الأخبار التكنولوجية والاستعراضات والنصائح!

كيفية وضع علامات على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك لتحقيق أقصى قدر من البحث

تكمن مشكلة الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني في أرشيف كبير في العثور على رسائل محددة مرة أخرى. لذلك ، يقوم الأشخاص بإنشاء مجلد إضافي ، ثم مجلدان ، ثم يتم تحميله! استخدم هذه الأساليب بدلاً من المجلدات لتنظيم أرشيفك.

كيف (ولماذا) تضع علامة على رسائلك

نوصي بأن تقوم فقط بأرشفة بريدك الإلكتروني. هذه أفضل طريقة لتنظيمها. لا تضيع الوقت في نقل الرسائل إلى مجلدات في عميل البريد الإلكتروني الخاص بك – ضع كل شيء في مجلد أرشيف. على سبيل المثال ، في Gmail ، ما عليك سوى النقر فوق الزر “ملف”.

ولكن إذا لم يكن لديك مجلدات ، فكيف تنظم رسائلك لاسترجاعها بسهولة؟ الجواب بسيط: وضع العلامات.

أكبر ميزة لاستخدام العلامات بدلاً من المجلدات هي أنك لست مضطرًا لوضع بريد إلكتروني في مجلد واحد فقط. مع وضع العلامات ، لم تعد مضطرًا إلى تحديد ما إذا كانت هذه الرسالة حول مشكلة مورّد في مشروع عميل تنتقل إلى مجلد البائع أو مجلد العميل أو مجلد المشروع أو مجلد التعلم. ما عليك سوى إضافة العلامات المناسبة إلى البريد الإلكتروني ومن ثم يمكنك العثور عليها بسهولة مرة أخرى ، سواء كنت ترغب في العثور على رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بهذا المورد أو العميل أو ما إلى ذلك.

إذا كنت تنتقل من نظام مستند إلى مجلد إلى أرشيف واحد ، فإن وضع العلامات هو مفتاح القدرة على العثور على الأشياء بعد ذلك. يمكنك وضع علامة مجمعة ، لذلك إذا كان لديك مجلد لعميل ، يمكنك وضع علامة على كل عنصر هناك باسم هذا العميل قبل نقله إلى الأرشيف الخاص بك. بهذه الطريقة ، يمكنك التأكد من أنه من السهل العثور عليها مرة أخرى.

أفضل ما في الأمر هو أن وضع العلامات سهل (تقريبًا) في جميع تطبيقات البريد الإلكتروني الحديثة. حتى لو انتهى بك الأمر إلى الاحتفاظ بالمجلدات ، فإن وضع العلامات مفيد جدًا لدرجة أننا نوصي بالقيام بذلك على أي حال.

التصنيف في Outlook

في Outlook ، يُطلق على وضع العلامات “التصنيف”. يمكنك إنشاء أي عدد تريده من الفئات ، وتخصيص ألوان لها ، ثم تطبيقها على أي شيء في Outlook – رسائل البريد الإلكتروني ، وأحداث التقويم ، والمهام ، والملاحظات ، وحتى جهات الاتصال. هذا لا يجعل البحث سهلاً فحسب ، بل يبرز أيضًا محتوى Outlook الخاص بك بلون. على سبيل المثال ، إذا قمت بإنشاء فئة لمشروع ومنحته لونًا معينًا – دعنا نقول أرجوانيًا – فيمكنك وضع علامة على كل عنصر مرتبط بهذه الفئة. بدون قراءة أي شيء ، فأنت تعلم أن كل بريد إلكتروني أرجواني أو حدث تقويم أو مهمة أو ملاحظة أو جهة اتصال مرتبطة بهذا المشروع. لم تصل الفئات إلى تطبيق Outlook للأجهزة المحمولة حتى الآن ، لذلك ستحتاج إلى إجراء التصنيف الخاص بك في العميل أو تطبيق الويب.

عند تصنيف بريدك الإلكتروني ، يمكنك تصنيف كل شيء في مجلد واحد عن طريق تحديد كل رسائل البريد الإلكتروني (باستخدام اختصار Ctrl + A) ثم تحديد الفئة – أو الفئات – التي تريدها. يمكنك حتى تغيير عرض مجلد الأرشيف لتجميع رسائل البريد الإلكتروني حسب الفئة ، مما يحاكي بنية المجلد. ثم تحصل على ميزة وضع العلامات والاستفادة من عرض المجلد.

وضع العلامات في Gmail

في Gmail ، يُطلق على وضع العلامات “تعليم” ويعمل في كل من تطبيقات الويب والجوال. كما هو الحال في Outlook ، يمكنك إنشاء العديد من الملصقات كما تريد (نوعًا ما – هناك حد 5000 ، وبعد ذلك تقول Google أنك قد تواجه مشكلات في الأداء ، لكن القليل منها يفعل ذلك على الإطلاق) وتعيين ألوان لها. يمكنك أيضًا إنشاء عوامل تصفية لتمييز رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا بناءً على المعايير التي تريدها.

أصبحت التصنيفات جزءًا بديهيًا ومتكاملًا من تجربة Gmail ، وذلك غالبًا لأنه لا يمكنك إضافة مجلدات. لذا احصل على التصنيفات وشاهد كيف يصبح صندوق البريد الخاص بك مكانًا مختلفًا تمامًا – وأفضل -.

وضع علامة في Apple بريد

وضع العلامات في Apple يُطلق على البريد اسم “الإبلاغ”. على عكس Outlook ، فأنت مقيد بالعلامات السبعة الحالية ، لذلك لا يمكنك الالتفاف حولها: Apple لم أقم بعمل جيد هنا. لكن في دفاعهم ، يدفعون المجلدات الذكية بقوة. على الرغم من أنها ليست سهلة أو سريعة مثل العلامات ، إلا أن هناك نظامًا يمكنك استخدامه لتجميع بريدك الإلكتروني. لقد قمنا بتغطية المجلدات الذكية ، ونعلم أنها تعمل ، ولكن من بين برامج البريد الإلكتروني الثلاثة التي نغطيها هنا ، Apple البريد الأقل ملاءمة لطريقة حفظ واحدة.

لنبدأ البحث

بغض النظر عما إذا كنت تستخدم برنامج بريد إلكتروني (مثل Microsoft Outlook أو Apple Mail) ، أو واجهة ويب (مثل Gmail أو Yahoo! Mail) ، أو تطبيق بريد إلكتروني على هاتفك ، البحث هو صديقك. في معظم الأحيان ، يكفي اسم أو علامة (أو مزيج من الاثنين) للعثور على ما تبحث عنه. على سبيل المثال ، يمكنك البحث عن “Joe BBQ” للعثور على البريد الإلكتروني من Joe حول حفلة الشواء التي سيقيمها الأسبوع المقبل ، أو “Project Alpha” للعثور على جميع رسائل البريد الإلكتروني الموسومة بـ “Project Alpha”. ولكن هناك الكثير من تقنيات البحث المتقدمة – والبسيطة – لمساعدتك في العثور على رسائل البريد الإلكتروني المدفونة بشكل أعمق قليلاً في كومة النتائج المماثلة.

باستخدام Outlook Search

اعتادت ميزات البحث في Outlook أن تكون سطحية بعض الشيء ، لكن تلك الأيام ولت. الآن أصبح البحث في عميل Outlook أو واجهة الويب أو تطبيق الأجهزة المحمولة سريعًا ودقيقًا. ومع ذلك ، يشتمل العميل على أقوى أدوات البحث ، لذا فهو المكان المناسب للذهاب إذا كان لديك استعلام بحث دقيق أو معقد بشكل خاص.

يوجد مربع البحث أعلى صندوق البريد الرئيسي ومتوفر دائمًا.

لقد غطينا كيفية تغيير مواقع البحث من المجلد الحالي إلى أجزاء أخرى من Outlook من قبل. يمكنك أيضًا العثور بسرعة على الرسائل المتعلقة بالمرسل الحالي عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن على الرسالة في البريد الوارد ، وتحديد “بحث عن ذات صلة” ، ثم “الرسائل في هذه المحادثة” أو “الرسائل من المرسل”.

ال

يبحث Outlook عن جميع رسائل البريد الإلكتروني السابقة في المحادثة أو من المرسل ويعرضها.

إذا كنت تقوم بنفس البحث بانتظام ، فيمكنك إنشاء مجلدات بحث ديناميكي مخصصة لإجراء نفس البحث في كل مرة تفتحها. هذه مفيدة بشكل خاص للعثور على رسائل بريد إلكتروني جديدة بكلمات رئيسية محددة أو خصائص معينة ، مثل الحجم أو المرفقات أو الفئات.

لإجراء بحث أكثر تعقيدًا ، يمكنك استخدام خيار “البحث المتقدم”. يوجد هذا في علامة التبويب “بحث” ، والتي تظهر فقط عند النقر فوق مربع البحث. في علامة التبويب “بحث” ، انقر فوق أدوات البحث> بحث متقدم.

ال

سيؤدي هذا إلى فتح لوحة البحث المتقدم ، حيث يمكنك تحديد العديد من المعايير التي تريد البحث عنها.

ال

استخدم علامتي التبويب المزيد من الخيارات والمتقدمة للوصول إلى معايير إضافية. خيارات البحث المتقدمة كبيرة للغاية وتستخدم ميزات لم تكن تعلم بوجودها بالتأكيد. على سبيل المثال ، إليك نظرة على متقدم> جميع حقول البريد الإلكتروني التي يمكنك الاختيار من بينها.

ال

يمكنك استخدام البحث المتقدم لاسترداد أي بريد إلكتروني من الأرشيف الخاص بك ، وهو سريع إلى حد ما للقيام بذلك ، حتى مع الاستعلامات المعقدة.

اعلم أنه إذا كنت تستخدم حساب بريد إلكتروني من Microsoft ، فإن Outlook افتراضيًا يقوم فقط بمزامنة آخر 12 شهرًا من البريد الإلكتروني ، ولكن يمكنك تغيير ذلك لتضمين جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك إذا كنت تريد ذلك.

باستخدام بحث Gmail

مما لا يثير الدهشة ، أن بحث Gmail سريع ودقيق في كل من واجهة الويب وتطبيق الجوال. هناك الكثير من الكلمات الرئيسية التي يمكنك البحث عنها ، مثل “من” و “إلى” و “newer_than” و “older_than” و “label” وما إلى ذلك. بدلاً من مطالبتك بتذكر كل هذه الأشياء ، توفر واجهة الويب مرشح قائمة منسدلة ، قمنا بتغطيته بالتفصيل من قبل.

على الهاتف المحمول ، يمكنك إدخال مصطلح البحث في مربع البحث بنفس الطريقة ، ولكن في وقت كتابة هذا التقرير ، لا تتوفر قائمة التصفية المنسدلة. لا يزال بإمكانك الانتقال إلى gmail.com وفتح بريدك الإلكتروني هناك إذا كنت بحاجة إلى بحث متقدم أثناء التنقل. هناك قائمة كاملة من عوامل تشغيل بحث Gmail ، وكلها تعمل في كل من واجهة الويب وتطبيق الهاتف. إذا كنت تستطيع إتقانها ، فستكون رئيس Gmail في أي وقت من الأوقات.

استخدام Apple البحث في البريد

Apple لا يحتوي البريد على نفس ميزة البحث المتقدم مثل Outlook ، ولكن لديه ميزة واحدة مهمة – يمكنك البحث عن رسائل البريد الإلكتروني باستخدام Spotlight. إذا كنت من مستخدمي Spotlight (ويجب أن تكون كذلك) ، فيمكنك البحث عن البريد الإلكتروني مباشرة من هناك. يمكنك أيضًا إعداد صناديق البريد الذكية ، والتي تشبه إلى حد ما مجلدات البحث الديناميكي في Outlook.

بين وضع العلامات والبحث ، يجب أن تكون قادرًا على العثور على معظم الرسائل بسرعة إلى حد ما في أي تطبيق بريد إلكتروني. من المحتمل أن يكون لدى Outlook أكثر العلامات فاعلية لأنه يغطي جميع العناصر ، وليس البريد الإلكتروني فقط ، وبحث Gmail لا يعلى عليه. Apple لا يمكن للبريد بالضرورة التنافس مع أي من هؤلاء ، ولكن في حين أن التسمية ليست رائعة ، فإن البحث والتصفية التلقائية جيدة جدًا.

اختر تطبيق البريد الإلكتروني المناسب لك وابدأ!