ستساعدك المقالة التالية: كيفية تنظيم اجتماعاتك الأسبوعية لتحقيق أقصى استفادة منها [Including Templates]
هل أصبحت اجتماعاتك الأسبوعية روتينًا عاديًا، مما يجعلك أنت وفريقك تشعرون بعدم الإنتاجية وعدم الإلهام؟
هل سئمت من الجلوس في مناقشات مطولة يبدو أنها لا تؤدي إلى أي نتيجة، مما يؤدي إلى إهدار الوقت والموارد الثمينة؟ ثم حان الوقت لتعزيز هيكل اجتماعاتك الأسبوعية.
تم تصميم الاجتماعات لتسهيل اتخاذ القرار والتعاون.
ومع ذلك، فإن الاجتماعات التي لا تخدم أهدافها تؤدي إلى انسحاب الموظفين وعدم رضاهم. في الواقع، أظهر الاستطلاع ذلك 95% من الحضور في الاجتماع يفقدون التركيز ويغيبون عن أجزاء من الاجتماع، بينما يغفو 39% في الاجتماعات.
في هذا الدليل، سنزودك باستراتيجيات عملية لتنظيم اجتماعاتك الأسبوعية بطريقة تضمن الإنتاجية المثلى والنتائج المفيدة.
جدول المحتويات
فوائد الاجتماعات الأسبوعية
إن عقد الاجتماعات الأسبوعية له الفوائد التالية:
المساءلة وزيادة الكفاءة
يمكن أن تساعد الاجتماعات الأسبوعية في إبقاء الموظفين مسؤولين وفعالين. وبما أنهم يعلمون أنه سيكون هناك شكل من أشكال تقارير الحالة أو التحقق من التقدم المحرز خلال أسبوع، فسوف يتجنبون المماطلة في المهام الهامة والعاجلة.
تحسين التعاون
توفر الاجتماعات الأسبوعية فرصة لمشاركة الأفكار ومواءمة الأهداف ومعالجة العوائق بشكل جماعي. وهذا في نهاية المطاف يعزز العمل الجماعي ويعزز الشعور بالصداقة الحميمة داخل المنظمة.
تتبع التقدم
يمكن استخدام الاجتماعات الأسبوعية لتتبع تقدم المنظمة وفقًا لإستراتيجيتها المحددة مسبقًا للنجاح أو التحسين.
يحد من الإفراط في إرسال البريد الإلكتروني
لقد سمعنا جميعًا نسخة من القول المأثور “لا تعقد اجتماعًا لمشكلة يمكن حلها عبر البريد الإلكتروني”.
بالنسبة للجزء الأكبر، ينبغي اتباع هذه القاعدة.
ومع ذلك، قد يكون إرسال رسائل البريد الإلكتروني أيضًا غير فعال للغاية بالنسبة لأنواع معينة من الاتصالات نظرًا لوقت انتظار الاستجابة الطويل في كثير من الأحيان ومشقة كتابة النصوص.
على سبيل المثال، من الأفضل عقد جلسات العصف الذهني في اجتماع وجهًا لوجه (فعليًا أو افتراضيًا) بدلاً من نسج سلسلة رسائل بريد إلكتروني طويلة.
الشفافية
تخلق الاجتماعات الأسبوعية بيئة عمل شفافة داخل المنظمة وتسمح لجميع المشاركين بأن يكونوا على دراية بأولويات أقرانهم. وهذا يعزز أيضًا تعاونًا أفضل داخل المنظمة.
كيفية تنظيم الاجتماعات الأسبوعية المثمرة
يجب عليك مراعاة ما يلي أثناء تنظيم اجتماعاتك:
الحاضرين
لإعداد اجتماع مثمر، عليك أولاً أن تقرر من يجب أن يكون حاضراً في الاجتماع. يمكن أن يساعد هذا في القضاء على تعارضات الجدولة. يمكنك إرسال إشعارات وتذكيرات مبكرة لأولئك الذين يحتاجون إلى حضور الاجتماع.
كما أن تحديد من سيحضر الاجتماع يمكن أن يساعد في تحديد المسائل التي ستتم مناقشتها في الاجتماع. على سبيل المثال، إذا لم يحضر أحد من فريق المبيعات الاجتماع، فلا فائدة من مناقشة أساليب تحسين المبيعات.
تحديد مكان الاجتماع
والشيء التالي الذي عليك القيام به هو تحديد المكان الذي يجب أن يعقد فيه الاجتماع.
اعتمادًا على طبيعة مؤسستك، يمكن أن يكون الموقع فعليًا (مثل قاعة المؤتمرات) أو أداة مؤتمرات ويب افتراضية (مثل Zoom) إذا كان لديك بعض الموظفين عن بعد.
استخدم منصة يعرفها معظم أعضاء فريقك. يمكنك أيضًا تصميم برنامج تعليمي مصغر لمساعدة الحاضرين في التعرف على منصة الاجتماع المختارة.
تحديد وقت الاجتماع ومدته
تساعد هذه المعلومات الحضور على تخطيط جداولهم مسبقًا. إذا كنت تعمل مع فريق بعيد يعيش في مناطق زمنية مختلفة، فسيتعين عليك أن تسألهم عن الوقت الأكثر ملاءمة.
تحتاج أيضًا إلى تحديد المدة التي سيستغرقها الاجتماع. وهذا من شأنه أن يساعدك على تخطيط جدول الأعمال وفقًا لذلك.
خطط لمحتوى الاجتماع
الآن عليك أن تحدد محتوى الاجتماع. وهذا يعني التخطيط لجدول أعمال الاجتماع قبل يوم الاجتماع. وهذا مهم بشكل خاص لأنه يساعد في توجيه الاجتماع وضمان عدم إضاعة الوقت في مواضيع غير ذات صلة.
لديك هيكل المتابعة
بعد كل اجتماع، يجب أن تكون قد خططت لإجراءات ما بعد الاجتماع لضمان فعالية اجتماعاتك. يمكن أن تشمل هذه العملية إجراء مقابلات مع الموظفين الأفراد لطلب تعليقاتهم على الاجتماع واقتراحاتهم حول كيفية تحسين الاجتماعات المستقبلية.
هناك روتين آخر للمتابعة وهو إرسال محضر الاجتماع إلى الجميع، بما في ذلك أولئك الذين فاتتهم الاجتماع، لإبقاء الجميع على اطلاع بما تمت مناقشته.
نصائح لعقد اجتماعات أسبوعية مثمرة
فيما يلي بعض النصائح التي يمكنك استخدامها لضمان أن تكون اجتماعاتك مثمرة في المستقبل
تحديد أولويات جدول أعمالك
تنظيم جدول أعمال الاجتماع حسب الأولوية. سيساعدك هذا على تجنب الموقف الذي يكون فيه الوقت محدودًا لمعالجة المشكلات الأكثر إلحاحًا. لذا قم بإزاحة المهام الأكثر أهمية من الطريق أولاً.
كن واعيًا جدًا بالوقت
الاجتماعات المطولة يمكن أن تكون متعبة. بالإضافة إلى ذلك، قد لا يكون الأعضاء متحمسين للحضور في الاجتماعات المستقبلية إذا شعروا أن وقتهم لا يحظى بالتقدير أو الاحترام.
كن متسقا
حاول جدولة اجتماعك الأسبوعي في نفس الوقت والمكان (أو المنصة). من الأسهل أن تحضر اجتماعًا تتذكر عقده في نفس الوقت والمكان كل أسبوع.
سيساعد الاتساق في بناء عادة لدى أعضاء فريقك وإبقائهم ملتزمين بحضور الاجتماعات.
تشجيع ومكافأة المشاركة
شجع مشاركة أعضاء فريقك. تحظى العديد من اجتماعات الفريق الأسبوعية واجتماعات التخطيط الاستراتيجي بسمعة سيئة لأن عددًا قليلاً فقط من الأشخاص هم من يقومون بكل الحديث. الجميع في وضع صامت، ويتساءلون عن سبب تواجدهم هناك.
لذا، يجب أخذ رأي الجميع في الأمور التي تتم مناقشتها. وهذا يبني روح الفريق ويزيد الإنتاجية في نهاية المطاف.
تقدير ومكافأة اتساق ومشاركة الأعضاء. القليل من الصراخ و/أو جولة من التصفيق يمكن أن تقطع شوطا طويلا. وهذا من شأنه أن يحفز أعضاء الفريق على البقاء ملتزمين بالحضور والمشاركة في الاجتماعات المستقبلية.
أرسل جدول أعمال الاجتماع قبل الاجتماع واطلب الملاحظات والاقتراحات بشأنه. هذا يجعل الفريق يفكر قبل الاجتماع. توفر ميزات التعاون Wix الأدوات اللازمة لجعل هذه العملية سهلة وبديهية للغاية.
دون ملاحظات
قم بتعيين شخص ما قبل بدء الاجتماع لتسجيل ملاحظات الاجتماع وتتبع خطوات العمل المتفق عليها وملاحظة المسؤوليات المفوضة وإعداد محضر الاجتماع إذا لزم الأمر.
أو الأفضل من ذلك، استخدم أدوات السبورة البيضاء غير المحدودة التي تسمح للجميع بترك أفكارهم على السبورة دون مقاطعة الاجتماع.
تخلص من كافة التفاصيل غير الضرورية
لا أحد يحب الاجتماع الطويل والممل. لذا فإن أي مشكلة يمكن حلها بكفاءة عبر قنوات أخرى مثل Slack أو البريد الإلكتروني أو خادم Discord الخاص بالشركة يجب التعامل معها من خلال تلك القنوات وتركها خارج جدول أعمال الاجتماع.
لدى Wix مجموعة واسعة من الميزات والقوالب التي ستجعل اجتماعاتك الأسبوعية أكثر جاذبية وتأثيرًا. إليك ما يقوله أحد مستخدمينا:
“إن إنشاء محتوى جذاب ومشاركته أمر سريع وسهل مع Wix. غالبًا ما أجد نفسي أقفز إلى Wix أثناء الاجتماع وأجد مخططًا معلوماتيًا أو اثنين لمشاركة الإحصائيات والبيانات. إن الاستجابة التي أتلقاها بشأن البيانات وأنماط العرض التقديمي دائمًا ما تكون إيجابية ويريد الناس معرفة المزيد عن Wix – وهو ما يسعدني القيام به.
بول | منسق خدمات السفر المستدامة
8 قوالب لاستضافة اجتماعات أسبوعية أفضل
فيما يلي بعض النماذج التي ستساعدك على استضافة اجتماعات أسبوعية أفضل. يمكنك تخصيصها على الفور باستخدام محرر السحب والإفلات المضمون الخاص بنا.
قالب السبورة بأثر رجعي للحملة التسويقية
يقدم هذا القالب طريقة منظمة وجذابة بصريًا لإجراء جلسات استرجاعية مع فريقك. ويضم أقسامًا مخصصة لتقييم أهداف حملاتك ونجاحاتها وتحدياتها والتعلم الأساسي.
يمكنك بسهولة سحب العناصر وترك التعليقات أثناء التواصل والتعاون مع أعضاء الفريق. تصور البيانات المالية باستخدام الأدوات والصور والمخططات والرسوم البيانية التي تم الحصول عليها من مكتبة Wix. أثناء المضي قدمًا، سترى كيف تجتمع الأفكار المختلفة معًا.
قالب السبورة البيضاء لحالة المشروع
بفضل تصميمه النظيف والمهني، يقدم هذا القالب نظرة عامة شاملة عن حالة مشروعك في لمحة. فهو يوفر مساحة مركزية يمكنك من خلالها عرض المعلومات المهمة والمعالم الرئيسية والمهام والجداول الزمنية، مما يضمن أن يكون أعضاء فريقك وأصحاب المصلحة على اطلاع جيد دائمًا.
باستخدام هذا القالب، يمكنك التواصل بشكل فعال مع تحديثات المشروع وتحديد الاختناقات والتأكد من أن جميع المشاركين لديهم فهم واضح لتقدم المشروع.
قم بتخصيص القالب ليناسب الاحتياجات الفريدة لمشروعك. اضبط التخطيط والألوان والخطوط لتتوافق مع علامتك التجارية أو متطلبات مشروعك. قم بإضافة أو إزالة الأقسام حسب الضرورة لجعلها مناسبة تمامًا لمشروعك المحدد.
عرض ميزانية المبيعات
بفضل تصميمه الأنيق والحديث، يقدم هذا القالب إطارًا شاملاً لعرض توقعات مبيعاتك وأهدافك واستراتيجياتك. فهو يوفر منصة جذابة بصريًا حيث يمكنك تحديد أهداف ميزانيتك وتسليط الضوء على المقاييس الرئيسية وتقديم خطة المبيعات الخاصة بك بثقة.
يوفر القالب أيضًا خيارات متنوعة للمخططات والرسوم البيانية لعرض اتجاهات المبيعات وتوقعات الإيرادات وحصة السوق والمزيد. تساعد هذه العناصر المرئية جمهورك على فهم المعلومات المعقدة بسرعة واتخاذ قرارات مستنيرة.
نموذج عرض الاستراتيجية
بفضل تصميمه الحديث والأنيق، يوفر هذا القالب إطارًا متعدد الاستخدامات لعرض أهدافك الإستراتيجية وغاياتك وخطط العمل.
فهو يوفر منصة جذابة بصريًا حيث يمكنك بثقة تحديد استراتيجياتك وتسليط الضوء على المعالم الرئيسية وتقديم خريطة الطريق الخاصة بك.
قم بتخصيص القالب ليناسب احتياجاتك المحددة وهوية علامتك التجارية. قم بتخصيص الألوان والخطوط والتخطيط لتتوافق مع إرشادات العلامة التجارية لشركتك. أضف شعارك أو صورك أو العناصر المرئية الأخرى لتعزيز تأثير العرض التقديمي الخاص بك.
يحتوي Wix على ميزة الاختصار التي تساعدك في العثور على كل شيء في Wix بنقرة واحدة فقط على لوحة المفاتيح. ما عليك سوى كتابة المفتاح “/” على لوحة المفاتيح وستظهر قائمة حيث يمكنك البحث عن كل ما تحتاجه.
ورقة عمل محضر اجتماع اللجنة التنفيذية
يعد هذا القالب الشامل بمثابة أداة قيمة لالتقاط وتنظيم التفاصيل الأساسية لاجتماعات اللجنة التنفيذية الخاصة بك.
بفضل التصميم النظيف والمهني، فإنه يبسط عملية تسجيل المعلومات الهامة، مما يتيح لك التركيز على جوهر مناقشاتك.
يمكن تخصيص القالب بسهولة ليناسب احتياجاتك وتفضيلاتك المحددة، مما يسمح لك بتخصيصه ليناسب المتطلبات الفريدة للجنة التنفيذية الخاصة بك.
يمكنك مشاركة ورقة العمل هذه إلكترونيًا مع أعضاء اللجنة أو طباعتها لمن يفضلون النسخ الورقية. وهذا يضمن أن يكون الجميع على نفس الصفحة وأن لديهم إمكانية الوصول إلى محضر الاجتماع.
قالب الرسوم البيانية الإحصائية للمحتوى التفاعلي
يسعدنا أن نقدم قالب المعلومات الإحصائي للمحتوى التفاعلي، المصمم لتحويل البيانات المعقدة إلى تنسيق مذهل بصريًا وسهل الهضم.
يعد هذا القالب مثاليًا للمسوقين ومنشئي المحتوى والشركات التي تسعى إلى نقل تأثير وفعالية استراتيجيات تسويق المحتوى الخاصة بهم. بفضل ألوانه النابضة بالحياة وأيقوناته الجذابة وعناصره التفاعلية، يضمن قالب الرسوم البيانية هذا أن تترك إحصاءاتك انطباعًا دائمًا لدى جمهورك.
مع Wix، يمكنك الاختيار من بين أكثر من 20 نوعًا من المخططات والرسوم البيانية لتصور البيانات وأكثر من 30 أداة بيانات لإظهار تقدم مشروعك.
ستجعل ميزات التصميم التعاوني لـ Wix جلسات التعاون والعصف الذهني أكثر فعالية وانسيابية. يمكن لأعضاء فريقك مراجعة التعليقات والرد عليها وحلها وتثبيت التعليقات التوضيحية وإضافة ملاحظات لاصقة والمزيد.
باستخدام ميزة التحرير المباشر، يمكن لأي متعاون إجراء تغييرات على مشروع التصميم وستظهر التغييرات مباشرة.
قالب السبورة البيضاء لجدول أعمال الاجتماع
هل سئمت من التعامل مع مستندات متعددة وتواجه صعوبة في الحفاظ على تنظيم جداول أعمال اجتماعاتك؟ إذًا هذا القالب مناسب لك.
يعد هذا القالب مثاليًا للأفراد أو الفرق أو المؤسسات التي تبحث عن طريقة فعالة وجذابة بصريًا لتحديد وتتبع جداول أعمال الاجتماعات. بفضل تصميمه النظيف والبسيط، يتيح لك قالب السبورة البيضاء لجدول أعمال الاجتماع الاستمرار في التركيز على الموضوعات والأهداف المهمة لاجتماعاتك.
قالب عرض استراتيجية المبيعات
بفضل تصميمه الحديث وشرائحه المتنوعة، يمكّنك هذا القالب من تقديم عرض تقديمي مقنع ومذهل بصريًا.
يتضمن قالب العرض التقديمي مجموعة من الشرائح المصممة مسبقًا والتي تغطي جميع العناصر الأساسية لاستراتيجية المبيعات. بدءًا من التعريف بشركتك وأهدافك وحتى تحديد الجمهور المستهدف وأساليب المبيعات ومقاييس الأداء، يقدم القالب مجموعة شاملة من الشرائح لتوصيل استراتيجية المبيعات الخاصة بك بشكل فعال.
استخدم منشئ الصور الذي يعمل بالذكاء الاصطناعي من Wix لإنشاء صور وأيقونات ورسوم توضيحية ورسومات أخرى مذهلة لعرضك التقديمي. سيؤدي ذلك إلى تعزيز الجاذبية البصرية، مما يجعلها أكثر جاذبية وأسهل على أعضاء فريقك للفهم.
أخطاء شائعة يجب تجنبها أثناء الاجتماعات الأسبوعية
سنستكشف الآن بعض الأخطاء الشائعة التي يجب عليك تجنبها عند التخطيط لاجتماعاتك الأسبوعية أو أثناء تلك الاجتماعات.
إدراج جداول الأعمال كمواضيع
عند كتابة جدول أعمال الاجتماع، تجنب استخدام عبارات غير قابلة للتنفيذ لتسمية المهمة. بدلاً من ذلك، قم بتأطيرها كأسئلة.
لذا بدلاً من “مناقشة أسلوب الإطلاق”، يمكنك إعادة كتابة هذا على النحو التالي: “ما النهج الذي يجب أن نتبعه في عملية الإطلاق القادمة؟” يمكن لهذا التعديل الصغير أن يلهم التفكير النقدي ويحول تركيز الاجتماع إلى التركيز على الحلول.
عدم خلق بيئة شاملة
إن مجرد دعوة جميع المشاركين في الاجتماع لا يضمن أنهم جميعًا يشعرون بأنهم مشمولون. وهذا افتراض ضار.
ومع ذلك، باعتبارك ميسر الاجتماع، عليك التأكد من أن جميع الحاضرين يشعرون بالراحة عند مشاركة آرائهم وطرح الأسئلة.
تشير الدراسات إلى أن الفرق ذات ارتفاع الذكاء الجماعي تميل إلى الحصول على مشاركة أكبر وعلى قدم المساواة من أعضاء الفريق. لتحقيق أقصى استفادة من الوقت الذي يقضيه الاجتماع، من الضروري إنشاء بيئة ترحيبية تشجع المشاركة من جميع الحاضرين.
الانحراف عن الموضوع
باعتبارك ميسر الاجتماع، لا يكفي مجرد إعداد جدول أعمال الاجتماع وتمريره إلى الحاضرين قبل الاجتماع. أثناء الاجتماع، عليك أيضًا أن تكون استباقيًا في توجيه المحادثة بما يتماشى مع جدول الأعمال.
إدارة الاجتماعات والفرق بسهولة مع Wix
ومن خلال تنظيم اجتماعاتك الأسبوعية بشكل فعال، يمكنك تحقيق أقصى قدر من إمكانات التعاون واتخاذ القرار والتقدم.
مع Wix، أصبحت أيام الاجتماعات غير الفعالة والعمل الجماعي المفكك شيئًا من الماضي. بدءًا من إنشاء عروض تقديمية مذهلة بصريًا وحتى تسهيل المناقشات التفاعلية، يمكّنك Wix من تصميم وتقديم اجتماعات مؤثرة.
تعمل Wix أيضًا على تبسيط تنسيق المهام وتعزيز كفاءة الفريق بشكل عام من خلال مركزية الاتصالات وإدارة المشاريع داخل النظام الأساسي.
بالإضافة إلى ذلك، تقدم Wix مجموعة غنية من عمليات التكامل مع أدوات الأعمال الشائعة الأخرى، مثل برامج إدارة المشاريع ومنصات الاتصالات. تتيح إمكانية التكامل هذه سير عمل سلسًا وتقلل من الحاجة إلى التبديل بين التطبيقات المتعددة، مما يوفر مساحة عمل موحدة للفرق.
قم بالتسجيل في Wix اليوم لبدء عقد اجتماعات أسبوعية أكثر إنتاجية.
