ستساعدك المقالة التالية: كيفية تحسين سير العمل الخاص بك باستخدام أدوات PDF عبر الإنترنت في عام 2023
حتى بعد 20 عامًا من إنشائه، لا يزال تنسيق الملف المكون من ثلاثة أحرف PDF شائعًا بين مجتمع الأعمال.
لقد اعتمد ملف PDF المتواضع بسلاسة ودون شكوى أجهزة جلبها بنفسك (BYO) الحالية وقام بتمكين عالم الحوسبة السحابية بشكل لم يسبق له مثيل، مما أدى إلى ولادة أدوات PDF المستندة إلى السحابة عبر الإنترنت.
لقد أتاحت لك هذه الأدوات المستندة إلى السحابة إمكانية الوصول المستمر إلى الملفات التي توثق أعمالك.
ومع ذلك، فإن أول أداة PDF تتبادر إلى ذهنك هي Adobe Acrobat. على الرغم من أن Adobe كانت منذ فترة طويلة أداة رائدة في مجال PDF، إلا أنها واحدة من أغلى الأدوات في السوق، مما يجعلها غير ميسورة التكلفة بالنسبة للشركات والأفراد.
ونتيجة لذلك، تتوفر العديد من أدوات PDF عبر الإنترنت، تقدم كل منها ميزة فريدة من نوعها
يبسط سير العمل الخاص بك ولكن بسعر معقول.
في هذه المقالة، نكتشف كيف تعمل أدوات PDF عبر الإنترنت على تحقيق الكفاءة في مكان العمل وجعله أكثر إنتاجية.
كيفية تحسين سير العمل الخاص بك باستخدام أدوات PDF عبر الإنترنت
استخدم هذه الطرق لتحسين سير عملك باستخدام أدوات PDF عبر الإنترنت:
تحويل PDF إلى صيغ مختلفة
هل تتلقى في كثير من الأحيان المستندات التي تتطلب التحرير؟ هل سئمت من إعادة كتابة مستندات PDF لإجراء التعديلات؟
إذا كانت الإجابة على أي من هذه الأسئلة بنعم، فأنت تبحر على متن قارب مع مئات المستخدمين الآخرين الذين يواجهون نفس تحديات مكان العمل.
هذا هو المكان الذي تقدم فيه أدوات PDF عبر الإنترنت ملفًا محول PDF إلى Word تأتي لانقاذ الخاص بك. تسمح لك هذه الأدوات بتحويل أي ملف PDF إلى مستند Microsoft Word لإجراء تغييرات مهمة على ملف PDF الخاص بك.
ميزة أخرى لتحويل PDF إلى تنسيقات مختلفة هي أنه يمكنك تحرير المحتوى لتقليل حجم الملف.
على سبيل المثال، إذا كنت تواجه مشكلات مع صورة أو رسومات PDF ولا تريد استخدام هذه الصور، فقم بتحويل مستند PDF إلى ملفات Word واحذف جميع الصور أو الرسومات قبل تحويلها مرة أخرى إلى ملف PDF.
نصيحة محترف: يمكنك أيضًا تحويل ملفات PDF إلى صور وMicrosoft Excel وPowerPoint.
قم بالتوقيع على ملف PDF
لا شيء يمكن أن يكون أكثر إحباطًا من طباعة مستند وتوقيعه وإعادة مسحه ضوئيًا قبل إرسال المستند الموقع إلى عميلك. وينطبق هذا بشكل خاص على المهنيين الحكوميين والمحامين وغيرهم من المهنيين الذين يستخدمون العقود والاتفاقيات القانونية بشكل متكرر.
كما تقبل معظم الدول التوقيعات الرقمية واعتبرها معادلة للتوقيعات المكتوبة بخط اليد، فاستخدام أداة PDF التي تسمح بالتوقيعات الإلكترونية يزيد من سرعة عملك.
بالإضافة إلى ذلك، فإن اختيار مسار المستند الإلكتروني أمر منطقي لأنه يلغي الحاجة إلى الورق والطاقة والحبر أو الحبر.
نظرًا لأن أدوات PDF هذه تسمح لك بإضافة الطوابع الزمنية والتوقيعات الرقمية، فإنها تضمن سلامة المستندات الإلكترونية وصحتها.
نصيحة محترف: يمكنك إدراج التوقيعات الإلكترونية في الصور أو كتوقيعات مكتوبة بخط اليد في الأصل.
تنقيح المعلومات السرية
إذا كان عملك يتضمن استخدام معلومات سرية وحساسة، فقد تضطر إلى إخفاء تلك المعلومات عن الآخرين.
إن محاولة إخفاء معلومات حساسة أو التستر عليها باستخدام مستطيل ذي تعبئة صلبة يعد مسارًا مؤكدًا لفشل التنقيح.
بصرف النظر عن فشل التنقيح، تبدو هذه الصناديق غير احترافية. لذا، استخدم أدوات PDF التي توفر ميزة التنقيح.
بصرف النظر عن إخفاء النص أو الصور، تستبدل هذه الأدوات بكسل المعلومات الحساسة ببكسل بتعبئة تنقيح.
هذه طريقة احترافية لتقديم مستند وإظهار أنك على دراية بالتكنولوجيا.
نصيحة محترف: احفظ نسخة من ملف PDF الأصلي كجزء من سير العمل الروتيني، حيث قد تحتاج إلى نسخة من النسخة غير المميزة لاستخدامها في المستقبل.
إنشاء النموذج
قد تنتج دفقًا مستمرًا من الورق كشركة أو محترف. بدءًا من إنشاء الفواتير وقوالب الأعمال وحتى العقود وبيانات الأدلة للمحامين، تعد أداة PDF عبر الإنترنت وجهتك الشاملة لإنشاء جميع مستندات عملك.
تعمل هذه النماذج المضمنة على تقليل عبء العمل لديك بشكل كبير. بدلاً من إعادة اختراع العجلة في كل مرة وإنشاء كل مستند عمل من الصفر، يمكنك استخدام هذه النماذج.
تتخلص النماذج من خطوات مناقشة المحتوى المتوسط، حيث تستخدم النماذج نصًا قياسيًا. فهو يساعد على تسريع عملك ويقلل من احتمالية ارتكاب الأخطاء.
يكون هذا مفيدًا للعملاء الذين تكون المواعيد النهائية غير قابلة للتعديل.
نصيحة محترف: باستخدام مكتبة من القوالب المجانية، يمكنك التحكم الكامل في مستنداتك واستخدامها دون قضاء الكثير من الوقت في إنشاء كل شيء من البداية.
حماية ضد الوصول غير المصرح به
تعد ملفات PDF أكثر أمانًا وأمانًا من المستندات الورقية ومستندات Word.
إذا كانت لديك معلومات سرية، فحاول تقييد الوصول إلى مستند PDF عن طريق تشفيره بكلمة مرور.
على سبيل المثال، إذا كنت تعمل كمحامي وترغب في إرسال مستند حيوي إلى العميل عبر البريد الإلكتروني ولكنك غير متأكد مما إذا كان لدى شخص آخر حق الوصول إلى عنوان البريد الإلكتروني للمستلم، فيمكنك جعل الملف محميًا بكلمة مرور.
تشفير الملفات الخاصة بك تعد طريقة ممتازة لمنع الوصول غير المصرح به وضمان سلامة البيانات الهامة.
نصيحة محترف: استخدم أداة PDF عبر الإنترنت لإنشاء ملف محمي بكلمة مرور، لأنها تضمن مستوى عالٍ من التشفير.
ضغط قوات الدفاع الشعبي
عندما يكون لديك ملفات PDF كبيرة لمشاركتها مع العملاء أو الزملاء، فقد يكون إرسال هذه الملفات عبر البريد الإلكتروني أمرًا صعبًا.
بدلاً من تقسيم الملف إلى قسمين أو ثلاثة أجزاء، قم بضغط المستند. يتجنب الضغط انسداد مساحة التخزين ويوفر مساحة لإفساح المجال لمزيد من البيانات.
بالإضافة إلى ذلك، كلما قمت بتقليل حجم الملف، يؤدي ذلك إلى سرعة التحميل والتنزيل، مما يساعدك على توفير الوقت.
باستخدام الضغط بدون فقدان البيانات الذي توفره معظم أدوات PDF، يصبح تحسين حجم الملف دون المساس بجودة المستند أمرًا سهلاً. الضغط يجعل من السهل الوصول إلى أ
PDF على منصات متنقلة مختلفة، بالإضافة إلى ضمان سهولة تبادل المعلومات.
نصيحة محترف: إن ضغط ملفات PDF يجعل الأرشفة أسهل من أي وقت مضى لأنه يحرر مساحة الخادم لتوفير مساحة أكبر لجميع ملفاتك ومستنداتك.
حذف الصفحات في ملف PDF الخاص بك
عندما يحتوي ملف PDF الخاص بك على العديد من الصفحات الزائدة عن الحاجة، فإن ذلك يزيد من حجم الملف. قد يكون لديك ملف PDF يحتوي على 200 صفحة، لكنك تعمل مع 30 صفحة فردية فقط.
تعد هذه الصفحات المتضخمة وغير الضرورية بمثابة كابوس لأنك تقوم بالتمرير لأسفل المستند بأكمله للبحث عن معلومات ذات معنى وذات صلة.
كلما زاد عدد الصفحات لديك، أصبح ملفك أكبر، وإذا كنت تريد إرسال الملف إلى شخص ما، فيجب عليك إما ضغطه أو مشاركته عبر برنامج تابع لجهة خارجية.
بدلاً من الوقوع في هذه الحلقة المفرغة، قم بإزالة الصفحات غير الضرورية من ملفاتك.
نصيحة محترف: تعد إزالة الصفحات الإضافية في ملف PDF الخاص بك أمرًا مفيدًا لأنه من الأسهل إدارة ملفات PDF الأصغر حجمًا وإجراء تحليل البيانات.
قم بتمييز ملف PDF
حتى عندما تصبح مسارات العمل رقمية، لا يزال هناك متطلب أساسي لأدوات الترميز التقليدية – القدرة على التمييز.
تمامًا مثل مجموعة من الأوراق، من المفيد أحيانًا تسليط الضوء على الأشياء التي يجب تذكرها وتذكرها. على سبيل المثال، عند قراءة تقرير سنوي لشركة ما، يقوم المستثمرون والخبراء الماليون بتسليط الضوء على النقاط المهمة في ملف PDF.
تسمح لك ميزة التمييز التي توفرها أداة PDF عبر الإنترنت بتمييز بضعة أسطر أو عمود كامل من النص.
والأمر الأكثر إثارة للاهتمام هو أنه يمكنك الحصول على النسخة المطبوعة مع النص المميز والمميز لضمان عدم هدر عملك الشاق.
نصيحة محترف: بصرف النظر عن تمييز النص، تساعدك هذه الأدوات في تسطير النص ووضع خط وسطه.
الرسم على ملفات PDF
نظرًا لأن الصورة تساوي ألف كلمة، فمن المنطقي أحيانًا التعبير عن أفكارك باستخدام الرسوم البيانية.
باستخدام أدوات PDF المتوفرة عبر الإنترنت، يمكنك الرسم على ملفاتك باستخدام لوحة التتبع أو الماوس أو القلم.
عند التسوق لشراء أداة PDF محتملة، ابحث عن أداة تقدم أداة رسم يدوي. تساعدك هذه الأداة اليدوية على الرسم أو الكتابة على ملف PDF باستخدام يدك.
على سبيل المثال، إذا كان على متخصصي الموارد البشرية تقييم اختبار بتنسيق ملف PDF، فيمكنهم استخدام أداة الرسم اليدوية هذه لتقييم كل جزء من ورقة الإجابة.
نصيحة محترف: القدرة على رسم في ملف PDF يجعل تحرير ملفات PDF أمرًا سهلاً، وفقًا لمتطلبات عملك.
باستخدام أداة PDF بأسعار معقولة عبر الإنترنت
يتوقع الأشخاص الذين يعملون مع PDF يوميًا حلاً يمكن الاعتماد عليه وبديهيًا لجعل العمل باستخدام تنسيق الملف هذا أسهل وأكثر سهولة في الاستخدام.
تعمل حلول الجهات الخارجية مثل Smallpdf على تسهيل تحرير مستندات PDF وضغطها وتحويلها وحمايتها.
تساعدك هذه الأدوات على تأمين المعلومات المهمة من خلال حماية كلمة المرور وتمكنك من توقيع العقود والفواتير إلكترونيًا.
نظرًا لأن PDF لن يتم طرحه في أي مكان قريبًا، فإن اعتماد هذه الأدوات سيساعدك على البقاء في صدارة المنافسة ويضمن عدم وقوعك في فخ الداروينية الرقمية.
مع وجود الكثير من الوظائف والميزات في متناول يدك، الآن هو الوقت المناسب لاختيار أداة PDF عبر الإنترنت بأسعار معقولة.
