ستساعدك المقالة التالية: كيفية استخدام Asana لتنظيم الأعمال من وراء الكواليس
عندما أخبرك أن لدي علاقة حب عاطفية مع أسانا… فأنا لا أمزح. أسانا هي حرفيًا أفضل أداة لتنظيم الأعمال صادفتها على الإطلاق. (ولقد اختبرت عددًا لا بأس به منهم.)
إذا كنت تبحث عن شيء سهل الاستخدام، ولكنه قوي بما يكفي لتوفير تنظيم أعمال كامل – فلا تبحث أكثر!
أسانا هو وحش لبرنامج لم يكن يبدو “أكثر من اللازم” عندما كنت رائد أعمال منفردًا ولكنه كان لا يزال قادرًا على النمو معي حيث تحول عملي إلى وكالة تضم أكثر من 15 عضوًا في الفريق.
*هذا المنشور (بشكل مدهش) غير مدعوم!
لماذا يعتبر استخدام أداة تنظيم الأعمال أمرًا في غاية الأهمية
سواء ذلك او أسانا هو خيارك النهائي، فأنت بحاجة إلى الإعداد باستخدام برامج إدارة المشاريع من أجل الارتقاء بعملك إلى المستوى التالي. يعد هذا أمرًا بالغ الأهمية حتى إذا كنت تخطط للبقاء رائد أعمال منفردًا إلى الأبد (ولكن بشكل خاص إذا كنت تريد أن يكون لديك فريق في يوم من الأيام!).
يمكن لأداة مثل Asana أن تساعدك في إدارة جميع جوانب عملك. فهو يسمح لك بتحديد المواعيد النهائية، وتحقيق الأهداف، والبقاء على المسار الصحيح للمشاريع طويلة الأجل، ويذكرك بالأشياء التي تريدها من المحتمل لقد نسيت خلاف ذلك.
أنا وزوجي نتبادل نكتة حول كيف أنه لا يمكن لأي منا أن يتذكر القيام بأي شيء إذا لم يكن في أسانا! في كل مرة يتم إخطاري من قبل أحد العملاء بأنني بحاجة إلى القيام بشيء ما، أو أفكر في مهمة يجب علي القيام بها – يتم إرسالها على الفور إلى Asana!
يعد تطبيق Asana iOS مفيدًا جدًا لهذا الغرض. لا أستطيع أن أخبرك كم مرة كنت في السيارة، أو في نزهة مع الكلب، أو في الحمام 😂 وكنت بحاجة إلى جعل نفسي مهمة!
مع نمو عملك، ستحتاج إلى إدارة المزيد والمزيد من الأجزاء المتحركة والحفاظ على تنظيمها. ولهذا السبب أوصي بشدة بإعداد نظام تنظيم الأعمال والبدء فيه عاجلاً وليس آجلاً.
حتى لو كنت لا تشعر أنك في حاجة إليها الآن، إذا اخترت عدم إعدادها واستمريت في الانتظار حتى تشعر أنك في حاجة إليها، فسوف تصل بنسبة 100٪ إلى نقطة يصبح فيها عملك مثل القطار الجامح: خارج نطاق السيطرة تماما. سوف تتمنى لو قمت بتنفيذ النظام عاجلاً!
لا يزال من الممكن تنظيم نفسك إذا كنت بالفعل خارج نطاق السيطرة، ولكن من الناحية المثالية، ستكون قد نظمت الأمور بطريقة قبل أن تصل إلى هذه النقطة!
هل أسانا مناسبة لي؟
على الرغم من أنني شخصيا مهووس أسانا، إنها ليست بالضرورة أداة تنظيم الأعمال المثالية للجميع. أعتقد أنها يمكن أن تكون أداة رائعة لـ أي شركة صغيرة، ولكن ما إذا كانت Asana مناسبة لك أم لا، فهذا يتعلق بك وبشخصيتك.
- هل أنت بالفعل من محبي التنظيم؟ أم أنك تميل إلى أن تكون أكثر تشتتًا؟
- هل لديك مشكلة في الالتزام بالمواعيد النهائية؟ أو هل تعمل بشكل جيد تحت الضغط؟
- هل تريد المزيد من مركز العصف الذهني مع مكان لتدوين الملاحظات؟ أم أنك تبحث عن المساعدة في إدارة المشاريع وإتمامها فعليًا؟
- هل أنت من الأشخاص الذين يكتبون القوائم على اللوحات القانونية؟ أو شخص يقوم بتدوين الأفكار والأفكار العشوائية على الملاحظات اللاصقة؟
إذا لم تكن متأكدًا، فإن أفضل نصيحتي هي ببساطة جربه لبضعة أسابيع. (أوصي بأكثر من أسبوع واحد، حتى تشعر حقًا بكيفية عمله كأداة في عملك). أفضل ما في الأمر هو أنه أسانا مجانية، لذلك ليس هناك أي خطر!
على الرغم من أنني أحب جميع الأدوات التي أستخدمها، فمن المهم جدًا بالنسبة لي أن تختار شيئًا يناسبك. الأداة نفسها أقل أهمية من مدى فعاليتها بقدر ما تحتاج إلى القيام بها.
ومع ذلك، سأقول إن طريقة “أكوام الملاحظات اللاصقة” أو “دفاتر الملاحظات المليئة بالقوائم” ليست استراتيجية جيدة لتنظيم الأعمال على المدى الطويل. لقد كنت هناك، ونعم، قد يكون الانتقال إلى استخدام أداة عبر الإنترنت أمرًا صعبًا. لكنك يحتاج لاستخدام أداة حقيقية لإدارة المشاريع مثل Asana إذا كنت تخطط لإدارة مشروع تجاري مربح عبر الإنترنت لسنوات عديدة قادمة. فكر في هذا القرار باعتباره “ما هي أداة إدارة المشروع التي يجب أن أستخدمها؟” وليس “هل يجب أن أستخدم واحدًا؟”
ذات صلة: الدليل النهائي لاختيار أفضل تطبيق لإدارة المشاريع
استخدام Asana خلف الكواليس وليس مع عملائك
هذا أحد الأسئلة الأكثر شيوعًا التي أتلقاها حول Asana. يريد الناس أن يعرفوا كيف قمت بإعداده للعمل مع عملائي. حسنًا، الإجابة السهلة هي أن…لا أفعل ذلك!
أستخدم Asana الخاص بي لإدارة أعمالي الخاصة ولإبقائي على المسار الصحيح مع مشاريع العملاء. لكن لم تتم إضافة عملائي إلى Asana الخاص بي.
هناك سببان رئيسيان لعدم قيامي بذلك: (1) لا أريد أن يرى عملائي أشياء معينة، وفي رأيي، سيكون من الصعب للغاية فصلها، و(2) معظم عملائي لديهم بالفعل نظام إدارة المشروع الخاص بهم.
عادةً، عندما تعمل مع العملاء، سيضيفون أنت إلى برامج إدارة المشاريع الخاصة بهم. هذا أمر قياسي جدًا لأنك المقاول.
خاصة إذا كنت من مقدمي الخدمة على المدى الطويل وستعمل معهم لفترة من الوقت، فيمكنك أن تتوقع منهم أن يضيفوك إلى خدماتهم. إذا لم يكن لديهم واحدة، فقد يطلبون الانضمام إلى عضويتك (وهو ما يمكنك القيام به إذا أردت). أو يمكنك إنشاء مساحة عمل Asana جديدة تمامًا لهم (أو استخدام أي أداة يريدون استخدامها).
يرغب بعض مقدمي الخدمات القائمة على المشاريع في إضافة عملاء إلى نظام إدارة المشاريع الخاص بهم. كثيرا ما أرى هذا مع مصممي الويب. إذا كانت لديك طريقة منظمة جدًا لإنجاز المشاريع وكان من الأسهل أن يكون لديك عملاء في مساحة العمل الخاصة بك حتى تتمكن من الحفاظ على المراسلات مع إدارة المهام، فلا بأس بذلك تمامًا! (يمكنك القيام بذلك في Asana، لكن Basecamp يعمل بشكل جيد جدًا لهذا الغرض أيضًا.)
بصراحة، لا توجد حقًا قواعد صارمة وسريعة! يمكنك استخدام أداة إدارة المشروع الخاصة بك كيفما تشاء. إنه موجود لمساعدتك في إدارة أعمالك بشكل أكثر فعالية.
منظمة أسانا للأعمال لمشاريع عملائك
لدي منطقتان منفصلتان في أسانا. لدي مجال رئيسي واحد لأشياء عملي الخاصة (مثل سير عمل منشور مدونتي، وما إلى ذلك). ثم هناك مجال آخر تمامًا أستخدمه لإدارة مشاريع عملائي. نظام تنظيم الأعمال هذا يناسبني.
في كل مرة أحصل فيها على عميل جديد، أقوم بإنشاء مشروع جديد لهم في Asana، وهناك يتم إدخال جميع تفاصيلهم. ثم، في كل مرة يعطونني فيها مهمة لأقوم بها (عادةً عبر البريد الإلكتروني)، أقوم بإضافة جميع المعلومات إلى Asana.
بعد ذلك، يمكنني إما إكمال المهمة بنفسي أو تفويضها إلى أحد أعضاء الفريق. عند اكتمال المهمة، أقوم ببساطة بإعلام العميل و/أو إرسال أي تسليمات مرة أخرى.
اعتدت أن يكون لدي عملاء يرسلون لي بريدًا إلكترونيًا و أتمنى أن أتذكر كل شيء. أو أكتب قائمة بالمهام على الورق. لكنني وجدت نفسي أفتقد أو أنسى الأشياء باستمرار. بمجرد أن بدأت باستخدام أسانا دينيا، ذلك أبداً يحدث بعد الآن!
لقد سمح لي استخدام Asana بالشعور بأنني على رأس جميع مهامي. حتى عندما يكون لدي الكثير منهم! كمقدم خدمة، من المريح جدًا معرفة أنني ببساطة لن أسقط الكرة بعد الآن. لا داعي للقلق بشأن إحباط عملائي، لأنني كنت أفعل ذلك دائمًا كل ما عندي من البط على التوالي مع أسانا.
استخدام Asana لإدارة الفريق
كما ذكرت سابقًا، كانت Asana هي أداة إدارة المشاريع المفضلة بالنسبة لي منذ أن كنت رائد أعمال منفردًا وحتى امتلاك وكالة تضم أكثر من 15 عضوًا في الفريق!
لدي مديرة أعمال عبر الإنترنت تساعدني في متابعة كل شيء، وهي تحب Asana أيضًا! معًا، نتأكد من أنني أقوم بتفويض كل شيء إلى أعضاء فريقي وإكمال جميع أعمالي الخاصة.
باستخدام Asana، يمكنني تعيين المهام بتواريخها وتفاصيلها لأعضاء فريقي. أحب استخدام المهام الفرعية في المشاريع الأكبر حتى أتمكن من النظر إلى الأمر برمته من منظور شامل.
وبما أننا نستخدم Asana أيضًا لتنظيم معلومات العميل، يمكن لأعضاء الفريق الانتقال بسهولة إلى قسم “المسؤول” الخاص بكل عميل للعثور على تفاصيل مثل ملفات الشعار الخاصة بهم، وملخصات المشروع، والمعلومات الصوتية للعلامة التجارية.
هذا يجعل الأمر حقا من السهل التفويض لأنني لم أعد مضطرًا إلى إدراج جميع المعلومات في كل مرة أقوم فيها بتفويض مهمة. على الرغم من أنني أقدم دائمًا نظرة عامة، إلا أنه من السهل عليهم العثور على الكثير من تفاصيل المشروع. يساعد هذا في التخلص من الحاجة إلى طرح الأسئلة أو مجرد التغاضي عنها لأنها لا تحتوي على كل التفاصيل.
هل أنت مستعد لتجربة أسانا؟ قد يستغرق إعداد نظام تنظيم الأعمال عبر الإنترنت وقتًا طويلاً، ولكن لذلك يستحق كل هذا العناء. لا تسقط الكرة مرة أخرى!
