ستساعدك المقالة التالية: كيفية التعامل مع طلبات مراجعة العميل
نعلم جميعًا أن العمل مع العملاء في مشاريعهم قد يكون أمرًا صعبًا في بعض الأحيان! لكن الأمر يصبح أكثر إحباطًا بشكل ملحوظ عندما تجد نفسك تعود باستمرار لنفس العمل عدة مرات لأن العميل يظل يرغب في المزيد من التغييرات.
قد يكون التعامل مع هذه التغييرات المتكررة أمرًا مملاً، ولنكن صادقين، إنها مهمة يكرهها العديد من المصممين. لكن إجراء المراجعات على العمل الذي قمت بإنشائه بالفعل يعد جزءًا أساسيًا من عملية التصميم. إذا تم القيام بذلك بالطريقة الصحيحة، وباستخدام الأدوات المناسبة، فلن يكون الأمر مخيفًا أو محبطًا كما يبدو في كثير من الأحيان.
في هذه المقالة سنناقش أفضل الطرق للتعامل مع طلبات مراجعة العميل بأكثر الطرق الدبلوماسية والفعالة الممكنة – حتى لو كانت تلك الطلبات قد تبدو في بعض الأحيان غير معقولة.
أهمية طلبات المراجعة
تتضمن طلبات المراجعة عادةً عملاء يطلبون تغييرات أو تعديلات على التصميم أو المنتج أو الخدمة المقدمة، وعادةً ما تصل هذه الطلبات بمجرد قيام العميل بمراجعة التسليم الأولي.
على الرغم من أن طلبات المراجعة قد تتضمن أشياء دقيقة مثل التغيير في اللون أو التخطيط، إلا أنها قد تتضمن أيضًا إضافة ميزات أو عناصر إضافية – أو تغيير المحتوى بالكامل.
وبطبيعة الحال، نحن نفهم تماما قيمة وأهمية هذه الطلبات. نحن لا نقدم فقط ما يحتاجه العميل بالضبط، مع تلبية توقعاته بالكامل، ولكن من المرجح أن يكون المنتج النهائي أكثر صقلًا وتخصيصًا بطريقة فريدة لذلك العميل. من المؤكد أننا لا نريد أن نثني العميل عن التعبير عن أي مخاوف أو مشكلات – فهذا ليس الأساس لعلاقة عمل صحية.
واحدة من أكبر المشاكل التي يواجهها المصممون هي ما يبدو أنه لا نهاية له من اتصالات البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية، حيث يحاول العميل شرح ما يريد تغييره. لكن المشكلة هي أنهم غالبًا ما يفتقرون إلى المعرفة التقنية والفهم لشرح الأمور بوضوح، أو فهم المطور بشكل كامل.
في حين أن العميل قد يطلب من المصمم “تكبير علامة التبويب”، فقد يعني ذلك في الواقع أنه يريد قسم الرأس الذي يحتوي على الشعار أكبر، أو قسم البطل، أو الأيقونة المفضلة في علامة التبويب الفعلية، أو حتى شريط التنقل. لقد واجهنا كل هذه الحالات في الماضي!
تخيل لو أن العميل يمكنه ببساطة الإشارة إلى الجزء الذي يريد تغييره من الصفحة، ثم يقول شيئًا بسيطًا مثل، “اجعل هذا أكبر”، أو “غيّر لون الخلفية بحيث يكون أفتح”، أو “استبدل هذه الصورة بأخرى تحتوي على لاما”. “.
ثم تخيل أنه بمجرد قيام العميل بذلك، يتم إنشاء مهمة تلقائيًا داخل لوحة تحكم المصمم، مع تمييز الجزء المحدد من الصفحة الذي أشار إليه العميل، مع إرفاق ملاحظاته به، بالإضافة إلى جميع المعلومات الإضافية مثل معلوماته. المتصفح ودقة الشاشة.
ألن يجعل كل ذلك العملية برمتها أسهل؟ كنا نظن ذلك! ولهذا السبب قمنا ببناء أتاريم للقيام بذلك بالضبط.
ميزة التعاون الفريدة القائمة على الصور في Wix تجعل الأمر أسهل بكثير لكل من العميل والمصمم، وتجعل التعامل مع المراجعات غير مؤلم ومبسط وفعال بشكل لا يصدق.
التخطيط لمراحل مشروعك
لنكن واقعيين. نعلم جميعًا أنه من غير المرجح أن يتم إكمال كل شيء بشكل صحيح تمامًا من المحاولة الأولى.
ومع أخذ ذلك في الاعتبار، علينا أن نتوقع على الأقل بعض التصحيحات الطفيفة، ونخطط وفقًا لذلك. من خلال التخطيط المسبق لهذه المراجعات المتوقعة، يمكننا تقليل فرصة تفويت المواعيد النهائية للمشروع، مع الاستمرار في ضمان أن النتيجة النهائية هي ذات جودة عالية نتوقعها.
ميزة مراحل المشروع بواسطة Wix يجعل من السهل تتبع التقدم المحرز في المشروع ويبقي الجميع على اطلاع بما يحدث. يمكنك استخدام هذه الميزة لتخطيط مشروعك وتخصيص وقت مخصص لإجراء التصحيحات والتعديلات. يمكن لهذه الميزة أيضًا تتبع الوقت المستغرق في كل مرحلة من مراحل المشروع. باستخدام بيانات التتبع هذه، يمكنك بسهولة تحديد الاختناقات في سير عملك، وإجراء أي تغييرات ضرورية لتحسين إنتاجية وكالتك بشكل أكبر.
توصيل طلبات المراجعة بشكل فعال
يعد التواصل الفعال مع العملاء أمرًا حيويًا لمعالجة المراجعات بشكل صحيح، وتجنب أي ارتباك أو سوء فهم محتمل. وسيتضمن ذلك الشفافية التامة بشأن التغييرات المطلوبة، وسبب أي تغييرات أو تعديلات، وأي تكلفة إضافية مطلوبة نتيجة لذلك. من الضروري أخذ الوقت الكافي لفهم رؤية العميل تمامًا، وما يريدون تحقيقه من خلال مراجعاتهم. ولهذا السبب، فإن طرح الأسئلة عند الضرورة لتوضيح أي شيء قد يكون غير واضح أمر لا بد منه.
من خلال التواصل الواضح الذي لا لبس فيه، سيتمكن العملاء من فهم ما يدفعون مقابله بالضبط، وما يمكن أن يتوقعوه من المنتج النهائي. سيؤدي هذا حتماً إلى تحسين الرضا عن المنتج النهائي، وتقليل أي مراجعات إضافية ذهابًا وإيابًا تؤدي إلى مزيد من التأخير والتكاليف غير الضرورية.
إن إبقاء وسيلة الاتصال مفتوحة طوال عملية المراجعة يمكّن العميل من تقديم الملاحظات على الفور. وهذا يمنحهم أيضًا شعورًا بالأمان والثقة في النتيجة النهائية.
مكتب دعم البريد الإلكتروني الخاص بشركة Wix تم تصميمه لتزويد العملاء بالتحكم الكامل في دعم البريد الإلكتروني الخاص بهم. يسمح نظام التذاكر بتحويل كل استفسار إلى مهمة قابلة للتنفيذ، مما يمكّن العملاء من تعيين أعضاء الفريق وتحديد الأولويات والحالات وتتبع الوقت. يتم تنظيم جميع الاتصالات بشكل ملائم في مكان واحد، مما يسهل على العملاء إدارة دعم البريد الإلكتروني الخاص بهم.
كيفية التعامل مع طلبات المراجعة
نظرًا لأن طلبات المراجعة جزء لا مفر منه من عملية التصميم، فمن الضروري التعامل معها بهدوء ومهنية للحفاظ على تجربة إيجابية مع العملاء. فيما يلي بعض النصائح التي يجب مراعاتها أثناء التواصل مع العملاء.
- استمع دائمًا إلى ملاحظات العميل: يعد الفهم الكامل لما يريده عميلك أمرًا حيويًا لنجاح العملية. تحدث مع عميلك، واطرح الأسئلة الأساسية، وقم بتوضيح طلباته. سيمكنك التواصل بوضوح من فهم وجهات نظر عملائك ومعالجة مخاوفهم بشكل فعال.
- الرد في الموعد المحدد: قم بتأكيد استلام طلب المراجعة الخاص بالعميل بسرعة، وقم بتوفير جدول زمني واقعي للوقت الذي يمكن أن يتوقع فيه تنفيذ التغييرات. تعد إدارة توقعات العميل ومنع التأخير أمرًا بالغ الأهمية.
- لا تدع عواطفك تتحكم في قراراتك: كن هادئًا ومتماسكًا، وواجه أي طلبات قد تكون صعبة (أو حتى غير معقولة) بشكل احترافي. لا يمكن تجنب المراجعات في هذه الصناعة، ويجب على المصممين تقدير ملاحظات العملاء.
- الحفاظ على الشفافية والصدق: كن صريحًا وصادقًا مع العميل بشأن مدى معقولية طلباته، وأي تكاليف أو وقت إضافي قد يكون مطلوبًا، وكذلك أي تأثير محتمل على النتيجة ربما لم يدركه العميل.
- كن على استعداد لتقديم تنازلات: كن منفتحًا لإجراء التغييرات والتعديلات، ومستعدًا لتقديم التنازلات عند الضرورة. يعد الحفاظ على متطلبات العملاء سليمة جزءًا مهمًا من عملية التصميم.
- المتابعة مع عميلك: أبقِ عميلك على اطلاع دائم عند تنفيذ المراجعات، وتابع معه للتأكد من رضاه عن النتيجة. يوضح هذا أنك تهتم برضا العملاء وأنك ملتزم بتقديم خدمة عملاء ممتازة.
وضع توقعات وحدود واقعية
يجب على المصممين اتخاذ خطوات لمنع العدد الزائد من طلبات المراجعة من خلال وضع توقعات وحدود واقعية مع العملاء. ضمان أن هذا يحافظ على علاقة عمل إيجابية مع العملاء. فيما يلي بعض النصائح حول كيفية تحقيق ذلك:
- الخطوط العريضة لعملية التصميم بوضوح: يجب أن يتم شرح عملية التصميم بوضوح للعميل، من البداية إلى النهاية، بما في ذلك المراجعات المضمنة في المشروع وأي تكاليف إضافية للمراجعات الإضافية. إن القيام بذلك يساعد العميل على فهم ما يمكن أن يتوقعه من المصممين، ويمنع أي سوء فهم في المستقبل.
من الضروري إجراء مناقشة مناسبة لفهم أهداف العميل وغاياته من المشروع ومواءمة رؤية واستراتيجية كلا الطرفين. تمنع هذه العملية المراجعات غير الضرورية وتضع توقعات واقعية.
- تقديم اقتراح مفصل والعقد: يساعد نطاق المشروع وجدوله الزمني وجدول جميع التكاليف والخدمات على وضع حدود وتوقعات واضحة لكل من العميل والمصمم.
- إعطاء تحديثات التقدم: تسليم تحديثات التقدم طوال عملية التصميم. إن إبقاء العميل على اطلاع دائم بالعملية يمنحه شعورًا بالثقة في الناتج النهائي ويجعل من السهل تلقي تعليقات سريعة.
- كن واضحًا بشأن القيود والحدود: يجب شرح الوقت والميزانية والقيود الأخرى بشكل واضح للعميل. قد تؤثر اللوائح القانونية (مثل تلك المتعلقة بإمكانية الوصول) على النتيجة النهائية ومساعدة العميل على فهم عملية التصميم تحدد إمكانيات واقعية للعميل فيما يتعلق بالنتيجة النهائية.
إدارة طلبات المراجعة غير المعقولة
ليس من المستغرب أن يقوم العملاء بتقديم طلبات مراجعة غير معقولة. باعتبارك متخصصًا في هذا المجال، قد لا تكون بعض الطلبات ذات معنى بالنسبة لك. ولكن من المهم الحفاظ على علاقة عمل إيجابية مع عملائك.
اتبع هذه النصائح للتفاوض والتعامل مع ما قد يبدو أنها طلبات غير معقولة:
- حافظ على رباطة جأشك وحافظ على الاحترافية: من المهم أن تحافظ على رباطة جأشك وأن تظل هادئًا عند مواجهة طلبات العملاء الصعبة. تعد المراجعات جزءًا لا مفر منه من عملية التصميم، ويجب على فريق التصميم التعامل مع تعليقات العملاء بشكل احترافي.
- إستمع جيدا: لفهم وجهة نظر العميل يجب عليك التفكير بعناية وعدم تقديم أي افتراضات. كن مباشرًا في التواصل مع عميلك وقم بتوضيح أي مخاوف بشأن الطلبات عن طريق طرح الأسئلة.
إذا كان الطلب الذي قدمه العميل غير ممكن، فاطلب من العميل أن يشرح سبب ضرورة هذا التغيير أو التعديل المحدد، أو ما يأمل في تحقيقه. قد يساعدك هذا في تحديد الطرق التي يمكن من خلالها معالجة المشكلة، ربما باستخدام نهج مختلف.
- توفير البدائل: إذا كان طلب العميل غير ممكن حتى بعد المناقشة، قم بتقديم خيارات بديلة والتي ستظل تلبي احتياجاتهم وأهدافهم. إن القيام بذلك يؤكد رغبتك في العمل معهم لتحقيق أفضل النتائج الممكنة.
- اشرح قراراتك للعميل: مساعدة العميل على فهم مبادئ التصميم والأهداف المتبعة أثناء العملية. اشرح للعملاء الأسباب الكامنة وراء اختياراتك، وتأكد من أن العميل يقدر أنه قام بتعيينك لخبرتك في هذا الشأن، وأنه يجب الوثوق بحكمك.
- كن صادقًا مع عميلك: إذا كان طلب العميل يتطلب منك تخصيص المزيد من الوقت والمال، قم بتوصيل ذلك بوضوح وصراحة. تحتاج إلى تقديم ملخص تفصيلي للأعمال الأخرى المطلوبة أثناء العملية وتأثيرها على النتيجة.
- التسوية عند الضرورة: في بعض المواقف، يكون الاستعداد لتقديم تنازلات هو الطريقة الوحيدة للحفاظ على تقدم المشروع للأمام. فهو يؤكد للعميل أن أولوياته تهمك، وأن تركيزك ينصب على تقديم أفضل النتائج الممكنة لتلبية احتياجاته.
- خذ الأمر إلى مستوى أعلى عند الضرورة: إذا كان العميل لا يزال غير راضٍ عن البدائل أو الأسباب التي قدمتها لقرارات التصميم، فيمكنك أن تقترح عليه التحدث مع مشرف أو مدير إذا كان الموقف يتطلب ذلك.
إذا وقع المصمم والعميل على عقد، يرجى الرجوع إلى الشروط والأحكام وتذكيرهما بأن بعض الطلبات قد لا تكون مقبولة ضمن شروط الاتفاقية.
ملخص
من الضروري التعامل مع طلبات المراجعة بشكل احترافي من أجل الحفاظ على علاقات جيدة مع العملاء. إن تحديد توقعات واقعية يضمن نتائج أكثر إيجابية، وعلاقة أكثر صحة، وهو أمر أساسي لدفع نمو الشركة.
تسهل أتاريم على العملاء تقديم المحتوى والتعليقات، وتبسط عملية الموافقة على التصميم بالكامل – مما أدى إلى تحسين الوقت بنسبة 300٪.
تُمكّن أتاريم استوديوهات تطوير مواقع الويب والمطورين المستقلين من تبسيط التعليقات والطلبات من مختلف أصحاب المصلحة، مما يؤدي في النهاية إلى إكمال المشروع بشكل أسرع وزيادة الربحية.
قم بالتسجيل للحصول على خطة مجانية للأبد على Wix وشاهد الميزة بنفسك.
