ستساعدك المقالة التالية: كيفية كتابة طلب عرض مع القالب والعينة
تعد طلبات تقديم العروض جزءًا مهمًا من العملية عند التعاقد مع وكالة لمشروع ما. ربما لم يسبق لك العمل على واحدة من قبل، أو ربما تكون على دراية بكيفية صياغة واحدة، ولكن هذه المقالة ستساعدك. في هذه المقالة، سنقوم بتفكيك أفضل هيكل لطلب تقديم العروض (RFP) وفحص كل قسم وما يحتاج إلى تحقيقه، وكيف يمكنك القيام بذلك.
عندما تكتب طلب عرض، فأنت صريح بشأن احتياجاتك. ستحصل على فكرة واضحة عما سيقدمه العميل، وسيحصل على فكرة عما إذا كان بإمكانه تلبية متطلباتك أم لا. إن طلب تقديم العروض القوي يزيد من احتمالية أن يكون الجميع سعداء بالنتائج.
استخدم القالب كنقطة بداية
يعد قالب طلب تقديم العروض (RFP) الذي سنتناوله في هذه المقالة نقطة انطلاق جيدة لأنه طريقة رائعة لتنظيم أفكارك وبدء المحادثة مع البائعين المحتملين. يمكن أن يكون أيضًا بمثابة وسيلة للبدء إذا لم تكن متأكدًا من أين أو كيف تبدأ.
يحتاج كل عمل تجاري إلى عرض خدماته ومنتجاته على الشركات الأخرى. سواء كانت شركتك الناشئة أو شركة قائمة، فمن المحتمل أنك ستحتاج إلى كتابة RFP (طلب تقديم عروض) في وقت ما في المستقبل. يمكن أن يساعدك هذا القالب في تنظيم عرضك التقديمي وجعله أكثر فعالية لكلا الطرفين.
وضع الميزانية
قبل أن تبدأ حتى في صياغة طلب تقديم العروض الخاص بك، تأكد من تحديد ميزانية للمشروع.
- يجب أن تكون الميزانية كافية لدفع ثمن الخدمات التي تحتاجها. إذا كنت تبحث عن مؤلف إعلانات، على سبيل المثال، فلن يفيدك ذلك إذا كانت ميزانيتك تسمح فقط لشخص يمكنه كتابة العناوين الرئيسية فقط، أو يقوم بمحتوى تحسين محركات البحث.
- يجب أن تكون الميزانية أيضًا كافية لتغطية الوقت اللازم لإكمال جميع أهدافك وغاياتك ضمن الإطار الزمني الذي يناسب جميع المشاركين (بما في ذلك أنت). تحتاج الوكالة إلى معرفة ما يمكن أن تتوقعه حتى تتمكن من التخطيط للمستقبل والعمل مع موظفيها وفقًا لذلك – وكالعادة، من الأفضل أن يكون الطرفان على نفس الصفحة عندما يتعلق الأمر بالمواعيد النهائية والتسليمات.
حدد أهدافك
بعد ذلك، عليك أن تحدد أهدافك. إن طرح هذا السؤال على نفسك هو الخطوة الأولى في كتابة طلب تقديم العروض: ما هي أهدافك للمشروع؟ سيساعدك تحديد هذه المعايير على فهم الكيفية التي تريد أن يظهر بها المشروع وما إذا كانت وكالتك تتمتع بالمهارات والخبرة اللازمة لتحقيق ذلك. فيما يلي بعض الأمثلة على الأهداف المشتركة التي قد تبحث عنها الشركات عند استئجار وكالة:
- زيادة حركة المرور على الموقع
- تحسين الوعي بالعلامة التجارية بين الجماهير المستهدفة
- اكتسب المزيد من العملاء المحتملين من خلال قنوات التسويق، مثل وسائل التواصل الاجتماعي أو حملات البريد الإلكتروني
تعيين الجدول الزمني
لا توجد طريقة للتغلب على ذلك: تحديد جدول زمني أمر مهم. كلما طال انتظارك للحصول على طلب تقديم العروض الخاص بك، زاد احتمال ضياع فرص الوكالة. لكن لا تضع موعدًا نهائيًا فحسب، بل ضع حدودًا زمنية أيضًا!
على سبيل المثال، إذا كان الموعد النهائي الخاص بك بعد 10 أيام وتريد أن تستجيب وكالتان خلال هذا الإطار الزمني، فخطط للاتصال بهم قبل خمسة أو ستة أيام من الموعد المحدد حتى يكون لديهم متسع من الوقت للرد وتلبية متطلباتك. وتأكد من تحديد جدول زمني لنفسك – فأنت لا تريد أن ينتهي بك الأمر متسرعًا في اللحظة الأخيرة لأن الأمور تأخرت عن الجدول الزمني!
قم بإدراج الأشياء الضرورية للوكالة
من المهم التأكد من أنك تختار وكالة يمكنها تلبية احتياجاتك. للتأكد من أن لديهم المهارات والخبرة المناسبة، من الجيد التحقق من محفظتهم ومراجعهم. إذا كنت تريد وكالة تتمتع بسجل حافل، فاطلب إثباتًا للعمل السابق وعدد السنوات التي قضتها في هذا المجال.
للتأكد من أن الوكالة متعاونة ولكنها أيضًا مستقلة بما يكفي للوفاء بالمواعيد النهائية، اسأل عن ثقافتها وعدد المرات التي تُعقد فيها الاجتماعات وجهًا لوجه. تأكد من أن الوكالة لديها موظفين عن بعد، لذا لا داعي للقلق بشأن تواجدهم في الموقع طوال اليوم وكل يوم! يجب عليك أيضًا التفكير في العمل مع فرق متعددة داخل المؤسسة بدلاً من مجرد شخص واحد بمفرده في المنزل يتولى كل شيء بنفسه (أو بنفسه).
أخيرًا، كن مطلعًا على الأمور عندما يحين وقت التسليم من خلال تحديد توقعات واضحة من كلا الجانبين حتى لا يكون هناك أي سوء فهم في المستقبل!
نموذج طلب الاقتراح
فيما يلي نموذجنا لطلب تقديم العروض المثالي. تذكر على الرغم من ذلك أن هذه نقطة البداية، كما أنها لن تعمل بشكل مثالي مع كل عمل أو موقف. لذا، اعمل على حل هذا الأمر واسأل نفسك كيف ينطبق كل قسم بشكل أفضل على حالتك واحتياجاتك، وقم بالتكيف مع المكان الذي تشعر فيه بالأفضل. لكن النصيحة المقدمة هنا تعتمد على سنوات من الخبرة في تطوير طلبات تقديم العروض والعمل مع الشركات والوكالات التي غالبًا ما تشارك في التوظيف والتعاون، لذا تجاهل أي قسم على مسؤوليتك الخاصة!
مقدمة
يعد تقديم طلب تقديم العروض الخاص بك هو الجزء الأول والأكثر أهمية من المستند. عليك أن تدخل في صلب الموضوع وتتأكد من أن من يقرأه يفهم ما هو متوقع منه. فيما يلي بعض النصائح لكتابة مقدمة فعالة:
- يبقيه قصيرة وإلى هذه النقطة. الغرض من طلب تقديم العروض هو العثور على عميل يمكنه تلبية احتياجاتك، لذلك ليس هناك سبب للإسهاب بشكل مفرط في هذا القسم. القاعدة الأساسية الجيدة هي ألا تزيد عن جملتين، يمكن أن تتبعهما فقرة واحدة تشرح نوع المعلومات التي تبحث عنها (على سبيل المثال، متطلبات المشروع).
- اذكر بوضوح الجهة التي تخاطب بها هذا الاقتراح تجاه (الجمهور). إذا كنت قد أجريت بحثك بشكل صحيح، فمن المفترض أن يكون هذا سهلاً – ولكن إذا لم يكن الأمر كذلك، فلاحظ ذلك الآن لأنه مهم! إذا لم تكن هناك أي قيود على من يمكنه إرسال مقترحهم، فاذكر ذلك هنا؛ بخلاف ذلك، حدد الفئات العمرية أو متطلبات التعليم وما إلى ذلك.
حدد أهداف مشروعك
الخطوة الأولى في أي اقتراح هي إنشاء مشروعك الأهداف. لماذا تفعل هذا؟ ما الذي تأمل تحقيقه من خلال هذا المشروع؟ هل سيساعد في حل مشكلة ما، أو إنشاء شيء جديد ومثير للاهتمام؟
صف ال مشكلة كنت تحاول حل. قم بوصف المنتج النهائي للمشروع من حيث كيفية استخدامه من قبل جمهورك المستهدف وما الذي سيستفيدونه من استخدامه.
وصف النتائج أو النتائج التي تتوقعها من هذا المشروع، بما في ذلك مقدار الأموال التي سيوفرها أو يجنيها للشركة، وعدد الأرواح التي سينقذها أو يحسنها في مجتمع بأكمله، وما إلى ذلك، بأرقام محددة كلما أمكن ذلك.
اشرح لماذا تحتاج إلى هذا الاقتراح
اشرح لماذا تحتاج إلى هذا الاقتراح. أول شيء عليك فعله هو توضيح السبب وراء طلبك. إذا كانت هناك مشكلة أو موقف في عملك، فاشرح السبب وقدم تفاصيل عما حدث أو كيف أثر ذلك على عملك. اشرح أيضًا كيف سيساعد هذا الاقتراح شركتك وموظفيها، وكذلك العملاء والمجتمع.
وفيما يلي مثال على تفسير جيد:
“إننا نواجه مشكلة في مواكبة طلب العملاء على منتجنا لأنه ليس لدينا عدد كافٍ من الموظفين لتلبية احتياجاتهم.”
تقديم استراتيجية
والخطوة التالية هي تقديم استراتيجية. قبل أن تبدأ، من المهم أن تفهم شركتك المشكلة التي تحاول حلها، وما هي أهداف شركتك من حلها. وإذا أمكن، ينبغي أن يتم ذلك في اجتماعات مع جميع الأطراف ذات الصلة حتى يتمكن الجميع من الانضمام إلى الخطة.
سيتضمن طلب تقديم العروض الخاص بك ما يلي:
- ما هي المشكلة التي نحاول حلها؟
- ما هي استراتيجيتنا لحلها؟
- كيف يفيد هذا الحل العميل؟
- ما هي بعض المخاطر المرتبطة بهذا الحل؟
- هل هناك أي افتراضات أخرى يتعين علينا القيام بها حتى تنجح هذه الخطة أو عرض المنتج/الخدمة (على سبيل المثال، إذا كان هناك حل آخر يعمل بشكل أفضل)؟
جدول الاجتماعات
للتأكد من أن اجتماعاتك مثمرة وفي الوقت المناسب، قم بتضمين جدول زمني في طلب تقديم العروض. يجب أن يوضح الجدول مواعيد وأوقات جميع الاجتماعات، بالإضافة إلى مواقعها. يجب أن يكون الجدول مرنًا بحيث يمكن تغييره حسب الحاجة (على سبيل المثال، إذا كان عليك إعادة جدولة الاجتماع بسبب مرض أحد الأشخاص). وأخيرا، ينبغي تحديد المدة الكاملة لمشروعك في وثيقة واحدة.
قم بوصف النتائج التي تتوقع رؤيتها
يجب أن يحدد طلب تقديم العروض الجيد أيضًا النجاح. كيف ستعرف ما إذا كان المشروع ناجحًا؟ ما هي أهداف شركتك، وكيف تتوافق هذه الأهداف مع هذا المشروع؟
يعد تحديد النجاح لكل من عملك والوكالة أمرًا بالغ الأهمية للتأكد من أنكما على نفس الصفحة منذ اليوم الأول. إذا لم تكن متأكدًا من كيفية البدء، فاسأل نفسك هذه الأسئلة:
- كيف أحدد النجاح لشركتي؟
- ما هي الأهداف التجارية التي تمتلكها شركتنا والتي يمكن تحقيقها من خلال هذا المشروع؟
- ما الذي تريده شركتنا من هذه المشاركة، على وجه التحديد (وبشكل عام)؟
قم بإدراج جميع المستندات التي تحتاجها في الرد
قم بإدراج جميع المستندات التي تحتاجها في الرد.
- حدد موعدًا نهائيًا لإعادة جميع المستندات، وإذا لم يتم إعادتها بحلول هذا الموعد النهائي، فسيتم استبعاد الوكالة.
- قد ترغب أيضًا في تضمين قائمة بالمستندات التي لن تقبلها (على سبيل المثال عندما ترسل إحدى الوكالات فاتورة تحتوي على تسعة أرقام فقط من رقم الشركة).
حدد موعدًا نهائيًا محددًا لإرجاع المقترحات
يجب عليك تحديد موعد نهائي محدد لإرجاع المقترحات. يساعد هذا في الحفاظ على تقدم العملية ويضمن المضي قدمًا في مشروعك في الوقت المحدد، لذلك من المهم اختيار تواريخ واقعية والتأكد من أنها واضحة وسهلة الفهم. يجب تحديد الموعد النهائي نفسه لجميع الوكالات التي تخطط لدعوتها، وكذلك لكل مرحلة من مراحل المشروع (على سبيل المثال، التأهيل المسبق أو الاختيار).
ممنوع التوقيع
ستحتاج إلى تضمين أسماء الأشخاص الرئيسيين في مؤسستك المسؤولين عن التوقيع على الاقتراح ومتابعة تنفيذه. قد ترغب أيضًا في إدراج أرقام هواتفهم المباشرة وعناوين بريدهم الإلكتروني وأي معلومات اتصال أخرى.
سيتضمن هذا القسم أيضًا أي تفاصيل عن الميزانية: مقدار الأموال المتوفرة لديك للمشروع، ومقدار الوقت الذي خصصته له، وما إلى ذلك.
أخيرًا، يجب أن يتضمن هذا القسم قائمة بما تم تضمينه في نطاق المشروع هذا – بما في ذلك من سيقوم بالعمل (أنت أو أي شخص آخر)
نقاط إضافية للنظر فيها
هذا هو الهيكل الأساسي لطلب الاقتراح الجيد، ولكن هناك بعض العوامل الأخرى التي يجب مراعاتها، والأخطاء التي يجب تجنبها، والتي سنغطيها بعد ذلك.
اطلب معلومات إضافية من الوكالات
بمجرد الانتهاء من تقييم جميع المقترحات، يجب أن يكون لديك قائمة بالوكالات الجادة في العمل مع شركتك. سوف ترغب في طلب معلومات إضافية من تلك الوكالات. يتم ذلك عادةً من خلال رسالة متابعة بالبريد الإلكتروني أو مكالمة هاتفية. إليك بعض الأشياء التي يجب أن تسأل عنها:
- نسخة من ضماناتهم التسويقية الحالية (الكتيبات، قطع البريد المباشر، وما إلى ذلك).
- مخطط تفصيلي/هيكل عظمي لاقتراحهم (إذا لم يكن مدرجًا بالفعل في الاقتراح).
- قائمة المراجع من العملاء السابقين الذين عملوا معهم والذين يرغبون في التحدث عن تجربتهم في العمل مع هذه الوكالة وموظفيها.
عند طلب معلومات إضافية من إحدى الوكالات، من المهم ألا تبدو منتقدًا أو متعاليًا بشكل مفرط – على الرغم من أنك بصدد اختيار الشركة التي ستعمل بشكل أفضل لشركتك! إذا لم يقدموا ما تطلبه خلال 24 ساعة، فأرسل رسالة تذكير أخرى عبر البريد الإلكتروني لإعلامهم بأنك “تتطلع إلى تلقي الرد منهم”.
إنشاء جدول زمني
سيعطيك إنشاء جدول زمني فكرة أفضل عن المدة التي ستستغرقها العملية ومتى تحتاج إلى معلومات معينة جاهزة، مثل الاستشارة الأولية أو مسودة الاقتراح. قم بتضمين تواريخ هذه العناصر في المخطط الزمني:
- الموعد النهائي لتقديم طلب تقديم العروض (أسبوع واحد)
- التشاور الأولي مع العميل (أسبوعين)
- تاريخ تسليم الاقتراح (4 أسابيع)
- القرار النهائي من قبل العميل (6 أسابيع)
احصل على المواصفات التقنية الصحيحة
الخطأ الأكثر شيوعًا الذي يرتكبه الأشخاص عند كتابة طلبات تقديم العروض هو استخدام لغة عامة لوصف التكنولوجيا التي يحتاجون إليها. من المهم أن تكون محددًا بشأن ما تريده فيما يتعلق بوظائف برنامجك وميزاته وإمكانياته (وحتى وصولاً إلى مخططات تدفق البيانات).
إذا لم يكن من الواضح ما تحتاجه شركتك، فكيف سيعرف البائع كيفية تلبية تلك الاحتياجات؟ وأيضًا إذا كانت هناك ميزات أو إمكانيات معينة غير قابلة للتفاوض بالنسبة لشركتك، فتأكد من توضيحها بوضوح حتى لا تتورط في عقد باهظ الثمن دون أي مخرج.
اجعل من السهل أن نفهم
تريد التأكد من أن طلب العرض الخاص بك سهل الفهم. الكتابة بلغة واضحة تسهل على عملائك المحتملين قراءة طلب تقديم العروض وتفسيره. استخدم النقاط النقطية والمسافات البيضاء والقالب المصمم جيدًا للمساعدة في توجيه إجاباتهم.
إذا لم تكن واثقًا من مهاراتك الكتابية ولكنك لا تزال تريد مستندًا فعالاً خارج البوابة، ففكر في الاستعانة بشركة خارجية متخصصة في كتابة طلبات تقديم العروض.
كن محددًا بشأن ما تحتاجه منهم
إذا كنت تطلب من إحدى الوكالات تقديم عطاءات على مشروع يتضمن موقعًا إلكترونيًا جديدًا وحملة على وسائل التواصل الاجتماعي، فكن محددًا بشأن الشكل الذي سيبدو عليه الموقع وعدد المرات التي تحتاج فيها شركتك إلى نشر منشور على الموقع أسبوعيًا. Instagram أو Twitter ارسلت. إذا كان هناك أي شيء آخر يدخل في نطاق العمل (مثل تحسين محركات البحث)، فتأكد من أنهم يعرفون ذلك مقدمًا حتى يتمكنوا من تقديم أفضل تقدير أثناء عملية الاقتراح.
- كن محددًا بشأن ما تحتاجه منهم.
- كن واضحا بشأن ما تريد.
- اجعل من السهل عليهم أن يفهموا.
تقديم أمثلة ملموسة على التسليمات
التسليم هو وحدة عمل محددة يمكنك قياسها وتقييمها. على سبيل المثال، إذا كنت تبحث عن وكالة لإنشاء موقع الويب الخاص بك، فقد تطلب منهم تقديم نموذج بالحجم الطبيعي لتصميمهم المقترح (مخرج). أو، إذا كنت تقوم بتعيين وكالة لإنشاء منشور مدونة لموقع شركتك على الويب، فإن مطالبتهم بتقديم نموذج مقال سيسمح لك بتقييم مهاراتهم في الكتابة (تسليم آخر).
إن طلب أمثلة ملموسة للتسليمات يسمح لك كعميل بمعرفة بالضبط ما سيفعله كل مزود خدمة من أجلك. إذا لم يكن لديهم أي أمثلة أو لم يتمكنوا من إظهار كيف سيساعدون عملك على تحقيق أهدافه، فقد لا يكونون مناسبين.
لا تنس أن تتحدث عن شركتك
عند كتابة طلب تقديم العروض، من المهم أن تتذكر أن الوكالة التي توظفها ستعمل مع شركتك لفترة طويلة. تريد التأكد من أنهم يعرفون بالضبط نوع الشركة التي سينضمون إليها ونوع الخبرة التي سيحصلون عليها.
وللقيام بذلك، اشرح تاريخ شركتك وثقافتها وقيمها ورسالتها بالتفصيل. تحدث عن المدة التي قضيتها هناك واشرح إلى أي مدى وصل عملك. صف عدد العملاء الذين خدمتهم على مر السنين ونوع التأثير الذي أحدثوه على المجتمع (إن أمكن). تحدث عن أي جوائز أو تقدير حصلت عليه الشركة طوال رحلتها بالإضافة إلى أي إنجازات أخرى ذات معنى لهويتها كمنظمة – يمكن أن تشمل حملات التأثير الاجتماعي أو حتى مجرد الظهور في المنشورات الوطنية مثل Forbes أو Bloomberg Businessweek!
من المهم أيضًا أن تعرف الوكالات المحتملة من يعمل في شركتك حتى يتمكنوا من فهم أفضل لمن سيعمل زملاؤهم جنبًا إلى جنب كل يوم بمجرد تعيينهم من قبلهم أيضًا!
التأكيد على اتفاقية السرية وعدم الإفصاح
التأكيد على السرية. غالبًا ما يكون هذا هو أول ما يتبادر إلى ذهنك عندما يفكر العميل في وكالة ما، لذلك من المهم بالنسبة لك معالجة هذا الأمر في طلب تقديم العروض الخاص بك. أنت تريد أن تفهم وكالتك أنه لا يمكنها مشاركة المعلومات السرية مع أي شخص خارج مؤسستها دون الحصول على إذن منك أولاً – وحتى ذلك الحين، فقط إذا كان القيام بذلك ضروريًا لإكمال المشروع (المشاريع) بنجاح. يجب عليك أيضًا مناقشة أنواع الأشياء التي يمكن اعتبارها “سرية”، مثل:
- الملكية الفكرية الخاصة بك (IP)
- المعلومات الشخصية عن العملاء أو الموظفين (مثل أسمائهم أو أرقام هواتفهم)
- التفاصيل الشخصية المرتبطة بالمشاريع، مثل الميزانيات والمواعيد النهائية
- أي بيانات تجارية حساسة أخرى
خاتمة
باستخدام هذه النصائح، يمكنك كتابة طلب تقديم عروض فعال سيساعدك في العثور على الوكالة المناسبة لمشروعك. من المهم أن تتذكر أن كل صناعة مختلفة وأن كل عميل لديه احتياجات مختلفة.
إذا كانت إحدى هذه الخطوات لا تنطبق على حالتك، فلا تتردد في تخطيها أو تعديلها حسب الحاجة! تذكر أن الهدف هنا هو العثور على شريك يلبي احتياجاتك – بغض النظر عن ماهيتها – لذا لا تنشغل كثيرًا بالتأكد من أن كل كلمة تحقق هدفها تمامًا.
