الأخبار التكنولوجية والاستعراضات والنصائح!

عملية فصل الموظف عن العمل: دليل خطوة بخطوة

ستساعدك المقالة التالية: عملية فصل الموظف عن العمل: دليل خطوة بخطوة

ربما تكون قد قرأت الكثير عن تأهيل الموظفين الجدد، ولكن من المهم بنفس القدر التأكد من قدرتهم على الخروج بسلاسة. هذا هو ما يدور حوله إبعاد الموظف عن العمل.

إنه ذلك الوداع الأخير عندما يقرر الطرفان الانفصال، وغني عن القول أنك تريد التأكد من أن الأمر سلس لكليهما.

وهذا يؤدي فقط إلى حدوث اضطراب ويمنع فريقك من العمل بفعالية. في هذا المنشور، سنقدم دليلًا خطوة بخطوة حول خروج الموظفين من العمل، بما في ذلك الإجراءات المختلفة المعنية.

ما هو إنهاء خدمة الموظف؟

أول الأشياء أولاً، من المهم أن نشرح بالضبط ما هو إلغاء تعيين الموظف. بكل بساطة، يحدث هذا عندما تنهي علاقة العمل رسميًا مع أحد الموظفين.

إنه مثل اليوم الأخير من العمل مع شخص ما؛ تريد التأكد من ربط جميع الأطراف السائبة قبل أن ينفجر الطرفان في طريقهما المرح.

نادراً ما يكون خروج الموظفين من العمل بهذه البساطة كما يبدو، ويرجع ذلك أساسًا إلى وجود الكثير من الأشياء التي يجب الاهتمام بها. بدءًا من تسليم جميع الأصول وحتى بيانات اعتماد الحساب – والتأكد من توثيق المعرفة غير الملتقطة وحسابها. هناك سلسلة من الخطوات والإجراءات التي تحتاج إلى تنفيذها.

أهمية رحيل الموظف

غالبًا ما تقلل العديد من الوكالات والشركات من أهمية إبعاد الموظفين بشكل صحيح. في الواقع، معظمهم ليس لديهم حتى استراتيجية فعالة لذلك.

الحقيقة هي أنه إذا لم تتم عملية الخروج بسلاسة، فمن المحتمل جدًا أن يتسبب ذلك في حدوث اضطرابات لعدة أشهر قادمة. هناك دائمًا خطر أن تفلت الأمور من الشقوق، مما قد يؤثر على العلاقة التي عملت بجد لبنائها مع عملائك.

قد لا يعرف الموظفون الباقون عمليات محددة كان يتبعها عضو الفريق الخارجي، مما سيؤثر على الأداء العام، وقد يؤدي إلى اختناقات.

يعتبر الخروج من الخدمة مهمًا لعدة أسباب:

  • تقليل المشكلات الأمنية: ويضمن إلغاء التشغيل الصحيح إعادة جميع أصول الشركة، وإلغاء الوصول إلى حسابات الشركة.
  • توقيع العقد: ولتجنب أي مشاكل قانونية في المستقبل، عادةً ما تحصل الشركة على توقيع من الموظف.
  • الحصول على ردود الفعل: قد يكون لدى الموظفين تعليقات قيمة يمكن للمديرين استخدامها لتحسين العمليات قبل مغادرة المنظمة.
  • حافظ على العلاقات الإيجابية: أنت لا تريد السماح للموظف بالذهاب بشروط سيئة. إنه أمر سيء لسمعة شركتك وقد يؤثر على الروح المعنوية بداخلها.

مغادرة الموظف: دليل خطوة بخطوة

فيما يلي دليل خطوة بخطوة يمكنك اتباعه لإنشاء استراتيجية فعالة لإخراج الموظفين من الخدمة.

1. تبسيط عملية الاستقالة

سيلعب قسم الموارد البشرية لديك دورًا مهمًا في تبسيط عملية الاستقالة. عندما يقدم الموظف استقالته، وتبدأ فترة الإشعار، فإن الخطوة الأولى هي توثيق ذلك.

يجب أن يُطلب من الموظف التوقيع على خطاب استقالة رسمي، والذي يمكن للشركة الاحتفاظ به في سجلاتها. بمجرد التوقيع على الخطاب الرسمي، يجب على المدير إخطار أعضاء الفريق، والتأكد من تقسيم الأدوار والمسؤوليات حتى يتم تعيين موظف جديد.

2. الخروج من المقابلة

تعتبر مقابلة الخروج ذات أهمية حيوية قبل مغادرة الموظف. إنها طريقتك لضمان مغادرة الموظف بشروط جيدة.

هذه فرصة رائعة لك للحصول على تعليقات حول الوقت الذي قضوه في الشركة، والسؤال عن أسباب مغادرتهم. يمكنك الحصول على تعليقات لا تقدر بثمن من هذه المقابلة، خاصة وأن الموظفين في هذه المرحلة لا يترددون في التراجع.

3. إخطار عملائهم

يتطلب إخراج موظف يواجه العميل أيضًا إخطار عملائه وتقديمهم إلى موظف آخر سيعمل معه في هذه الأثناء. تأكد من عقد اجتماع تعريفي رسمي حتى يتمكن الطرفان من التعارف، وإعلامهم بأسباب مغادرة الموظف.

4. قم بإنهاء الأعمال الورقية

هذا هو المكان الذي سيتعين على فريقك القانوني أن يتدخل فيه. أي عقود تحتاج إلى التوقيع يجب أن يتم توقيعها الآن، وقد ترغب في مناقشة أي اتفاقيات عدم إفشاء وقعها الموظف، والإجابة على أي أسئلة قد تكون لديهم.

ستحتاج أيضًا إلى التأكد من قيامك بسداد مستحقاتهم. وينبغي تنظيم معالجة كشوف المرتبات النهائية والمعلومات الضريبية بشكل صحيح لضمان دفع أي مبالغ مستحقة.

يجب إعداد المعلومات المتعلقة بالضرائب والمزايا حتى يتمكن الموظف من الوصول إليها عند مغادرته.

5. تسليم العمل

يعد تقليل الاضطراب أمرًا بالغ الأهمية في مكان العمل، خاصة عندما يغادر الموظف. هناك العديد من الأشياء التي عليك القيام بها خلال هذه المرحلة:

  • تحديد البدائل: من سيتولى مهام ومسؤوليات الموظف؟ من سيعمل مع عملائهم؟
  • الوصول إلى الحسابات: تأكد من إلغاء الوصول إلى جميع الحسابات باسم الموظف، وأن الشركة لديها جميع بيانات الاعتماد التي تحتاجها.
  • فجوات التدريب: إذا كان هناك موظف آخر سيتولى مهامه، فأنت بحاجة إلى تحديد أي فجوات تدريبية قد تكون موجودة، وإنشاء خطة مناسبة لذلك.

6. جمع معدات الشركة

يجب إعادة أي معدات قد تكون أصدرتها للموظف. ستحتاج إلى أن تطلب منهم المعدات القياسية، مثل:

  • تحديد الشركة
  • أجهزة الكمبيوتر المحمولة أو الهواتف المحمولة
  • أي أجهزة أمنية، مثل Yubikey
  • أي أصول للشركة قد يستخدمونها
  • بطاقات الائتمان الخاصة بالشركة

وهذا هو الوقت المناسب أيضًا لمطالبة الموظف بإزالة أي متعلقات شخصية قد تكون لديه في مكان العمل.

7. إلغاء الوصول إلى الحساب

لقد تم ذكر ذلك سابقًا، ولكن من الضروري التحقق مما إذا كان قد تم إلغاء وصول الموظفين إلى حسابات الشركة، بما في ذلك أي أدوات كانوا يستخدمونها.

وينبغي توجيه أي رسائل بريد إلكتروني يتلقونها إلى موظفين محددين، ويجب إزالة أسمائهم من اجتماعات الشركة والتقويمات لمنع أي مشاكل في وقت لاحق.

Wix يسهّل عملية خروج الموظفين من الخدمة

تعتبر Wix أداة ممتازة يمكن للوكالات استخدامها لتحديد أي مهام نشطة يتم تعيينها للموظفين، ومراجعة مسؤولياتهم، وتحديد ساعات عملهم. يمكن أن تكون هذه المعلومات حيوية عندما يتعلق الأمر بإبعاد الموظفين عن العمل.

يمكنك استخدامه لحساب ساعات العمل القابلة للفوترة ويسهل عليك إعادة توجيه الطلبات إلى الموظفين الآخرين الذين يعملون في نفس المشروع. وإذا كنت ترغب في تحسين معدل دوران الموظفين والإنتاجية في مؤسستك، فقد ترغب في القراءة مارك هوسيليد.