ما هو وكيف يمكنك إنشاء واحد؟

ستساعدك المقالة التالية: ما هو وكيف يمكنك إنشاء واحد؟

إذا كنت تقضي وقتًا طويلاً في الحصول على السلع والخدمات لشركتك، فمن المحتمل أنك تتفاعل مع طلبات الشراء عدة مرات في اليوم، إن لم يكن عدة مرات في الساعة.

تعمل أوامر الشراء على تغذية كل شيء بدءًا من القدرة على تبسيط عملية الحصول على السلع والخدمات وحتى تتبع المخزون وإدارة المدفوعات بالإضافة إلى التعامل مع نقص الإمدادات.

السبب وراء أهمية أوامر الشراء، للشركات الكبيرة والصغيرة، هو أنها تضمن الشفافية الجذرية في رحلة الطلب. فهو يساعدك على تتبع مسار أموالك، بدءًا من شراء المواد الخام وحتى مخزون شركتك.

تعمل أوامر الشراء (PO) أيضًا كعناصر أساسية لعمليات التدقيق المالي الخاصة بك. ومع ذلك، غالبًا ما تقلل الشركات من دورها لأنها تبدو كثيفة الاستخدام للوقت والموارد. ولكن هذا هو الحال فقط إذا كنت تقوم بإنشاء أوامر شراء من البداية.

عند تقديم طلب كبير أو إشراك العديد من أصحاب المصلحة، فمن المنطقي استخدام قالب أمر شراء موحد. بهذه الطريقة، يعرف فريقك بالضبط التنسيق الذي يجب استخدامه والتفاصيل التي يحتاجون إليها.

الآن بعد أن أصبح لديك فهم عالي المستوى لأمر الشراء، فلنتعمق في التفاصيل.

في هذه المقالة، ستفهم ما هو أمر الشراء، وكيفية عمل أوامر الشراء، وكيفية إنشاء أمر شراء والحصول على قوالب مجانية للبدء بسرعة.

جدول المحتويات

ما هو أمر الشراء؟

أمر الشراء (PO) هو مستند عمل أنشأه المشتري وأرسله إلى البائع. وهو يتألف من معلومات مهمة تتضمن تفاصيل مثل تاريخ الطلب وكمية وأنواع المنتجات/الخدمات وسعر الشراء المتفق عليه وشروط الدفع وطريقة الدفع وتاريخ التسليم.

يحتوي كل أمر شراء على رمز تعريف فريد مرتبط به يمكّن كلاً من المشتري والبائع من تتبع التسليم والدفع.

باختصار، تساعد أوامر الشراء كلا من المشتري والبائع على توثيق المعاملات، وتوفير سجل رسمي لحمايتهم في حالة وجود أي تباينات أو سوء فهم أو مشاكل في الطلب.

24 أفضل الموارد للشركات الناشئة

يمكنك الوصول إلى قائمة التطبيقات والأدوات الأساسية التي تحتاجها كل شركة ناشئة، بالإضافة إلى العشرات من الموارد المجانية لمساعدتك في إدارة أعمالك وتنميتها.

تحميل مجاني

كيف تعمل أوامر الشراء؟

يعد إنشاء أوامر الشراء عملية بسيطة ومباشرة جدًا.

من المؤكد أنها تحتوي على الكثير من الأجزاء المتحركة والمعلومات التي تتدفق من فرق مختلفة في الشركة – بدءًا من الحصول على متطلبات الطلب وحتى الموافقة على الميزانية وحتى تخصيص الموارد. لهذا السبب تحتاج إلى تبسيط العملية الخاصة بك.

باستخدام منصة مثل Wix، يمكنك أنت وفريقك بسهولة تصميم أوامر الشراء وإضافة التعليقات ومشاركة التعليقات والتعاون معًا في لوحة معلومات واحدة.

تخيل هذا. لنفترض أنك من الموارد البشرية وغالبًا ما تحتاج إلى أجهزة كمبيوتر محمولة للموظفين الجدد. فيما يلي رحلة أمر الشراء التي قد ترغب في استخدامها للحصول على المنتجات التي تحتاجها:

1. اجمع المعلومات الأساسية مثل عدد أجهزة الكمبيوتر المحمولة المطلوبة والميزانية والتاريخ التقريبي للتسليم.
2. اختر نموذجًا من مكتبتنا وقم بإنشاء طلب شراء يتضمن جميع التفاصيل ذات الصلة وأرسله إلى البائع. إذا كان البائع لديه مخزون لملء الطلب، فسوف يقبل أمر الشراء.
3. بعد ذلك، سيقومون بتسليم العناصر في تاريخ التسليم المتفق عليه ورفع الفاتورة.
4. سيقوم المشتري بعد ذلك بالتحقق من صحة الفاتورة وفقًا لطلب الشراء المقدم وسيتم الدفع للبائع من خلال نظام نقاط البيع الخاص بالبائع.

هل أنت جاهز لإنشاء طلب المنتج الخاص بك؟ استخدم قوالبنا الأنيقة المصممة مسبقًا للبدء. لدينا مجموعة غنية من القوالب القابلة للتخصيص للاختيار من بينها.

سواء كنت بحاجة إلى أمر شراء لشركتك الناشئة الصغيرة أو مؤسستك، فإننا نوفر للمستخدمين المرونة ليس فقط في استخدام القوالب الخاصة بنا، ولكن أيضًا تخصيصها وفقًا لاحتياجاتهم.

نماذج أوامر الشراء

قم بإنشاء فاتورة مذهلة أو طلب شراء عبر الإنترنت بسرعة وسهولة من خلال البدء باستخدام أحد قوالب Wix المعدة مسبقًا. ابحث عن قالب مجاني يمكنك تخصيصه بسهولة لأغراضك الخاصة.

إنشاء أمر الشراء الخاص بك عرض المزيد من القوالب

الآن بعد أن أصبحت لديك صورة واضحة عن ماهية أمر الشراء، فلننتقل خلال عملية إنشاء أمر الشراء.

1. يقوم المشتري بإنشاء أمر شراء.

أولاً، قم بإدراج كافة الحقول الأساسية التي تحتاجها في أمر الشراء الخاص بك. يمكن أن يشمل ذلك جوانب مثل أوصاف العناصر، وتكلفة الوحدة، والتكلفة الإجمالية، والفوترة، وعنوان الشحن، وجوانب أكثر تحديدًا مثل “الموافقة عليها” و”التعيين”.

على سبيل المثال، إذا كنت ترسل صناديق هدايا للعطلات إلى موظفيك لموسم الأعياد، فاحسب عدد الصناديق التي تحتاجها، والكمية التقريبية، ومتى تحتاج إلى تسليمها.

يمكنك أيضًا إضافة شروط تسعير مخصصة أو تفاصيل معاملات الدفع، حسب احتياجاتك. باختصار، يجب أن يقدم أمر الشراء الخاص بك رؤية واضحة وموجزة لطلبك من البائع.

2. يرسل المشتري طلبًا للموافقة إلى أعضاء الفريق الداخلي.

قبل إرسال أمر الشراء إلى البائع، خذ بعض الوقت للحصول على الموافقات اللازمة من أعضاء فريقك. شارك أمر الشراء الخاص بك مع فريقك الداخلي. يمكنك استخدام قالب أمر شراء متسق يتضمن حقولاً مخصصة لكل طلب.

للمساعدة في الحفاظ على الوضوح والمساءلة، يمكن للمتعاونين إضافة تعليقات إلى قالب أمر الشراء أو تقديم تعليقات أو حتى تخصيصه بشكل أكبر.

سيوفر هذا لك ولفريقك الوقت والموارد التي قد تنفقها في التنقل ذهابًا وإيابًا. لذلك، على الرغم من أن لديك قالبًا موحدًا، فإنه لا يزال يوفر المرونة اللازمة لضبط كل أمر شراء بشكل مختلف.

إذا كنت تستخدم أوامر الشراء بشكل متكرر، فيجب أن تكون هذه هي الأسهل للوصول إليها والمستند المرئي في قاعدة البيانات الخاصة بك.

حتى لو كان هناك شخصان فقط في فريقك يوافقان على أمر الشراء، فمن الضروري التأكد من أن كلا الطرفين على نفس الصفحة. وإلا فإنك تتعرض لخطر سوء الفهم، خاصة فيما يتعلق بالميزانية والكمية.

3. يتم إرسال أمر الشراء إلى البائع.

بمجرد الموافقة، يتم إرسال أمر الشراء إلى البائع. من الممارسات الجيدة لتسريع العملية تقديم جدول زمني للبائع للحصول على موافقته. وينبغي أيضًا تخصيص هذا الوقت لتقديم وطرح أي أسئلة أو طلبات إضافية.

يبدو الأمر بسيطًا بما فيه الكفاية، لكنه للأسف فشل شائع. في بعض الأحيان، قد يقوم المورد بتغيير الأسعار أثناء تنفيذ الطلب، أي بين تاريخ الطلب وتاريخ التسليم. هذه ساعات من الوقت الضائع في سوء التواصل وقد تؤدي إلى تأخير الطلبات.

يمكن أن يضمن الحصول على أمر شراء موقع من البائع أن يكون لدى كل من البائع والمشتري وضوح وموافقة متبادلة على التسليمات. بهذه الطريقة، يكون هناك حد أدنى لخطر سوء الفهم.

4. يقوم البائع بمراجعة أمر الشراء ويؤكد أمر الشراء.

بمجرد أن يرسل المشتري طلب الشراء إلى البائع، يقوم بمراجعته والتأكيد على ما إذا كان بإمكانه تنفيذ الطلب. يعتمد هذا إلى حد كبير على بعض العوامل الرئيسية مثل المخزون والتوافر والسعر وتاريخ التسليم.

عندما يؤكد البائع أمر الشراء، يصبح عقد ملزم قانونا. بعد ذلك، يمكنك أن تتوقع من البائع أن يرسل نسخة معتمدة من أمر الشراء إلى فريقك.

5. استيفاء المنتجات أو الخدمات.

بعد الموافقة على أمر الشراء، يكون البائع مسؤولاً عن شحن البضائع والخدمات إلى المشتري. في هذه المرحلة، يمكن للبائعين أيضًا إنشاء فاتورة للمشتري بالمبلغ المشار إليه في أمر الشراء. ستتضمن الفاتورة تفاصيل الطلب مثل كمية وسعر السلع والخدمات.

على الرغم من أن هذه الخطوة قد تبدو زائدة عن الحاجة لبعض الأشخاص، إلا أنها مهمة لأنها تساعدك على التحقق من صحة الدفع للمورد والتفويض به. لنشاهد هذا بهذه الطريقة. عندما تكون شركتك الناشئة صغيرة، سيعمل عدد أقل من الأشخاص على أوامر الشراء والفواتير. عدد أقل من الأشخاص، ومسؤولية أقل، ومتطلبات أقل للامتثال السمعي.

ومع ذلك، إذا كنت شركة متنامية، فأنت بحاجة إلى دليل على أي/كل معاملة مالية ليتم تخزينها وإدارتها بشكل صحيح للأغراض المحاسبية. سيساعدك الحصول على فاتورة على تتبع نفقات شركتك والاحتفاظ بسجل لطلباتك.

6. تمت تسوية أمر الشراء.

باتباع سير العمل والعملية هذه، يمكنك تحسين كيفية إنشاء أمر الشراء الخاص بك وإدارته. بمجرد استلامك لجميع السلع والخدمات ودفع الفاتورة، يمكنك إغلاق أمر الشراء. بمعنى آخر، اعتبرها محسومة.

أوامر الشراء مقابل الفواتير

غالبًا ما يُنظر إلى أوامر الشراء والفواتير على أنها نفس الشيء. وعلى الرغم من أن كلاهما وثائق ملزمة قانونًا يتبادلها البائعون والمشترون، إلا أنهما ليسا متماثلين.

أ أمر شراء يتم إنشاؤها من قبل المشتري، قبل شحن البضائع والخدمات وإرسالها إلى البائع. ان فاتورةومن ناحية أخرى، يتم إنشاؤه بواسطة البائع، بعد تسليم البضائع والخدمات وإرسالها إلى المشتري.

لدينا قوالب لكليهما متاحة داخل Wix.

كيفية إنشاء أمر الشراء

كلما بدأت في استخدام أوامر الشراء داخل شركتك مبكرًا، كلما تمكنت من التخلص من المشكلات التي تعاني منها طلباتك، مثل تقلبات الأسعار، وتأخر التسليم، والتجارب غير الفعالة بين المشتري والبائع، على سبيل المثال لا الحصر.

سيساعدك استخدام أداة احترافية لإنشاء أوامر الشراء مع بائعين مختلفين على إدارتها بمزيد من السرعة والكفاءة. فيما يلي قائمة مرجعية سريعة لإنشاء أمر الشراء الخاص بك:

1. اختر قالبًا.
2. إضافة بيانات المشكلة.
3. اكتب رقم أمر الشراء.
4. أضف معلومات العمل بما في ذلك عنوان إرسال الفواتير للمشتري والبائع.
5. اذكر تفاصيل المنتج بما في ذلك أوصاف المنتج وأرقام الطراز والكمية وما إلى ذلك.
6. اذكر تاريخ التسليم.
7. أضف شروطًا وأحكامًا، مثل “رسوم الدفع المسبق”، أو طرق دفع محددة مثل “نقدًا” أو “شيك” أو “معاملة عبر الإنترنت”.

7 نماذج أوامر الشراء

نحن نعلم أنك ربما تكون قد قمت بالفعل بإنشاء أوامر شراء لفترة من الوقت، ولكن في بعض الأحيان، تؤدي عملية إعادة الضبط السريعة إلى تسهيل العملية، خاصة إذا كنت تواجه صعوبة في تتبع كل طلب على حدة.

كتحديث، إليك سبعة نماذج أوامر شراء يمكنك استخدامها كل يوم:

1. أمر شراء الخدمات

يتم إنشاء أمر شراء الخدمات بواسطة المشتري عندما يحصل على الخدمات من البائع. نظرًا لأن الخدمة هي مادة غير ملموسة، مما يعني أنه لا يمكن تخزينها في بيانات إدارة المخزون، فإن أمر شراء الخدمة يساعد في الاحتفاظ بسجل لمثل هذه المعاملات.

لنأخذ مثالا. تريد خدمات تنظيف السجاد لمكتبك، لذا عليك الاتصال بالبائع. الآن، يتقاضى البائع رسومًا على أساس المربع/القدم. تبلغ المساحة الإجمالية للسجادة 3000 قدم مربع ويوافق البائع على 5 دولارات للقدم المربع.

وبالتالي، فإن إجمالي قيمة أمر الشراء هو 15000 دولار. الآن، يمكنك إضفاء الطابع الرسمي على المتطلبات والتسعير باستخدام أمر شراء الخدمة. بهذه الطريقة، لن يكون لديك أنت والبائع عقد ملزم قانونًا فحسب، بل ستساعدك أيضًا في الموافقات المالية الداخلية والتدقيق.

2. أمر شراء العقد

أمر شراء العقد (CPO) هو النوع الأكثر رسمية لأمر الشراء. يتم استخدامه من قبل المشتري لإنشاء عقد ساري المفعول مع البائع عندما لا يتمكن المشتري من تحديد العناصر أو الكمية أو التفاصيل الأخرى بدقة في تلك اللحظة.

وبدلاً من ذلك، يتفق الطرفان بشكل متبادل على الشروط والأحكام ويضعان معايير للمعاملات المستقبلية.

يتم استخدام CPO في الغالب عندما يكون هناك اتفاق رسمي طويل الأجل بين المشتري والمورد. عادةً، يتم إنشاؤها لفترة زمنية محددة قد تستمر لمدة تصل إلى عام.

3. أمر شراء شامل

أمر الشراء الشامل (BPO) هو عبارة عن تجميع لأوامر متعددة في أمر شراء واحد. يتم إنشاؤه عادةً لتأمين أسعار مخفضة قابلة للتفاوض من البائع.

يتم استخدام عمليات تعهيد العمليات (BPOs) عندما يعرف المشتري تفاصيل البضائع/الخدمات التي يريدها، ولكنه غير متأكد من توقيت وكمية البضائع.

قد يتم أو لا يتم تضمين أسعار السلع/الخدمات في أمر الشراء الشامل.

على سبيل المثال، تستمر الشركة في الاستثمار بشكل متكرر في رزم من الورق، لكنها غير متأكدة من العدد أو متى ستحتاج إلى الطلب بعد ذلك. في هذه الحالة، قد ترسل الشركة أمر شراء شامل إلى البائع.

4. أمر شراء التجارة الإلكترونية

ما لم تكن تقوم بتصنيع منتجك الخاص، فستحتاج إلى التواصل مع الموردين لبناء مخزونك. باستخدام أمر شراء التجارة الإلكترونية، يمكنك تبسيط العملية لك وللبائع – توثيق المنتجات والكمية والأسعار والشروط والأحكام (إن وجدت).

فيما يلي قالب جاهز للاستخدام لأصحاب أعمال التجارة الإلكترونية.

سواء كنت بدأت للتو، أو قمت بتوسيع متجر التجارة الإلكترونية الحالي الخاص بك، يمكنك تعديل هذا القالب وفقًا لاحتياجاتك ببضع نقرات فقط. تذكر أنه كلما كان طلب الشراء الخاص بك أكثر تفصيلاً، قل مجال سوء الفهم (خاصة تباين الأسعار) مع المورد الخاص بك.

5. أمر شراء البرمجيات

هناك العديد من قوالب أوامر شراء البرامج المختلفة المتوفرة. لكن الخيار الجيد هو التأكد من حصول عملك على المخزون الذي يحتاجه بسهولة وبسرعة قدر الإمكان.

بعد سلسلة من الاختبارات والتجارب، أدركنا أن الشركات تحتاج إلى طريقة سهلة وسريعة لصياغة متطلبات أمر الشراء الخاصة بها – وهذا يعني تصميم أمر شراء يأتي مع جميع الحقول الضرورية بالإضافة إلى خيار لإضافة بعض الحقول المخصصة مجالات.

فيما يلي نموذج طلب شراء البرنامج الذي يمكنك استخدامه على الفور:

6. أمر الشراء بالجملة

أمر الشراء بالجملة هو مستند يسجل جميع طلبات البيع بالجملة بما في ذلك عدد المنتجات وسعر كل منتج والمبلغ الإجمالي. يتم استخدامه بشكل أساسي من قبل المصنعين والتجار وتجار التجزئة والمصدرين وتجار الجملة.

يتكون قالب طلب الشراء بالجملة الجيد من حقل نموذج حول المشتري ومعلومات الشحن وتفاصيل الطلب ومعلومات الدفع والسعر والكمية والمبلغ لكل منتج.

إليك طلب الشراء بالجملة الذي يمكنك استخدامه:

7. أمر الشراء الدولي

إذا كنت مصدرًا أو مستوردًا أو موزعًا أو تاجرًا أو وسيطًا أو متخصصًا في الخدمات اللوجستية أو في خطوط الشحن أو شركات الطيران أو شركات النقل بالشاحنات الدولية، فسيكون طلب الشراء الدولي هذا مفيدًا لك.

عادة، يتكون أمر الشراء الدولي من عرض ملزم وغالبًا ما يكون أول مستند رسمي قانونيًا لكل من المشتري والبائع.

إليك نموذج طلب شراء دولي يمكنك استخدامه لشراء المنتجات عالميًا.

قم بإنشاء أمر الشراء الخاص بك

قد يبدو إنشاء أمر شراء مهمة شاقة في البداية. ومع ذلك، فهي عملية حاسمة ستساعدك على تبسيط الشؤون المالية لشركتك. خاصة للاحتفاظ بسجل لمشترياتك ومخزونك، بالإضافة إلى تسريع عمليات التدقيق المالي الخاصة بك.

لمساعدتك في بدء عملية إنشاء أمر الشراء وتحسينه، يمكنك استخدام قوالب أوامر الشراء الجاهزة للاستخدام.

تعرف على كيفية إنشاء أوامر الشراء بسرعة باستخدام جميع الموارد التي يخزنها Wix لك. قم بالتسجيل في منشئ مستندات Wix اليوم للبدء.