ستساعدك المقالة التالية: قالب أتمتة الأعمال: قم بتطوير مخطط الأتمتة الخاص بك
ما هو مقدار الوقت الذي تقضيه في المشاريع المدرة للدخل مقابل إطفاء الحرائق؟
هل يمكنك الاسترخاء عندما تذهب في إجازة؟
هل تذهب حتى في إجازة؟
لقد حان الوقت لتغيير كل ذلك — من خلال إنشاء أنظمة تعمل على أتمتة أعمالك. تخلص من حالات الطوارئ والأخطاء، وقم بتوسيع نطاق نفسك لإنجاز المزيد من المهام، وخلق فرصًا تفوق خيالك بكثير.
هذا ما قالب أتمتة الأعمال سيفيدك: مساعدتك على تطوير وتحسين استراتيجية أتمتة الأعمال الخالية من الفشل، بغض النظر عن حجم عملك.
باعتباري رجل أعمال منفردًا مع مساعد افتراضي بدوام كامل، فإنني أدير موقع Socialmediaonlineclasses.com كعلامة تجارية بسيطة. أحتاج إلى أن أكون فعالاً للغاية في استغلال وقتي، وعلى مدى العامين الماضيين ركزت على تحويل SMOC إلى آلة جيدة التجهيز.
بصراحة، كان الأمر قبيحًا في البداية. لا يوجد نقص في تطبيقات الأتمتة التي تعد بجعل حياتك أسهل وتشغيل أعمالك بشكل أكثر سلاسة. ومع ذلك، في الواقع، معرفة كيفية جعل هذه الأدوات تعمل مع إعداد عملك الدقيق يمكن أن يكون كابوسا.
لقد قضيت وقتًا أطول بكثير مما أستطيع تحمله مع أقسام الدعم الفني لديهم، حتى أنني كتبت عن ذلك في جدول بيانات تحديد الأهداف الخاص بي:
لم أكن أعرف ما لم أكن أعرفه، وكنت أشعر بالإحباط
لحسن الحظ، أنا أجعل العملية أكثر سلاسة بالنسبة لك. لقد قمت بتحويل عملي خطوة بخطوة لتطوير استراتيجية أتمتة الأعمال المثالية إلى قالب يمكنك استخدامه للقيام بنفس الشيء (انقر على الرابط أدناه للانتقال إلى هذا القسم):
1. ما الذي يمكنك تشغيله تلقائيًا؟
ماذا لو لم تكن لديك أي فكرة من أين تبدأ بأتمتة الأعمال؟ لا شكر على واجب. أسهل طريقة للبدء هي تحديد المشاريع والمهام والعمليات التي:
- تتكرر
- يستغرق وقتا طويلا للقيام بنفسك
- أنت لا تتقن القيام بذلك
- أنت لا تحب أن تفعل
- يمكن لشخص آخر أن يفعل ذلك بشكل أفضل مما تستطيع
- يمكن لشخص آخر أن يفعل ذلك. فترة.
إحدى المهام الأولى التي قمت بها آليًا عندما قمت نشرت كتابي بشكل مستقل كان الشحن. لا يعجبني ذلك، فلدينا مكتب بريد لشخص واحد في مدينتنا، ولا نتلقى خدمة توصيل البريد إلى منزلنا/مكتبنا لذا لم أتمكن من تحديد موعد للاستلام، وأردت التركيز على التسويق.
لذلك اكتشفت طريقة لأتمتة الشحن مما حررني من تسويق كتابي. نتيجة؟ من مجهول إلى Amazonقائمة أفضل 10 كتب، وطبعتان مباعتان بالكامل، وجائزة أفضل كتاب لعام 2010.
ما الذي أقوم بأتمتةه أيضًا؟ فيما يلي قائمة جزئية:
- المحاسبة
- إنشاء تقرير حركة المرور على الموقع
- منشورات المدونة (بعضها)
- الكتابة المتكررة
- استجابات خدمة العملاء
- نشر وسائل الاعلام الاجتماعية
- وأكثر بكثير!
يستغرق الأمر وقتًا طويلاً لإجراء المحاسبة: إنها المهمة الأكثر مللًا في العالم بالنسبة لي، وإذا تركت لأجهزتي الخاصة فسوف أقوم بتأجيلها. لدي محاسب رائع (أعمل معه منذ 26 عامًا!)، ولكن للتأكد من تسليم كتبي إليها في أفضل حالاتها، أقوم بأتمتة عملية المحاسبة الخاصة بي:
هل قال أحد المحاسبة؟ مقرف. أقوم بتنظيم الأمر بحيث يتم إنجازه دون أي مشاركة مني تقريبًا.
أقوم بنشر كل ساعة على Twitter، لكن هذا لا يعني بالتأكيد أنني موجود Twitter 24 ساعة في اليوم. بدلاً من ذلك، أقوم بجدولة تلك التغريدات حتى أتمكن من التركيز على مشاريع أخرى:
أقوم بالتغريد مرة واحدة كل ساعة خلال ساعات العمل في الولايات المتحدة، وأقوم بأتمتة غالبية تلك التغريدات. فيما يلي جدول زمني لمدة أسبوع واحد في ديسمبر.
2. ما الذي لا ينبغي عليك تشغيله تلقائيًا؟
تعتبر بعض المشاريع بالغة الأهمية لدرجة أن تشغيلها تلقائيًا قد يؤدي إلى تدمير عمليتك. في حين أنه قد يكون من المغري تنظيم هذه الأمور، فلا تفعل ذلك.
ما هم؟
- التحليل المالي
- خدمة العملاء
- إنشاء المحتوى
- أي عملية تتطلب حكمك النقدي
ومع ذلك، يمكنك تنظيم الأجزاء المتحركة التي تساهم لهذه المشاريع. على سبيل المثال، يمكنك تلقائيًا إنشاء التقارير المالية التي تحتاج إلى مراجعتها كل شهر، وحفظ الإجابات على أسئلة خدمة العملاء الشائعة، وتطوير قوالب للمحتوى الخاص بك:
لقد قمت بجدولة إرسال هذا التقرير إليّ تلقائيًا كل أسبوع، مما يجعل من السهل قياس ما أقوم به Facebook الإنفاق الإعلاني وعائد الاستثمار.
وأخيرا، أنا لا أشتري الشكوى التي كثيرا ما نسمعها: “أنا الوحيد في عملي الذي يمكنه القيام بـ __________.”
إذا كنت تستطيع أن تفعل ذلك، يمكنك تعليم شخص آخر للقيام بذلك. قد لا يكون الأمر بسيطًا، ولكنه ضروري إذا كنت تريد الارتقاء بعملك إلى المستوى التالي.
3. كيف تبدأ في أتمتة عملك
عندما قررت أن الوقت قد حان لتنظيم الكثير مما فعلته في Socialmediaonlineclasses.com، كان أول أمر في العمل هو تحديد عدد مشاريعي المتكررة.
لقد ألقيت نظرة على قائمة المهام الخاصة بي في Evernote من العام السابق، وحددت كل ما قمت به أكثر من مرة:
الاحتفاظ بقائمة المهام؟ قم بمراجعته لتلك المشاريع التي تظهر مرارًا وتكرارًا.
4. احصل على مخطط التشغيل الآلي
الآن بعد أن عرفت المشاريع والمهام التي تريد تنظيمها، كيف يمكنك القيام بذلك فعليًا؟
تعلم من شخص فعل ذلك من قبل. تعرف على الأدوات التي يجب استخدامها، وكيفية تجنب كوارث الأتمتة (مثل حصول شريكك على 100 رسالة بريد إلكتروني للإشعارات في فترة ما بعد الظهر)، و دعهم تجربة الأخطاء والإحباط من معرفة كل شيء
يمكنك توفير الوقت ولا تواجه الصداع الناتج عن الاضطرار إلى اكتشاف كل شيء بنفسك.
في فبراير من هذا العام، حصل الحاضرون في SuperSunday Bootcamp على مخطط المعلومات هذا وندوة عبر الإنترنت مدتها ثلاث ساعات حول كيفية أتمتة أعمالهم، مع وضع كل شيء حتى يتمكنوا من البدء في التنظيم على الفور:
5. جدولة الجدول الزمني للأتمتة
عليك أن تدرك أن أتمتة عملك هو مشروع كبير طويل الأمد، ومن الأفضل إنجازه على مراحل. لقد أمضيت عامين في تجربة وتطوير وإتقان أنظمة SMOC، وإليك توصياتي:
- ابدأ بالمشاريع الصغيرة أولاً. إنها تمنحك “فوزًا” مبكرًا وتعلمك كيفية استخدام أدوات التشغيل الآلي بأقل قدر من الإحباط
- مراجعة ما فعله الآخرون لنفس النوع من الأتمتة. لا تعيد اختراع العجلة؛ بدلاً من ذلك، اعتمد على عمل الآخرين الذين سبقوك
- استخدم قوالب الأتمتة إذا كانت متوفرة. توضح لك هذه العملية خطوة بخطوة والاختيارات الدقيقة التي تحتاج إلى اتخاذها لنظام لا تشوبه شائبة
6. قم بتوثيق وقياس مشاريعك الآلية
لا يعد أي من هذين الأمرين مثيرًا، ولكن إذا كنت ترغب في تنمية أعمالك التجارية التي تدوم، فهي ضرورية.
أحد أكبر المشاكل التي يواجهها عملاء SMOC هي عندما يدخلون منصبًا جديدًا والشخص السابق لم يوثق شيئا
تسجيلات الدخول وكلمات المرور مفقودة ، Facebook و Twitter متصلين ولكنهم لا يعرفون كيف، شخص آخر يملك Facebook الحساب ويجب إضافتهم كمسؤول، وتستمر القائمة.
لا تدع هذا يحدث لعملك.
الطريقة المفضلة لدي لتوثيق وتدريب فريقنا هي استخدام الويكي الخاص بنا. على الرغم من أن هذا يبدو معقدًا، إلا أنني في الواقع قمت بأتمتة الكثير منه.
في كل مرة أقوم بإنشاء نظام عمل جديد، تتم إضافته إلى الويكي تلقائيًا، كما هو موضح في الصورة أدناه. هذا هو ويكي SMOC، تم إنشاؤها في Trello. يتم إنشاء قائمة مهام سير العمل التلقائية تلقائيًا، مما يسهل علينا تدريب عضو جديد في الفريق أو معرفة المكان الذي يجب أن نذهب إليه لتعديل التشغيل الآلي:
وأخيرًا، تحتاج إلى قياس تأثير عمليات التشغيل الآلي الخاصة بك على عملك. أحد أعظم التأثيرات التي أحدثتها هذه العملية برمتها علي هو الشعور الذي ينتابني عندما يحدث خطأ ما، سواء في حياتي أو في عملي.
أعلم أنني أستطيع التعامل مع الأمر. حالة عائلية طارئة؟ يمكنني أن أعطيه كل اهتمامي، لأن عملي يمكن أن يسير بسلاسة بدوني.
هل يغادر عضو الفريق أو يحتاج إلى وقت طويل بعيدًا؟ لا مشكلة! يمكنك تعيين شخص مؤقتًا ويمكنه تعلم عملياتك بسهولة.
لقد تمكنت أيضًا من ذلك التركيز على المشاريع الأكبر أجد أكثر إرضاءً وفي نهاية المطاف توليد المزيد من الإيرادات.
في حين أن بعض الفوائد المذكورة أعلاه هي عوامل تتعلق بجودة الحياة، إلا أنك تحتاج إلى قياس تأثير أتمتة الأعمال على عملك.
كيف؟ لا توجد أداة سحرية يمكنها القيام بذلك نيابةً عنك. بدلا من ذلك، تحتاج إلى تحديد:
- مقدار الوقت الذي توفره من الأتمتة
- مشاريع جديدة مدرة للدخل يمكنك التركيز عليها
- زيادة رضا العملاء (صافي نقاط الترويج)
- راحة بالك في إدارة أعمالك بسلاسة
