ستساعدك المقالة التالية: كيفية قيادة وإدارة الفرق البعيدة بشكل فعال
لا ينبغي أن يكون تشغيل الفرق البعيدة وإدارتها مهمة مستحيلة. باعتبارك مالك وكالة، من المحتمل أن تعمل مع فريق موزع، حيث ينضم العديد من المستخدمين من مناطق زمنية مختلفة.
غالبًا ما يكون من الصعب بعض الشيء إدارة كل شيء، ولكنه ليس مستحيلًا. في عصر ما بعد الوباء، تطورت التقنيات إلى حد أصبح من الأسهل بكثير إدارة العمليات من خلال منصة مركزية، بدلاً من الاضطرار إلى الوصول إلى موظفيك واحداً تلو الآخر.
التحديات في إدارة الفرق البعيدة
إذا كنت تدير فريقًا عن بعد، فمن المحتمل أنك واجهت بعض الصعوبة في إدارة الموظفين من مختلف أنحاء العالم. فيما يلي بعض أكبر التحديات التي يواجهها أصحاب الوكالات عند إدارة الفرق البعيدة:
- غياب الإشراف المباشر: غالبًا ما يشعر أصحاب الوكالات بالقلق من أن الموظفين قد لا يعملون بالجهد الذي يريدونه، أو بأكبر قدر ممكن من الكفاءة دون إشراف فردي. مع الفرق البعيدة، غالبًا ما يكون الإشراف المباشر صعبًا، مما يؤدي إلى حدوث مشكلات.
- مشاكل في تحديد توقعات واضحة: إذا لم تحدد التوقعات وتجعل الجميع على نفس الصفحة، فقد تجد صعوبة في تحفيز جميع الموظفين.
- مستويات إنتاجية منخفضة: تمثل إدارة مستويات الإنتاجية تحديًا خطيرًا لأصحاب الوكالات. لا يشعر الموظفون في البيئات المختلفة بشعور “المكتب”، لذلك من المرجح أن تتباين الإنتاجية.
- توظيف: يمكن القول إن أكبر مشكلة تتعلق بالفرق البعيدة هي أن التوظيف غالبًا ما يكون صعبًا. إن ترتيب المقابلات، والتغلب على فروق التوقيت، وشرح الثقافة الأساسية لوكالتك يمثل مشكلة بالفعل.
- إدارة تدفق المعلومات: الوكالات الناجحة لديها مصدر واحد للحقيقة. إذا لم يحدث ذلك، فهذه مشكلة وقد تؤدي إلى فجوات خطيرة في الاتصال.
- ادارة مشروع: إذا كنت لا تستخدم أداة شاملة لإدارة المشاريع وتعيين المهام، فلا بد أن تصبح الأمور صعبة. يمكن أن يترجم هذا إلى المواعيد النهائية الضائعة أو ضعف جودة العمل.
هذه مجرد بعض التحديات العديدة التي يواجهها أصحاب الوكالات عند إدارة الفرق البعيدة. في حين أنه من الواضح أن الأمر أكثر من ذلك بكثير، يجب أن تعلم أنه يمكن التغلب على الكثير منها، طالما أنك تتبع نهجًا ثابتًا.
تعمل الآن العديد من الشركات والوكالات الرقمية الرائدة في العالم عن بُعد، ولا يوجد سبب يمنع شركتك أيضًا من القيام بذلك! في الفقرات التالية، سنقدم نصائح تفصيلية حول كيفية تشغيل الفرق البعيدة وإدارتها.
تحديد توقعات واضحة
إن تحديد توقعات واضحة أمر بالغ الأهمية. لقد اضطرت العديد من الفرق إلى تغيير محورها خلال السنوات القليلة الماضية، وسيتعين على العديد من الموظفين تحويل تركيزهم للعمل على المهام بطرق مختلفة جدًا أو تضمين مهام لم يكونوا ليكملوها من قبل بأنفسهم. وهذا هو أحد الأسباب الرئيسية التي تجعلك بحاجة إلى التأكد من مواءمة التوقعات بعناية مع موظفيك.
وهذا له تأثير كبير على أداء الموظف. لن يكون من الحكمة الافتراض أن كل عضو في الفريق يعرف بالضبط أين يجب أن يركز طاقته.
غالبًا ما يتعين على الوكالات إدارة عملاء متعددين، لذا من المهم أن تحدد مواعيد نهائية، والتسليمات الرئيسية، وتسمح لموظفيك بمعرفة ما تتوقعه منهم بالضبط. يجب أن يعرف الموظفون ما يشكل إكمال المهمة.
على سبيل المثال، إذا كان لديك كاتب محتوى طُلب منه كتابة مقال، فمن المهم أن تحدد معنى كلمة “مكتمل”. هل يعني ذلك أنه يجب على الكاتب إكمال القطعة كمسودة، أم أنه يجب عليه أيضًا نشرها على الموقع؟
تحديد الأدوار وقنوات الاتصال الواضحة
من أهم النصائح التي عليك القيام بها هي تحسين قنوات الاتصال والتأكد من تحديد الأدوار بشكل صحيح. يكاد يكون من المستحيل بالنسبة لك التركيز فقط على إرسال الاستفسارات من أعضاء فريقك.
من المهم تحديد الأدوار والمسؤوليات لكل عضو في الفريق. تأكد من إنشاء لوحة معلومات مركزية تشير إلى المسؤوليات التي يتحملها كل عضو ثم تحدد الأدوار في الشركة.
بهذه الطريقة، سيعرف الموظفون من يجب عليهم التوجه إليه في حالة اصطدامهم بالعائق. إذا كان لديك هيكل قائم على الفريق، فتأكد من إعداد مستند يسلط الضوء على تخصصات كل عضو في الفريق.
على سبيل المثال، إذا كان أحد أعضاء الفريق يحتاج إلى مساعدة في الصور، فسوف يعرف من هو المصمم، ويمكنه التواصل معه مباشرة. فهو يساعد على تقليل عمليات النقل ذهابًا وإيابًا التي لا داعي لها ويقلل الوقت اللازم لإكمال المعالم الرئيسية.
المواقف اليومية أو تسجيلات الوصول
إن مفتاح إدارة الفرق البعيدة بشكل فعال دون توتر عند كل منعطف هو إقامة اتصال بين جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين. في هذه الحالة، هذا هو كل عضو في الفريق.
قد لا يتقبل أعضاء الفريق الأمر بلطف إذا قمت بنكزهم بشكل عشوائي وسؤالهم عما يعملون عليه. من الصعب أيضًا متابعة ما يفعله الجميع، خاصة إذا لم يكن لديك نظام مطبق.
بدلاً من ذلك، فإن أفضل ما يمكنك فعله هو إنشاء روتين حيث يمكنك استضافة مواقف وتسجيلات يومية. هذا يعني أنك تجلس مع كل عضو في فريقك، مرة واحدة على الأقل خلال اليوم، مما يمنح الجميع فرصة لمشاركة المهام التي عملوا عليها خلال ذلك اليوم.
هذه طريقة رائعة لمعرفة ما يعمل عليه كل شخص، ومتى تتوقع التسليمات الرئيسية. بهذه الطريقة، ليس من الضروري أن تعقد اجتماعًا للتحقق من موظفيك.
إذا كنت تستخدم أداة إدارة مشروع توفر دعمًا للفريق، فيمكنك إعداد عمليات تسجيل وصول منتظمة. يمكن للموظفين ملء العمل الذي قاموا به، أو العمل الذي سيقومون به.
يمكنك بعد ذلك مقارنتها ببساطة بالعمل الفعلي المنجز للحصول على فهم أفضل لأداء الفريق بشكل عام.
تقبل الاختلافات الثقافية
عند العمل في فرق بعيدة، من المهم للغاية أن تحترم وتتقبل الاختلافات الثقافية. باعتبارك مالك وكالة مع فريق موزع، يتعين عليك اتخاذ الخطوات المناسبة للحفاظ على الروح المعنوية.
وهذا ممكن فقط إذا كنت تستطيع قبول الاختلافات الثقافية. سيكون هناك موظفون قد يحتاجون إلى بضعة أيام إجازة لمراقبة الممارسات الدينية أو الثقافية، على سبيل المثال.
سيجلب كل فرد في الفريق شيئًا خاصًا لوكالتك، لذا من المهم أن تتعلم كيفية إدارة وتعزيز الوعي بين الثقافات. هذا هو الأكثر أهمية في الوظائف عن بعد.
وهذا يعني توخي الحذر عند التواصل مع جمهورك. على سبيل المثال، قد لا يساعدك استخدام التعبيرات أو المصطلحات دائمًا في إيصال الرسالة، لأنها غالبًا لا تُترجم بشكل جيد عبر الثقافات المختلفة.
وبالمثل، إذا وجدت نفسك تعمل مع موظفين من بلد لا تعرف عنه سوى القليل، فقد يكون من الحكمة إجراء بعض الأبحاث من جانبك. تعرف على المناطق الزمنية المناسبة حتى تعرف متى يمكنك جدولة رسائل البريد الإلكتروني أو إرسالها.
من المهم أيضًا معرفة أي عطلات دينية أو عامة قد يتعين على موظفيك مراعاتها. سيكون موظفوك ممتنين جدًا للجهد المبذول، وستلاحظ ارتفاعًا طفيفًا في الروح المعنوية والإنتاجية بشكل عام.
تذكر أن الأمر لا يتعلق فقط باحترام الاختلافات الثقافية بين موظفيك. ستكون هناك أوقات قد تخطئ فيها، ولهذا السبب يعد حل النزاعات أمرًا مهمًا. ستحتاج إلى تثقيف الموظفين الآخرين، وطالما أنك تمارس التعاطف، فلن تكون هناك مشكلة.
أتمتة المهام الدنيوية والمتكررة
تعني إدارة الفرق البعيدة أداء نفس المهام كل يوم، مرارًا وتكرارًا. من المهم أن تقوم بأتمتة المهام العادية والمتكررة حتى تتمكن من توفير الوقت للتركيز بشكل أكبر على الأنشطة المهمة للأعمال.
وإلا، فسوف ينتهي بك الأمر إلى قضاء قدر كبير من يومك في مطاردة موظفيك أو طلب التحديثات. لا أحد يريد ذلك. هناك مجموعة كاملة من المهام التي يمكن أتمتتها.
تريد أن تعمل وكالتك مثل آلة مزيتة جيدًا. لهذا، تريد الاتساق. من المهم إنشاء وثائق شاملة حتى تتمكن من تخطيط المهام المتكررة وإشراك الموظفين بسرعة.
يعد إنشاء مسارات عمل وأنظمة قابلة للتكرار أمرًا مهمًا لتجنب الفوضى. قم بتوثيق العمليات التجارية ومراجعة سير العمل لمعرفة كيف يمكنك أتمتتها.
هناك مجموعة جيدة من الأدوات التي يمكنك استخدامها لأتمتة المهام المتكررة، مثل الحصول على التحديثات من الموظفين أو إعادة توجيه المقترحات. على سبيل المثال، يمكنك استخدام Zapier أو Integromat لإعداد سير عمل آلي، ودمج التطبيقات لتشغيل عمليات التشغيل الآلي، وتسمح Asana بإنشاء خطط العمل، مع دمج عمليات التحقق من التقدم والمناقشات الواضحة في كل خطوة.
تتضمن بعض المهام التي يمكنك أتمتتها ما يلي:
- تعيين تدفقات المهام بحيث يتم تعيين المهام ذات الصلة للموظفين عندما يكون لديهم مساحة خالية
- تحديد العمليات لضمان بقاءك أنت وفريقك على المسار الصحيح لتحقيق النتائج
- إدارة المواعيد النهائية وإخطار الموظفين عند اقتراب بعض المواعيد النهائية
- إشعارهم عند اكتمال المهام أو تلك ذات الأولوية العالية
- سؤالهم عن مهامهم اليومية
إنشاء هيكل فريق متماسك
غالبًا ما تميل هياكل الفريق إلى الاختلاف في الوكالات البعيدة، اعتمادًا بشكل أساسي على طبيعة العمل وحجم الوكالة نفسها. في الوكالات الأكبر حجمًا، غالبًا ما تعمل الفرق في صوامع، حيث يتواصل الأشخاص مع بعضهم البعض عند الحاجة.
في الوكالات الأصغر حجمًا، يتم اتباع هيكل أكثر انفتاحًا يعتمد على الفريق، حيث يتواصل الموظفون مع بعضهم البعض عندما يريدون مناقشة شيء ما.
من الناحية المثالية، قد ترغب في الاستثمار في أدوات الاتصال مثل Slack أو Basecamp. يعد Slack هو الخيار الأكثر شيوعًا إلى حد كبير، لأنه يسمح للأفراد بتحديد أدوارهم، وتسهيل التواصل.
إن تحقيق التماسك التنظيمي أسهل بكثير من فعله. ويتطلب الأمر وضع رؤية مشتركة ووضع استراتيجية مشتركة للدخول إلى السوق. يجب أن يكون الموظفون على دراية بما يتعين عليهم القيام به، ويجب أن يكون هناك منطق واتساق في العمليات التجارية.
التماسك يعني مواءمة الأصوات الرئيسية في إدارتك بحيث تبدو وكأنها صوت واحد. تسمح عملية التنظيم المتزامنة هذه للفرق بتأسيس رؤية مشتركة وتعزيز ثقافة التعلم الجماعي بشكل عام، مما يساعد الشركات في النهاية على النمو.
سيساعد هذا أيضًا أعضاء الفريق الجدد على الانضمام بشكل أسرع لأنهم سيعرفون بالفعل ما تمثله الوكالة. عندما يكون لدى المديرين وجهة نظر مشتركة حول كيفية تنفيذ الوكالة لرؤيتها، تصبح الأمور أسهل تلقائيًا.
يمكنك إنشاء وثائق مركزية في Basecamp أو تطبيق آخر مثل Notion. بهذه الطريقة، يمكن لأي موظف الرجوع تلقائيًا إلى قاعدة البيانات بدلاً من الاضطرار إلى السؤال مرارًا وتكرارًا.
الاستثمار في برامج إدارة المشاريع
تتيح الأدوات التعاونية للفرق والوكالات البعيدة العمل معًا على الرغم من القيود الجغرافية. تعالج الأدوات الجيدة العديد من المشكلات السائدة في مساحات العمل الافتراضية:
- كيف سيتمكن الأعضاء من الوصول إلى جميع الوثائق لاستكمال مشاريعهم؟
- كيف سيبقون على اتصال في مساحة غير مشتركة؟
- كيف سيتابعون التقدم المحرز في المشروع وتعليقات العملاء؟
- التحقق من المهام المعينة وتصنيفها حسب ترتيب الأولوية.
وأحد أفضل الأمثلة على ذلك هو أتاريم. Wix هي أداة رائعة للتعاون عن بعد. يحتوي التطبيق على لوحة تحكم مركزية تعرض تعليقات العملاء النشطة وطلباتهم ومواقع الويب والمشاريع.
إنها ليست مجرد أداة لإدارة المشروعات، ولكنها عبارة عن منصة كاملة لإدارة الوكالة تسمح لك بإدارة فريقك واتصالاتك مع العميل بشكل فعال للغاية.
وهذا يلغي الحاجة إلى التنقل ذهابًا وإيابًا على منصات اتصالات الطرف الثالث. تحتوي لوحة المعلومات أيضًا على مركز مهام يسمح للمديرين عن بعد بتحديد أولوية المهمة. يمكن للمديرين أيضًا تحويل طلب العميل إلى مهمة وتعيينه لعضو مهمة معين.
هذا ليس كل شئ. يعمل Wix على تبسيط إدارة المهام والتعاون إلى حد كبير، مما يسمح للعملاء بترك تعليقات على عناصر محددة في موقعهم الإلكتروني. بدلاً من الاضطرار إلى القفز على المكالمات لتحديد عناصر معينة، تعمل Wix على تسهيل الاتصال من خلال السماح للعملاء بترك تعليقات مرئية مباشرة.
يمكن بعد ذلك تعيين هذه المهام للأفراد المعنيين في الفريق، مما يسمح لك بتتبع حالة كل مهمة وفقًا لذلك.
من خلال البرنامج الإضافي لواجهة العميل، يمكن للعملاء ترك تعليقاتهم مباشرة دون الاضطرار إلى التصفح بعيدًا عن موقع الويب الخاص بهم. من خلال أتاريم، يمكنك بسهولة رؤية المهام ومستويات إلحاحها ومواعيد التسليم، بالإضافة إلى عضو الفريق الذي من المفترض أن يعمل عليها.
كن قائدًا، وليس رئيسًا
الرؤساء هم أولئك الذين يتواجدون ببساطة للتأكد من إنجاز المهام. ومن ناحية أخرى، يفعل القادة أكثر من ذلك بكثير. في حين أن الرؤساء يصدرون الأوامر، فإن القادة يؤثرون على موظفيهم.
يشجع القادة موظفيهم، ويفهمون مشكلاتهم، ويقدمون حلولاً قابلة للتطبيق. يلعب القادة الجيدون دورًا محوريًا في نمو الوكالة. إذا كان لديك فريق متخصص من المديرين والقادة في وكالتك، فسوف تلاحظ تحسنًا في الأداء والروح المعنوية في جميع المجالات.
يبدأ كل شيء بالتعرف على فريقك بشكل أفضل. تذكر أنه في حين يعتبر الرؤساء أنفسهم فوق الفريق، فإن القادة راسخون بعمق، ويعتبرونهم جزءًا من الفريق. إنهم أفراد حقيقيون ومخلصون، ومستعدون دائمًا لبذل جهد إضافي ليكونوا قدوة للأعضاء الآخرين.
ضبط اجتماعات الإيقاع
تعد المواقف والخروجات اليومية أمرًا رائعًا، ولكن عليك أيضًا التأكد من تعيين اجتماعات الإيقاع على أساس منتظم. يمكن أن يكون ذلك شهريًا أو كل أسبوعين، أو حتى في نهاية كل ربع سنة.
تسمح لك اجتماعات الإيقاع بفهم أفضل لكيفية أداء الفريق. في بداية ربع السنة، يمكنك أن تطلب من أعضاء فريقك تحديد أهدافهم ونتائجهم الرئيسية.
بعد ذلك، يمكنك تعيين اجتماعات إيقاع منتظمة لتحديد التقدم العام. وهذا يجعل من السهل عليك أن ترى كيف تجتمع أهداف الفريق معًا، والأهم من ذلك، كيف يساهم الأفراد في تحقيق ذلك.
مرة أخرى، يمكنك أتمتة ذلك عن طريق إرسال دعوة على تقويم Google أو Zoom. إذا كنت تستخدم ClickUp أو أي أداة أخرى مثل Asana أو Jira، فيمكنك العثور على تكاملات لذلك بسهولة.
تحديد العوائق والعمل مع الموظفين للتغلب عليها
ويرتبط هذا بالعديد من النقاط التي ذكرناها سابقًا، ولكنه أيضًا على نفس القدر من الأهمية. إذا رأيت موظفًا يتكاسل عن العمل، فاكتشف سبب ذلك. إذا رأيت أي حواجز متكررة، فقد يكون من الحكمة الجلوس معهم وإيجاد حل عملي.
في معظم الحالات، كل ما عليك فعله هو التواصل مع أحد الموظفين، وسيكون على استعداد للانفتاح عليك. سيساعد ذلك في تقليل الاحتكاك بشكل عام وضمان اكتمال العمل في الوقت المحدد.
خاتمة
إحدى المشكلات الرئيسية التي يواجهها العديد من أصحاب الوكالات عند تشغيل الفرق البعيدة وإدارتها هي أن لديهم فكرة خاطئة مفادها أنه بغض النظر عما يحدث، فإن الفرق الفعلية تؤدي أداءً أفضل.
عليك أن تتخلى عن هذا التحيز لأنه إذا علمتنا السنوات القليلة الماضية أي شيء، فهو أن العمل عن بعد هو المستقبل. باستخدام الأدوات المناسبة المتاحة لك، يمكنك بسهولة تقليل الفوضى وتبسيط الإدارة ككل.
