ستساعدك المقالة التالية: كيفية كتابة مواصفات المشروع: الدليل النهائي والقالب
المواصفات هي جزء مهم من أي مشروع. إنهم يحددون متطلبات ما يجب تسليمه، ويقدمون خارطة طريق لفريق المشروع. ولكن كيف يمكنك البدء في كتابة المواصفات؟
إذا لم تحدد موضوع المشروع، فهناك دائمًا خطر أن تسير الأمور بشكل جانبي، و زحف النطاق سواء كنت تعمل على إطلاق موقع ويب أو مشروع رقمي، فإن تحديد مواصفات المشروع أمر بالغ الأهمية.
سنناقش في هذا الدليل جميع التفاصيل المتعلقة بكتابة مواصفات المشروع ونقدم نموذجًا لوثيقة مواصفات المشروع التي يمكنك استخدامها. دعنا نذهب!
ما هي وثيقة مواصفات المشروع؟
وثيقة مواصفات المشروع (PSD) هي وثيقة حية تحدد نطاق المشروع. ويشمل المشروع أهداف, الإنجازات, الجدول الزمني، و ميزانية. يتم إنشاء وثيقة مواصفات المشروع أثناء مرحلة التخطيط من المشروع وهو تمت مراجعته و محدث طوال دورة حياة المشروع.
تعد وثيقة مواصفات المشروع المكتوبة جيدًا أمرًا ضروريًا لنجاح المشروع. ويضمن أن جميع أصحاب المصلحة لديهم فهم واضح لأهداف المشروع وتسليماته.
كما يسمح بإدارة أفضل للمشروع الجدول الزمني و ميزانية. بدون وثيقة مواصفات واضحة وموجزة للمشروع، سيكون من الصعب تتبع التقدم المحرز والتأكد من بقاء المشروع على المسار الصحيح.
كيفية كتابة مواصفات المشروع
يعمل PSD كمخطط للمشروع، حيث يوفر معلومات حول أهداف المشروع، وما يجب تسليمه، ومن سيشارك، ومقدار الميزانية المخصصة.
فيما يلي بعض النصائح حول كيفية إنشاء وثيقة مواصفات المشروع الصلبة.
تحديد نطاق المشروع
الخطوة الأولى في إنشاء PSD هي تحديد نطاق المشروع. وهذا يعني تحديد ما يهدف المشروع إلى تحقيقه وما هي النتائج المتوقعة. من المهم أن تكون محددًا قدر الإمكان في هذه المرحلة حتى لا يكون هناك أي ارتباك في وقت لاحق.
بمجرد الانتهاء من النطاق، يجب أن تتم الموافقة عليه من قبل جميع أصحاب المصلحة قبل بدء العمل في المشروع.
تحديد أصحاب المصلحة
من سيستخدم المنتج النهائي؟ من سيتأثر بالمشروع؟ هؤلاء هم أصحاب المصلحة. من المهم التعرف عليهم مبكرًا حتى تتمكن من تخصيص المواصفات وفقًا لاحتياجاتهم.
جمع المدخلات من جميع أصحاب المصلحة
بمجرد تحديد أصحاب المصلحة، فقد حان الوقت لجمع المدخلات منهم. ويمكن القيام بذلك من خلال المقابلات أو الدراسات الاستقصائية أو مجموعات التركيز.
الهدف هو الحصول على فهم واضح لاحتياجاتهم وتوقعاتهم للمشروع.
إنشاء جدول زمني للمشروع
بعد الموافقة على النطاق، حان الوقت للبدء في إنشاء جدول زمني للمشروع. سيتضمن ذلك تحديد جميع المهام التي يجب إكمالها وتحديد المواعيد النهائية لها.
من المهم أن تكون واقعيًا عند إنشاء الجدول الزمني حتى لا يكون هناك ضغط على أعضاء الفريق لتحقيق أهداف غير واقعية. بمجرد إنشاء الجدول الزمني، يجب مراجعته والموافقة عليه من قبل جميع أصحاب المصلحة.
تعيين الأدوار والمسؤوليات
الآن بعد أن أصبحت لديك صورة واضحة عما يجب القيام به ومتى يجب القيام به، فقد حان الوقت للبدء في تعيين الأدوار والمسؤوليات.
يتضمن ذلك تحديد من سيكون مسؤولاً عن كل مهمة والتأكد من أن كل شخص يفهم دوره في المشروع.
من المهم التأكد من وجود تداخل كافٍ بين أعضاء الفريق حتى لا يشعر أحد بأنه مثقل بالعمل.
بمجرد تعيين الأدوار والمسؤوليات، يجب مراجعتها والموافقة عليها من قبل جميع أصحاب المصلحة.
تحديد خطة الاتصال
يعد التواصل أمرًا أساسيًا لأي مشروع ناجح، لذا من المهم وضع خطة اتصال في هذه المرحلة.
يتضمن ذلك تحديد كيفية تواصل أعضاء الفريق مع بعضهم البعض ومع أصحاب المصلحة أثناء سير المشروع.
من المهم التأكد من أن الجميع يفهمون كيف يمكنهم إثارة أي مخاوف قد تكون لديهم بشأن المشروع.
بمجرد وضع خطة الاتصال، يجب مراجعتها والموافقة عليها من قبل جميع أصحاب المصلحة.
صياغة نسخة أولية من المواصفات
الآن حان الوقت للبدء في صياغة المواصفات الخاصة بك. ابدأ بإنشاء مخطط تفصيلي لما يجب تضمينه. لا تقلق بشأن جعل كل شيء مثاليًا في هذه المرحلة؛ فقط قم بتدوين أفكارك على الورق (أو في مستند رقمي).
إضافة قسم التسليمات
يسرد قسم التسليمات جميع المنتجات النهائية التي سيتم تسليمها كجزء من هذا المشروع. يمكن أن تكون هذه أي شيء بدءًا من التقارير والعروض التقديمية وحتى تطبيقات البرامج أو مواقع الويب.
بالنسبة لكل تسليم، قم بتضمين وصف موجز، بالإضافة إلى معلومات حول من سيكون مسؤولاً عن إنشائه ومتى سيكون مستحقًا. وهذا يساعد على ضمان أن الجميع يعرف ما يجب القيام به – والموعد النهائي.
تحديد ميزانية المشروع
يوضح قسم الميزانية جميع التكاليف المرتبطة بإكمال المشروع. قد يشمل ذلك أشياء مثل تكاليف العمالة أو تكاليف المواد أو نفقات التسويق.
تأكد من تضمين التكاليف الثابتة (تلك التي لن تتغير بغض النظر عن المدة التي يستغرقها إكمال المشروع) والتكاليف المتغيرة (أي تلك التي ستتقلب بناءً على المدة التي يستغرقها إكمال العمل).
سيعطيك القيام بذلك صورة أكثر دقة عن مقدار الأموال التي يجب تخصيصها لهذا المشروع بالذات.
احصل على تعليقات حول مسودة المواصفات من جميع أصحاب المصلحة
اعرض مسودة المواصفات الخاصة بك على جميع أصحاب المصلحة واطلب تعليقاتهم. ماذا يحبون؟ ما الذي لا يحبونه؟ ما المفقود؟ استخدم هذه التعليقات لتحسين المواصفات الخاصة بك قبل الانتهاء منها.
الانتهاء من المواصفات بعد الحصول على الموافقات
بمجرد قيامك بدمج كافة الملاحظات، تصبح جاهزًا لوضع اللمسات الأخيرة على وثيقة المواصفات الخاصة بك!
تأكد من الحصول على موافقة جميع أصحاب المصلحة قبل المضي قدمًا في المشروع؛ سيساعد هذا في التأكد من أن الجميع على نفس الصفحة وتجنب المفاجآت في المستقبل.
تأكد من أن جميع أصحاب المصلحة يفهمون المواصفات
الخطوة الأخيرة هي التأكد من أن جميع المشاركين في تنفيذ المشروع يفهمون ويوافقون على اتباع وثيقة المواصفات.
وهذا لا يشمل فقط العاملين داخل مؤسستك ولكن أيضًا أي شركاء أو مقاولين خارجيين يعملون في المشروع.
مراجعة ومراجعة بانتظام
أحد أهم الأشياء التي يجب أن تتذكرها بشأن PSD هو أنها ليست ثابتة، بل يجب مراجعتها وتنقيحها بانتظام حسب الحاجة طوال فترة المشروع.
ستتغير الأمور حتمًا مع تقدم المشروع، لذا من المهم التأكد من أن ملف PSD الخاص بك يتطور معه.
من خلال مراجعة وتنقيح PSD الخاص بك بانتظام، يمكنك المساعدة في ضمان بقاء مشروعك على المسار الصحيح وتحقيق أهدافه بنجاح.
نموذج وثيقة مواصفات المشروع
فيما يلي نموذج مجاني لمواصفات المشروع التي يمكنك استخدامها:
عنوان المشروع: [add title here]
تاريخ المشروع: [add project starting date here]
مدراء مشروع): [add project manager(s) here]
الأعضاء الرئيسيون: [add names of key people here]
نطاق المشروع:
المرحلة الأولية
الشخصيات الرئيسية
الإنجازات
الجداول الزمنية
سجل المخاطر
الميزانيات
خطة تواصل
الوجبات السريعة الرئيسية (اختياري)
تعمل وثيقة مواصفات المشروع على تحسين أداء المشروع
تعد وثيقة المواصفات المكتوبة جيدًا ضرورية لأي مشروع ناجح. من خلال تخصيص الوقت لتحديد الغرض والأهداف والتسليمات والمتطلبات الخاصة بمشروعك، يمكنك التأكد من أن جميع المشاركين يعرفون بالضبط ما يجب القيام به لكي ينجح المشروع.
أحد الجوانب الرئيسية لإدارة المشاريع الناجحة هو تواصل. إذا كان لديك استراتيجية اتصال قوية داخل فرقك، وبين الفرق، ومع العملاء، يصبح التعامل مع كل شيء آخر أسهل بكثير.
مع Wix، يمكن لفرقك وعملائك التواصل بصريا و بسهولة، مع إرفاق التعليقات مباشرة بصفحات الويب التي تحتاج إلى عمل ويتم إنشاء تلك التعليقات تلقائيًا مهام.
