الأخبار التكنولوجية والاستعراضات والنصائح!

كيفية إنشاء مجموعة صحفية لعملك

ستساعدك المقالة التالية: كيفية إنشاء مجموعة صحفية لعملك

المجموعة الصحفية عبارة عن مجموعة من الصور وصحائف الحقائق والشعارات ومقاطع الفيديو والأصول الأخرى بالإضافة إلى معلومات واقعية حول عملك. فهو يوفر كل ما قد يحتاجه الصحفي كمعلومات أساسية لكتابة قصة عن عملك.

كما يوحي الاسم، فإن المجموعة الصحفية – التي تسمى أحيانًا المجموعة الإعلامية – مفيدة للصحفيين ووسائل الإعلام. وهو جزء أساسي من تواصل علاقاتك العامة ويساعدك في نشر أعمالك في وسائل الإعلام. ولكن ما هي العناصر التي تشكل المجموعة الصحفية المثالية لمنح شركتك الصغيرة الدعاية التي تحتاجها لتحقيق النجاح؟

تنسيق الملف الصحفي الخاص بك

تتكون مجموعة الوسائط الخاصة بك من معلومات، واليوم يتم توفير هذه المعلومات في الغالب بتنسيق إلكتروني. يمكن أيضًا أن تكون حزمة مطبوعة، لكن الطباعة أصبحت أكثر غرابة اليوم.

للحصول على مجموعة صحفية إلكترونية:

  • توفر معظم الشركات معلومات وروابط على موقعها الإلكتروني للشعارات ومقاطع الفيديو والصور وصحائف الحقائق والسير الإدارية والتغطية الصحفية الأخرى والعناصر الإضافية.
  • يتم تجميع روابط وأصول المجموعة الصحفية على صفحة صحفية أو المركز الإعلامي أو صفحة “حول” على موقع الشركة الإلكتروني.
  • صفحة الويب أو القسم عام، بحيث يمكن للزوار والصحفيين العثور على ما يحتاجون إليه وتنزيله.

بالطبع، يمكنك دائمًا إرسال المعلومات عبر البريد الإلكتروني في شكل مجموعة شرائح PowerPoint أو PDF، عند الطلب. أو أرسل ببساطة ملفات مثل شعارك وصور المنتج والمستندات إذا طلب ذلك. لدى بعض المؤسسات الكبيرة مراكز صحفية خاصة تتطلب كلمة مرور لا يتم توفيرها إلا بعد اتصال الصحفي بها.

بالنسبة لمعظم الشركات الصغيرة، من الأفضل أن تجعل مجموعة أدواتك الصحفية تخدم نفسك قدر الإمكان. وهذا يعني، تحميل مجموعة جيدة من مواد المجموعة الصحفية عبر الإنترنت وإتاحتها للوصول إليها على صفحة ويب عامة أو قسم في موقع الويب الخاص بك – دون الحاجة إلى كلمة مرور. قم بتحديث مجموعة أدواتك الصحفية كل ستة أشهر (أو قبل ذلك) للحفاظ على المواد جديدة.

يعد جعل المعلومات متاحة للعامة عبر الإنترنت أمرًا أكثر كفاءة بالنسبة لك. فكر في مقدار الوقت الذي سيستغرقه تجميع العناصر بشكل فردي لكل طلب وسائط، مرارًا وتكرارًا. كما أن إتاحة المعلومات بسهولة على موقع الويب الخاص بك على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع يعد طريقة سهلة لزيادة فرص حصول عملك على تغطية إعلامية. كما تعلم، يبحث أحد المراسلين أو مستخدمي YouTube أو مستخدمي Instagram أو المدونين عن حقائق حول شركتك في هذه اللحظة – دون الاتصال بك على الإطلاق. تأكد من أنهم يستطيعون العثور عليه!

المخزن المؤقت لديه مثال جيد من مجموعة الوسائط عبر الإنترنت المناسبة للشركات الصغيرة لمحاكاتها.

10 أشياء يجب أن تمتلكها مجموعة أدواتك الصحفية

تحتاج الأطقم الصحفية إلى مكونات متعددة لتكون فعالة. في الأساس، يجب أن تتضمن مجموعة الوسائط الخاصة بك كل ما قد يحتاجه المراسلون لتغطية أعمالك. وبما أن كل قصة مختلفة، فقد يشمل هذا مجموعة واسعة من الفئات. فيما يلي بعض العناصر المهمة لسرد قصة علامة تجارية قوية قد تثير اهتمام أي منفذ إعلامي أو منشئ محتوى تخطط للعمل معه.

1. خلفية الشركة

من المفترض أن تسهل مجموعة أدواتك الصحفية على وسائل الإعلام العثور على المعلومات الأساسية حول مؤسستك. قم بتضمين تاريخ شركتك وبيان المهمة ومصادر التمويل وأي معلومات أخرى عن الشركة قد تكون ذات صلة بالتغطية الإعلامية المحتملة. يُستخدم هذا غالبًا لملء معلومات أساسية عن شركتك في نهاية المقالة أو الميزة.

2. فريق السير

قد يكون فريقك أيضًا ذا صلة بالقصص الصحفية المحتملة. وينطبق هذا بشكل خاص إذا كان أي منهم يخطط لإجراء مقابلات حول شركتك أو الموضوعات الشائعة في مجال عملك. في الأساس، يجب أن تضيف هذه السير المصداقية من خلال تقديم مؤهلاتهم وإنجازاتهم في دعاية صغيرة واحدة. قم بتضمين السيرة الذاتية التنفيذية لمؤسسك أو الشريك المؤسس ومجلس الإدارة وفريق القيادة. يمكنك أيضًا تضمين معلومات الاتصال لموظفي العلاقات الإعلامية.

3. البيانات الصحفية الهامة

من المحتمل أنك ترسل بيانًا صحفيًا في كل مرة يتم فيها إطلاق منتج جديد أو تغيير شيء ما في شركتك. بالإضافة إلى إرسالها مباشرة إلى أعضاء الصحافة و/أو على مواقع توزيع البيانات الصحفية، لا يزال يتعين عليك تضمين مجموعة مختارة منها في ملفك الصحفي. يمكن أن تكون مستندات كاملة أو بتنسيق PDF. قم بتضمين أي بيان صحفي يسلط الضوء على قيم شركتك أو سلعها أو خدماتها أو فريق القيادة الخاص بها. أعط اعتبارًا خاصًا لأي إصدار إعلامي يحتوي على محتوى كان له تأثير كبير على مسار شركتك. تأكد من تضمين عنوان البريد الإلكتروني وملفات تعريف الوسائط الاجتماعية ومعلومات الاتصال الأخرى لفريق العلاقات العامة الخاص بك.

4. صحائف حقائق المنتج أو الخدمة

هناك احتمال كبير أن تهتم أي جهة اتصال إعلامية ترسل إليها ملفك الصحفي بالمنتجات أو الخدمات التي تقدمها. يجب أن توفر لهم صحيفة الحقائق البسيطة كل المعلومات الأساسية التي يحتاجونها لتغطية عروضك. على سبيل المثال، إذا كانت شركتك تبيع برنامجًا، فيجب أن تتضمن النقاط تاريخ الإطلاق والميزات والسعر والقيمة المقترحة. إذا كانت شركتك تبيع خدمة مثل أبحاث السوق، فقم بتضمين كيفية سير العملية وأي معلومات تسعير في صحيفة الحقائق الخاصة بك.

5. دراسات الحالة

يمكن أن توفر دراسات الحالة دليلاً اجتماعيًا لجهات الاتصال الإعلامية حول كيفية مساعدة منتجك أو خدمتك للعملاء. يجب أن يشرح هذا القسم مشكلة العميل، ويشرح كيف ساعد منتجك أو خدمتك، ثم يوضح النتيجة. على سبيل المثال، يمكن لمستشار الأعمال أن يشرح كيف ساعد العملاء على تنمية عملياتهم. أو يمكن لخدمة جذب العملاء المحتملين أن تشرح كيف أدى العملاء المحتملون إلى زيادة الإيرادات لعملاء محددين. أضف حفنة إلى القسم الخاص بها من مجموعة الوسائط الخاصة بك لتسهيل على المراسلين دمجها في القصة.

6. التغطية الصحفية

تعد التغطية الصحفية طريقة أخرى لتقديم دليل اجتماعي في مواد العلاقات العامة الخاصة بك. قم بتضمين روابط أو لقطات شاشة أو مقاطع فيديو أو صور عالية الدقة تعرض قصصًا عن شركتك. تأكد من تضمين البيانات الصحفية والمقالات التي تعرض منتجاتك أو خدماتك أو فريقك القيادي. ومع ذلك، يمكنك أيضًا تضمين أمثلة سرقة الأخبار التي توضح كيف يمكن لفريقك تقديم الخبرة للقصص الإعلامية حول مواضيع أخرى. إن اتباع نصائح العلاقات العامة ذات الصلة يمكن أن يساعدك على زيادة التغطية الصحفية لملء هذا القسم.

7. الجوائز والإنجازات

على مر السنين، ربما يكون عملك قد قام بتخزين بعض الجوائز أو الأوسمة. يقدم هذا دليلاً على إنجازات شركتك ويمكن أن يكون بمثابة معلومات أساسية قيمة. ربما حصل منتجك على تقدير من مجموعة المستهلكين، أو ربما فازت شركتك بجائزة من إحدى المنظمات الصناعية. قم بتضمين إعلانات الجوائز والروابط، بالإضافة إلى بيان صحفي يشرح كل منها.

8. صور ومقاطع فيديو عالية الدقة

من المرجح أن تحتاج وسائل الإعلام إلى صور ومقاطع فيديو لتضمينها مع القصص المتعلقة بنشاطك التجاري. وهذا يسهل على هذه المنافذ الحصول على كل ما تحتاجه لتمييز عملك. يجب أن تتضمن أصول الوسائط هذه صورًا عالية الدقة لمنتجاتك أو خدماتك وشعار الشركة وفريق القيادة. يمكنك أيضًا تضمين مقابلات فيديو مع أعضاء الفريق، وجولات خلف الكواليس، وتغطية للأحداث التي استضفتها.

9. معلومات الاتصال

يجب أن تسهل مجموعات الوسائط أيضًا على المنافذ الصحفية تغطية أعمالك. وهذا يعني تسهيل التواصل مع الأسئلة. قم بتضمين أسماء وعناوين وأرقام هواتف أعضاء فريق العلاقات العامة الخاص بك. يجب عليك أيضًا تضمين عنوان بريد إلكتروني وربما حتى وسائل التواصل الاجتماعي لتسهيل على الأشخاص الاتصال بك عبر الإنترنت. قم بتضمين قائمة كاملة في ملفك الصحفي. وحدد الممثلين الذين يجب الاتصال بهم في حالات محددة. على سبيل المثال، قد يكون لديك أحد أعضاء الفريق لتسهيل المقابلات مع فريق القيادة الخاص بك. وآخر قد يقدم معلومات حول المنتجات أو الخدمات.

10. ورقة الأسعار والأسئلة الشائعة

يجب أن تتضمن الملفات الصحفية أيضًا اقتباسات وإجابات على الأسئلة المتداولة. تجعل الاقتباسات من المديرين التنفيذيين وأعضاء الفريق من السهل على المنافذ إضافة التعليقات إلى القصص. ويساعدهم قسم الأسئلة الشائعة على تجنب المقابلات المطولة التي تغطي نفس النقاط مرارًا وتكرارًا. على سبيل المثال، إذا كنت تطلق منتجًا جديدًا، فقد تحتوي مجموعتك الصحفية على اقتباسين أو ثلاثة اقتباسات حول كيفية تحسين المنتج لسهولة الاستخدام للعملاء. ثم قد تحتوي الأسئلة الشائعة على أشياء مثل: في أي متجر أو متاجر سيكون المنتج متاحًا؟ ما المشكلة التي لا حل؟ وكم سيكلف؟ فكر في هذا باعتباره متجرًا شاملاً لكل ما قد يحتاجه المنفذ الصحفي لتغطية عملك.

ما الفرق بين المجموعة الصحفية ومجموعة التسويق؟

تم تصميم المجموعة الصحفية مع أخذ أعضاء وسائل الإعلام في الاعتبار. ويهدف إلى المساعدة في تسهيل التغطية حول علامتك التجارية في وسائل الإعلام المطبوعة والإلكترونية. لذلك يجب أن تكون جميع العناصر جديرة بالنشر وذات صلة بالقصص الصحفية بطريقة ما. تستهدف مجموعة أدوات التسويق العملاء. لذلك يجب أن تحتوي على معلومات ذات صلة بمساعدة الأشخاص على اتخاذ قرارات الشراء.

  • المجموعة الصحفية:
    • مصممة للصحفيين ووسائل الإعلام.
    • يسهل التغطية الإعلامية ويوفر معلومات أساسية للقصص الإخبارية.
    • يتضمن عناصر إخبارية ذات صلة بالقصص الصحفية.
    • غالبًا ما يكون ذلك بتنسيق إلكتروني، مع روابط للأصول الموجودة على موقع الشركة الإلكتروني.
    • يحتوي على عناصر تساعد في التغطية الإعلامية، مثل خلفية الشركة، والسير الذاتية للفريق، والنشرات الصحفية، وصحائف حقائق المنتج، ودراسات الحالة، والتغطية الصحفية، والجوائز، والصور عالية الدقة، ومقاطع الفيديو، ومعلومات الاتصال.
  • مجموعة التسويق:
    • تستهدف العملاء والمشترين المحتملين.
    • يحتوي على معلومات ذات صلة بقرارات الشراء.
    • يتضمن المواد الترويجية ومعلومات المنتج وتفاصيل الأسعار والفوائد.
    • يركز على نقل القيمة والفوائد للعملاء.
    • مصممة لدعم جهود التسويق والمبيعات لجذب العملاء وتحويلهم.

أهمية المواد الصحفية

تظل الملفات الصحفية ذات صلة بالمشهد الإعلامي الحديث:

  • تتكيف المجموعات الصحفية مع المنشورات والمدونين عبر الإنترنت.
  • تتضمن مجموعات الصحافة الإلكترونية أصول الوسائط المتعددة للاستخدام عبر الإنترنت.
  • ساعد الصحفيين على الوصول إلى المعلومات الأساسية للقصص الإخبارية.
  • تسهيل تضمين مقاطع الفيديو والصور والروابط في التغطية عبر الإنترنت.
  • توفير مصدر شامل للصحفيين لإنشاء قصص شاملة.
مجموعة أدوات التسويق AspectPress
الجمهور المستهدفالصحفيين ووسائل الإعلامالعملاء والمشترين المحتملين
غايةيسهل التغطية الإعلاميةيدعم جهود التسويق والمبيعات
التركيز على المحتوىجديرة بالنشر وذات صلة بالقصص الصحفيةمعلومات عن قرارات الشراء
شكلفي كثير من الأحيان إلكترونية، مع روابط للأصوليحتوي على مواد ترويجية وتفاصيل المنتج
العناصر الرئيسيةخلفية الشركة، السير الذاتية للفريق، البيانات الصحفية،معلومات المنتج، تفاصيل الأسعار، الفوائد،
صحائف حقائق المنتج، ودراسات الحالة، والتغطية الصحفيةموقع ذو قيمة
الصلة بالوسائطيساعد الصحفيين على الوصول إلى المعلومات للحصول على الأخباريوفر موارد شاملة للصحفيين
تغطيةالقصص، ويسهل تضمين الوسائط المتعددةإنشاء قصص
الصلة في الحديثيتكيف مع المنشورات والمدونين عبر الإنترنتيتضمن أصول الوسائط المتعددة للاستخدام عبر الإنترنت
المشهد الإعلامييسهل تضمين مقاطع الفيديو والصور والروابط
في التغطية عبر الإنترنت
الراحة ليقدم موردا وقفة واحدة للصحفيينيدعم عملية اتخاذ القرار لدى العملاء ذات الصلة
الجماهيرإنشاء قصص شاملةمعلومة

من خلال فهم الفرق بين المجموعات الصحفية والمجموعات التسويقية والاستفادة من قوة المجموعات الصحفية في العصر الرقمي، يمكن للشركات تعزيز تغطيتها الإعلامية وجهودها التسويقية بشكل فعال.

هل لا تزال الملفات الصحفية ذات صلة؟

حتى مع التغيرات التي طرأت على وسائل الإعلام في السنوات الأخيرة، لا تزال الملفات الصحفية تخدم غرضًا مهمًا. لا يلزم أن تستهدف جميعها وسائل الإعلام المطبوعة. في الواقع، غالبًا ما تكون المواد الصحفية اليوم إلكترونية وتستهدف بشكل أكبر المنشورات عبر الإنترنت مثل المدونات. وقد يتضمن ذلك أشياء مثل مقاطع الفيديو عبر الإنترنت لتضمينها في قصة إخبارية، والصور المحسنة للاستخدام عبر الإنترنت، والروابط، وملفات تعريف الوسائط الاجتماعية.