ستساعدك المقالة التالية: كيف تتعامل الوكالات الرائدة في الصناعة مع تقارير العملاء
قد لا تكون تقارير العملاء هي الجزء الأكثر روعة من وظيفتك كمالك وكالة، ولكنها لا تزال مهمة للغاية. يختلف شكل التقارير وتكرارها من عميل إلى آخر، ويعتمد ذلك بشكل أساسي على طبيعة الخدمة التي تقدمها.
على سبيل المثال، إذا قمت بالتوقيع على خطة رعاية لاحقة للعميل، فسيتوقع تقارير حول أداء موقع الويب خلال فترة معينة. وبالمثل، إذا قمت ببعض أعمال التصميم الأساسية للعميل، فقد يتوقعون تقارير حول ساعات العمل في المشروع.
تعد تقارير العملاء إحدى أفضل الطرق لتوضيح عرض القيمة الخاص بك للعميل. إنها طريقة رائعة لعرض مدى التأثير الكبير الذي أحدثه العميل من خلال ضمك إليه.
قد يبدو الأمر وكأنه عمل روتيني في البداية، ولكن إذا قمت بذلك بشكل صحيح، فيمكنك بسهولة زيادة مبيعات العميل وتقليل نسبة التراجع بهامش كبير.
في Wix، نحن من أشد المعجبين بالشفافية، وقد سهلنا على مستخدمينا إنشاء تقارير يومية وأسبوعية، والتي يمكنك إرسالها إلى عملائك.
في هذه المقالة، سنناقش كيفية تعامل الوكالات الرائدة في الصناعة مع تقارير العملاء.
أهمية تقارير العملاء
قبل أن نتحدث عن كيفية التعامل مع تقارير العملاء، من المهم توضيح مدى أهمية هذه العملية حقًا. يميل بعض المستقلين والوكالات الصغيرة إلى تجاهل تقارير العملاء، لكن هذا قد يصبح عائقًا أمام النمو بمرور الوقت.
فيما يلي بعض الأسباب التي تجعل تقارير العملاء مهمة للغاية.
قم بتسليط الضوء على ما تحضره إلى الطاولة
أحد أكبر الأسباب التي تجعلك تأخذ تقارير العملاء على محمل الجد هو أنها تسمح لك بعرض ما تقدمه بالضبط. يمكنك تقديم تقارير إلى عملائك لتوضيح كيفية تحسن الأمور على وجه التحديد منذ أن انضموا إليك.
حافظ على وكالتك في أذهان عملائك
ومن خلال إرسال تقرير بانتظام، ستظل في طليعة عقول عملائك. قد يؤدي هذا إلى فرص أفضل للتسويق الشفهي، ومن المرجح أن يوصي الآخرين باسم علامتك التجارية إذا سنحت الفرصة.
فرصة للارتقاء بالمبيعات
عندما تبدأ في تقديم تقارير العملاء، يمكنك تسليط الضوء على مجالات محددة يمكن للعميل تحسينها. إذا كنت تقدم خدمة مماثلة، فهذه فرصة رائعة للارتقاء بمبيعاتك إلى عملائك.
بناء الثقة مع عملائك
إذا كنت ترغب في زيادة معدل الاحتفاظ بالعملاء، فأنت بحاجة إلى بناء الثقة مع عملائك. ومن خلال تقديم تقارير مفصلة لهم، فإنك تقدم مستوى من المساءلة. لن يضطر العميل إلى القلق بشأن طلب التحديثات؛ التقارير التي تقدمها ستزودهم بمعلومات مفصلة.
تحسين تعاون العملاء
إنها ليست فكرة حكيمة أن تقوم بالتعاقد مع عميل جديد ثم لا تقترب منه لفترة من الوقت. يعد التواصل المنتظم مع العملاء أمرًا مهمًا للغاية، ويطمئن عملائك بأن عملهم يحظى بالأولوية.
اجعل عملائك مسؤولين أيضًا
من الواضح أن العلاقة التي تبنيها مع عملائك هي علاقة معاملات بطبيعتها. قبل أن تبدأ في المشروع، عليك تحديد الأهداف. بمجرد البدء في تقديم التقارير، سيعرف عميلك بالضبط أين يقف المشروع.
إذا كنت بحاجة إلى بعض الأصول أو المعلومات التي فشل العميل في تقديمها، فسيؤثر ذلك على التقدم. يمكنك أن توضح للعميل سبب التأخير وتحاسبه.
كيف تتعامل أفضل الوكالات مع تقارير العملاء: أفضل 10 ممارسات
فيما يلي عشرة من أفضل الممارسات التي يجب عليك اتباعها عندما يتعلق الأمر بإعداد تقارير العملاء.
- حدد مؤشرات الأداء الرئيسية والمقاييس التي ستتتبعها
قبل البدء في إعداد تقارير العملاء، عليك أن تعرف بالضبط ما الذي ستقوم بتتبعه. والأهم من ذلك، أنك تحتاج إلى التأكد من أنك والعميل على نفس الصفحة.
أول شيء عليك فعله هو إجراء مناقشة مع عميلك وتحديد مؤشرات الأداء الرئيسية والمقاييس. قد يكون بعض العملاء مهتمين بتتبع مقياس معين، لذلك من المهم أن تعملوا على حل هذا الأمر.
ليس هناك سبب لحشر كل المقاييس في تقريرك؛ ركز فقط على مؤشرات الأداء الرئيسية والمقاييس التي يريد عملاؤك التركيز عليها. إنه يوفر عليك قدرًا كبيرًا من الوقت، ويساعد أيضًا على ضمان حصول العميل على تقارير تقدم محتوى مضمونًا.
- تأكد من أن لديكما توقعات واضحة
شيء آخر مهم عليك القيام به هو مناقشة التوقعات مع عميلك. تأكد من أن كلا الطرفين واضحان، واشرح لعملائك بالضبط ما سيحصلون عليه.
على سبيل المثال، ستحتاج إلى تحديد تكرار وتنسيق تقارير العملاء. بمجرد تحديد المقاييس الأساسية التي يجب تتبعها، تأكد من تحديد توقعات واضحة.
- أتمتة تقارير العملاء
من الواضح أن إنشاء التقارير واحدًا تلو الآخر غير قابل للتطوير. يعرف أي شخص لديه خبرة في مشاريع تصميم الويب عدد الأشياء التي يمكن أن تظهر في أي وقت.
لهذا السبب، مع Wix، يمكنك إنشاء تقارير أسبوعية ويومية، بما في ذلك تتبع الوقت والمقاييس الأخرى، مما يوفر شفافية كاملة في سير عملك تلقائيًا.
يمكن أن تكون عملية إعداد التقارير عن العملاء عملية كثيفة الاستخدام للموارد نسبيًا إذا لم تقم بأتمتة أجزاء معينة من العملية. لا توفر لك الأتمتة الوقت والموارد فحسب، بل تقلل أيضًا من مخاطر الأخطاء البشرية.
- استخدم أدوات تصور البيانات لتحسين إعداد التقارير
يعد إضافة مجموعة كاملة من الأرقام في تقريرك أمرًا واحدًا، ولكن عليك التأكد من أن المعلومات سهلة الفهم بالفعل. أفضل طريقة للقيام بذلك هي استخدام أدوات تصور البيانات لجعل تقريرك أكثر فائدة.
باستخدام أدوات بسيطة مثل Google Data Studio، يمكنك تقديم المعلومات في تقريرك بطريقة أفضل، مما يساعد العملاء على الحصول على رؤى مثيرة للاهتمام من كل تقرير.
وفقا لأحد التقارير الصادرة عن مجموعة أبردين، 74% من المؤسسات التي تعتمد على البيانات المرئية تمكن مديريها من اتخاذ قرارات أكثر استنارة، مما يوضح مدى أهمية ذلك.
تساعد أدوات تصور البيانات أيضًا في جعل عملية إعداد التقارير أكثر فعالية. بدلاً من مجرد تقديم الأرقام، أنت الآن تقدم رؤى لعملائك، والتي يمكنهم استخدامها لاتخاذ القرارات الرئيسية.
- قم بتخصيص تقريرك بناءً على القارئ
قد يبدو الحل الواحد الذي يناسب الجميع مغريًا، ولكنه في الحقيقة ليس فكرة حكيمة إذا كنت ترغب في تحسين تقارير العملاء. بدلاً من ذلك، يجب أن تحاول تصميم كل تقرير بناءً على القارئ.
على سبيل المثال، إذا كان مدير التسويق سيقرأ التقرير، فستحتاج إلى التركيز على تقديم رؤى أساسية بدلاً من تقديم توصيات أساسية قد يعرفها بالفعل.
وبالمثل، إذا كنت تعمل مع عميل ذو معرفة محدودة، فلا يوجد سبب لتقديم تقرير معقد مليء بمصطلحات تسويقية قد لا يفهمها.
ستحتاج إلى تقسيم المعلومات قدر الإمكان لهؤلاء العملاء حتى يتمكنوا بالفعل من الحصول على شيء ذي قيمة من التقرير.
- تجنب استخدام المصطلحات التقنية
ضع في اعتبارك أنه في معظم الحالات قد تتم مشاركة التقرير داخليًا داخل مؤسسة عميلك. لذلك، ستحتاج إلى جعله متاحًا وقابلاً للقراءة من قبل أكبر عدد ممكن من الأشخاص.
تحاول أفضل وكالات التسويق أن تجعل تقاريرها بسيطة قدر الإمكان حتى يتمكن أي شخص، بما في ذلك أولئك الذين لديهم معرفة تسويقية محدودة، من فهم ما تحاول قوله بالضبط.
ليس هناك سبب لاستخدام المصطلحات الفنية في تقاريرك، حيث من المحتمل أن تسبب احتكاكًا. قد يتصل بك العملاء مرارًا وتكرارًا ليطلبوا توضيحًا حول عناصر معينة، لذلك لا فائدة من جعل الأمور صعبة بالنسبة لهم.
- أضف ملخصًا
إحدى أفضل الطرق لجعل تقارير عملائك أكثر قيمة هي إضافة ملخص مختصر من فقرة واحدة في بداية تقريرك. يجب أن يتحدث هذا الملخص عن الأفكار الرئيسية في التقرير، ويجب أن يرتبط بالهدف الأصلي الذي قرره الطرفان.
وفي نهاية التقرير، يجب عليك أيضًا إضافة قسم لتسليط الضوء على النقاط الرئيسية في التقرير. ضع في اعتبارك أنه ليس كل عميل لديه الوقت الكافي لمراجعة التقرير بأكمله. يعد الملخص طريقة رائعة لتجميع جميع النقاط الرئيسية في التقرير.
- قم دائمًا بعرض المعلومات ذات الصلة أولاً
عند تصميم هيكل تقريرك، من المهم أن تجد البيانات التي تتعلق بالأهداف الأساسية التي قررتها أنت والعميل. من المهم أن تضيف المعلومات الأكثر صلة وأهمية أولاً.
- قسم تقريرك إلى أقسام
ومن المهم أيضًا أن تركز على سهولة القراءة عند إعداد تقارير العملاء. تأكد من تقسيم التقرير إلى أقسام مختلفة حتى يتمكن العملاء من التنقل بسهولة عبر الأقسام المختلفة.
على سبيل المثال، يمكنك تقسيم التقرير إلى أقسام مثل تصميم الويب أو PPC أو SEO، مما يمنحهم فكرة أوضح عن مقدار القيمة التي حققتها في كل قسم.
- التزم بالجدول الزمني
تعتبر المنظمة جزءًا مهمًا من تقارير العملاء. من المهم أن تلتزم بالجدول الزمني الذي قررتموه.
من الناحية المثالية، يحتاج معظم العملاء إلى تقرير مرة واحدة في الشهر، ولكن قد يحتاج البعض إلى تحديث أسبوعي. بل إن البعض يفضل التقارير ربع السنوية. بغض النظر عن الجدول الزمني الذي تقرره، تأكد من الالتزام بالجدول الزمني.
في حالة حدوث تأخير، أخبر عملائك مقدمًا ببضعة أيام مقدمًا، وحدد السبب.
يمكن أن تؤدي تقارير العملاء إلى تحقيق إيرادات أكبر
يتم الاستخفاف بشدة بتقارير العملاء. إذا كنت مستقلاً أو وكالة صغيرة تتطلع إلى النمو، فإن تقديم تقارير العملاء سيجعلك تبدو أكثر احترافية، والأهم من ذلك، أنه سيساعد في تحسين الاحتفاظ بالعملاء.
تبسيط عملية إعداد تقارير العملاء باستخدام Wix
إنها طريقة رائعة لتحسين جودة خدماتك أيضًا وتساعد على تحسين علاقة المبيعات التي تبنيها مع عملائك. في هذه الأثناء، قد ترغب في إلقاء نظرة على هذه المقالة الصحفية الممتازة حول
