كيفية إنشاء فاتورة بسيطة باستخدام Excel

سواء كنت تعمل لحسابهم الخاص في شركات متعددة ، أو تخطط للأعمال لتمديد حد ائتماني لعملائها ، فستحتاج إلى فاتورة. إنشاء فاتورة مخصصة في Excel ليس بالأمر الصعب. أنت على استعداد لإرسال فاتورتك واستلام المدفوعات في أي وقت من الأوقات.

استخدم قالب الفاتورة

يعد إنشاء فاتورة بسيطة في Excel أمرًا سهلاً نسبيًا. قم بإنشاء بعض الجداول ، وقم بتعيين بعض القواعد ، وإضافة بعض المعلومات ، وأنت على ما يرام. بدلاً من ذلك ، هناك العديد من مواقع الويب التي توفر قوالب فواتير مجانية تم إنشاؤها بواسطة محاسبين حقيقيين. يمكنك استخدامها بدلاً من ذلك ، أو حتى تنزيل واحدة لاستخدامها كمصدر إلهام عند صنعها بنفسك.

يحتوي Excel أيضًا على مكتبته الخاصة من قوالب الفواتير التي يمكنك استخدامها. للوصول إلى هذه القوالب ، افتح برنامج Excel وانقر فوق علامة التبويب “ملف”.

هنا ، حدد “جديد” واكتب “فاتورة” في حقل البحث.

اضغط على Enter وستظهر مجموعة من قوالب الفواتير.

تصفح من خلال القوالب المتاحة للعثور على النموذج الذي يعجبك.

قم بإنشاء فاتورة بسيطة في Excel من البداية

لعمل فاتورة بسيطة في Excel ، يجب أن نفهم أولاً ما هي المعلومات المطلوبة. لتسهيل الأمر ، نقوم بإنشاء فاتورة بالمعلومات اللازمة فقط لتلقي الدفع. هذا ما نحتاجه:

معلومات البائع الاسم العنوان رقم الهاتف

معلومات المشتري اسم الشركة العنوان

تاريخ الفاتورةرقم الفاتورة وصف العنصر (للخدمة أو المنتج المباع) سعر الصنف (لمنتج فردي أو خدمة) يعتمد المبلغ الإجمالي على طريقة الدفع

هيا نبدأ.

أولاً ، افتح ورقة Excel فارغة. أول شيء نريد القيام به هو التخلص من خطوط الشبكة ، وإعطائنا ورقة Excel نظيفة للعمل فيها. للقيام بذلك ، توجه إلى علامة التبويب “عرض” وألغ تحديد “خطوط الشبكة” في “عرض” الجزء.

لنقم الآن بتغيير حجم بعض الأعمدة والصفوف. سيعطينا هذا مساحة إضافية لبعض المعلومات الأطول مثل أوصاف العناصر. لتغيير حجم صف أو عمود ، انقر واسحب.

بشكل افتراضي ، يتم تعيين الصفوف على ارتفاع 20 بكسل ويتم تعيين الأعمدة على عرض 64 بكسل. هذه هي الطريقة التي نوصي بها بإعداد الصفوف والأعمدة للحصول على إعداد محسن.

خطوط:

الصف 1: 45 بكسل

الأعمدة:

العمود أ: 385 بكسل ، العمود ب: 175 بكسل ، العمود ج: 125 بكسل

سيحمل السطر الأول اسمك وكلمة “فاتورة”. نريد أن تكون المعلومات واضحة على الفور للمستلم ، لذلك نقدم بعض المساحة الإضافية لزيادة حجم خط هذه المعلومات للتأكد من أنها تلفت انتباه المستلم.

يحتوي العمود أ على غالبية المعلومات المهمة (وربما الطويلة) حول الفاتورة. يتضمن ذلك معلومات البائع والمشتري ووصف السلعة وطريقة الدفع. يحتوي العمود B على التواريخ المحددة للعناصر في القائمة ، لذا لا يتطلب مساحة كبيرة. أخيرًا ، سيحتوي العمود C على رقم الفاتورة وتاريخ الفاتورة والسعر الفردي لكل عنصر مدرج والمبلغ الإجمالي المستحق. هذه المعلومات قصيرة أيضًا ، لذا فهي لا تتطلب مساحة كبيرة.

امض قدمًا واضبط صفوفك وخلاياك وفقًا للمواصفات المقترحة ، ودعنا نبدأ في إدخال معلوماتنا!

في العمود A ، الصف 1 ، امض قدمًا وأدخل اسمك. امنحه حجم خط أكبر (خط 18 نقطة تقريبًا) واجعل النص غامقًا بحيث يبرز.

في العمود B ، الصف 1 ، اكتب “الفاتورة” لتوضيح ماهية المستند على الفور. نوصي باستخدام خط بحجم 28 نقطة بأحرف كبيرة. لا تتردد في إعطائها لونًا أفتح إذا أردت.

في العمود A ، الأسطر 4 و 5 و 6 ، نقوم بإدخال عنواننا ورقم الهاتف.

في العمود B ، الصفين 4 و 5 ، اكتب “DATE:” و “INVOICE:” بخط غامق ومحاذاة النص إلى اليمين. الصفان 4 و 5 في العمود C هما المكان الذي تدخل فيه التاريخ الفعلي ورقم الفاتورة.

أخيرًا ، بالنسبة للجزء الأخير من المعلومات الأساسية ، نقوم بإدخال النص “إرسال الفاتورة إلى:” (بخط غامق) في العمود أ ، السطر 8. أسفل ذلك في الأسطر 9 و 10 و 11 ، نقوم بإدخال معلومات المستلم.

الآن نحن بحاجة إلى عمل جدول لسرد العناصر لدينا وتواريخ التسليم والمبالغ المحددة. إليك كيفية إعدادنا:

أولاً ، نقوم بدمج العمودين A و B في الصف 14. وسيعمل هذا كرأس للعناصر المدرجة لدينا (العمود A ، الصفوف 15-30) وتواريخ التنفيذ (العمود B ، الصفوف 15-30). بعد دمج العمودين A و B في الصف 14 ، امنح الخلية حدًا. يمكنك القيام بذلك عن طريق الانتقال إلى قسم “الخطوط” في علامة التبويب “الصفحة الرئيسية” ، وتحديد رمز الحد واختيار نوع الحد المطلوب. نستخدم حاليًا “جميع الحدود”.

افعل الشيء نفسه بالنسبة للخلية C14. لا تتردد في تظليل خلاياك إذا أردت. نصنع رمادي فاتح. لملء الخلايا بلون ما ، حدد الخلايا ، وحدد السهم بجوار رمز “لون التعبئة” في قسم “الخط” بعلامة التبويب “الصفحة الرئيسية” ، واختر لونك من القائمة المنسدلة.

في الخلية المميزة الأولى ، اكتب “DESCRIPTION” وقم بمحاذاة النص إلى الوسط. بالنسبة إلى C14 ، اكتب “AMOUNT” في المنتصف. نص عريض لكليهما. الآن لديك رأس الجدول الخاص بك.

نريد التأكد من أن لدينا طاولة كبيرة بما يكفي لسرد جميع العناصر لدينا. في هذا المثال ، نستخدم ستة عشر صفاً. أعط أو خذ ما تحتاجه.

انتقل إلى أسفل حيث سيكون الجدول الخاص بك وقم بإعطاء أول خليتين في الصف حدًا سفليًا.

حدد الآن الخلايا C15-29 ومنحهم جميعًا الحواف اليمنى واليسرى.

حدد الآن الخلية C30 وأعطها الحدود اليسرى واليمنى والسفلية. أخيرًا ، سنضيف قسم “إجمالي الإجمالي” إلى جدولنا. حدد الخلية C31 واعطها حدودًا حول الخلية بأكملها. يمكنك أيضًا إعطائها ظلًا لونيًا لإبرازها. تأكد من تعليمه بـ “TOTAL” في الخلية المجاورة له.

يكمل إطار طاولتنا. الآن دعنا نضع بعض القواعد ونضيف صيغة لإنهائها.

نعلم أن تواريخ التسليم ستكون في العمود B ، الصفوف 15-30. انطلق وحدد تلك الخلايا. بمجرد تحديد الكل ، انقر فوق مربع “تنسيق الأرقام” في قسم “الأرقام” من علامة التبويب “الصفحة الرئيسية”.

بعد تحديده ، ستظهر قائمة منسدلة. حدد الخيار “تاريخ قصير”. الآن إذا أدخلت رقمًا مثل 12/26 في أي من هذه الخلايا ، فسيتم إعادة تنسيقه تلقائيًا إلى إصدار التاريخ القصير.

وبالمثل ، إذا حددت الخلايا C15-30 ، حيث سيذهب مبلغ العنصر لدينا ، وحدد خيار “العملة” ، ثم أدخل مبلغًا في هذه الخلايا ، فسيتم إعادة تنسيقه ليعكس هذا المبلغ.

لإضافة جميع المبالغ الفردية تلقائيًا وإظهارها في خلية “المجموع” التي أنشأناها ، حدد الخلية (C31 في هذا المثال) وأدخل الصيغة التالية:

= SUM (C15: C30)

الآن إذا أدخلت (أو أزلت) رقمًا في خلايا المقدار الفردية ، فسوف ينعكس تلقائيًا في خلية المجموع.

هذا سيجعل الأشياء أكثر كفاءة بالنسبة لك على المدى الطويل.

تفضل ، أدخل النص “طريقة الدفع:” في A34.

المعلومات التي تضعها بجانبها بينك وبين المستلم. أكثر طرق الدفع شيوعًا هي النقد والشيكات والتحويلات المصرفية. قد يُطلب منك أحيانًا قبول أمر مالي. تفضل بعض الشركات القيام بإيداع مباشر أو استخدام PayPal.

الآن من أجل اللمسة الأخيرة ، لا تنس أن تشكر عميلك أو عميلك!

ابدأ بإرسال فاتورتك واسحب راتبك!