ستساعدك المقالة التالية: كيفية إنشاء تقديرات فعالة للمشروع من القاعدة إلى القمة
يعد إنشاء تقدير دقيق للمشروع تحديًا شاقًا لمعظم أصحاب الوكالات. من الناحية المثالية، تريد التأكد من أن التقدير الأولي لمشروعك أقرب ما يكون إلى المبلغ الفعلي قدر الإمكان.
لتقديم المزيد من الدقة في عروض أسعار المشروع، تستخدم العديد من الشركات الآن تقدير من أسفل إلى أعلى. إنها تقنية فعالة بشكل لا يصدق تساعد الوكالات على إنشاء تقديرات دقيقة للمشروع.
في هذه المقالة سوف نناقش ما طريقة تقدير المشروع من أسفل إلى أعلى هو، كيف يختلف عن تقدير من أعلى إلى أسفل النهج، ولماذا تحظى بشعبية كبيرة.
ما هو التقدير من أسفل إلى أعلى؟
التقدير من أسفل إلى أعلى هو أسلوب إدارة قياسي يُستخدم لتحديد الإجمالي التكاليف للمشروع، وكذلك المجموع مدة من المشروع. يأخذ التقدير من القاعدة إلى القمة في الاعتبار التفاصيل الدقيقة للمشروع، ويفحصه على مستوى دقيق للغاية.
ومن خلال فحص كل مهمة ومخرجات من “القاعدة إلى القمة”، يستطيع مديرو المشاريع وضع تقدير أكثر دقة لكل من الوقت المطلوب والميزانية الإجمالية للمشروع.
التقدير من أسفل إلى أعلى مقابل النهج من أعلى إلى أسفل
إن النهج من أعلى إلى أسفل، والذي يحظى بشعبية كبيرة بين المؤسسات الكبيرة، لا يتناول بشكل عام الكثير من التفاصيل مثل النهج من أسفل إلى أعلى. في النهج من أعلى إلى أسفل، تقوم الشركات عمومًا بتقدير تكلفة المشروع بناءً على مشروع مماثل قاموا به من قبل.
ومن الواضح أنه لا يوجد مشروعان متماثلان، مما يعني أن هذه التقديرات غالبا ما تكون غير دقيقة.
من ناحية أخرى، عندما تستخدم التقدير التصاعدي، يتم فحص كل عنصر مرتبط بالمشروع بقدر كبير من التفصيل، مما يؤدي إلى فهم أكثر دقة وأفضل لمبلغ تكلفة المشروع، ومقدار الوقت والتكلفة. الموارد التي سوف يستغرقها.
يعد النهج من أعلى إلى أسفل جيدًا طالما أنك تعمل على مشروع مكرر، ولكن بما أن هذه الأساليب ليست شائعة بشكل عام، فيجب تفضيل أسلوب التقدير من أسفل إلى أعلى.
كيفية إنشاء تقديرات فعالة للمشروع من القاعدة إلى القمة
فيما يلي دليل كامل لإنشاء تقديرات فعالة للمشروع من القاعدة إلى القمة.
1. ابدأ بإدراج جميع المهام المتعلقة بالمشروع
يجب أن تكون خطوتك الأولى هي إنشاء قائمة بجميع المهام المتعلقة بالمشروع. من المهم أن تضع كل شيء في القائمة، بما في ذلك تلك المهام الوضيعة والعادية التي قد تتجاهلها بسبب عدم أهميتها الواضحة.
بمجرد قيامك بإدراج كل شيء، ابدأ بتعيين هذه المهام لأعضاء الفريق. تأكد من أنك تعرف من سيتولى مسؤولية المهام المختلفة، حتى تتمكن من فهم التكلفة التي ستكلفك بشكل أفضل.
2. تخصيص الموارد وإنشاء جدول زمني
والخطوة التالية هي تحديد مقدار الموارد التي سيتطلبها المشروع. ويعني هذا عدد الساعات التي سيتعين على فريقك العمل فيها، والبرامج أو الأجهزة أو الخدمات التي ستحتاجها للمشروع، والوقت الذي سيستغرقه ذلك.
يمكنك تعيين قيمة بالدولار لكل ساعة عمل، ثم تحديد أعضاء الفريق الذين سيعملون في المشروع. إذا كانت هناك حاجة إلى أي معدات محددة، فتأكد من أخذ ذلك في الاعتبار أيضًا.
3. قم بإعداد التقدير
الآن، يجب أن يكون لديك فهم شامل للمهام المرتبطة بالمشروع، وأعضاء الفريق المشاركين، والوقت الذي ستستغرقه كل مهمة. إذا أردت، يمكنك الاستعانة بمدير المشروع للإشراف على الفريق وتفويض المسؤولية إليهم.
يمكنك بعد ذلك استخدام هذه المعلومات لإنشاء تقدير ومشاركته مع العميل. بهذه الطريقة، ستكون قد حسبت كل شيء في القائمة، ولن تضطر إلى القلق بشأن انحراف التكلفة النهائية كثيرًا عن تقديرك الأصلي.
تقدير المشروع من أسفل إلى أعلى – مثال
لنفترض أن هناك وكالة لتصميم مواقع الويب تضم 12 موظفًا. الوكالة بصدد التوقيع مع عميل جديد، لكنها تحتاج إلى منحه تقديرًا لإنشاء متجر للتجارة الإلكترونية.
سيتطلب إنشاء المتجر والتخطيط واستيراد قاعدة البيانات جهود أربعة من موظفيك. الآن، يمكنك البدء بإنشاء قائمة بجميع المهام المتضمنة في إنشاء المتجر عبر الإنترنت، بما في ذلك التصميم والواجهة الخلفية والواجهة الخلفية. تحسين.
يمكنك بعد ذلك تعيين كل من هذه العناصر لموظفين مختلفين، واعتمادًا على المبلغ الذي تدفعه لكل موظف في الساعة، وعدد الساعات التي تعتقد أن المشروع بأكمله سيستغرقها، يمكنك إنشاء تقدير أكثر دقة.
بمجرد معرفة التكاليف، يمكنك بعد ذلك إضافة هوامش الربح الخاصة بك قبل إرسال الاقتراح إلى العميل.
الآن، إذا استخدمت النهج من أعلى إلى أسفل، فسيكون أسلوبك مختلفًا تمامًا. بدلاً من إدراج جميع المهام وتعيينها لأعضاء الفريق الفرديين، يمكنك ببساطة إلقاء نظرة على التقدير الذي قدمته لعميل آخر لمتجر التجارة الإلكترونية، واستخدامه.
فوائد استخدام التقدير من أسفل إلى أعلى
على الرغم من أن التقدير من أسفل إلى أعلى يستغرق وقتًا أطول، إلا أنه يقدم فوائد أكثر من النهج القياسي من أعلى إلى أسفل. فيما يلي بعض المزايا العديدة التي يقدمها:
1. تقديرات أكثر دقة
هذا واضح إلى حد ما: نظرًا لأنك تأخذ في الاعتبار كل شيء وتخوض في التفاصيل الدقيقة، فإن تقديراتك ستكون أقرب بكثير إلى التكاليف الفعلية المتكبدة للمشروع.
2. تحمل مخاطر أقل
عند إعداد تقدير تصاعدي، غالبًا ما يخطط معظم مديري المشاريع لحالات الطوارئ التي قد تنشأ أيضًا. ويساعد ذلك في تقليل المخاطر وتخفيف فرصة حدوث أي انحرافات أو أخطاء كبيرة قد تؤدي إلى إخراج المشروع عن مساره.
3. تحسين الإنتاجية
السبب الرئيسي الآخر الذي يجعل التقدير من القاعدة إلى القمة مفيدًا للغاية هو أن الجميع يعرفون بالضبط ما يتعين عليهم القيام به في بداية المشروع. لا داعي للقلق بشأن اكتشاف الأمور أثناء المضي قدمًا، مما يؤدي إلى تحسين الكفاءة والإنتاجية بين أعضاء الفريق.
4. توفير الوقت
وبما أنك ستحسب كل شيء مقدمًا، فسيكون من الأسهل على مديري المشروع اتخاذ قرارات أفضل. على سبيل المثال، إذا واجهوا خيارًا ما، فسيعرف المديرون بالفعل الخيار الأرخص، ويمكنهم التخطيط له وفقًا لذلك.
ومن خلال تقييم إيجابيات وسلبيات كل قرار مسبقًا، يمكن للشركات توفير قدر كبير من الوقت الذي كان من الممكن إنفاقه على إجراء تحليلات تدريجية لقرارات مختلفة.
5. تحسين العلاقات مع العملاء
إنه يترك دائمًا مذاقًا سيئًا في فم العميل عندما تكون التكاليف النهائية أعلى بكثير من التقدير الأصلي. وقد يختارون عدم العمل معك في المستقبل. ومع ذلك، إذا كانت تقديراتك دقيقة، مع انحراف بسيط للغاية، فسوف يساعد ذلك في تعزيز الثقة مع العملاء.
ونتيجة لذلك، قد تتمكن من بناء علاقات أطول وأكثر إيجابية مع هؤلاء العملاء.
استخدم Wix لإنشاء تقديرات فعالة للمشروع من القاعدة إلى القمة
تسهل Wix على مصممي ومطوري الويب إجراء تقييم دقيق لحجم العمل الذي سيتطلبه كل عميل. يمكنك إنشاء مهام في أتاريم، ثم إسنادها إلى أعضاء مختلفين في الفريق – سيتم إخطار كل منهم تلقائيًا.
يتيح لك Wix أيضًا تتبع الوقت لكل عضو، لذلك ستعرف بالضبط مقدار الوقت الذي تم قضاؤه في كل مهمة. يسهّل Wix على مديري المشاريع تحليل إجمالي حجم العمل الذي سيتطلبه كل مشروع، بالإضافة إلى حساب مقدار الوقت الإجمالي الذي تم إنفاقه بالفعل على مشروع معين.
يمكنك استخدام كل هذه المعلومات لإنشاء تقديرات أكثر فعالية للمشروع من القاعدة إلى القمة لعملائك، وعادةً ما يتم ذلك بسرعة أكبر أيضًا.
إدارة المشاريع ليست علمًا دقيقًا
هذا هو الأمر: كل مشروع به اختلافات طفيفة وفروق دقيقة قد تتطلب منك تعديل سير عملك. من خلال التقدير التصاعدي، يمكنك التأكد من حصولك على أموال مقابل كل العمل الذي تقوم به في المشروع.
قد ترغب في القراءة مقالة صحفية رائعة كتبها شاي كيلي وبرنت ماكيلراث، والتي تتعمق في تفاصيل أعمق حول كيفية حساب المخاطر في المشروع. باستخدام هذه المعلومات، ستجد نفسك في مكان أفضل بكثير لإعداد تقديرات دقيقة للتكلفة للعملاء، وتحسين كفاءة الفريق ككل أيضًا! تحقق من ميزات إدارة المشاريع في Wix واكتشف السبب وراء قيام وكالات الويب الرائدة بتعزيز سمعتها وحماية هوامش أرباحها من خلال التحكم بشكل أكثر صرامة في كل مرحلة من مشاريع عملائها.
