الأخبار التكنولوجية والاستعراضات والنصائح!

كيفية إنشاء نظام جدولة المهام لفريقك

ستساعدك المقالة التالية: كيفية إنشاء نظام جدولة المهام لفريقك

عندما تعمل مع فريق عبر الإنترنت أو عن بعد، فإن الطريقة التي تدير بها المهام والمشاريع يمكن أن تؤدي إلى نجاحك أو فشله. أشياء مثل جدولة المهام، وإدارة المشاريع، والتفويض – كل هذه الأشياء حاسمة ويجب القيام بها بشكل صحيح.

لكن لا تقلق، ليس من الضروري أن يكون الأمر مرهقًا أو معقدًا! هناك بعض الأشياء الأساسية التي يمكنك وضعها والتي ستساعد حقًا في إبقاء كل شيء على المسار الصحيح.

ك أخصائي النظم والعملياتأحد الأشياء التي أحب التحدث عنها أكثر هو كيفية إدارة فريق عن بعد بنجاح. أدير وكالة التسويق الرقمي الخاصة بي منذ عام 2015 ولدي الآن فريق عمل عن بعد مكون من 20 امرأة. لقد ساعدت أيضًا بعض عملائي المكونين من 7 أرقام في إدارة فرقهم الخاصة. على مر السنين، تعلمت الكثير!

ومع ذلك، لم أبدأ كخبير… عندما بدأت العمل عبر الإنترنت لأول مرة وقمت ببناء فريقي، كنت قد فعلت ذلك بالتأكيد خبرة إدارية صفر. لنكن صادقين – لم يكن لدي أدنى فكرة عما كنت أفعله. 😳

في الأساس، كان كوني مسؤولاً عن المشاريع الجماعية في المدرسة هو تجربتي الوحيدة في إدارة الآخرين. ولنكن واضحين، هذا لا يؤهلني حقًا كخبرة ولم يمنحني أي مهارات في إدارة الفريق على الإطلاق. 😂

ولكن، من خلال التجربة والخطأ، اكتشفت أن قيادة الفريق هي مهارة (مثل الكثير من الأشياء). وبمرور الوقت تحسنت حالتي – لدرجة أنني الآن أحب تعليم الآخرين ما تعلمته!

إذن هنا بعض من أفضل نصائحي حول كيفية التعامل مع جدولة المهام وإدارتها في عملك على الانترنت!

البدء في استخدام برامج إدارة المشاريع

يعد برنامج إدارة المشاريع أداة يمكنك استخدامها لإدارة جميع مهامك ومشاريعك (لنفسك ولعمل العميل).

عندما بدأت عملي لأول مرة، قمت بإدارة أعمالي اليومية من خلال كتابة قوائم المهام على الورق. ولكن عندما بدأت أحظى بعدد أكبر من العملاء (وفي النهاية فريق)، أصبح ذلك غير فعال على الإطلاق. بدأت أفتقد وأنسى الأشياء، ولم يكن الأمر احترافيًا.

كمزود خدمة، من المهم أن نقدم خدمة عالية الجودة لعملائنا. يتيح لنا استخدام أداة كهذه أن نكون على دراية كاملة بالأشياء وأن نكون منظمين. فهو يسمح لك بالشعور بالتحكم بشكل أكبر في كل ما تديره. هذا يستطيع المساعدة تنظيم الجدول الزمني الخاص بك لهذا اليوم (مثل قائمة المهام…لكنها أفضل!).

خاصة عندما تبدأ في تنمية فريقك، يعد استخدام أداة مثل هذه أمرًا بالغ الأهمية. كل شيء سيكون كل ذلك في مكان واحد – الملفات، والمهام، والتفاصيل، وما إلى ذلك. إذا كنت تحاول إدارة أعضاء الفريق عبر البريد الإلكتروني فقط (أو حتى إذا كنت تستخدم أداة مثل Slack)، فسوف تصل في النهاية إلى نقطة يصبح فيها الأمر غير عملي ومزعج. من المستحيل إدارتها بدون برامج إدارة المشاريع.

على محمل الجد، أنت بحاجة إلى البدء في استخدام واحد (مثل الأمس)

حتى لو لم يكن لديك أي شخص آخر في فريقك إلى جانب نفسك حتى الآن…لا تزال بحاجة إلى نظام إدارة المشروع.

في الواقع، أوصي بشدة باستخدام هذه الأنواع من الأدوات التعاونية بنفسك أولاً قبل أن تقوم بإحضار فريقك إلى هذا المزيج. من المهم للغاية، بصفتك الشخص المسؤول (سواء كنت رجل أعمال منفردًا، أو مديرًا تنفيذيًا لفريق صغير، أو مسؤول تكامل/OBM لفريق أكبر)، أن تشعر بالراحة حقًا مع الأدوات التي تستخدمها قبل القيام بأي شيء آخر .

خطأ واحد كبير أرى الناس يصنعون أنهم يتحركون بسرعة كبيرة. إنهم يحضرون فريقًا إليه قبل أن يتم وضع أنظمتهم وعملياتهم في مكانها الصحيح. عندما تفعل ذلك، لا يتعين عليك إدارة الفريق فحسب، بل يتعين عليك أيضًا بناء إجراءات التشغيل القياسية (SOP) الخاصة بك في نفس الوقت (أو ما هو أسوأ من ذلك، ليس على الإطلاق)… وكما يمكنك أن تتخيل، يؤدي ذلك إلى فوضى كاملة ومطلقة.

قد يكون من المغري جدًا البدء والبدء سريعًا، خاصة إذا كنت من محبي اتخاذ الإجراءات! ولكن على محمل الجد – مقاومة الرغبة.

من المهم أن يكون لديك قدر لا بأس به من الخبرة في استخدام الأدوات التي تستخدمها (وأنظمتك) قبل محاولة تفويض الآخرين. الهدف هو الحصول على عمليات قوية للغاية أولاً – حتى لو كان ذلك يعني أنك تقوم بكل ذلك بنفسك لفترة قصيرة من الوقت – ثم تبدأ في دمج فريقك.

كيفية البدء باستخدام برنامج إدارة المشاريع

إذا كنت تقوم بالتبديل بين برامج إدارة المشاريع (أو تبدأ في استخدام أحد البرامج للمرة الأولى)، فقد تكون فكرة جيدة أن ابدأ بمشروع واحد أصغر ومحدد أولاً. على سبيل المثال، إطلاق موقع ويب أو إعادة تصميمه.

يجب أن يكون مشروعك المبدئي:

  • أن تكون محددة في نطاقها
  • لقد حددت تواريخ البدء والانتهاء
  • قم بتضمين بعض التسليمات و/أو الأهداف الواضحة
  • احصل على سير عمل خطوة بخطوة لتتبعه

تَلمِيح: إذا لم يكن لديك سير عمل خطوة بخطوة لتتبعه لأي من مشاريعك، فقد ترغب في العمل عليه أولاً! وهذا شيء أقوم بتدريسه جمعية النظم.

عندما تفعل ذلك بهذه الطريقة، فأنت في الأساس مجرد “لعب منزل” بالأداة الجديدة. أنت تفعل كل ما تفعله عادةً كجزء من هذا المشروع، ولكن في بيئة جديدة. بمجرد أن تعتاد على كيفية عمله، يمكنك البدء في إضافة المزيد من المشاريع ونقل كل ما تفعله في عملك ببطء إلى هذه الأداة. ثم قم بإحضار فريقك

يعد البدء بمشروع واحد مثل هذا طريقة رائعة لبدء استخدام (أو اختبار!) برنامج جديد لإدارة المشاريع. بدلا من مجرد محاولة رمي كل شئ هناك مرة واحدة، ستساعدك هذه الطريقة على تبليل أصابع قدميك. سوف تكون أقل طغت بكثير! 😅

إذا كان لديك مدير الأعمال التجارية عبر الإنترنت, سيكونون قادرين على مساعدتك في هذا! من المهم أن تقوم بإشراكهم في هذا الأمر على مستوى الأرض أيضًا. لأن يساعد OBM في إدارة الأنظمة والفريق، سيحتاجون إلى الشعور براحة شديدة عند استخدام هذه الأداة أيضًا. يجب أن يتم إطلاعهم بشكل كامل والسيطرة عليهم قبل البدء في إدارة أعضاء الفريق الآخرين الذين يستخدمونه.

ما هي برامج إدارة المشاريع التي يجب أن أستخدمها؟

إذا كنت تتابعني لفترة من الوقت، فأنت تعلم أنني أحب Asana وأوصي بها بشدة. باعتباري خبيرًا في الأنظمة، فقد استخدمت (تقريبًا) كل أدوات إدارة المشاريع الموجودة هناك. ويمكنني أن أقول ذلك بشكل قاطع أسانا هي الأفضل.

يمكن أن يشعر بعض الناس بالإرهاق قليلاً في البداية، لأنه نوع من “الصفحة البيضاء”. إنها عملية للغاية مع الكثير من الطرق المختلفة التي يمكنك الاستفادة منها. هذا هو السبب الرئيسي الذي يجعلني أحب ذلك كثيرا! إنها قابلة للتخصيص تمامًا لك. على الرغم من ذلك، على الجانب الآخر، قد يجعلك هذا تشعر وكأنك لا تعرف من أين تبدأ. لذلك، مثل أي أداة، هناك القليل من منحنى التعلم.

ولكن عند استخدامها بشكل صحيح، فهي أداة قوية بشكل مذهل (ولكنها بسيطة للغاية). شخصيًا، أنا وفريقي نستخدمه منذ أكثر من 5 سنوات وهو منقذ للحياة. 🙌

يمكنك معرفة المزيد عن أسانا هنا!

إذا لم تكن Asana هي المفضلة لديك، أو كنت ترغب في تجربة أدوات أخرى – فلا بأس بذلك تمامًا! أنا من أشد المؤمنين باستخدام أي أدوات تناسبك. أفضل أداة هي تلك التي ستستخدمها باستمرار (وتستمتع بها). قد يعني هذا أنك بحاجة إلى تجربة العديد منها قبل اتخاذ قرارك النهائي بشأن ما سيعمل بشكل أفضل لك ولفريقك.

إدارة المهام مقابل إدارة المشاريع

ربما تتساءل: إذا كان هذا منشورًا على مدونة TASKS…لماذا نتحدث عن المشاريع؟

هناك الكثير من المصطلحات والمصطلحات عندما يتعلق الأمر بأنظمة الأعمال، لذلك من الطبيعي تمامًا أن تشعر ببعض الارتباك بشأن ما يتحدث عنه الناس.

تسير المهام والمشاريع جنبًا إلى جنب، ولكن إليك الاختلافات الفنية:

  • مهام هي مهام فردية يكملها شخص واحد.
  • المشاريع هي (عادةً) جهود تعاونية تشمل العديد من أعضاء الفريق والتي تتضمن مجموعة من المهام بترتيب معين.

عادةً ما تكون المشاريع أكبر، وتستغرق وقتًا أطول، ولها تاريخ بدء وانتهاء محدد، في حين يمكن عادةً إكمال المهمة في إطار زمني أقصر بكثير ولها تاريخ استحقاق واحد فقط.

كيفية البدء بجدولة المهام وإدارتها

باعتبارك قائد فريقك (كالرئيس التنفيذي أو المتكامل أو OBM – مهما كان دورك الآن واعتمادًا على حجم فريقك)، ستكون مسؤولاً عن إنشاء إجراءات التشغيل القياسية (SOP) لجميع المهام والمشاريع التي تحتاج إلى اكتمل، وقم بإعداد هذه المهام والمشاريع داخل برنامج إدارة المشروع الخاص بك، وتفويضها إلى عضو الفريق المناسب.

على سبيل المثال، لنفترض أن لديك مشروعًا: شهريا Instagram إدارة.

إليك ما عليك القيام به:

  • اتخاذ قرار بشأن هدف (أهداف) المشروع
  • اكتشف جميع المهام الفردية التي يجب إكمالها لتحقيق هذا الهدف (الأهداف)
  • قم ببناء سير العمل من خلال وضع جميع المهام بالترتيب الصحيح
  • قم بإنشاء إجراءات التشغيل الموحدة لكل مهمة في سير العمل (خاصة تلك التي تخطط لتفويضها)
  • تفويض كل مهمة إلى عضو الفريق المناسب
  • إدارة المشروع للتأكد من اكتمال كل شيء بشكل صحيح وفي الوقت المحدد

خصوصيات وعموميات جدولة المهام

غالبًا ما يتم اكتشاف الجزء الصعب من هذه العملية برمتها كيفية التعامل مع جدولة المهام وإدارتها لجميع مشاريعك. لأن عملك سيكون لديه مشاريع متعددة تحدث في وقت واحد وفي أي وقت.

عندما يكون لديك فريق صغير، فهذه ليست مشكلة كبيرة. ربما يكون لديك عدد قليل من المشاريع في وقت واحد، لذلك يكون من الأسهل إدارتها.

(تَلمِيح: إذا كان هذا هو رأيك، فهذا هو الوقت المناسب للبدء في تعزيز إجراءات التشغيل القياسية الخاصة بك الآن استعدادًا للنمو المستقبلي!)

مع نمو فريقك (حجم الفريق وعدد العملاء/المشاريع)، ستحتاج إلى التأكد من أن إجراءات التشغيل القياسية (SOP) الخاصة بك قوية جدًا، وأن المشاريع تبدأ وتكتمل دون أي عوائق، وأن الأشياء التي تقوم بإنشائها تحافظ على مستوى عالٍ من جودة.

إذا كان لديك العديد من العملاء الذين لديهم مشاريع متعددة يتم تنفيذها لكل عميل في نفس الوقت، بالإضافة إلى العديد من أعضاء الفريق الذين يعملون على كل عميل – فقد يخرج هذا عن السيطرة بسهولة.

وهنا بعض النصائح التي ساعدتني!

استخدم المهام المتكررة كتذكيرات

بالنسبة لجميع عمليات سير العمل القابلة للتكرار والتي تحتاج إلى إكمالها مرارًا وتكرارًا (حتى لو كانت مختلفة قليلاً في كل مرة)، فعادةً ما يكون هناك نوع من المشغلات لذلك. على سبيل المثال، اكتشاف نظام الاتصال يتم تشغيله بواسطة عميل محتمل يحجز مكالمة اكتشاف.

ولكن ماذا عن سير العمل والمشاريع القابلة للتكرار؟ لا لديك الزناد؟ مثل الشهرية Instagram نظام الإدارة الذي تحدثت عنه سابقًا! أو أشياء مثل عمليات الإطلاق، ودفع الضرائب، تأهيل أعضاء الفريق الجدد، إلخ.

للتأكد من أنك لا تنسى وضع مسارات العمل هذه موضع التنفيذ، قم بإنشاء مهام متكررة في نظام إدارة المشروع الخاص بك كتذكير. ضع الرابط الخاص بقالب سير العمل داخل تلك المهمة ليسهل الوصول إليه!

إذا أمكن، قم بتعيين هذه الأنواع من المهام لأحد أعضاء الفريق بدلاً من نفسك! عادةً ما تكون المهام المتكررة/المتكررة هي الأسهل للتفويض والأكثر فائدة في التخلص من مهامك.

مراقبة المهام يوميًا للتأكد من أن الأمور تسير على الطريق الصحيح

هذا مخصص في الغالب إذا كنت تدير الكثير من المهام وأعضاء الفريق. إذا كان هذا هو حالك، فمن المهم أن تظل مطلعًا على الأمور مراقبة النظرة العامة الشاملة لجميع المهام يوميًا.

وهذا خطأ آخر أرى الناس يرتكبونه. يقومون بتفويض المهام إلى فريقهم ثم يغسلون أيديهم منها حتى يتم الانتهاء منها. 👏

على الرغم من أن هذا يمكن أن ينجح إذا كان لديك فريق صغير، فكلما زاد عدد أعضاء الفريق والعملاء والمشاريع/المهام التي لديك، أصبح من الأسهل أن يخرج هذا عن نطاق السيطرة. والهدف هو أنه، حتى لو كان لديك الكثير من العملاء أو أعضاء الفريق، يجب ألا تتأثر جودة خدماتك أبدًا. (إذا كان هناك أي شيء، فإنه ينبغي أن يتحسن!)

بصفته الشخص المسؤول، أنت مسؤول عن التأكد من اكتمال الأمور بشكل جيد وفي الوقت المحدد. هناك دائمًا ظروف مخففة، أو مشكلات تتعلق بالتكنولوجيا، أو أي شيء آخر يمكن أن يؤدي بشكل عشوائي إلى عرقلة المشروع أو سير العمل.

تأكد من أن شخصًا ما هو المسؤول (ليس من الضروري أن يكون أنت!) لمراقبة جميع المشاريع للتأكد من أن الأمور تحدث في الموعد المحدد. إذا خرجت الأمور عن المسار الصحيح، فسيقومون بإعلامك بأن هناك حاجة لمساعدتك (أو فقط يجعلونك على علم بالموقف).

إنشاء إجراءات التشغيل القياسية (SOP) لجدولة المهام لفريقك

جزء مهم آخر من هذا هو تطوير إجراءات التشغيل الموحدة لاستخدام نظام إدارة المشروع الخاص بك. هناك الآلاف من الفرق التي تستخدم Asana، لكن لن يستخدمها كل فريق بنفس الطريقة تمامًا. يختلف كل فريق وإعداده قليلاً.

لذا، خاصة إذا كان لديك (أو تخطط أن يكون لديك) فريق، فأنت بحاجة إلى تطوير إجراءات التشغيل الموحدة الخاصة به كيفية استخدام هذه الأداة كفريق.

على سبيل المثال، في بلدي نظام تأهيل أعضاء الفريق، أشارك مقطع فيديو نظرة عامة مع جميع أعضاء الفريق الجدد حول كيفية استخدامنا كفريق لـ Asana. وهذا يمنحهم الخطوط العريضة لكيفية استخدام Asana (مفيد للغاية إذا لم يستخدموها على الإطلاق من قبل!) بالإضافة إلى تفاصيل حول أي طرق خاصة نستخدمها كفريق – مثل نظام وضع العلامات لدينا. (تعرف على المزيد حول هذا في جمعية النظم!)

أود أيضًا تقديم الكثير من التفاصيل حول جدولة المهام. باعتبارنا وكالة تسويق رقمية مكونة من 6 أرقام، فإننا نتعامل حرفيًا مع آلاف المهام في وقت واحد، مع إكمال مئات المهام كل يوم بواسطة أعضاء مختلفين في الفريق. كما يمكنك أن تتخيل…قد يصبح هذا أمرًا مربكًا بسهولة.

يعد وجود نظام لكيفية تعاملنا مع جدولة المهام وإدارتها أمرًا ضروريًا. نحن نشارك هذه التفاصيل مع جميع أعضاء الفريق حتى يفهموا كيفية البقاء على المسار الصحيح في مهامهم الخاصة.

تعد جدولة المهام وإدارة المشاريع عنصرين أساسيين في أي عمل تجاري ناجح قائم على الخدمات (أو في الواقع، أي عمل تجاري!). لكنني لا أريدك أن تشعر بالإرهاق من كل هذه التفاصيل.

الشيء المهم هو أن تدرك أن هذه العناصر الأساسية مهمة حتى تتمكن من توسيع نطاق فريقك وعملائك بسهولة (دون إرهاق).

إذا لم تبدأ العمل على هذه الأمور بعد:

  • حاول تخصيص 30 دقيقة فقط يوميًا لإنشاء إجراء تشغيلي موحد (SOP) جديد (أو جزء منه).
  • ابدأ باستمرار باستخدام نظام إدارة المشاريع وstick.with.it. استخدمه كل يوم حتى يصبح متأصلًا في طريقة عملك.
  • الدفع جمعية النظم لمزيد من النصائح حول كيفية جعل عملك أكثر سهولة ومتعة مع الأنظمة! بما في ذلك الكثير من النصائح حول كيفية إنشاء إجراءات التشغيل القياسية (SOP) ونسخ ولصق سير عمل Asana، يمكنك التثبيت بنقرة واحدة في عملك الخاص.

اتبعني Instagram @WebBloggins (راجع قصصي!) لإلهام الأنظمة اليومية. 🤓