ستساعدك المقالة التالية: نصائح وأمثلة لتحقيق أقصى استفادة منها
هل شعرت يومًا بأنك غارق في طوفان رسائل البريد الإلكتروني الذي لا نهاية له والذي يمكن أن يجعل يومك يبدو مربكًا؟ إنها مشكلة يواجهها الكثير منا، وقد نشعر وكأننا في معركة مستمرة مع البريد الوارد لدينا.
تخيل لو كان بإمكانك التحكم في وقت ظهور رسائل البريد الإلكتروني المهمة مرة أخرى في بريدك الوارد، في توقيت مثالي عندما تكون مستعدًا لمعالجتها. هذا هو المكان الذي تأتي فيه ميزة “التأجيل”، وهي أداة بسيطة لكنها قوية يمكنها تحويل إنتاجية بريدك الإلكتروني.
في الأقسام التالية، سنرشدك حول كيفية الاستفادة من هذه الميزة بشكل فعال، مما يساعدك على البقاء منظمًا ومركزًا ومتصدرًا للعبتك.
ماذا يعني تأجيل رسائل البريد الإلكتروني؟
يعني “تأجيل” رسائل البريد الإلكتروني إزالتها مؤقتًا من صندوق الوارد الخاص بك حتى وقت لاحق محدد. عندما تقوم بتأجيل رسالة بريد إلكتروني، فإنها تختفي من العرض المباشر ثم تظهر مرة أخرى كرسالة غير مقروءة في الجزء العلوي من البريد الوارد الخاص بك في الوقت الذي قمت بتعيينه.
تعتبر هذه الميزة مفيدة بشكل خاص لرسائل البريد الإلكتروني التي لا يمكنك أو لا ترغب في التعامل معها على الفور ولكنك لا تريد أن تنساها أيضًا. إنه مثل الضغط على زر الغفوة في المنبه الخاص بك، مما يمنحك المزيد من الوقت قبل أن تضطر إلى معالجة المهمة التي بين يديك.
كيفية تأجيل رسائل البريد الإلكتروني
يمكن أن تختلف عملية تأجيل رسالة بريد إلكتروني وفقًا لموفر خدمة البريد الإلكتروني الذي تستخدمه. على الرغم من أن المفهوم الأساسي يظل كما هو – وهو إزالة رسالة بريد إلكتروني مؤقتًا من صندوق الوارد الخاص بك لظهورها مرة أخرى في وقت لاحق – إلا أن خطوات القيام بذلك قد تختلف. ومع ذلك، سنقدم لك العملية التفصيلية لبرنامج Outlook لـ Gmail.
الآفاق
على أندرويد/iOS: اضغط لفترة طويلة على أي رسالة تريد تأجيلها، ثم اضغط على النقاط الرأسية الثلاث لفتح قائمة السياق، واختر خيار الغفوة، وحدد متى تريد تأجيل الرسالة.
مثال أندرويد:
مثال لنظام iOS:
على سطح المكتب: انقر بزر الماوس الأيمن فوق أي رسالة تريد تأجيلها، واختر خيار “غفوة”، وحدد الوقت الذي تريد تأجيل الرسالة فيه.
للتراجع عن التأجيل، يمكنك الانتقال إلى المجلد المؤجل، وتحديد الرسالة التي تريد إلغاء التأجيل فيها، ونقل الرسالة المحددة إلى مجلد البريد الوارد.
بريد جوجل
على الويب: في صندوق بريد Gmail، قم بالتمرير فوق البريد الإلكتروني، وانقر فوق أيقونة غفوة (الساعة) على اليمين، وحدد الوقت الذي تريد أن يظهر فيه البريد الإلكتروني مرة أخرى في صندوق الوارد الخاص بك.
تطبيق Gmail على Android/iOS: افتح البريد الإلكتروني، وانقر على المزيد (ثلاث نقاط) في الجزء العلوي الأيسر، وحدد غفوة، واختر الوقت الذي تريد أن يظهر فيه البريد الإلكتروني مرة أخرى في صندوق الوارد الخاص بك.
لتأجيل رسائل متعددة على ويب Gmail، حدد الرسائل وانقر على غفوة في الجزء العلوي. لتأجيل رسائل متعددة في تطبيق Gmail، حدد الرسائل التي ترغب في تأجيلها، وانقر فوق المزيد (ثلاث نقاط) في الجزء العلوي الأيسر، ثم حدد غفوة.
بريد ياهو
لسوء الحظ، لا يدعم Yahoo Mail أصلاً ميزة التأجيل في واجهة بريد الويب الخاصة به. ومع ذلك، نظرًا لأن Yahoo Mail يدعم IMAP، يمكنك استخدام عميل بريد إلكتروني تابع لجهة خارجية يحتوي على ميزة التأجيل لإدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك على Yahoo.
على سبيل المثال، يمكنك استخدام عميل البريد الإلكتروني مثل Mailspring أو ميلبيرد. فيما يلي عملية عامة باستخدام Mailspring كمثال:
1. تحميل ميلسبرينج: Mailspring هو تطبيق بريد إلكتروني مجاني لسطح المكتب يسمح لك بتأجيل الرسائل في صندوق الوارد الخاص بك.
2. قم بتسجيل الدخول إلى حساب Yahoo الخاص بك: قم بتشغيل Mailspring واختر IMAP/SMTP على شاشة إعداد البريد الإلكتروني. أدخل إعدادات الاتصال لحساب Yahoo الخاص بك وانقر فوق “متابعة”. Mailspring هو عميل بريد إلكتروني كامل ويسمح لك بالتحقق من بريدك الإلكتروني على Yahoo دون استخدام واجهة بريد الويب.
3. تأجيل الرسائل في صندوق الوارد الخاص بك: عند عرض رسالة في Mailspring، انقر فوق أيقونة الغفوة في شريط الأدوات واختر الوقت الذي تريد فيه عودة البريد الإلكتروني إلى صندوق الوارد الخاص بك. سيقوم Mailspring بإخفاء الرسالة حتى ذلك الحين.
يرجى ملاحظة أنه على الرغم من أن هؤلاء العملاء الخارجيين يمكنهم توفير ميزات إضافية مثل التأجيل، إلا أنهم يحتاجون أيضًا إلى الوصول إلى حساب بريدك الإلكتروني، لذا تأكد من مراجعة سياسات الخصوصية الخاصة بهم وتأكد من أنك مرتاح معهم قبل المتابعة.
كيفية البحث عن وتغيير الأوقات لإعدادات قيلولة بعد الظهر في Gmail الخاص بك
تتضمن إحدى الاستراتيجيات الأكثر فعالية استخدام الميزة لرسائل التأكيد عبر البريد الإلكتروني التي تأتي مع تواريخ وأوقات محددة عندما تقوم بتأجيل رسائل البريد الإلكتروني في Gmail. يمكن أن تكون هذه دعوات اجتماع أو تذكيرات للأحداث أو مواعيد نهائية.
باستخدام ميزة Gmail هذه، يمكنك ضبط رسائل البريد الإلكتروني هذه لتظهر مرة أخرى في بريدك الوارد بدقة عندما تحتاج إليها. هذا يعني أنه يمكنك تأجيل رسالة بريد إلكتروني حتى التاريخ والوقت المحددين للحدث أو الموعد النهائي. بهذه الطريقة، تظهر رسالة البريد الإلكتروني مرة أخرى في الجزء العلوي من البريد الوارد الخاص بك، لتكون بمثابة تذكير في الوقت المناسب.
عند التأجيل في Gmail، سواء كنت تريد ظهور البريد الإلكتروني مرة أخرى غدًا أو الأسبوع المقبل أو حتى في وقت لاحق من هذا المساء، تتيح لك ميزة التأجيل في Gmail تخصيص هذه الإعدادات لتناسب جدولك الزمني. وهذا يضمن أنك دائمًا على اطلاع بالتزاماتك وعدم تفويت أي تاريخ أو حدث مهم أبدًا.
لتغيير إعدادات الغفوة، ما عليك سوى النقر على زر الغفوة (الممثل برمز الساعة) واختيار التاريخ والوقت المطلوبين. تعمل هذه المرونة والتحكم في إشعارات البريد الإلكتروني الخاصة بك على تحسين مهاراتك في إدارة الوقت والإنتاجية بشكل كبير.
كيفية العثور على رسائل البريد الإلكتروني المؤجلة
يعد التحقق من رسائل البريد الإلكتروني المؤجلة أمرًا ضروريًا لإدارة مهامك بشكل فعال، وضمان عدم إغفال الاتصالات المهمة، والحفاظ على التحكم في البريد الوارد الخاص بك لتحسين الإنتاجية وتقليل التوتر.
للتوقعات
للتحقق من رسائل البريد الإلكتروني المؤجلة، انتقل إلى المجلد “المؤجل” في واجهة Outlook، حيث ستجد جميع رسائلك المؤجلة.
لجي ميل
لعرض رسائل البريد الإلكتروني المؤجلة في Gmail، افتح حساب Gmail الخاص بك. انقر أو اضغط على علامة “مؤجلة” الموجودة على الجانب الأيسر من واجهة Gmail لرؤية جميع رسائلك المؤجلة.
فوائد استخدام ميزة غفوة البريد الإلكتروني
ميزة تأجيل البريد الإلكتروني ليست مجرد أداة لتأجيل رسائل البريد الإلكتروني؛ إنها ميزة قوية يمكن أن تساعدك في إدارة البريد الوارد الخاص بك بشكل أكثر فعالية. فيما يلي بعض الفوائد:
1. تحديد أولويات رسائل البريد الإلكتروني: تتيح لك ميزة الغفوة تحديد أولويات رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بناءً على أهميتها. يمكنك تأجيل رسائل البريد الإلكتروني الأقل أهمية والتركيز على الرسائل التي تتطلب اهتمامًا فوريًا.
2. الحفاظ على صندوق الوارد نظيفًا ومنظمًا: من خلال تأجيل رسائل البريد الإلكتروني غير العاجلة، يمكنك الحفاظ على صندوق الوارد الخاص بك نظيفًا ومنظمًا. تتيح لك وظيفة التأجيل إنشاء مهام أو أحداث تلقائيًا بناءً على محتوى بريدك الإلكتروني. يمكن أن يساعد ذلك في تقليل الفوضى وتسهيل العثور على رسائل البريد الإلكتروني المهمة.
3. إعداد تذكيرات لرسائل البريد الإلكتروني المهمة: إذا كانت لديك رسالة بريد إلكتروني مهمة تحتاج إلى الرد عليها في وقت لاحق، فيمكنك استخدام ميزة التأجيل لتعيين تذكير. سوف تظهر الرسالة الإلكترونية مرة أخرى في صندوق الوارد الخاص بك في الوقت المحدد، مما يضمن عدم نسيان الرد.
نصائح لاستخدام ميزة تأجيل البريد الإلكتروني بشكل فعال
في حين أن ميزة الغفوة سهلة الاستخدام، إلا أن هناك طرقًا لاستخدامها بشكل أكثر فعالية.
1. تحديد أولويات رسائل البريد الإلكتروني على أساس الإلحاح والأهمية: لا يتم إنشاء جميع رسائل البريد الإلكتروني على قدم المساواة. وبعضها أكثر أهمية وإلحاحاً من غيرها. استخدم ميزة التأجيل لتحديد أولويات رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك والتركيز على الرسائل الأكثر أهمية.
2. قم بتعيين أوقات محددة لظهور رسائل البريد الإلكتروني المؤجلة مرة أخرى: بدلاً من تأجيل رسائل البريد الإلكتروني إلى أجل غير مسمى، قم بتعيين وقت محدد لظهورها مرة أخرى في بريدك الوارد. يمكن أن يساعدك هذا في إدارة وقتك بشكل أكثر فعالية والتأكد من عدم نسيان رسائل البريد الإلكتروني المؤجلة.
3. تجنب المماطلة باستخدام ميزة الغفوة بشكل استراتيجي: ميزة الغفوة ليست أداة للمماطلة. إنها أداة لإدارة البريد الوارد الخاص بك بشكل أكثر فعالية. استخدمه بشكل استراتيجي لتحديد أولويات رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك وإدارة وقتك.
أخطاء شائعة يجب تجنبها عند استخدام ميزة تأجيل البريد الإلكتروني
على الرغم من أن ميزة التأجيل يمكن أن تكون مفيدة بشكل لا يصدق، إلا أن هناك بعض الأخطاء الشائعة التي يجب عليك تجنبها:
1. الإفراط في استخدام خاصية الغفوة وتأخير المهام: ميزة الغفوة ليست أداة لتأخير المهام. إذا وجدت نفسك تؤجل رسائل البريد الإلكتروني باستمرار، فقد يكون ذلك علامة على أنك تماطل. حاول معالجة المشكلة الأساسية بدلاً من الاعتماد على ميزة التأجيل.
2. تأجيل رسائل البريد الإلكتروني إلى أجل غير مسمى: يمكن أن يؤدي تأجيل رسائل البريد الإلكتروني إلى أجل غير مسمى إلى صندوق بريد وارد مزدحم وغير منظم. حاول تعيين وقت محدد لظهور رسائل البريد الإلكتروني المؤجلة مرة أخرى في بريدك الوارد.
3. عدم تحديد وقت محدد لظهور رسائل البريد الإلكتروني المؤجلة مرة أخرى: إذا لم تقم بتعيين وقت محدد لظهور رسائل البريد الإلكتروني المؤجلة مرة أخرى، فقد تنساها. قم دائمًا بتعيين تذكير للتأكد من عدم تفويت أي رسائل بريد إلكتروني مهمة.
خاتمة
تعد ميزة تأجيل البريد الإلكتروني أداة قوية يمكنها مساعدتك في إدارة البريد الوارد الخاص بك بشكل أكثر فعالية. ومن خلال فهم كيفية عمله وكيفية استخدامه بفعالية، يمكنك تحسين إنتاجيتك والبقاء على اطلاع على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.
ومع ذلك، مثل أي أداة، من المهم استخدامها بحكمة وتجنب المخاطر الشائعة. من خلال اتباع النهج الصحيح، يمكن أن تصبح ميزة التأجيل جزءًا أساسيًا من استراتيجية إدارة البريد الإلكتروني لديك.
شكرا لملاحظاتك!
