ستساعدك المقالة التالية: ما هي الوثيقة الديناميكية؟ دليلك لعام 2022
لقد كانت المستندات الرقمية فظيعة خلال العقد الماضي.
في شكلها الثابت، تكون دائمًا معرضًا لخطر فقدان التحكم في الإصدار (بأسماء ملفات مثل version2_final_last_edited.01.doc) أو ما هو أسوأ من ذلك، حيث يتم حفظ المستند في مكان ما ونسيانه.
بالتأكيد، إذا كانت ملاحظات أو أفكار عشوائية، فقد يكون هذا جيدًا.
ولكن إذا كانت هذه الوثيقة مهمة، فأنت لا تريد أن تضيع وقتك أو تشعر بالتوتر أثناء متابعتها وتحديثها.
وهذا هو بالضبط سبب ضرورة التبديل إلى المستندات الديناميكية.
إليك كل ما تحتاج إليه لفهم ماهية المستند الديناميكي، وكيفية استخدامه، وكيفية الحصول على موافقة عليه، بالإضافة إلى مجموعة من القوالب لمساعدتك في إنشاء مستند خاص بك.
هيا بنا نبدأ.
ما هي المستندات الديناميكية؟
المستندات الديناميكية (أو المستندات الحية) هي:
- يمكن مشاركتها بسهولة ويمكن الوصول إليها
- قادرة على التصرف في وقت واحد
- مصنوعة ليتم تحديثها باستمرار
ويمكن استخدامها لتخزين ومشاركة كمية لا حصر لها من المعلومات تقريبًا.
يعد محرر مستندات Google وجداول بيانات Google رائعًا للبيانات النصية والرقمية، على التوالي.
بينما يمكن لبرنامج مثل Notion أن يعمل كموقع ويب ثانٍ أو يحل محل شبكة الإنترانت الخاصة بشركة بأكملها.
يمكنك أيضًا استخدام برنامج مثل Wix لإنشاء مستندات ديناميكية يمكن تخزينها ومشاركتها وعرضها وتحديثها عبر الإنترنت. فيما يلي نموذج قابل للتخصيص يمكنك استخدامه على الفور كمثال:
فوائد استخدام المستندات الديناميكية
إذا كان هناك أي موقف يكون فيه المستند الثابت أفضل من المستند الديناميكي، فلا يزال يتعين علينا العثور عليه. فيما يلي جميع الأسباب لاستخدام الديناميكية بدلاً من الثابتة:
يتم التغاضي عن المستندات الثابتة.
عندما تتاح لك الفرصة، قم بالاطلاع على محرك الملفات أو المجلدات المشتركة لشركتك. ألقِ نظرة على آخر مرة تم فيها تحديث بعض هذه المستندات.
قد تجد أن بعضهم قد جلس سنين دون أن يتم لمسها.
وليس لأنها سيئة أو عديمة الفائدة.
هذا لأننا نتعامل مع المستندات الرقمية الثابتة كما هي حقيقي وثائق.
لقد تم إنشاؤها وتمريرها مرة واحدة ووضعها في خزانة الملفات ليتم نسيانها إلى الأبد.
أما المستندات الديناميكية، من ناحية أخرى، فهي رقمية حقًا. ويمكن ربطها من أماكن متعددة، والوصول إليها من أي مكان، ووضعها في الاعتبار دون عناء.
وهذا لا ينبغي إغفاله! عندما تكون المستندات مهمة، يجب أن تكون قادرة على الظهور في مقدمة الأذهان بسرعة – وتكون المستندات الديناميكية سريعة مثل الأرانب.
تحكم أفضل في الإصدار.
أو بالأحرى “أي شكل من أشكال التحكم في الإصدار”.
تعد المستندات الثابتة جحيمًا لتتبع ما حدث ومن فعل ذلك ولماذا حدث.
على سبيل المثال: تقوم بإرسال مستند ثابت واحد إلى أربعة أشخاص للموافقة عليه.
سوف تعود حتما أربعة أكثر المستندات، مع كل اصطلاحات اسم الملف المختلفة.
ثم يتعين عليك بطريقة ما التأكد من أن التغييرات التي تجريها من الإصدارات الجديدة ستصل إلى إصداراتك الأصلية دون فقدان أي شيء.
وإذا كنت محظوظًا، فلن تتم متابعتك عبر البريد الإلكتروني أو الدردشة التي تقول “أوه نعم، لقد نسيت إضافة هذا في…”
تأتي جميع المستندات الديناميكية تقريبًا مزودة بميزات تسمح لك برؤية قصة التقدم الذي مر به مستندك بسهولة (ولكن المزيد عن ذلك لاحقًا!)
تعاون أفضل بلا حدود.
باستخدام المستندات الثابتة، كان اختيارك إما إرسال مستند وانتظار إعادة إرسال مستند جديد (مما يؤدي إلى مشكلات في التحكم في الإصدار)، أو العمل (فعليًا) معًا على جهاز مشترك.
وهذا – بغض النظر عن مدى إعجابك بزملائك – ليس أمرًا ممتعًا أبدًا.
وبدلاً من ذلك، يسمح المستند الديناميكي للجميع بالعمل على أجهزتهم الخاصة، وبالسرعة التي تناسبهم، مما يمنحهم الفرصة لتحرير أفكارهم واقتراحاتهم والتعليق عليها وإدخالها.
وهذا له فائدة إضافية – كلما زاد عمل الشخص على شيء ما، زاد شعوره بأنه يمتلكه.
لذا، إذا كنت تكتب مستندًا مهمًا يحتاج إلى موافقة أصحاب المصلحة – فاطلب منهم القفز إلى المستند الخاص بك!
التعاون والإبداع مع فريقك
- ميزات الشرح والتعليق بسيطة
- قم بتعيين أذونات التحرير والتعليق والعرض لفريقك
- الرد على التعليقات وحلها بسهولة
اشتراك. انه مجانا.
من سيستخدم مستندًا ديناميكيًا؟
في حين أن أي شخص قد يستفيد من المستندات الديناميكية بدلاً من المستندات الثابتة، فإن الشركات تحصل على أقصى استفادة منها.
لماذا؟
لأن المستندات الديناميكية تعمل بشكل أفضل في بيئات الفريق.
على سبيل المثال:
- قد يستخدم فريق التسويق مستندًا ديناميكيًا للتعبير عن صوت علامته التجارية.
- قد يعمل فريق المبيعات معًا على نسخة التوعية.
- قد يرغب المديرون في إرسال مستند إلى فريقهم لتتبع إنجازاتهم نصف الشهرية.
وهذه مجرد استخدامات داخلية.
يمكن للشركات أيضًا استخدام المستندات الديناميكية للتفاعل مع العملاء المحتملين والعملاء.
على سبيل المثال، يمكن للعميل الذي يختبر منتج B2B SaaS الخاص بك كتابة مذكرات عن تجاربه باستخدام أداة تجريبية.
الميزات الرئيسية للمستند الديناميكي
تحتوي المستندات الديناميكية عادةً على الميزات الأساسية التالية:
- أدوات التحرير/الاقتراح: باختصار – طريقة لمعرفة ما تم تحديثه وتغيير المحتوى وتقديم التعليق على المستند. وتأتي هذه عادةً في شكل “اقتراحات” و”تعليمات” و”تعليقات” و”ملاحظات”.
- تاريخ الوثيقة: هذا هو حفظ السجلات لما تغير متى ومن وأين. في معظم أدوات المستندات الديناميكية، يمكنك مقارنة المستندات ومعرفة ما تم تحريره والعودة إلى الإصدار السابق.
- أدوات المشاركة: عادةً ما يتم ذلك من خلال مشاركة رابط واحد، توفر المستندات الديناميكية طرقًا لوضع مستندك في أيدي الآخرين بأقل عدد ممكن من النقرات.
- إدخال المستندات بشكل مستقل: القدرة على إدخال الوثيقة دون أي متاعب. بالنسبة للملفات الثابتة، وبصرف النظر عن الحاجة إلى إذن لفتح مستند، فقد تحتاج إلى إذن إضافي للوصول إلى المجلد أو الشبكة الداخلية. توفر معظم المستندات الديناميكية (إن لم يكن كلها) للمستخدمين أدوات للوصول إلى مستند عبر أي جهاز، بغض النظر عن مكان وجودهم.
أمثلة على أدوات المستندات الديناميكية
إليك بعض أدوات المستندات الديناميكية المفضلة لدينا:
إنشاء التقارير والمقترحات والكتب الإلكترونية والمزيد
- العشرات من أنواع المحتوى للاختيار من بينها
- أضف ألوان وخطوط علامتك التجارية
- تعاون الفريق متاح
اشتراك. انه مجانا.
إنشاء مستند ديناميكي
بالتأكيد، يمكنك فقط بدء مستند جديد والبدء فيه. أو، مع القليل من التخطيط والبصيرة، يمكنك إنشاء مستند ديناميكي له مكانة خاصة في مؤسستك.
إليك بعض الأشياء التي يجب التفكير فيها:
ما نوع الوثيقة الديناميكية التي أحتاجها؟
يعتمد نوع المستند الديناميكي الذي تحتاجه على:
- ما هي المعلومات التي تعمل معها
- مع من تتم مشاركتها
- مدى المرونة التي يجب أن تكون عليها المعلومات
كمثال؛
أنت تقوم بشكل أساسي بتخزين البيانات الرقمية، ويتم تحديثها كل أسبوع، وهي مخصصة لاستخدام فريقك فقط. ليس من الضروري أن تكون جميلة، ولكن يجب أن تكون قابلة للتمحور وتمنح الفريق خيار التحقق من البيانات.
في هذه الحالة، نوصي باستخدام أداة ورقة مثل Google Sheets أو Excel أو Airtable.
مثال آخر؛
أنت تعمل مع عميل على اقتراح إرشادات العلامة التجارية، وهناك حاجة إلى تعليقات داخلية وخارجية. كل العمل يتعلق بالكلمات والقصص. لا توجد بيانات رقمية لتدويرها أو فرزها، فقط التعديلات والاقتراحات.
في هذه الحالة، يمكنك استخدام شيء مثل Google Docs أو Google Slide أو PowerPoint أو Notion.
بمجرد الإجابة على الأسئلة ماذا ومن وكيف، ستتمكن من تحديد نوع المستند الديناميكي الذي تحتاجه.
كم مرة سوف تحتاج إلى تحديث؟
إذا كانت هذه وثيقة تحتاج إلى التحديث كل يوم، فأنت تريد شيئًا سيتم دمجه بالكامل تقريبًا في نظام العمل الحالي لديك.
على سبيل المثال، موقع monday.com لديه نوع مستند محدد خاص به.
لذلك، بدلاً من الاضطرار إلى التنقل بين عدد قليل من البرامج المختلفة، يصبح المكان الذي تنظم فيه والمكان الذي تنشئ فيه نفس المساحة.
أو إذا كان مستندًا يحتاج إلى التحديث مرة واحدة فقط في السنة، فقد يكون من الأفضل لك استخدام أداة مجانية تحتوي على تذكيرات مدمجة.
أين سيتم تخزينه؟
لا تهتم الشركات الناشئة الذكية بمكان تخزين أي شيء، طالما يمكنك الحصول عليه عندما تحتاج إليه.
ومع ذلك، إذا كنت تعمل في مؤسسة ضخمة تتعامل مع معلومات حساسة (مثل السجلات الصحية للأشخاص)، فأنت بحاجة إلى معرفة أن المعلومات آمنة تمامًا.
إذا كنت في السابق – افعل ما تريد!
إذا كنت في الخيار الأخير، فمن الأفضل مراجعة فريق المخاطر لديك وفرق تكنولوجيا المعلومات لديك لمعرفة الخيارات المتاحة لديك.
كيفية تحقيق أقصى استفادة من المستندات الديناميكية
قبل أن تشعر بالحماس الشديد وتحدث ثورة في أنظمة التوثيق الخاصة بشركتك، ستحتاج إلى التفكير في هذه الأشياء:
تعيين ملكية المستندات.
إذا امتلكها الجميع، فلن يمتلكها أحد – لذا تأكد من أن شخصًا واحدًا محددًا هو المسؤول.
أفضل طريقة للقيام بذلك هي تعيين مجموعات من المستندات أو مستند واحد لفرد. يمكن أن يكون الأمر بسيطًا مثل جدول بيانات مبيعات واحد، وصولاً إلى مستندات المبيعات بأكملها.
عندما يعتني شخص واحد بالمستندات، تكون هناك فرصة أفضل لتحديثها. وكلما تم تحديثها أكثر، حصلت على معلومات وبيانات ومعرفة أفضل.
قم بإشراك أصحاب المصلحة فيها في أسرع وقت ممكن.
قلها مرة أخرى – يشعر الأشخاص الذين يتورطون في الأشياء وكأن لديهم ملكية أكبر لها.
لذا، إذا كان لديك أصحاب مصلحة يحتاجون إلى التوقيع على شيء ما، فأحضرهم! اسمح لهم بإجراء التغييرات والاقتراحات والتحديثات التي يحتاجون إليها قبل مواصلة عملك.
قم بتعيين تذكير للتحديث.
ستحتوي بعض الأدوات على هذه الوظيفة بالفعل، ولكن إذا لم تكن كذلك، فاضبط لنفسك تذكيرًا.
قد تميل إلى الاعتقاد بأنه إذا كنت بحاجة إلى تذكير، فهذا ليس مهمًا…
لكن هذا لا يمكن أن يكون أبعد عن الحقيقة.
إذا كانت الوثيقة مهمة بدرجة كافية في المقام الأول، فيجب إضافة أي تعلمات أو تغييرات أو معلومات جديدة.
على الرغم من أن التغييرات قد تكون دقيقة، إلا أنها تتراكم على مدار عام أو أكثر.
سيوفر لك أيضًا تحديث أجزاء ضخمة دفعة واحدة.
تضمن ميزة المجال الديناميكي في Wix أن معلوماتك الشخصية ومعلومات الشركة دقيقة ومحدثة. يمكنك إنشاء حقول ديناميكية وتعيين القيم وتحديث المشاريع المتعددة التي تحتوي على هذه القيم تلقائيًا.
قوالب المستندات الديناميكية
إذا كنت لا تزال غير متأكد مما تريد تحويله إلى مستند ديناميكي، فإليك بعض الأفكار الرائعة بالإضافة إلى القوالب المجانية! ستتمكن من البدء اليوم.
التقارير
سواء أكان الأمر يتعلق بإحصائيات البريد الإلكتروني الشهرية أو العملاء المحتملين أو المبيعات التي تم إحرازها أو التقدم المحرز في المشروع، فإن التقارير مناسبة تمامًا للمستندات الديناميكية.
فهي لا تمنح فريقك الفرصة للدخول وإجراء التغييرات حيث يحتاجون إليها فحسب، بل تمنحك أيضًا خيار مقارنة التقارير بسرعة.
يمكنك إما تحديث التقرير والرجوع إلى السجل، أو تحديث نفس المستند باستمرار بتقارير جديدة.
والأفضل من ذلك — أن إضافة تعليق حول “سبب” تقريرك يمكن أن يساعد عندما يتعلق الأمر بالتحقيق في نتائجك وبياناتك. مفيدة للغاية عندما يتعلق الأمر بالتقارير الموسمية.
إليك نموذج تقرير ديناميكي يمكنك استخدامه على الفور:
تحقق من المزيد من قوالب تقارير Wix.
اقتراحات
المقترحات – سواء كانت خطط عمل أو مناقصات – غالبًا ما تكون وثائق ضخمة تقع تحت أيدي الكثير من الأشخاص.
يتيح تحويل الاقتراح الخاص بك إلى تنسيق مستند ديناميكي لفريقك دعمه – على سبيل المثال، إنشاء الهيكل العظمي للمستند، والاستمرار في تجسيده.
كما أنه سيوفر لك الوقت عندما يتعلق الأمر بالعديد من الأشخاص الذين يعملون على المستند. لن يتم حظرك أبدًا أو العمل على إصدار قديم.
تحقق من المزيد من قوالب مقترحات Wix.
الأوراق البيضاء
في حين أن نطاقات الورقة البيضاء يمكن أن تختلف بشكل كبير (من نظريات الشركات الصغيرة إلى المقترحات الحكومية الضخمة)، فإنها عادة ما تنطوي على الكثير من الأبحاث ومدخلات الفريق.
خلال هذا البحث، تعد المستندات الديناميكية رائعة لتدوين الملاحظات وحفظ المصادر والحصول على تعليقات الفريق وتحديثاته والتحرير، وأخيرًا، إمكانية مشاركة الإنتاج النهائي.
علاوة على ذلك، يمكنك دائمًا إضافة أي معلومات وبيانات وإثباتات جديدة إلى المستند التقني الديناميكي.
تحقق من المزيد من قوالب الورق الأبيض Wix.
دراسات الحالة
عندما تكتب دراسة حالة، فأنت في الأساس تقوم بإجراء تحقيق. تبدأ من اللحظة التي اكتشف فيها عميلك شركتك، حتى اللحظة التي حقق فيها النجاح.
لذلك تعتبر المستندات الديناميكية رائعة للمشاركة مع عملائك (احصل على التحقق الصحيح من الحقائق، واطلع على تعديلاتهم وأفكارهم)، بالإضافة إلى تدقيق المستند في المستقبل.
على سبيل المثال، إذا حققت شركتك العميلة نموًا بنسبة 150% في السنة الأولى، فيمكنك المتابعة في السنة الثانية، مما يضيف المزيد من النجاح ويحافظ على المستند جديدًا.
اطلع على المزيد من قوالب دراسة حالة Wix.
كتب إلكترونية
لسوء الحظ، يتم إنشاء معظم الكتب الإلكترونية كمغناطيس رئيسي، ويتم إعدادها بواسطة البريد الإلكتروني الخاص بها، ويتم نسيانها.
مما يعني أنها أصبحت قديمة – وبسرعة!
إن جعل كتبك الإلكترونية مستندات تفاعلية وديناميكية – مع مجموعة تذكيرات – يجعل من السهل الحفاظ على المحتوى جديدًا وملائمًا وجذابًا للعملاء المحتملين الجدد في عملك.
تحقق من المزيد من قوالب كتب Wix الإلكترونية.
مجموعة وسائل الإعلام الصحفية
أنت بحاجة إلى جعل مجموعة أدواتك الصحفية سهلة بالنسبة للصحفيين.
ليس لديهم الوقت الكافي لتحديث مجلداتهم بأحدث المعلومات الخاصة بك – ولهذا السبب فإن الحصول على رابط واحد، مع مصدر واحد للحقيقة، هو الخيار الأفضل لك.
تذكر فقط! لا تحتاج التعديلات الصغيرة إلى بريد إلكتروني منفصل يشرح كل ما تم تغييره. إذا كنت تقوم بإعادة صياغة كاملة، فتأكد من إرسال ملاحظة بالتغييرات. وبهذه الطريقة، سوف يلقون نظرة فاحصة على ما قمت بتغييره.
تحقق من المزيد من قوالب مجموعة أدوات Wix الإعلامية.
استعراضات الأداء
بالنسبة لكل من المراجع والمراجع، تعتبر المستندات الديناميكية رائعة لتتبع الأداء.
يتعين على المراجع تعيين مؤشرات الأداء الرئيسية، ويطلب من المراجع مراجعة هذه المؤشرات والموافقة عليها. بعد ذلك، على مدار السنة المالية، يستطيع المراجع إضافة ملاحظات حول الأداء، وتعديل مؤشرات الأداء الرئيسية بناءً على الأحداث، وما إلى ذلك.
يتعين على المراجع تدوين ملاحظات حول إنجازاته التي تتوافق مع مؤشرات الأداء الرئيسية.
لذلك، بحلول الوقت الذي تأتي فيه مراجعات الأداء، بدلاً من التدافع لتذكر ما حدث وكيف تم الوصول إلى مؤشرات الأداء الرئيسية، يمكن لكلا الطرفين الإشارة إلى أدلة على عملهما.
تحقق من المزيد من قوالب مراجعة أداء Wix.
الخطط
يمكن أن تصبح الخطط معقدة، حتى مع الحملات والمشاريع الصغيرة.
سيتم إنشاؤها في مكان واحد، وقياسها في مكان آخر، والإبلاغ عنها في مكان آخر.
يؤدي استخدام مستند ديناميكي إلى جمع كل شيء معًا في مكان واحد، من البداية إلى النهاية.
على سبيل المثال، يمكنك التفكير مع فريقك في المستند للحصول على الخطة الصحيحة. ثم تقوم بتدوين الملاحظات والتحديث أثناء تنفيذ الخطة. يمكنك الارتباط بالتقارير الموجودة في تلك الوثيقة في نهاية المشروع أو الحملة.
وبهذه الطريقة، تروي وثيقة التخطيط الخاصة بك القصة كاملة – وهذا ما حاولنا القيام به، وكانت هذه هي النتائج.
تحقق من المزيد من قوالب خطة Wix.
أدلة التدريب
تتغير الأعمال، مما يعني أن التدريب المطلوب للموظفين الحاليين والمستقبليين سيتغير.
لكنك لا تريد أن تضطر إلى إنشاء مستند جديد لكل تغيير.
باستخدام المستندات الديناميكية، يمكنك الاحتفاظ بمصدر واحد للحقيقة. وبهذه الطريقة، يستطيع أي موظف لديه الرابط الوصول إلى أحدث إصدار من دليل التدريب.
علاوة على ذلك، إذا كانت الأقسام الأخرى بحاجة إلى تقديم مدخلات حول ما هو موجود في أدلة التدريب هذه، فلن يتعين عليك لعب لعبة تنس الطاولة لتحديثها.
اطلع على المزيد من قوالب دليل تدريب Wix.
قم بتحويل مستنداتك الثابتة إلى مستندات ديناميكية
هنا الحاجة:
المستندات الديناميكية أفضل. هم فقط.
لكن جعل المستند ديناميكيًا لا يضمن القبول.
أنت تعرف ماذا يفعل (على الرغم من أنه سخيف؟)
احترافي-أبحث عن وثائق ديناميكية.
تأخذهم الفرق على محمل الجد. يعتقد المديرون أنها تبدو أكثر ذكاءً.
ويجعلونك تبدو وكأنك في قمة اللعبة.
لذا، إذا كنت مثل القليل منا الذين لا يستطيعون إنشاء أي شيء غير محرج تمامًا…
أو حتى لو كنت مصمم أسلحة، فبإمكانك أن تجعل التقرير الأكثر روعة يبدو وكأنه عمل فني…
تحقق من أداة إنشاء المستندات الاحترافية من Wix مجانًا – بدون شروط.
لا تحصل فقط على مئات القوالب، بل تحصل أيضًا على الأدوات اللازمة لتعديل أي شيء وإعادة تصميمه وتحسينه ليناسب علامتك التجارية وأسلوبك وقصتك.
