ستساعدك المقالة التالية: كيفية توظيف المستقلين وإدارتهم على نطاق واسع
عادةً ما يتضمن تطوير أي نوع من الأعمال التجارية عبر الإنترنت معرفة ما إذا كان يجب عليك توظيف موظفين مستقلين أو عمال بدوام كامل/بدوام جزئي. في هذا المنشور، سنتحدث عن كيفية توظيف المستقلين، وكيفية إدارة المستقلين على نطاق واسع، وما هي إيجابيات وسلبيات وجودهم على متن الطائرة.
ميزة استخدام المستقلين للمساعدة في توسيع نطاق عملك
يعد المستقلون طريقة رائعة لتوسيع نطاق عملك. يمكنهم مساعدتك في توسيع عملياتك دون الحاجة إلى تعيين موظفين بدوام كامل أو القيام باستثمارات كبيرة في البنية التحتية. ولكن قبل أن تقرر الاستعانة بالمستقلين، من المهم أن تفهم إيجابيات وسلبيات هذا النهج. فيما يلي بعض من أكبر المزايا:
مخاطر أقل
عندما تقوم بتعيين موظف مستقل، تكون مخاطرة تركه للعمل أقل. لديهم مظهر في اللعبة، ويعملون من أجلك مباشرةً. ومن المرجح أيضًا أن يكونوا مخلصين لشركتك لأنهم يريدون أن يكونوا قادرين على الاستمرار في الحصول على عمل منك.
أكثر مرونة
يقدم لك المستقلون القدرة على توسيع نطاق عملك من خلال تعيين موظفين مؤقتين للمساعدة في مشاريع محددة. يمكنك توظيف مستقلين لمشاريع قصيرة أو طويلة المدى، لمهام محددة أو للعمل بدوام كامل، ولنوع معين من العمل أو جميع أنواع العمل.
تسهل عليك هذه المرونة التكيف بسرعة مع تغير ظروف السوق أو ظهور فرص جديدة. على سبيل المثال، إذا مرض أحد موظفيك، يمكنك تعيين شخص آخر بسرعة من خلال Upwork بدلاً من الانتظار لأسابيع حتى عودته من إجازته.
عمل ذو جودة أفضل
من المرجح أن يقدم الأشخاص الذين يعملون لحسابهم الخاص منتجًا عالي الجودة. وذلك لأن المستقلين عادة ما يكونون خبراء في مجالهم، وبالتالي فإن شغفهم هو إنتاج عمل بأعلى جودة.
إذا قمت بتعيين شخص ما من شركة أو وكالة كبيرة، فسيكون لديه حافز أقل للفخر بعمله وسيكون أقل عرضة لتزويدك بمنتج ممتاز.
كما أن المستقلين عادةً ما يكونون أكثر إبداعًا من الموظفين؛ وهذا يعني أنه يمكنهم التوصل إلى أفكار فريدة ربما لم يأخذها موظف في عملك بعين الاعتبار.
زيادة الكفاءة
عند توظيف المواهب المستقلة، يمكنك التركيز على عملك الأساسي. يمكنك التركيز على نقاط قوتك الأساسية، وإبقاء انتباهك ثابتًا على العملاء والمنتجات التي تشكل قلب عملك. وهذا مهم بشكل خاص عندما تبدأ الشركة في التوسع. مع ظهور نماذج أعمال جديدة لاستيعاب النمو، قد يكون من المغري للقادة أن ينشروا أنفسهم بشكل ضئيل للغاية من خلال محاولة العمل في مجالات متعددة في وقت واحد.
تسمح لهم خبرة المستقلين بالمساعدة في منع حدوث ذلك من خلال التركيز حصريًا على جانب واحد معين من مشروعك الأكبر – وهو جزء صغير ولكنه مهم يتحول إلى جزء لا يتجزأ من الصورة بأكملها عند دمجها مع مساهمات أقرانهم.
في حين أن خبرتهم قد تقع خارج نطاق ما يمكن اعتباره عادةً “أساسيًا” لموظف واحد (أو حتى لعدة موظفين)، إلا أنهم ما زالوا قادرين على المساهمة بشكل هادف في تحقيق الأهداف المشتركة لأنهم واضحون بشأن ماهية تلك الأهداف – وأفضل السبل لتحقيقها
حرية الإبداع
يمكنك العمل مع مجموعة متنوعة من الأشخاص الذين لديهم مهارات مختلفة ووجهات نظر وخبرات مختلفة وأفكار مختلفة.
مزايا استخدام المستقلين تفوق العيوب.
- قد تتمكن من إنجاز المزيد من المهام في وقت أقل عندما يكون لديك إمكانية الوصول إلى شبكة من المتخصصين الذين يمكنهم المساعدة في مهام ومشاريع محددة.
- لديك المزيد من المرونة حيث يمكنك تعيين شخص ما في وقت قصير أو حسب الحاجة. وهذا يعني أن عملك لن يعوقه تعيين موظفين غير متاحين عندما تكون في أمس الحاجة إليهم (على سبيل المثال، خلال المواسم المزدحمة).
- يعد إنشاء علاقة عمل حر أسهل بكثير من إعداد عرض عمل للموظفين نظرًا لوجود عدد أقل من النماذج المعنية ولا داعي للقلق بشأن الضرائب أو حزم المزايا
أفضل طريقة لتوظيف المستقلين لعملك
يمكن أن يكون توظيف موظف مستقل طريقة رائعة لإنجاز العمل بشكل أسرع وأكثر كفاءة وبتكلفة أقل من تعيين موظف. ولكن إذا لم تكن حذرًا، فقد ينتهي بك الأمر مع عامل ذو جودة منخفضة لا يقوم بالتسليم في الوقت المحدد أو حتى على الإطلاق. فيما يلي خمس خطوات لتوظيف أفضل المواهب المستقلة لعملك:
1. تعرف على العمل المطلوب
الخطوة الأولى هي التعرف على العمل المطلوب. تريد التأكد من أنك واضح بشأن ما سيفعله الموظف المستقل لشركتك، حتى تتمكن من تقييم ما إذا كانت مهاراته وخبراته مناسبة لهذا المشروع بالذات.
اطلب منهم وصف العمل الذي سيقومون به، واطلب منهم تقديم أمثلة على المشاريع التي قاموا بها في مواقف مماثلة. ثم اطلب منهم إخبارك بالأدوات والبرامج التي سيحتاجونها للقيام بالمهمة بشكل صحيح – إذا كان الأمر مثل تصميم الويب أو كتابة كتاب إلكتروني، فيجب أن يكون هناك نظام بيئي كامل من البرامج ذات الصلة المتاحة في السوق اليوم بما في ذلك أشياء مثل Adobe Creative السحابة أو Microsoft Office 365 (على سبيل المثال).
ثم اسألهم عن نهجهم في إدارة العمليات – كيف سيديرون هذا المشروع؟ هل لديهم نظام في مكانه؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فاسألهم عما إذا كانوا يستخدمون Trello أو Basecamp (أو أي أداة أخرى) كجزء من سير العمل عند العمل مع العملاء.
2. التحقق من مهارات العاملين لحسابهم الخاص
بعد العثور على موظف مستقل محتمل وقررت أنه يستحق وقتك، من المهم التأكد من أن لديه المهارات اللازمة لإكمال العمل الذي تحتاجه. بغض النظر عن مدى مهارة أو موهبة شخص ما، إذا لم يتمكن من القيام بما تحتاج إلى القيام به، فلن يتمكن من مساعدتك.
للتحقق من مهاراتهم:
- اطلب مجموعة من الأعمال السابقة التي قاموا بها
- اطلب مراجع من العملاء السابقين
- اطلب منهم أن يصفوا شفهيًا عمليتهم وأسلوب عملهم مع العملاء؛ ثم انظر إلى نماذج من أعمالهم (إن أمكن). يمكنك أيضًا أن تطلب منهم كتابة وصف لعمليتهم وأسلوبهم بالتفصيل حتى يكون لديك شيء ملموس على الورق.
3. قم بإجراء مقابلات معهم لتقييم شخصياتهم
الخطوة التالية في توظيف موظف مستقل هي إجراء مقابلات معه وتحديد ما إذا كان مناسبًا لشركتك أم لا. سوف ترغب في طرح الأسئلة التي تقع في صميم قدراتهم ودوافعهم الشخصية، مثل:
- ما هي بعض الأمثلة على المشاريع السابقة؟
- صف تجربتك في العمل مع العملاء/الذين عملت معهم في الماضي.
- أخبرني عن نفسك، ما هي خلفيتك/مهاراتك؟
- ما هي بعض أهدافك كمستقل؟ كيف يتناسب هذا الموقف مع تلك الأهداف؟
- كيف تتعامل مع المشاريع وتعمل مع الآخرين؟
4. اطلب من المرشح تنفيذ مشروع اختباري
تعد المشاريع الاختبارية طريقة رائعة للتعرف على كيفية عمل المستقل معك ومع فريقك. بعد كل شيء، إذا كنت ستدفع لشخص ما للعمل نيابة عن عملك، فمن المهم أن يكون قادرًا على إكمال المهمة المعنية بسرعة وفعالية.
يمكنك منحهم الوقت الذي يحتاجونه، ولكن حاول ألا تبالغ في التفكير في الأمر – يجب ألا تزيد مدة المشروع الاختباري عن ساعة أو ساعتين بحيث يكون هناك وقت في نهاية اليوم لكلا الطرفين للتفكير فيما إذا كان الأمر كذلك أم لا. لن يكون هذا التعاون مفيدًا لجميع المعنيين.
قد يتطلب هذا في بعض الأحيان بعض التعديلات من جانب أي من الطرفين (على سبيل المثال، تغيير المواعيد النهائية)، لذا ضع ذلك في الاعتبار عند إعداد اجتماعك الأولي مع المرشحين لأغراض الاختبار!
5. التحقق من المراجع
بعد العثور على موظف مستقل يبدو أنه مناسب لمشروعك، اطلب منه تزويدك بالمراجع. من المهم الحصول على مراجع من العملاء وأصحاب العمل السابقين، بالإضافة إلى أي مدارس أو منظمات تطوعية شارك فيها المستقل.
سيعطيك هذا فكرة عن جودة العمل الذي يقوم به المستقل، ومستوى مسؤوليته واحترافيته، وما إذا كان سيتمكن من إكمال أي مشروع تفكر فيه بالنسبة له أم لا.
يعد المستقلون أمرًا رائعًا للشركات التي تحتاج إلى القيام بوظائف محددة على أساس الحاجة. على سبيل المثال، قد ترغب إحدى الشركات في الاستعانة بمصادر خارجية لأعمال التصميم أو مشاريع كتابة النصوص التي ليس لديها موظفين خاصين بها داخل الشركة. بدلاً من تعيين موظف ودفع المزايا له، غالبًا ما يكون توظيف موظفين مستقلين أكثر فعالية من حيث التكلفة من خلال مواقع الويب مثل Upwork و Fiverr. حتى أن بعض الأشخاص يستخدمون هذه المنصات كوظيفة بدوام كامل!
ما هي أجزاء عملك التي لا ينبغي عليك توظيف موظفين مستقلين فيها؟
إن توظيف موظفين مستقلين للمساعدة في إدارة أعمالك يقدم فوائد كبيرة. يمكنهم تولي المزيد من المهام، مما يوفر وقتك للتركيز على النمو والربحية. ولكن ليس كل شيء يمكن الاستعانة بمصادر خارجية. فيما يلي المجالات التي تحتاج إلى التفكير فيها عند اتخاذ قرار بشأن الاستعانة بمصادر خارجية أم لا:
خدمة العملاء وعلاقات العملاء
لا ينبغي عليك أبدًا الاستعانة بمصادر خارجية لخدمة العملاء لموظف مستقل ما لم يكن ذلك ضروريًا للغاية. في حين أن بعض المستقلين قادرون على التعامل مع علاقات العملاء، إلا أنهم غالبًا ما يفتقرون إلى القدرة على الاستجابة بسرعة وبناء الثقة مع العملاء، وهو أمر بالغ الأهمية لأي عمل تجاري.
لتحقيق النجاح في هذا الدور، يجب أن تكون قادرًا على حل المشكلات وفهم احتياجات العملاء وبناء علاقة مع العملاء بسرعة وفعالية. إذا لم تكن مستعدًا لهذا النوع من المسؤولية بعد، فمن المنطقي أن تتخلى عن تعيين شخص آخر – خاصة إذا لم تكن لديك الخبرة الكافية بنفسك!
مشاريع معقدة ومستمرة تتطلب عدة أشخاص
عند التفكير في الاستعانة بمصادر خارجية، عليك أن تسأل نفسك ما إذا كان المشروع معقدًا ويتطلب عدة أشخاص. على سبيل المثال، إذا كان عملك يحتاج إلى موقع ويب جديد تم إنشاؤه من الصفر ولم يكن لديك أي شخص يمكنه القيام بهذا العمل بشكل جيد، فسيكون من المفيد تعيين موظف مستقل بدلاً من تعيين شخص بدوام كامل. الأمر نفسه ينطبق على إنشاء المحتوى أو الحملات التسويقية التي تتطلب مهارات محددة غير متوفرة داخليًا.
ومع ذلك، إذا كان عملك يبحث عن مساعدة في مهام بسيطة مثل إدخال البيانات أو مشاريع التصميم الجرافيكي البسيطة (مثل إنشاء الشعارات)، فإن هذه الوظائف أكثر ملاءمة للموظفين بدوام جزئي من شركة خارجية يمكن أن يعمل موظفوها في مشاريع أخرى في في أي وقت من الأوقات.
اللحوم والبطاطس لعملك
عندما تقوم ببناء عملك، فإن جوهره هو الجزء الأكثر أهمية. هذا بسبب (1) أنك ستقضي الكثير من الوقت هناك، و(2) إذا لم تفهم الجوهر بشكل صحيح، فلن يتبقى الكثير للعمل به.
لذا، عندما يقول شخص ما إنه يريد تعيين موظف مستقل لأعماله التجارية المتعلقة باللحوم والبطاطس – وهي الأشياء الضرورية للغاية – فقد ينتهي به الأمر إلى نهاية غير سعيدة: لا يوجد جوهر، أو مجرد نهاية سيئة.
المهام التي لا تجيدها
هناك بعض المهام التي لا ينبغي عليك توظيف مستقلين للقيام بها لأنه لا يمكنك القيام بها بشكل أفضل من المستقل. ليس لديك الوقت للقيام بذلك، أو الخبرة اللازمة لإكماله، أو ببساطة لا ترغب في القيام بذلك على الإطلاق.
إذا كنت تواجه صعوبة في إنجاز مهمة ما وتشعر أن عملك يحتاج إلى مساعدة في ذلك، فاخرج إلى هناك وابحث عن شخص يمكنه تقديم المشورة أو المساعدة في شيء آخر مقابل خدماتك. يكون الأمر أسهل بكثير على الجميع عندما يعمل الأشخاص معًا بدلاً من العمل ضد بعضهم البعض!
كن حذرًا عند الاستعانة بمصادر خارجية للعمليات التجارية الأساسية
عند الاستعانة بمصادر خارجية للعمليات التجارية الأساسية، يجب عليك توخي الحذر. إذا لم تكن لديك الخبرة أو المعرفة في مجال معين، فقد لا يكون من المفيد تعيين موظفين مستقلين لإكمال هذه المهمة نيابةً عنك. وهذا يمكن أن يؤدي إلى مشاكل أكثر من مجرد إهدار المال على عامل غير مؤهل (مثل النتائج السيئة أو صعوبة التواصل).
إن الاستعانة بمصادر خارجية للمهام المعقدة للغاية هو خطأ آخر ترتكبه الشركات عندما تكون جديدة في توظيف موظفين مستقلين. قد تستغرق المهمة البسيطة من المستقل عشرين دقيقة وتكلف 20 دولارًا. في حين أن هذا قد يبدو صفقة جيدة للوهلة الأولى، إذا استغرق الأمر ثلاث ساعات لإكمال مهمة أكثر تعقيدًا بخطوات وتنسيقات ملفات متعددة، فجأة يصبح أجرهم بالساعة أعلى بكثير من المتوقع – وهذا قد يضع شركتك فوق الميزانية!
بشكل عام، عندما يتعلق الأمر بالاستعانة بمصادر خارجية، هناك العديد من المخاطر المحتملة. يمكن أن تكون عملية مكلفة وتستغرق وقتًا طويلاً وغالبًا ما تتطلب جهدًا أكبر مما تعتقد. ولكن إذا كنت قد فكرت في جميع المشاكل المحتملة وعرفت ما ستواجهه مسبقًا، فإن العمل مع المستقلين يمكن أن يكون طريقة رائعة لتنمية عملك دون الاضطرار إلى تحمل الكثير من المخاطر بنفسك.
كيفية إدارة المستقلين في عملك
يمكن أن يكون المستقلون طريقة رائعة لتعزيز عملك. لسوء الحظ، يمكن أن يسبب المستقلون أيضًا الصداع إذا لم تتم إدارتهم بشكل صحيح. لتجنب هذه المشاكل، إليك بعض أفضل الممارسات لإدارة العاملين المستقلين لديك حتى يكون الجميع سعداء بهذا الترتيب:
ضع توقعات ثابتة
يجب عليك توصيل توقعاتك بوضوح وإعطاء أمثلة عما تتوقعه من الموظف المستقل. يمكن القيام بذلك عبر البريد الإلكتروني أو شخصيًا، لكن تأكد من أنك واضح بشأن ما تتوقعه منهم.
تأكد من أن المستقل يعرف بالضبط ما هو متوقع منه أيضًا!
تقديم الملاحظات في الوقت المناسب
تعد التعليقات أحد أهم الجوانب في إدارة المستقلين. فهو يساعدك على فهم ما ينجح وما لا ينجح حتى تتمكن من الاستمرار في تحسين عملك بالإضافة إلى التأكد من أن كل موظف مستقل يعمل لتحقيق نفس الهدف.
لضمان تقديم التعليقات في الوقت المناسب وبطريقة بناءة، حاول اتباع النصائح التالية:
- قدم ملاحظاتك في مكان خاص حيث يمكن تقديمها بشكل مفتوح دون انقطاع. يمكن القيام بذلك عبر البريد الإلكتروني أو شخصيًا، أيهما يناسب احتياجات عملك بشكل أفضل في ذلك الوقت.
- تأكد من تقديم النقد البناء فقط عند تقديم التعليقات لأي موظف مستقل – وهذا يعني عدم وجود مجاملات غير مباشرة أو ملاحظات متعالية! بدلًا من قول “رائع، كان هذا المشروع رائعًا” قل شيئًا مثل “كان هذا المشروع رائعًا ولكن كانت هناك بعض المجالات التي يمكن أن تحتاج إلى تحسين”.
إنشاء جدول زمني والتمسك به
يعد إنشاء جدول زمني أحد أهم العوامل عند العمل مع المستقلين. يجب أن يتضمن الجدول الزمني ما يلي:
- تحديد المشروع، بما في ذلك أهدافه وغاياته. سيساعدك هذا على الاستمرار في التركيز على ما يجب القيام به، بدلاً من الانشغال بمهام أخرى تبدو أكثر إلحاحًا للوهلة الأولى.
- تحديد موعد نهائي للانتهاء وفيه يجب إكمال جميع الأعمال أو تسليمها حتى تتمكن من استخدام أي مادة يقدمها عضو (أعضاء) فريقك. في حالة التخلف عن الموعد النهائي، قم بتذكير جميع المعنيين بأن هناك عواقب لعدم المواعيد النهائية (على سبيل المثال، غرامات الدفع).
- وضع ميزانية تغطي جميع النفقات المتعلقة بإكمال هذا المشروع – بما في ذلك الرسوم المدفوعة للعاملين المستقلين/المقاولين الخارجيين/إلخ، بالإضافة إلى أي تكاليف أخرى مرتبطة بإنشاء هذا المشروع أو تنفيذه (على سبيل المثال، رسوم تأجير المعدات). إنه أمر مهم ليس فقط لأنه يبقي جميع المشاركين مسؤولين، ولكن أيضًا لأن معرفة مقدار الأموال المتوفرة لديهم تسمح لهم باتخاذ قرارات أفضل بشأن ما يحتاجون إليه حقًا مقابل ما يعتقدون أنهم قد يحتاجون إليه بناءً على التفضيل/الرأي الشخصي فقط.
إبقاء خطوط الاتصال مفتوحة
التواصل هو حجر الأساس لأي علاقة ناجحة، وهذا ينطبق بشكل خاص عند إدارة الموظفين المستقلين. من أجل التأكد من أن أعضاء فريقك قادرون على القيام بعملهم بشكل جيد وفي الوقت المحدد، فإنهم بحاجة إلى معرفة أين يقفون فيما يتعلق بالمواعيد النهائية. إحدى الطرق التي يمكنك من خلالها التأكد من ذلك هي استخدام نظام مراسلة سهل الاستخدام يبقي الجميع على اطلاع بما يحدث في مشاريعهم في جميع الأوقات. سيؤدي هذا إلى تقليل حالات سوء التفاهم بين العملاء والموظفين المستقلين، مما يمكن أن يساعد في تحسين الكفاءة مع توفير المال عند إعادة العمل بسبب سوء الفهم.
إذا كنت تستخدم مستقلين في عملك، فمن المهم أن يكون لديك نظام لإدارتهم. إنهم ليسوا موظفين، لذا لا توجد عقود رسمية. لا يمكنك قياس إنتاجيتهم بنفس المقاييس التي تستخدمها مع الموظفين. ومع ذلك، هذا لا يعني أن الإدارة الجيدة لا تنطبق على الإطلاق!
- حدد توقعات واضحة: العقد ليس ضروريًا ولكن لا يزال من المهم تحديد توقعات واضحة والتأكد من أن كلا الطرفين على نفس الصفحة حول ما يريدانه من بعضهما البعض. وهذا يعني التأكد من عدم وجود أي سوء فهم بشأن التسليمات والجداول الزمنية – إذا حصلت على ما وعدت به بحلول الموعد النهائي، فهذا رائع! إذا لم يكن الأمر كذلك، فربما عليك إعادة التفاوض بشأن هذه التفاصيل قبل البدء بمشروع آخر معًا (مع الاستفادة من الإدراك المتأخر).
- تقديم الملاحظات بانتظام: كما هو الحال في أي علاقة في مكان العمل، يعد التواصل أمرًا أساسيًا عند العمل مع المستقلين، لذا تأكد من أن الجميع يعرفون كيف يفعلون وما إذا كان هناك شيء يحتاج إلى تحسين أو إصلاح على الفور دون الانتظار حتى بعد الانتهاء من كل شيء آخر (مما قد يؤدي إلى التأكيد في وقت لاحق أسفل الخط).
خاتمة
من المفترض أن تساعدك هذه النصيحة على فهم ليس فقط فوائد توظيف موظفين مستقلين للمساعدة في توسيع نطاق عملك، ولكن أيضًا المجالات الأكثر ملاءمة لذلك، وأي المجالات من الأفضل تركها للموظفين المتعاقدين، بالإضافة إلى توفير بعض من الأفضل طرق لإدارة هؤلاء المستقلين على نطاق واسع.
