا بعد يوم
- الحصول على مقدمات لأصحاب المصلحة الرئيسيين، بما في ذلك الأقران والمديرين
- توفير الوصول إلى الموارد الداخلية (إن أمكن)
من المزايا الكبيرة الأخرى للحصول على تجربة تأهيل رائعة حقًا أنها يمكن أن تخلق مناصرين لشركتك خارج المكتب.
إذا شعر المجند الجديد أنه حصل على جميع الأدوات والمعلومات اللازمة لتحقيق النجاح، فمن المرجح أن يوصيك للآخرين. إذا شعروا بالثقة في قدرتهم على أداء عملهم بشكل جيد وفهم ما هو متوقع منهم نتيجة لتدريبهم، فمن المرجح أن يبقوا في شركتك لفترة أطول مما لو لم يفعلوا ذلك.
كيف أقوم بإنشاء عملية الإعداد الخاصة بي؟
يعتمد هذا إلى حد كبير على من يقوم بمعظم العمل داخل كل قسم من أقسام الوكالة (أعضاء فريق الموارد البشرية مقابل المديرين). إذا كان شخص ما يعمل على إنشاء بروتوكولات توظيف جديدة لبعض الوقت الآن، فقد تكون هذه الخطوات موجودة بالفعل.
إن الإعداد هو عملية وليس حدثًا. إذا كنت مالك وكالة، فمن المهم التفكير في عملية الإعداد كعملية مستمرة تحدث في نقاط مختلفة على مدار العام وليس فقط عندما يبدأ موظف جديد، مثل مدير المشروع، عمله.
فكر في كيفية عمل ذلك في بيئة مكتبية تقليدية:
- يتم قضاء الأسبوع الأول في الوظيفة في التعرف على محيطك وتوجهاتك – ما يمكنك إحضاره إلى المكتب، ومكان كل شيء، ومن يعمل أين، وما إلى ذلك. وستتعرف أيضًا على حزمة المزايا الخاصة بك وأي سياسات أخرى تؤثر على حياتك. في العمل.
- في الشهر الثاني، يجتمع الجميع مع شخص ما في قسمهم لتناول طعام الغداء أو القهوة خارج المكتب، بحيث يكون لديهم الوقت للتعرف على بعضهم البعض بشكل أفضل كأقران، وليس مجرد زملاء (وهذا يساعد على تعزيز العلاقات الجيدة داخل الفرق).
إن تعيين مدير مشروعك الأول يُظهر لهم بشكل صحيح أنك تهتم بنجاحهم ويساعدهم على تحقيق النجاح.
- استمع إلى الموظف الجديد: إنهم يأتون مع الكثير من الحماس والطاقة، وهم متعطشون للمعلومات. ستحتاج إلى التأكد من أنك تستمع بعناية حتى تتمكن من تحديد أكثر ما يحتاجون إليه من خلال تجربتهم في الإعداد.
- تأكد من أنهم يفهمون دورهم ومسؤولياتهم: فأنت لا تريد أن يشعر مدير مشروعك الأول بأنه منبوذ في المنظمة أو مرتبك بشأن ما هو متوقع منه، مما قد يؤدي إلى انخفاض الروح المعنوية أو ربما حتى التخلي عن الوظيفة!
- إنشاء خطة لأول 90 يومًا والتعلم المستمر: إحدى الطرق الجيدة للقيام بذلك هي إنشاء خطة تأهيل قبل تعيين أي شخص حتى لا تكون هناك أي مفاجآت (أو خيبات أمل) عندما يحين وقت التدريب. إذا كان ذلك ممكنًا، قم أيضًا بتزويدهم بالفرص بعد الانتهاء حيث يمكنهم مواصلة تعلم كيفية عمل أفضل الممارسات ضمن دور محدد من خلال برامج التوجيه أو ندوات التطوير الوظيفي مرة واحدة على الأقل سنويًا.
في الأشهر التي تلي تعيين شخص ما، يجب عليك الاستمرار في تقديم المعلومات حول دوره وأدائه والفرص المتاحة لمزيد من التعليم أو التدريب. ويمكن أن يحدث هذا بطريقتين: التدريب الرسمي والتعلم أثناء العمل.
على الرغم من أهمية التدريب الرسمي (والموصى به بشدة)، إلا أنه من المفيد أيضًا السماح للموظفين بمعرفة المزيد عن أدوارهم من خلال المراقبة والمناقشة والتعاون عبر الوكالة.
كيف يمكنني تعيين مدير المشروع الخاص بي؟
ستكون عملية تأهيل مدير المشروع الخاص بك مختلفة عن التوجه القياسي للموظفين. تعتبر الأسابيع القليلة الأولى حاسمة بالنسبة لك لتحديد أسلوب الوقت الذي تقضيه في شركتك، ومن المهم التأكد من فهمهم لكيفية سير الأمور. هنا بعض النصائح:
تعرف على مدير المشروع الخاص بك
الخطوة الأولى في تأهيل مدير المشروع الخاص بك هي التعرف عليه. اطلب منهم أن يخبروك عن أنفسهم، واسألهم عما يريدون من الوظيفة وما يتوقعونه منك. ومن المهم أيضًا بالنسبة لهم أن يخبروك عن تجاربهم السابقة ونقاط قوتهم وضعفهم بالإضافة إلى أهدافهم المهنية.
شرح الهيكل التنظيمي والثقافة
الخطوة التالية هي شرح دور مدير المشروع الخاص بك داخل المنظمة. قد تقول شيئًا مثل:
- يتضمن الهيكل التنظيمي لقسمنا مديرًا والعديد من المديرين وأعضاء الفريق وموظفي الدعم الآخرين. يقدم المدير تقاريره مباشرة إلى نائب الرئيس للاتصالات التسويقية (VMC)، الذي يشرف على جميع المبادرات التسويقية عبر شركتنا.
- الثقافة التنظيمية لقسمنا تعاونية. نحن نركز على إنجاز العمل الجيد معًا كفريق واحد، حيث يتقاسم كل شخص المسؤولية عن مهامه ويدعم بعضهم البعض في القيام بذلك. نحن نقدر الشفافية والتواصل في عملياتنا اليومية وكذلك أثناء حالات الأزمات عندما تنشأ مشاكل أو يتعين اتخاذ القرارات بسرعة دون تأخير.
- عادة ما يتم تسهيل التواصل مع الإدارات الأخرى من خلال اجتماعات منتظمة بين الفرق أو الأفراد من تلك المجموعات؛ يمكن أن يحدث هذا وجهًا لوجه أو افتراضيًا عبر أدوات مؤتمرات الفيديو مثل Zoom أو Slack.
تقديم مدير المشروع الجديد في وكالتك إلى أصحاب المصلحة
بمجرد تعيين مدير المشروع، من المهم توجيههم من خلال مساعدتهم على فهم ما يتوقعه أصحاب المصلحة منهم.
هذا هو المكان الذي يأتي فيه تدريبك. ستحتاج إلى إرشاد رئيس الوزراء الجديد حول كيفية تحقيق تلك التوقعات والتواصل مع أصحاب المصلحة. وبهذه الطريقة، سيعرفون أفضل السبل للعمل مع أشخاص مختلفين في مواقف مختلفة – وستكون قادرًا على الاعتماد عليهم عند الحاجة.
قدم مدير المشروع الجديد إلى أصحاب المصلحة الرئيسيين لديك وناقش خلفيتهم وخبراتهم وتوقعاتهم. سيساعد هذا أعضاء الفريق على فهم ما يمكن أن يتوقعوه من هذا الشخص من حيث الأسلوب والنهج. بالإضافة إلى ذلك، فهو يسمح لك بقياس مدى استعداد فريقك لقائد جديد (أو التعرف على الأماكن التي قد يحتاجون فيها إلى مزيد من التدريب).
تقديم جدول زمني للأحداث الرئيسية
لمساعدة مدير المشروع الخاص بك على متابعة الأمور بسرعة، من المهم توفير جدول زمني للأحداث الرئيسية. هذه هي التواريخ والأوقات التي تريد منهم أن يكونوا حاضرين فيها في الاجتماعات أو متاحين لطرح الأسئلة السريعة. قم بتضمين أسماء الأشخاص الذين يجب عليهم مقابلتهم، والمستندات التي يحتاجون إلى قراءتها، والموارد التي يمكنهم الوصول إليها، والمهام التي يجب عليهم إكمالها. قم أيضًا بتضمين ملاحظات حول من تريد أن يتصلوا به في حالة ظهور أسئلة أو مشكلات.
شارك خطة عملك وأسلوبك
إحدى الخطوات الأساسية لتأهيل مدير المشروع الخاص بك هي مشاركة خطة عملك وأسلوبك. عندما تقرر المشاريع التي سيديرونها وكيف تتناسب مع المنظمة بشكل عام، اجلس معهم واشرح لهم كيف تدير المشاريع بشكل عام
- كيف تقرر ما الذي سيتم إنجازه أولاً؟
- ما هي أفضل طريقة لتوصيل التقدم؟
- هل هناك طريقة معينة لتوزيع المهام أو تفويضها؟
لا يتعين عليك مشاركة كل هذه المعلومات مرة واحدة، ولكن تأكد من تغطيتها مبكرًا حتى يتمكن مديرك الجديد من الارتياح لدوره قبل الغوص في التفاصيل الدقيقة للعمليات اليومية.
ذكّرهم بكيفية التواصل في مؤسستك
يجب عليك التأكد من أن مدير المشروع الخاص بك على علم بالطريقة التي تفضل بها التواصل وكيف يفضل الفريق التواصل. قد يبدو هذا أمرًا بديهيًا، ولكن من المهم تسليط الضوء على ما هو فريد في أسلوب الاتصال في مؤسستك. على سبيل المثال، إذا كان أحد أعضاء فريقك لا يستجيب بشكل جيد عندما يرسل له شخص ما بريدًا إلكترونيًا أو رسالة نصية في الساعة 7:00 مساءً، فقد لا يرغب في أن يرسل له مدير المشروع هذه الأنواع من الرسائل بعد ساعات العمل.
يجب عليك أيضًا التأكد من أن مدير المشروع الخاص بك يفهم الطريقة المفضلة للتواصل داخل كل قسم في مؤسستك. هل هناك أي أداة معينة يستخدمها فريق المبيعات لديك؟ هل هناك عملية محددة لتوصيل الاهتمامات بين التسويق والتطوير؟ سيساعد ذلك على ضمان اتساق جميع جوانب الاتصال عبر الأقسام والفرق داخل المؤسسة – وهو ما يمكن أن يكون مفيدًا للغاية عند تعيين موظفين جدد، خاصة إذا كانوا قد عملوا عن بعد في أدوار سابقة.
تعيين مدير المشروع الجديد لمشروعه الأول
يجب أن يكون المشروع الأول الذي تقوم بتعيينه لرئيس الوزراء الجديد صغيرًا نسبيًا من حيث النطاق والمدة. الهدف هو منحهم فرصة للتعرف على اللاعبين الأساسيين في الفريق، والتعرف على كيفية إنجاز الأمور، واكتساب الخبرة في العمل كجزء من الفريق.
اختر مشروعًا أوليًا بناءً على ما إذا كان يتوافق مع الأولويات والأهداف الإستراتيجية لشركتك. إذا كان هناك العديد من المشاريع المتاحة للاختيار، فاختر المشروع الذي يلبي هذه المعايير:
- يمكن إكماله خلال 2-3 أشهر (من الناحية المثالية حوالي 4-6 أسابيع).
- يحتوي على بعض الوثائق الموجودة أو التكرارات السابقة بحيث لا يتطلب الأمر الكثير من وقت الإعداد الأولي. ومع ذلك، إذا لم تكن هناك وثائق متاحة على الإطلاق فيما يتعلق بهذا الموضوع أو مجال التركيز المحدد، فاختر شيئًا آخر بدلاً من ذلك لأن هذا سيتطلب المزيد من الاستثمار المسبق في البحث قبل أن يبدأ أي عمل فعلي – وهذا لن يؤدي إلا إلى زيادة فرص الفشل إذا اخترت عدم الاستمرار في ذلك بعد كل شيء!
- لديه معالم واضحة حتى لا يسبب ارتباكًا على طول الطريق مما يؤدي إلى تفويت المواعيد النهائية أو التسليم المتأخر بسبب نقص التواصل بين الأطراف المعنية – والمعروف باسم “زحف النطاق”.
تأكد من منح عملية الإعداد الكثير من الوقت
من المهم أن تمنح عملية الإعداد الخاصة بك الكثير من الوقت. هناك العديد من العوامل التي يجب مراعاتها عند تحديد طول الوقت المطلوب لعملية تأهيل كل فرد، بما في ذلك:
- ما مقدار الخبرة التي يتمتعون بها في دورهم (كلما زادت الخبرة، زادت الحاجة إليها)
- ما مقدار الدعم/التدريب الذي يحتاجون إليه (كلما زادت الحاجة إلى الدعم/التدريب، كلما استغرق الأمر وقتًا أطول)
عند إنشاء برنامج الإعداد والجدول الزمني الخاص بك، ابدأ مع وضع إطار زمني عام في الاعتبار، ثم اضبطه بناءً على كيفية سير الأمور أثناء تنقلك خلال كل مرحلة. إذا كان أحد الموظفين يفعل شيئًا مشابهًا في مكان آخر، ولكنه جديد في شركتك – أو إذا كان جديدًا تمامًا – فقد تحتاج إلى وقت إضافي لمساعدته على التعود على كل شيء.
قد تقرر تعيين صديق لمدير المشروع الجديد. يمكن أن يكون الأصدقاء مفيدًا لعدة أسباب، ولكن عندما تقوم بتعيين مدير مشروع جديد، من المهم أن يكون لديهم خبرة في العمل مع المديرين الجدد وتوجيههم. ويجب أن يكونوا أيضًا مرشدين جيدين ومستعدين لمساعدة رئيس الوزراء الجديد على النجاح في دورهم.
سوف يجيب الصديق الجيد على الأسئلة ويقدم النصائح عند الحاجة، بالإضافة إلى تقديم الدعم بدون إصدار أحكام خلال الأوقات العصيبة في المشروع. المرشح المثالي هو الشخص الذي يمكنك الاعتماد عليه في التوجيه خلال المواقف الصعبة – أي شخصية مرشدة بمعنى آخر!
افكار اخيرة
من المهم التفكير في عملية الإعداد مسبقًا، حتى تتمكن من التأكد من أنها عملية انتقال سلسة لجميع المشاركين. إذا كان مدير المشروع الخاص بك ينضم إلى فريق جديد، فسوف يحتاج إلى وقت لمعرفة المزيد عن زملائه في العمل، وأسلوبهم في القيادة والإدارة، بالإضافة إلى ما يتوقعونه من بعضهم البعض.
وقد يكون لديهم أيضًا أسئلة حول كيفية عمل مؤسستك وعملها على أساس يومي. إذا كان هذا هو الحال، فستكون الآن فرصة ممتازة لجميع الأطراف المعنية من أجل خلق بيئة يمكن للجميع أن يشعروا فيها بالراحة في العمل مع بعضهم البعض!
