كيف يجبر الوباء الشركات على إعادة تقييم ممارسات العمل والاستمرارية عن بعد
إن إستراتيجية العمل من المنزل هي استجابة صحيحة ومتناسبة للوباء (والعديد من سيناريوهات التعافي من الكوارث الأخرى). المشكلة التي تواجهها العديد من الشركات هي أنه على الرغم من أن بعض الموظفين يمكنهم القيام بعمل من المنزل ويقومون به ، إلا أن الغالبية العظمى من الموظفين العاملين في المكاتب ليسوا مؤهلين ، وربما ليسوا مجهزين. لذلك ، فإن هذا الدواء الشافي للوضع الحالي يحتاج إلى مزيد من التفكير والتدقيق العملي قبل أن تطرحه الشركات عبر قوتها العاملة بأكملها.
لأكثر من 20 عامًا ، عملت مع آلاف الشركات على خطط الاستمرارية في مكان العمل ، ويجب دائمًا مراجعة الاعتبارات الرئيسية الخمسة التالية:
الأجهزة والاتصال
إذا كنت من مستخدمي الكمبيوتر المحمول ، ولديك خطة للهاتف المحمول والبيانات الخاصة بك هم مستخدم متنقل ويمكنه العمل بالفعل من المنزل (أو في أي مكان). إذا كنت عاملًا "كلاسيكيًا" في المكتب ، فمن المحتمل أن يكون لديك هاتف مكتبي بامتداد لوحة مفاتيح أو DDI وكمبيوتر سطح مكتب – فأنت ليس الإعداد للعمل من المنزل.
لذلك تحتاج الشركة إلى التفكير فيما إذا كان من الممكن من الناحية الفنية العمل من المنزل. هناك بعض الخيارات الشائعة:
ط) تزويد المستخدمين بكمبيوتر محمول مملوك للشركة ، تم إعداده بواسطة قسم تكنولوجيا المعلومات
2) السماح للمستخدمين باستخدام أجهزتهم الخاصة وتوفير الوصول إلى سطح مكتب افتراضي
3) السماح للمستخدمين باستخدام أجهزتهم الخاصة للاتصال بسطح المكتب الخاص بالعمل في المكتب
4) السماح للمستخدمين بتثبيت تطبيقات العمل مباشرة على أجهزتهم الخاصة (غير مستحسن)
هذه تحل الحوسبة ولكن ليس تحدي اتصال الشبكة. إذا كان لديك النطاق العريض المنزلي ، فمن غير المعقول استخدام ذلك ، إلى جانب VPN للشركات. إذا لم يكن لديك نطاق ترددي عريض ، فعندئذٍ يحتاج العمل لشرائه أو تزويد الموظفين بمنفذ أو هاتف MIFI 4G / 5G.
هذا يقود إلى السؤال الأوسع للاتصالات. هناك بعض أدوات التعاون والمراسلة الرائعة (مثل Microsoft Teams أو Slack) والتي تتضمن أيضًا مؤتمرات الفيديو لتوفير تفاعل بشري مهم. ومع ذلك ، بالنسبة للأدوار التي تواجه العملاء ، ستحتاج إلى التفكير في كيفية توصيل الاتصالات الصوتية عن بُعد. إذا لم يكن لدى المستخدمين شركة هاتف محمول ، فيمكنهم استخدام هاتف منزلي أو هاتف شخصي شخصي – ولكن هذا يؤدي إلى مشاكل في فواتير مكالمات العمل وسرية الأرقام الشخصية التي تتم مشاركتها مع العملاء.
الحل الأفضل هو استخدام "هاتف ناعم" VoIP قائم على السحابة باستخدام الإنترنت لإجراء المكالمات. يمكن للمستخدمين إجراء مكالمات على أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بهم عن بُعد باستخدام سماعة رأس فقط كما لو كانوا في المكتب. سيواجه أولئك الذين استخدموا هذه الإحباط من انقطاع المكالمات في بعض الأحيان. إذا كانت المكالمات داخلية فهي مقبولة ، ولكن بالنسبة للمكالمات الخارجية للعملاء فهي ليست كذلك. بالإضافة إلى ذلك ، سيزداد خطر ضعف جودة الصوت عبر الإنترنت نتيجة للاستخدام الإضافي للمنزل واسع النطاق.
التطبيقات
إذا قمت بحل جميع المشاكل المذكورة أعلاه ، فأنت الآن قادر على استخدام سطح المكتب وإجراء المكالمات واستلامها. ومع ذلك ، هل يمكنك القيام بكل ما تحتاج إليه؟ تستخدم العديد من الشركات Office 365 ، وبالتالي يمكن الوصول إلى البريد الإلكتروني والتطبيقات المكتبية والمستندات المشتركة من خلال اتصال بالإنترنت.
ومع ذلك ، هناك عدد جيد من الشركات التي لا تزال تستخدم التطبيقات القديمة. لا يمكن أو لا يمكن تشغيلها بسهولة عبر الإنترنت ، وبالتالي فإن الخيارات المفصلة أعلاه تحتاج حقًا إلى بعض التفكير. قد يكون الاتصال عن بعد بجهاز كمبيوتر مكتبي يمكنه تشغيل التطبيق القديم هو الطريقة الوحيدة ، ولكن بعد ذلك لديك القليل من العمل الفني المسبق وتدريب المستخدمين لتأخذ في الاعتبار خطط الاستجابة الخاصة بك.
قدرة WFH
لنفترض أن 10-20٪ من الموظفين يعملون عادةً من المنزل. أنت تواجه الآن سيناريو حيث قد يكون 50 ٪ (على افتراض أنك قسمت مكتبك بين المنزل والعاملين في المكتب) أو 100 ٪ إذا تم إغلاق المكتب. ربما لن يتم تحديد نطاق تقنية العمل عن بُعد (الموجهات والجدران النارية والشبكات الظاهرية الخاصة) لهذه السعة. هل تمتلك مؤسستك البنية التحتية وعرض النطاق الترددي للشبكة والتراخيص للسماح لك بدعم عدد المستخدمين؟
خارج نطاق شركتك هو الشبكات العامة – الإنترنت والجوّال. تعمل جميع شبكات الاتصالات الشخصية والمنزلية تقريبًا على أساس متنازع عليه. نتشارك جميعًا في السعة المتاحة. أفضل طريقة للتفكير في هذا الأمر هي حركة المرور على الطريق السريع خلال ساعة الذروة حيث يخلق الكثير من الأشخاص الذين يسيرون في نفس الاتجاه في نفس الوقت اختناقات. ستتأثر السرعة والجودة إذا كانت نسبة كبيرة من السكان العاملين يستخدمون جميعًا اتصالات النطاق العريض المتنقل والمنزلي في نفس الوقت. لذا ، فإن الخيارات السابقة للتطبيقات والحلول الصوتية تحتاج إلى النظر في متطلبات عرض النطاق الترددي وتقليل ذلك قدر الإمكان.
بيئة العمل
قد تتذكر مراسل بي بي سي الذي اصطدم طفله بسعادة مقابلة حية! في هذه الحالة ، كان لديه بالفعل مكتب يعمل فيه من المنزل. لا يملك العديد من العمال رفاهية مكتب. من المرجح أن يعيش العمال الأصغر سنا في المدن الكبرى في مساكن مشتركة.
سيكون للمجلس التنفيذي الذي يتخذ قرارات بشأن العمل في المنزل منظورًا يعتمد على بيئته المنزلية. بالنسبة للكثيرين ، فإن الواقع مختلف تمامًا ، سواء على مائدة العشاء ، أو على سطح المطبخ ، أو العمل من حضنهم على أريكة. لا بأس بهذه الساعات القليلة من اللحاق بالبريد الإلكتروني بعد العشاء ، ولكن ليس لمدة ثماني ساعات متتالية لأسابيع أو أشهر.
تلتزم الشركات بطاقم الصحة والسلامة تجاه موظفيها ، أينما عملوا. في المكتب ، قد يكون لدى الموظفين كراسي معينة ، وأجهزة تخفيف RSI ، وشاشات مضادة للإشعاع وما إلى ذلك. سيتم استيعاب معظم الموظفين عندما يكونون في المنزل ، ولكن البعض سيحتاجون إلى المساعدة لذا يجب عليك التفكير في التقييم الذاتي البسيط للعمل في المنزل.
الأمن والسرية
أخيرًا ، على افتراض أنه يمكن التغلب على كل ما سبق ، هناك سؤال أساسي يجب طرحه – هل يُسمح لنا بالعمل من المنزل؟ منذ آخر تفشي للأوبئة في منتصف القرن الماضي ، أجرينا مراجعات أساسية للوائح خصوصية البيانات (اللائحة العامة لحماية البيانات ، PCI ، إلخ). لقد تعلمنا أيضًا من الانتهاكات أن البيانات تخضع للامتثال والمراقبة أينما وجدت.
أسوأ مثال على ذلك هو العامل المنزلي ، باستخدام جهاز الكمبيوتر الخاص به ؛ المحمول الخاص ؛ العمل من منطقة مشتركة في شقة مشتركة ؛ الحديث عن بيانات الشركة والبيانات الشخصية وربما المالية والوصول إليها. طريقة العمل هذه من المنزل هي ببساطة غير مقبولة مقابل الفائدة.
لن ينطبق هذا على جميع الموظفين ، ولكن بالنسبة للعديد من الشركات ، فإنه يسلط الضوء على المشكلات المحتملة وطرق بديلة للنظر فيها أو تعليق وظيفتها. بعض النصائح العامة لأمان العمل عن بعد:
· تتطلب كلمات مرور لجميع الأجهزة
· تمكين MFA لجميع التطبيقات
تشفير جميع محركات الأقراص الصلبة
· قفل الأجهزة إذا تم إدخال كلمة مرور غير صحيحة عدة مرات
· تسجيل الخروج أو قفل الأجهزة تلقائيًا بعد فترة من عدم النشاط
· تمكين قدرات الحذف أو المسح عن بعد
تخطط الحكومة للمرحلة التالية من استجابتها وتقوم الشركات بالفعل بوضع خطط استمرارية الأعمال الخاصة بها. بينما يعد العمل من المنزل مسارًا جيدًا ، فإن الواقع بالنسبة للكثيرين هو أنه سيكون الشيطان في التفاصيل التي ستجعله حقيقة – أم لا.
مايك أوزبورن رئيس غير تنفيذي في ثكنات قواعد البيانات