ستساعدك المقالة التالية: نصائح حول الالتزام بكشوف المرتبات للعام الجديد
يتطلب الامتثال لكشوف المرتبات من جميع أحجام الشركات – حتى تلك التي لديها موظف واحد – الالتزام بجميع الإرشادات الفيدرالية والولائية والمحلية التي تنظم كيفية دفع أجور الموظفين. يجب تقديم كل شيء بدءًا من متطلبات الاستقطاع إلى اشتراكات التأمين ضد البطالة في الوقت المحدد، ويتعرض أصحاب العمل الذين ينتهكون اللوائح لعقوبات صارمة ويتعرضون لخطر الإغلاق.
فيما يلي 12 شيئًا يجب معرفتها للحفاظ على عملك على الجانب الصحيح من الامتثال لكشوف المرتبات في العام المقبل.
توظيف الموظف الأول الخاص بك
- الحصول على رقم تعريف صاحب العمل (EIN): رقم تعريف صاحب العمل (يُسمى أيضًا رقم معرف الضريبة الفيدرالية) هو رقم مكون من تسعة أرقام يستخدم لتقديم الضرائب وإعداد التقارير وأغراض التوثيق الأخرى. رقم تعريف صاحب العمل (EIN) مطلوب لأي عمل تجاري يضم موظفين وشركات تعمل كشراكة أو شركة. يمكنك التقدم بطلب للحصول على رقم تعريف صاحب العمل (EIN) من خلال خدمة الإيرادات الداخلية (IRS) بوابة الموقع الإلكتروني أو عن طريق إرسال النموذج SS-4 بالفاكس أو البريد إلى مصلحة الضرائب الأمريكية.
- سجل لدى الدولة: قبل تعيين أي موظف، يجب عليك تسجيل عملك لدى الولاية التي تأسس فيها عملك. عادةً ما يتطلب ذلك من الشركة الحصول على رقم حساب ضريبي لصاحب العمل من إدارة الإيرادات أو إدارة تنمية العمالة بالولاية.
- سجل للحصول على التأمين ضد البطالة: ضريبة التأمين ضد البطالة (UI) هي برنامج فيدرالي يوفر مدفوعات مؤقتة للعمال العاطلين عن العمل (الذين هم عاطلون عن العمل، وليس بناءً على تصرفاتهم). كل ولاية لديها معدلات البطالة الخاصة بها وعتبات المؤهلات. مساهمة واجهة المستخدم هي مسؤولية صاحب العمل.
- التحقق من وجود متطلبات إضافية: تختلف لوائح ومتطلبات ضريبة الرواتب في الولاية حسب الولاية، لذا تحقق من حالة التكوين لمعرفة الالتزامات الضريبية الأخرى. على سبيل المثال، بالإضافة إلى ضرائب الرواتب وضرائب واجهة المستخدم، تفرض كاليفورنيا ضريبة الولاية على التأمين ضد العجز (SDI) وضريبة التدريب على التوظيف (ETT) على أصحاب العمل.
- أكمل جميع نماذج الرواتب المطلوبة: للأغراض الفيدرالية، يجب على الموظفين إكمال نموذج الاستقطاع الضريبي W-4 ونموذج I-9 لإثبات أنه مسموح للموظف قانونًا بالعمل في الولايات المتحدة. بالإضافة إلى ذلك، تحقق لمعرفة ما إذا كانت ولايتك تتطلب إكمال نموذج ضريبة الاستقطاع وإرساله.
- فهم التزاماتك الضريبية: كصاحب عمل، يجب أن تعرف ما هي الضرائب التي يجب اقتطاعها من الموظفين وما هي الضرائب التي يتعين عليك دفعها.
- ضريبة الدخل الفيدرالية – محتجزة من رواتب الموظفين.
- ضريبة الدخل الحكومية – محتجزة من رواتب الموظفين.
- ضريبة الدخل المحلية – محتجزة من رواتب الموظفين.
- FICA – ضرائب الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية. (يتم حجب النصف من راتب الموظف، ويدفع صاحب العمل النصف الآخر).
- ضرائب الرواتب الحكومية والمحلية – قد يتم حجب بعضها من رواتب الموظفين، في حين قد يدفع صاحب العمل للآخرين.
- ضرائب البطالة – FUTA (يتم دفع ضريبة البطالة الفيدرالية من قبل صاحب العمل ولا يتم حجبها من رواتب الموظفين.)؛ SUTA (عادةً ما يدفع أصحاب العمل ضريبة البطالة بالولاية ولا يتم اقتطاعها من رواتب الموظفين. ويُعرف هذا أيضًا باسم “SUI”، أي التأمين الحكومي ضد البطالة.)
- تأمين تعويضات العمال – يدفعه صاحب العمل، ولا يتم خصمه من رواتب الموظفين.
- زينة أجور الموظفين – محتجزة من رواتب الموظفين.
- المزايا والخصومات الطوعية الأخرى – المحتجزة من رواتب الموظفين.
الامتثال لكشوف المرتبات المحلية
- بحث ضرائب الدخل المحلية: بالإضافة إلى التزامات ضريبة الرواتب الفيدرالية والتزامات الولاية، تطلب العديد من البلديات ضرائب دخل إضافية من الموظفين وأصحاب العمل الذين يعملون و/أو يعيشون في مواقع محددة. على سبيل المثال، يجب على الموظفين الذين يعيشون في مدينة نيويورك دفع رسوم إضافية على أجورهم؛ يجب على أصحاب العمل الذين لديهم موظفين يعملون أو يعيشون في نيوارك وجيرسي سيتي بولاية نيوجيرسي التسجيل في تلك المدن ودفع ضريبة أصحاب العمل بنسبة 1٪.
- مكافأة البحث وضرائب العمولات: تطلب بعض الولايات والمدن من أصحاب العمل اقتطاع ضرائب خاصة على الأجور الإضافية، مثل المكافآت والعمولات.
توظيف موظفين من خارج الدولة
- سجل للحصول على ضرائب الرواتب في الولايات الأخرى: يجب على الشركات التي تقوم بتعيين موظفين التسجيل لدفع ضرائب الرواتب في الولاية (الولايات) التي يعمل فيها الموظفون. تختلف إدارات الولاية التي تحكم ضرائب العمل والرواتب حسب الولاية؛ ومع ذلك، عادةً، يجب على أصحاب العمل خارج الولاية التسجيل لدى وزارة العمل بالولاية ومكتب التأمين ضد البطالة. سيتم تخصيص رقم حساب ضريبي لصاحب العمل لتلك الولاية.
- ماذا تفعل في الولايات التي لا توجد بها ضريبة دخل: ثماني ولايات ليس لديها ضريبة دخل على مستوى الولاية: وايومنغ، واشنطن، تكساس، تينيسي، داكوتا الجنوبية، نيفادا، فلوريدا، وألاسكا. ومع ذلك، لا يزال أصحاب العمل في هذه الولايات مسؤولين عن حجب ضرائب الدخل الفيدرالية.
- ماذا لو كان لديك موظفين في ولايات متعددة؟ يجب على أصحاب العمل تسجيل الشركة لدى وكالة الضرائب في كل ولاية يقوم فيها الموظفون بعملهم الأساسي. في معظم الحالات، يستأجر أصحاب العمل خدمة كشوف المرتبات من طرف ثالث لضمان الامتثال لكل ولاية.
- الدول ذات الاتفاق المتبادل: لدى العديد من الولايات “اتفاقيات المعاملة بالمثل الضريبية على مستوى الولاية”، والتي تسمح للموظفين الذين يعملون في ولاية واحدة ولكنهم يعيشون في ولاية أخرى بدفع ضرائب الدخل فقط إلى الولاية التي يقيمون فيها. في حالة وجود المعاملة بالمثل، يجب على الموظفين إكمال وتقديم شهادة عدم الإقامة إلى صاحب العمل لحجب ضريبة ولاية الإقامة بدلاً من ضريبة ولاية العمل. ومع ذلك، في حين أن المعاملة بالمثل تعتمد على عنوان منزل الموظف، فإن مسؤولية البطالة يتم تحديدها عادةً من خلال عنوان عمل الموظف/صاحب العمل. الدول التالية لديها حاليا اتفاقيات المعاملة بالمثل:
- أريزونا (كاليفورنيا، إنديانا، أوريغون، وفيرجينيا)
- إلينوي (كنتاكي، ميشيغان، ويسكونسن)
- إنديانا (كنتاكي، ميشيغان، أوهايو، بنسلفانيا، ويسكونسن)
- آيوا (إلينوي)
- كنتاكي (إلينوي، إنديانا، ميشيغان، أوهايو، فيرجينيا، فيرجينيا الغربية، ويسكونسن)Note: اتفاقيات فيرجينيا وأوهايو مشروطة، لذا تحقق مع الولايات بشأن الشروط)
- ميريلاند (بنسلفانيا، فيرجينيا، فيرجينيا الغربية، وواشنطن العاصمة)
- ميشيغان (إلينوي، إنديانا، كنتاكي، مينيسوتا، أوهايو، ويسكونسن)
- مينيسوتا (ميشيغان وداكوتا الشمالية)
- مونتانا (داكوتا الشمالية)
- نيو جيرسي (بنسلفانيا)
- داكوتا الشمالية (مينيسوتا ومونتانا)
- أوهايو (إنديانا، كنتاكي، ميشيغان، ميريلاند، بنسلفانيا، وفرجينيا الغربية)
- بنسلفانيا (إنديانا، ميريلاند، نيو جيرسي، أوهايو، فيرجينيا، وفيرجينيا الغربية)
- فرجينيا (كنتاكي، ميريلاند، بنسلفانيا، واشنطن، D)C)، وفيرجينيا الغربية)
- واشنطن العاصمة (ماريلاند وفيرجينيا)
- فرجينيا الغربية (كنتاكي، ميريلاند، أوهايو، بنسلفانيا، وفرجينيا)
- ويسكونسن (إلينوي، إنديانا، كنتاكي، وميشيغان)
التغييرات الضريبية على الرواتب لعام 2023
فيما يلي نظرة سريعة على ما تغير في السنة الضريبية 2023:
- زادت قاعدة أجور الضمان الاجتماعي إلى 160,200 دولار.
- ارتفع حد المساهمة في ترتيب الإنفاق المرن على الصحة (FSA) إلى 3050 دولارًا.
- ارتفع مستوى المساهمة قبل الضريبة 401 (ك) إلى 22500 دولار.
- زادت عتبة FICA للموظفين المنزليين إلى 2600 دولار.
كلمة أخيرة حول رابطة الدخل
إذا كان لديك موظفين بدوام كامل أو جزئي يعملون و/أو يقيمون في ولايات أخرى غير حالة تكوين الشركة، فإن لديك رابطة دخل في تلك الولاية. يحدث Nexus عندما يعمل الموظف في ولاية مختلفة، سواء كان يقيم هناك أم لا. باعتبارك صاحب عمل، يجب عليك الالتزام بلوائح ضريبة الرواتب في الدولة الأخرى والتسجيل للحصول على المؤهلات الأجنبية.
كما يجب على الشركات ذات المؤهلات الأجنبية تسمية وكيل مسجل له عنوان محلي في الولاية. الوكيل المسجل هو شخص أو شركة تتمتع بسلطة قبول “الخدمة العملية” (المستندات القانونية والإشعارات الحكومية) نيابة عن الشركة. عادة، هناك رسوم أولية لتقديم طلب الحصول على المؤهلات الأجنبية، ويجب على الشركة تجديد التسجيل سنويًا.