ستساعدك المقالة التالية: ما هي خطة إدارة التغيير ولماذا تحتاج شركتك الصغيرة إلى واحدة؟
ما هي خطة إدارة التغيير؟
لكي تنجح الشركات يجب أن تتطور باستمرار. يجب على الشركات أن تقوم باستمرار بإعادة تقييم وتعديل ما تقدمه للعملاء، وكيفية تنفيذ العمليات الرئيسية، ومن المسؤول عن المهام وكيف يمكن تحسينها.
إن إدارة الأعمال هي لعبة مستمرة من التجربة والخطأ، ولذلك يجب على الشركات أن تكون ذكية وأن تكون قادرة على التكيف مع التغييرات الكبيرة إذا أرادت البقاء.
لسوء الحظ، لا يتم قبول التغيير دائمًا بشكل جيد. عندما يقرر صاحب العمل إحداث تحول كبير في شركته، لا يتفاعل أصحاب المصلحة الأفراد دائمًا بحماس – وفي بعض الأحيان، لا تعمل هذه التغييرات بشكل جيد بالنسبة للشركة كمجموعة.
ولهذا السبب يجب على الشركات دائمًا صياغة خطة إدارة التغيير للمساعدة في توجيه الموظفين وأصحاب المصلحة خلال تلك الفترات الانتقالية الصعبة.
ما هي خطة إدارة التغيير؟
ببساطة، خطة إدارة التغيير هي وثيقة عمل توضح الأنشطة أو الأدوار التي ستحتاج إلى تركيز إضافي أثناء مرحلة التنفيذ والتحكم في المشروع أو التغيير المؤسسي الملحوظ.
على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بإدخال مدير متوسط جديد إلى القوى العاملة لديك، أو تخطط لتسريح الموظفين، أو تستعد لإضافة خطوات جديدة إلى عملية التصنيع، فسوف تتسبب في هزات عبر القوى العاملة في شركتك.
من خلال صياغة خطة إدارة التغيير، يجب أن تكون قادرًا على قياس وتخفيف أي مقاومة محتملة أو عيوب غير مقصودة لتنفيذ التغييرات المذكورة.
المكونات الرئيسية لخطة إدارة التغيير
- سبب التغيير: قبل تنفيذ أي تغيير، من المهم أن نفهم ونوضح سبب ضرورة التغيير. وقد يكون ذلك مدفوعًا بعوامل مثل متطلبات السوق، أو التقدم التكنولوجي، أو التحولات الإستراتيجية الداخلية.
- تحليل التأثير: يتضمن ذلك تقييم التأثيرات المحتملة التي قد يحدثها التغيير المقترح على مناطق مختلفة من المنظمة. من الضروري توقع أي تحديات أو اضطرابات محتملة قد تنشأ نتيجة للتغيير.
- التواصل مع أصحاب المصلحة: التأكد من أن جميع أصحاب المصلحة المعنيين، من الموظفين إلى الموردين، على علم بالتغييرات. يتضمن ذلك سبب حدوث التغيير، وكيف سيتم تنفيذه، والنتائج المتوقعة. التواصل الفعال يمكن أن يخفف المخاوف ويقلل المقاومة.
- التدريب والدعم: إذا كان التغيير يتضمن أدوات أو عمليات أو سلوكيات جديدة، فقد يحتاج الموظفون إلى تدريب أو موارد للتكيف. يمكن أن يتراوح ذلك من الدورات التدريبية الرسمية إلى المواد الإعلامية أو حتى التوجيه الفردي.
- آليات ردود الفعل: إنشاء قنوات للموظفين وأصحاب المصلحة الآخرين لتقديم ملاحظات حول التغييرات. وقد يكون هذا أمرًا لا يقدر بثمن لإجراء التعديلات اللازمة في الوقت الفعلي ولتحديد التحديات غير المتوقعة.
كيف تكتب خطة إدارة التغيير؟
تأتي خطط إدارة التغيير في نوعين. تم تصميم النوع الأول لقياس تأثير التغيير المؤسسي بهدف تسهيل أي تحولات ضرورية.
يتم وضع النوع الثاني من خطة إدارة التغيير لتتبع التقدم المحرز في مشاريع معينة. يرى هذا النوع من الخطط أن التغيير يتم قياسه مقابل خط الأساس للمشروع – والذي سيكون عمومًا عبارة عن مخطط تفصيلي لنطاق المشروع وجدوله الزمني وميزانيته.
يحتوي كلا النوعين من خطط إدارة التغيير على بعض الأشياء الأساسية المشتركة.
أولاً وقبل كل شيء، يجب أن تبدأ جميع خطط إدارة التغيير بإظهار أسباب التغيير – مثل معالجة فجوات الأداء أو التقنيات الناشئة أو تراجع نشاط المستهلك.
وبعد ذلك، يجب أن تحدد الخطة نطاق التغييرات الموصى بها. ستحتاج إلى تحديد كيفية تفاعلك مع المشكلات، والأدوار الوظيفية التي يمكن أن تؤثر عليها، أو أي تغييرات محتملة في السياسة أو التنظيم. بعد ذلك، يجب عليك تحديد سلسلة من مؤشرات الأداء الرئيسية التي يمكن استخدامها لقياس التقدم والنجاح.
يجب أن توفر خطة إدارة التغيير أيضًا وصفًا لدعم أصحاب المصلحة، ومن الأفضل أن تنتخب فريق إدارة التغيير الذي سيكون مسؤولاً عن الحفاظ على التواصل المستمر مع أصحاب المصلحة طوال فترة تنفيذ أي تغيير معين.
يجب أن تشمل هذه القائمة جميع الموظفين، بالإضافة إلى أي منظمات شريكة مثل الموردين أو المقاولين أو العملاء الرئيسيين.
إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في كتابة خطة إدارة التغيير الأولى، فهناك الكثير من القوالب المتاحة التي يمكن أن تساعدك في البدء. ولكن في نهاية المطاف، هذه مهمة يجب على جميع أصحاب الأعمال أن يعتادوا على تنفيذها.
التغيير أمر جيد – ولكن القدرة على جعل الجميع في نفس الصفحة وتنفيذ تحول كبير يمكن أن يؤدي إلى نجاح أو فشل أفضل شركة.
ملخص خطة إدارة التغيير
الحاجة إلى التغيير | يجب على الشركات أن تتكيف وأن تكون مرنة لتظل ناجحة. التغيير ضروري ولكن يمكن أن يواجه مقاومة في كثير من الأحيان. |
خطة إدارة التغيير (CMP) | استراتيجية تحدد الأنشطة والأدوار ومجالات التركيز أثناء التغييرات المهمة. يساعد في توجيه أصحاب المصلحة خلال التحولات والتخفيف من المشكلات المحتملة. |
الغرض من مؤتمر الأطراف العامل المعني باجتماع الأطراف | على أساس المشروع: تتغير المقاييس مقابل خط الأساس للمشروع (النطاق والجدول الزمني والميزانية). المؤسسية: تقييم تأثير التغيير التنظيمي. |
مكونات CMP | مبررات التغيير، ونطاق التغييرات المقترحة، ومؤشرات الأداء الرئيسية للتقدم، ودعم أصحاب المصلحة، وفريق إدارة التغيير للتواصل. |
المالكون | ضروري لإبقاء الجميع على اطلاع. يشمل جميع الموظفين والمنظمات الشريكة مثل الموردين أو المقاولين أو العملاء الرئيسيين. |