الأخبار التكنولوجية والاستعراضات والنصائح!

كيفية فهم واستخدام عملية إدارة المخاطر في مشاريعك [+Templates]

ستساعدك المقالة التالية: كيفية فهم واستخدام عملية إدارة المخاطر في مشاريعك [+Templates]

تعد إدارة المخاطر وتجنب فشل المشروع من التحديات المستمرة التي يواجهها مديرو المشاريع. في الواقع، وفقًا لبحث ماكينزي لعام 2020، 17% من مبادرات تكنولوجيا المعلومات الكبرى تفشل من المؤسف أن بقاء الشركة في خطر.

ستساعدك عملية إدارة المخاطر الفعالة على معالجة التهديدات المحتملة في وقت مبكر، والحماية من النكسات المكلفة، وضمان التسليم الناجح للمشاريع.

في هذه المقالة، سنرشدك إلى الأدوات والاستراتيجيات والقوالب المناسبة لمساعدتك على مواجهة المخاطر بشكل مباشر والخروج في المقدمة.

جدول المحتويات

ما هي إدارة المخاطر؟

تتعلق إدارة المخاطر بالتخطيط المسبق للمشكلات المحتملة أثناء مشروعك. ويتضمن تحديد المخاطر وتحليلها والاستجابة لها طوال دورة حياة مشروعك.

تعتبر إدارة المخاطر نهجًا استباقيًا أكثر من كونه نهجًا تفاعليًا تجاه المخاطر. فهو يساعدك على التحكم في نتائج مشروعك عن طريق تقليل احتمالية حدوث المخاطر ومنع أو تخفيف التأثير المحتمل لأي خطر يحدث.

في حين أنه يجب على الجميع المشاركة في إدارة المخاطر أثناء المشروع، إلا أن المسؤولية تقع عادة على عاتق مدير المشروع/البرامج. إن مهمتك هي أن تفكر في جميع العوامل التي قد تؤثر سلبًا على نجاح مشروعك وأن تضع خطة لتجنبها أو التخفيف منها.

إن الاستجابة للمخاطر قبل أن تصبح مشكلات فعلية تضمن أن يكون لديك هيكل للتدفق السلس لخطة إدارة مشروعك.

قد تختلف شدة إدارة المخاطر الخاصة بك بناءً على مدى تعقيد المشروع، ولكن وجود خطة يحمي مشروعك ويقدم فوائد كبيرة نحو نجاحه.

أهمية إدارة المخاطر

ألن يكون من المدهش أن يحدث كل ما خططت له لمشروعك بالطريقة التي كنت تعتقد أنها ستحدث بالضبط؟

حسنا، لقد كنا جميعا هناك. لكننا مررنا أيضًا بظروف غير متوقعة أو حتى حالات لم تكن تبدو وكأنها مشكلة حتى حدثت.

تساعدك عملية إدارة المخاطر على اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن مشروعك وتحسين مرونته تجاه الأشياء التي قد تطرأ. فيما يلي بعض الأسباب التي تجعل إدارة المخاطر أمرًا حيويًا لإدارة مشروعك.

تحديد المشكلات المحتملة والتخفيف منها في وقت مبكر

يتيح لك وجود خطة لإدارة المخاطر تقييم المشكلات المحتملة ومعالجتها في وقت مبكر من مشروعك.

يلعب هذا دورًا رئيسيًا في توفير الوقت والمال لك ولفريقك من خلال التعامل مع المخاطر التي لم تكن متوقعة في البداية.

على سبيل المثال، يمكن أن تعمل على مشروع تطوير برمجيات وتحدد المخاطر التقنية المحتملة في وقت مبكر. ومن خلال معالجة هذه المخاطر بشكل استباقي، يمكنك تجنب مشكلة فنية كبيرة كان من الممكن أن تؤدي إلى تأخير المشروع وتكبد تكاليف إضافية.

يحسن معدل نجاح مشروعك

يمكن أن يساعد توقع المخاطر وإنشاء خطة استجابة في منع مشروعك من الفشل وزيادة معدل نجاحه.

تظهر الدراسات أن حوالي 29% من المشاريع تفشل بسبب تقديرات زمنية غير صحيحة. وهذا يعني أنه يمكن تحديد المخاطر التي قد تؤدي إلى تأخر التسليم أو إعاقة إكمال المشروع في وقت مبكر. سيؤدي وضع خطة استجابة إلى منع حدوث الخطر أو التأثير سلبًا على تاريخ الانتهاء أو معدل النجاح.

يساعد على تحديد أولويات أنشطة المشروع والموارد

باستخدام هيكل فعال لإدارة المخاطر، يمكنك تحديد أولويات أنشطة المشروع وموارده بناءً على مستوى المخاطر المرتبط بكل مهمة. وهذا يعني أنه يمكنك تخصيص الموارد بشكل أكثر فعالية بشكل مريح والتأكد من إعطاء المهام الأكثر أهمية المستوى المناسب من الاهتمام.

باستخدام معلومات أكثر دقة وموثوقية، يمكنك توجيه فريقك لاتخاذ قرارات مستنيرة بشأن نطاق مشروعك والجداول الزمنية والميزانيات والمزيد.

أنواع مخاطر المشروع

هناك أنواع مختلفة من المخاطر التي قد تحدث أثناء المشروع. تختلف المخاطر من حيث التعقيد والتأثير، لذا من المهم أن تكون على دراية بالأنواع المختلفة الموجودة. فيما يلي بعض أنواع المخاطر التي يجب الانتباه إليها أثناء التخطيط لمشروعك.

مخاطر الموارد والأشخاص

يرتبط هذا النوع من المخاطر بعدد الموارد مثل المعدات أو الأدوات أو البرامج المتوفرة لديك لتشغيل مشروعك من البداية إلى النهاية. ويمكنه أيضًا استنتاج عدد العمال أو الموظفين المهرة المتاحين لتسليم المشروع بأعلى جودة.

على سبيل المثال، قد تحدث المخاطر في حالة تلف المعدات أو إصابة أحد الموظفين الرئيسيين بالمرض أثناء المشروع.

المخاطر الفنية

تتضمن المخاطر الفنية مخاطر مثل أخطاء البرامج أو فشل الأجهزة أو مشكلات التكامل التي قد تحدث أثناء المشروع. يمكن أن تؤثر الخروقات في برامج الشركة أو المخاطر الأمنية على المشروع بشكل كبير.

المخاطر الخارجية

من المهم أن نترك دائمًا مجالًا للمخاطر الخارجية. هذه مخاطر خارجة عن إرادتك. ويمكن أن تشمل هذه التغييرات المفاجئة في اللوائح أو حتى الكوارث الطبيعية.

إن توقع مثل هذه المخاطر ووضع خطة استجابة يمكن أن يقلل من التأثير السلبي على مشروعك في حالة حدوث المخاطر.

المخاطر الثقافية

قد يؤثر هذا النوع من المخاطر على المشاريع التي تمتد دوليًا أو التي تعتمد على ثقافة جديدة. يجب عليك تقييم المخاطر المتعلقة بالاختلافات الثقافية أو سوء الفهم.

يمكن أن يشمل ذلك الحواجز اللغوية أو أسعار صرف العملات. للتخفيف من هذا النوع من المخاطر، قد تحتاج إلى النظر في استراتيجيات مثل

  • الشراكة مع فريق أو شركة محلية في تلك المنطقة
  • توفير تدريب وتعليم متعدد الثقافات لتعزيز فهم فريقك للثقافات والعادات وأساليب الاتصال المختلفة.

المخاطر المالية

وتشمل المخاطر المتعلقة بتمويل المشروع تكلفة العمالة أو الإمدادات، والتقلبات في أسعار صرف العملات والتكاليف غير المتوقعة.

مخاطر الجدول الزمني

تشمل المخاطر المرتبطة بتحقيق المواعيد النهائية للمشروع تلك المرتبطة بالجدول الزمني، مثل التأخير في تسليم المعدات أو المواد، أو مخاوف الإنتاج غير المتوقعة، أو المشاكل مع المقاولين من الباطن.

المخاطر التعاقدية

المخاطر المرتبطة بالترتيبات التعاقدية للمشروع، مثل الخلافات حول شروط الاتفاقية، أو مشاكل حقوق الملكية الفكرية، أو التغييرات غير المتوقعة في اللوائح.

مخاطر الاستراتيجية

وتشمل المخاطر المرتبطة بالاستراتيجية الشاملة للمشروع التغيرات في السوق أو في طلب العملاء، أو المنافسة غير المتوقعة، أو التغيرات في المناخ السياسي أو الاقتصادي.

المراحل الخمس لعملية إدارة المخاطر

فيما يلي خطوات عملية إدارة المخاطر

تعريف المخاطر

في هذه المرحلة، ستحتاج إلى إعداد قائمة بأي مخاطر قد يكون لها تأثير على مشروعك أو عملك أو مؤسستك. ويمكن تحقيق ذلك بعدة طرق، بما في ذلك:

العصف الذهني

يستلزم العصف الذهني جمع مجموعة من المتخصصين لإنتاج قائمة بالمخاطر المحتملة التي يمكن أن تؤثر على المشروع. قد يكون أصحاب المصلحة ومديرو المشاريع والمتخصصون الفنيون وأي شخص لديه تدريب وخبرة مناسبة جزءًا من الفريق.

يمكن استخدام أداة السبورة البيضاء عبر الإنترنت الخاصة بـ Wix في تبادل الأفكار والتخطيط التعاوني، مما يوفر الوقت ويزيل شرط تواجد جميع المشاركين في نفس الموقع الفعلي.

تحليل SWOT

ويستلزم ذلك إجراء تحليل SWOT لتحديد نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات للمشروع أو المنظمة. باستخدام هذا البحث، يمكنك توقع أي تهديدات داخلية أو خارجية قد تتطور والاستعداد لها بشكل أفضل.

قم بإجراء تحليل SWOT لمشروعك باستخدام قالب السبورة الحديث هذا.

تحليل البيانات التاريخية

للكشف عن المخاطر المحتملة، يتم فحص البيانات التاريخية جنبا إلى جنب مع الدروس المستفادة من المشاريع أو الظروف السابقة. تعد تقارير المشروعات وقواعد بيانات المخاطر والموارد الأخرى ذات الصلة أماكن جيدة للبحث عن هذه المعلومات.

قم بتقديم تحليل بياناتك كجزء من تقرير حالة مشروعك باستخدام القالب أدناه.

تقييم المخاطر

بعد فهرسة جميع المخاطر المحتملة، فإن الخطوة التالية هي تقييم فرص حدوثها وشدة عواقبها المحتملة. على وجه التحديد، ستحتاج إلى حساب مدى احتمالية تحقق كل خطر، بالإضافة إلى تأثيره المحتمل على المشروع أو العمل.

على سبيل المثال، إذا كان تأخير المورد يمثل خطرًا محتملاً، فقد ترغب في معرفة مدى احتمالية تفويت المورد لتاريخ التسليم ومقدار الضربة التي قد تحدث لجدول المشروع.

وتشمل الأساليب التي يمكن استخدامها في هذه المرحلة إنشاء مصفوفة المخاطر بغرض تقييم احتمالية وشدة كل خطر. بمجرد اكتمال هذه المرحلة، سيتم تجميع سجل المخاطر، الذي يتضمن تفاصيل كل خطر، ومدى احتمال حدوثه، ومدى خطورة التأثير الذي يمكن أن يحدثه في حالة حدوثه.

تحديد أولويات المخاطر

بعد اكتشاف الخطر وتقييمه، يجب تحديد أولوياته وفقًا لاحتمال حدوثه وتأثيره. ويتم ذلك بحيث يمكن توجيه الجهود نحو تخفيف المخاطر التي تشكل أكبر تهديد للمشروع أو المنظمة.

عند تحديد ترتيب الخطورة، يمكن للشركات أن تأخذ في الاعتبار العوامل التالية:

  • التأثير المحتمل على النتيجة النهائية للشركة
  • التأثير على صورة العلامة التجارية
  • التأثير على العمليات اليومية
  • توافر الموارد اللازمة لتخفيف المخاطر.

يمكن إدارة التهديدات الأكثر خطورة بشكل أكثر فعالية إذا تم تخصيص الموارد أولاً بناءً على أولوياتها.

الاستجابة للمخاطر

وهنا، نستخدم معرفتنا المكتسبة حديثًا من خلال وضع وتنفيذ خطط لمواجهة التهديدات الأكثر إلحاحًا. والهدف هو تقليل التعرض للخطر والتخفيف من آثاره أو أن نكون مجهزين جيدًا للتعامل معه في حالة حدوثه.

هناك مجموعة متنوعة من تقنيات الاستجابة للمخاطر الاستباقية والتفاعلية التي تتضمن إجراءات مثل تجنب المخاطر، وتخفيف المخاطر، ونقل المخاطر وقبول المخاطر.

دعونا نلقي نظرة على كل من هذه الأساليب:

تجنب المخاطر

هذا هو نهج إدارة المخاطر الذي يؤكد على عدم وضع نفسك في مواقف خطيرة. قد يكون أحد الأسباب هو أن المكافأة المحتملة لا تبرر المخاطرة التي تنطوي عليها متابعة الفرصة.

تخفيف المخاطر

يهدف تخفيف المخاطر إلى تقليل حدوث المخاطر أو شدتها. يجوز لشركة ما، على سبيل المثال، وضع بروتوكولات سلامة جديدة في محاولة للحد من حوادث مكان العمل.

نقل المخاطر

يتم “نقل” المخاطر إلى كيان آخر عبر هذا التكتيك. للتحوط ضد التأثير المالي للخسارة، يمكن للشركة، على سبيل المثال، الاستثمار في التأمين.

قبول المخاطر

لتبني استراتيجية القبول، يجب أن تكون على استعداد لمواجهة تداعيات أفعالك. إذا كانت الفوائد المحتملة للمشروع تفوق المخاطر، فقد تختار الشركة المضي قدمًا فيه.

هذه الأساليب ليست حصرية؛ بل يمكن توظيفهما جنبًا إلى جنب، اعتمادًا على تفاصيل الخطر ومدى تحمل المنظمة له.

مراقبة المخاطر

إن مراقبة المخاطر وفعالية تقنيات الاستجابة للمخاطر هي الخطوة الأخيرة في عملية إدارة المخاطر. تسمح لك مراقبة المخاطر وتطوير الإجراءات المضادة باكتشاف أي تحولات في احتمالية المخاطر أو تأثيرها. والغرض من ذلك هو مراقبة فعالية استراتيجية إدارة المخاطر واكتشاف أي تهديدات ناشئة في وقت مبكر.

فيما يلي بعض أفضل الممارسات لمراقبة المخاطر:

  • قم بمراجعة سجل المخاطر بانتظام لمساعدتك في تتبع التهديدات الناشئة والتعامل معها.
  • وضع أهداف ومعايير قابلة للقياس لتقييم أداء استراتيجيات إدارة المخاطر وتحديد المخاطر الناشئة.
  • يجب أن تؤدي التغييرات في نطاق المشروع أو بيئة الأعمال إلى مراجعة سجل المخاطر.
  • تأكد من أن جميع المشاركين في المشروع أو العملية التنظيمية يفهمون المخاطر وكيف يمكن أن يؤثروا عليها من خلال التواصل المفتوح والمتكرر. ستساعد خطوط الاتصال المفتوحة في الكشف المبكر عن التهديدات المحتملة والتخفيف من آثارها.
  • إنشاء عملية للإبلاغ عن المخاطر وتحديث أصحاب المصلحة الرئيسيين بشأن جهود إدارة المخاطر.

كيفية الحد من إدارة المخاطر مع Wix

بدءًا من التقييم الأولي للمخاطر وحتى المراقبة المستمرة وإعداد التقارير، يمكن استخدام ميزات وأدوات وقوالب Wix في أي وقت في عملية إدارة المخاطر.

ومن خلال استخدام Wix لإنتاج مستندات إدارة مخاطر جذابة بصريًا، يمكن للشركات الاستفادة من الوعي الأعمق بالمخاطر واتخاذ قرارات أكثر حكمة لتخفيف المخاطر.

فيما يلي 5 طرق لتحسين إدارة المخاطر مع Wix!

إنشاء تقييمات المخاطر المرئية

يمكنك إنشاء تمثيلات مرئية للمخاطر التي تواجهها الشركة، مثل مصفوفة المخاطر، باستخدام المخططات والرسوم البيانية القابلة للتخصيص في Wix. يمكن لهذه الرسومات أن تسهل الفهم وتحديد أولويات المخاطر وتساعد أصحاب المصلحة في اتخاذ قرارات مستنيرة فيما يتعلق بأساليب الحد من المخاطر.

تأكد دائمًا من تضمين العلامة التجارية لشركتك عند تقديمها إلى أصحاب المصلحة.

تعمل مجموعة Wix Brand Kit على تسهيل تحقيق ذلك. باستخدام قوالب علامتك التجارية وألوانها وخطوطها وشعارها، يمكنك إنشاء مجموعة علامتك التجارية الخاصة بسرعة وسهولة. سيضمن ذلك أن تصميمك متسق دائمًا. يمكنك أيضًا استخدام معالج العلامة التجارية Wix لإضافة أصول علامتك التجارية تلقائيًا إلى العرض التقديمي الخاص بك.

تطوير خطة إدارة المخاطر

خطة إدارة المخاطر هي وثيقة تعمل بمثابة خريطة طريق لفرق المشروع لإدارة التهديدات والشكوك المحتملة بشكل استباقي والتي قد تؤثر على النجاح الشامل للمشروع.

يمكن إنشاء خطط إدارة المخاطر ومشاركتها مع أصحاب المصلحة عبر المؤسسة بمساعدة قوالب Wix والأدوات التعاونية. على سبيل المثال، يمكنك إنتاج عرض تقديمي لتحليل مخاطر المشروع باستخدام القالب أدناه.

شارك هذا مع فريقك وأصحاب المصلحة للحصول على تعليقات باستخدام ميزة التعاون في Wix.

يمكنك أيضًا الاستفادة من حقول Wix الديناميكية، مما يسمح لك بدمج بيانات العملاء والأعمال بسهولة عبر العديد من الصفحات والتقارير والمشاريع. ارفع مستوى المحتوى المرئي الخاص بك واجعل عرضك التقديمي أكثر تفاعلية باستخدام الرموز المتحركة والرسوم التوضيحية والمؤثرات الخاصة والميزات التفاعلية الأخرى على Wix.

عرض مرئي للمعلومات

يتيح تصور البيانات توصيل معلومات المخاطر المعقدة بطريقة مفهومة وموجزة. باستخدام Wix، يمكنك تقسيم بيانات المخاطر المعقدة ووضع خطط لمعالجتها باستخدام الرسوم البيانية الخطية والرسوم البيانية الشريطية والمخططات الدائرية والمؤامرات المبعثرة والرسوم البيانية والخرائط وعناصر واجهة المستخدم وأدوات تصور البيانات الأخرى.

التدريب والتعليم

يمكن تحقيق تعليم الموظفين وتوعيتهم باستخدام الميزات التفاعلية وقوالب تدريب الموظفين الخاصة بـ Wix. على سبيل المثال، يمكنك تطوير عدد من الوحدات الجذابة التي توجه الموظفين حول كيفية التعرف على المخاطر المحتملة والكشف عنها بالإضافة إلى الممارسات الموصى بها لتخفيف المخاطر. يمكنك بسهولة مشاركة المحتوى التدريبي الخاص بك ونشره من لوحة تحكم Wix.

يمكن استخدام نموذج التدريب أدناه لتعليم موظفيك إجراءات إدارة المخاطر في شركتك.

إعداد التقارير والتتبع

يمكنك مراقبة فعالية جهود إدارة المخاطر الخاصة بك مع مرور الوقت باستخدام أدوات إعداد التقارير والتحليلات الخاصة بـ Wix. على سبيل المثال، يمكنك استخدام Wix لإنشاء أصول مرئية تعرض مؤشرات المخاطر المهمة، بما في ذلك حجم الحوادث المبلغ عنها وخطورة تلك الحوادث وفعالية تدابير تخفيف المخاطر.

يمكنك إضافة أيقونات Wix والصور ومقاطع الفيديو المخزنة لجعل تقريرك أكثر جاذبية. ستساعدك ميزة التحليلات في Wix أيضًا في معرفة من قام بمشاهدة تقريرك.

تحسين إدارة المخاطر والمشاريع الخاصة بك مع Wix

تعتبر هياكل إدارة المخاطر الناجحة ضرورية لربحية أي مؤسسة وقدرتها على الاستمرار على المدى الطويل. تحتاج الشركات إلى تحديد وتقييم وتخفيف المخاطر المحتملة بطريقة منهجية واستباقية.

Wix هي إحدى الأدوات التي يمكنها تحسين إجراءات إدارة مخاطر المشروع بشكل كبير. توفر منصتنا القوية عددًا من الميزات والوظائف التي يمكن أن تساعدك في تصور استراتيجيات إدارة المخاطر الخاصة بك وتوصيلها بكفاءة. يمكنك إنشاء خطط جذابة لإدارة المخاطر ومصفوفات المخاطر وغيرها من وثائق إدارة المخاطر المهمة باستخدام Wix.

بالإضافة إلى وجود واجهة سهلة الاستخدام ومجموعة ميزات غنية، يعد Wix خيارًا فعالاً من حيث التكلفة للمؤسسات من جميع الأحجام. ويمكن أن يساعد الفرق في تبسيط إجراءات إدارة المخاطر الخاصة بهم، وتعزيز التعاون والتواصل، وفي نهاية المطاف تمكين تحسين عملية صنع القرار.

ابدأ في تحسين عملية إدارة المخاطر الخاصة بك مع Wix اليوم!