هل يجب على شركتك الناشئة استخدام برنامج الفوترة هذا؟

ستساعدك المقالة التالية: هل يجب على شركتك الناشئة استخدام برنامج الفوترة هذا؟

هل تبحث عن برنامج موثوق لأتمتة عمليات الفوترة وعمليات AP الشاملة؟ قد يكون موقع Bill.com هو الحل المناسب لشركتك الناشئة.

ومع ذلك، إذا بحثت عنها على جوجل، فمن المحتمل أن تجد مراجعات متناقضة – بعضها إيجابي للغاية، وبعضها الآخر سلبي تمامًا. إذن، ما هي الحقيقة الحقيقية حول هذا البرنامج، وهل يجب عليك استخدامه لبدء التشغيل الخاص بك؟

سنجيب على هذه الأسئلة وغيرها أدناه.

ما هو Bill.Com؟

بيل.كوم عبارة عن منصة ذكية للأتمتة المالية مصممة لتبسيط عملية الحسابات الدائنة (AP) للشركات التي يوجد مقرها في الولايات المتحدة. يعد بمساعدة المؤسسات على تبسيط إدارة الذمم الدائنة والفواتير والمدفوعات، والقضاء على تعقيدات العمليات الورقية باستخدام أدواتها الرقمية.

موقعهم على الانترنت تنص على أن البرنامج يمكن أن يساعد الشركات:

• خفض وقت الفاتورة بنسبة 50%
• احصل على أموال أسرع مرتين
• تخلص من الإدخال المزدوج واحصل على رواتب البائعين بشكل أسرع

توفر المنصة واجهة سهلة الاستخدام، مما يجعل من السهل تحميل الفواتير من مصادر مختلفة، بما في ذلك أجهزة الكمبيوتر المكتبية والأجهزة المحمولة.

كما أنه يأتي مزودًا بعدد من الميزات سهلة الاستخدام والمدعومة بالذكاء الاصطناعي والتي تتيح للشركات استخراج بيانات الفاتورة المهمة بسرعة، وأتمتة عملية الموافقة، وغير ذلك الكثير. سنناقش هذه الميزات بمزيد من التعمق أدناه.

الإحصائيات الرئيسية لBill.Com

الميزات الرئيسية لموقع Bill.Com

سنتخطى الميزات الأساسية مثل الفواتير وتخزينها أو الرؤى المتعلقة بالتحليلات ونركز على بعض الميزات التي قد تكون فريدة أكثر بيل.كوم.

المعالجة الآلية للفواتير

تتيح لك المعالجة الآلية للفواتير في Bill.com جمع الفواتير ومعالجتها في دقائق معدودة – ودون التدقيق في الأوراق أو إدخال البيانات يدويًا.

يتيح لك البرنامج تحميل الفواتير من سطح المكتب الخاص بك، أو التقاط الصور باستخدام جهازك المحمول، أو إرسالها بالبريد الإلكتروني مباشرة إلى صندوق الوارد الخاص بـ Bill.com. ومن هناك، يمكنك البدء في معالجتها تلقائيًا باستخدام حل الذكاء الاصطناعي الخاص بـ Bill.com.

يستخرج نظام الذكاء الاصطناعي الخاص بهم على الفور المعلومات الأساسية من الفواتير، مثل تاريخ الشراء أو تفاصيل المشتري، مما يؤدي إلى تسريع عملية إنشاء الفواتير أو دفعها.

عملية الموافقة المخصصة

يمكن أن تكون إدارة الموافقات كابوسًا لوجستيًا، لكن موقع Bill.com يضعك في مقعد السائق.

فهو يتيح لك تخصيص سياسات الموافقة بسهولة لتناسب احتياجاتك، وأتمتة سير عمل الموافقة، والموافقة على الفواتير من خلال بضع تمريرات أو نقرات بسيطة.

مع Bill.com، يمكنك أيضًا الموافقة على الفواتير من أي مكان باستخدام جهازك المحمول بفضل التصميم سريع الاستجابة للمنصة.

ميزات معالجة الدفع

يقدم موقع Bill.com منصة موحدة لجميع احتياجات الدفع الخاصة بك، مما يضمن الراحة والمرونة لك وللموردين لديك.

لديها العديد من خيارات الدفع المتاحة، بما في ذلك ACH وبطاقة الائتمان والبطاقة الافتراضية والتحويل الدولي والشيكات الورقية، ويمكنك اختيار الطريقة التي تتوافق مع تفضيلاتك وتفضيلات البائعين لديك.

يدعي موقع Bill.com أيضًا أنه ينفذ إجراءات أمنية صارمة تحمي معاملات الدفع الخاصة بك، وتحمي البيانات المالية الحساسة، وتضمن سرية وسلامة عملياتك المالية.

أخيرًا، يمكن أن يساعدك موقع Bill.com أيضًا في إدارة المدفوعات الدولية – في الوقت الحالي، يدعمون المدفوعات في أكثر من مرة 130 دولة.

ميزات إدارة النقد

يأتي موقع Bill.com مزودًا بميزات إدارة النقد المضمنة التي تساعدك على التعامل مع التدفق النقدي الخاص بك بشكل أكثر فعالية واتخاذ قرارات مستنيرة بسرعة أكبر. فيما يلي بعض ميزات إدارة النقد المفيدة:

• قائمة المهام الشخصية يساعدك على البقاء على اطلاع بمسؤولياتك المالية، وضمان الدفع في الوقت المناسب، ومنع التأخير غير الضروري.

مصدر

• علاوة على ذلك، يوفر موقع Bill.com مسارات التدقيق الرقمي لكل فاتورة، مما يوفر سجلاً شفافًا لكل معاملة مالية. يضمن هذا المستوى من الرؤية المساءلة ويسهل التتبع السلس لعمليات الدفع.
• تاريخ الدفع التفصيلي لجميع البائعين لديك المساهمة في تعزيز إدارة البائعين. من خلال الوصول إلى بيانات الدفع التاريخية، يمكنك تحليل أنماط الدفع والحفاظ على علاقات قوية مع البائعين. تعمل هذه الشفافية على تعزيز الثقة والتعاون، مما يعود بالنفع على عملك ومورديك.

التسوية الآلية

يأتي موقع Bill.com مزودًا أيضًا بـ تزامن تلقائي و تكامل البيانات القدرات التي تبسط عملية التسوية وتقلل من احتمالية حدوث أخطاء في الإدخال اليدوي.

تتكامل المنصة مع العديد من حلول البرامج المحاسبية، بما في ذلك QuickBooks وXero وSage Intacct وغيرها من منصات المحاسبة الشهيرة. يساعدك هذا على إبقاء كتبك محدثة ومتوازنة.

من هو Bill.Com؟

وفق بيل.كوم، تستخدم أكثر من 400000 شركة خدماتها لأتمتة عملياتها المالية. وهذا يشمل بشكل رئيسي الشركات الصغيرة والمتوسطة.

• تجارة صغيرة يمكن استخدام Bill.com لتقليل الجهود اليدوية في إدارة الذمم الدائنة والفواتير والمدفوعات والحصول على مزيد من الوقت للتركيز على الأنشطة التجارية الأساسية، مثل رعاية العلاقات مع العملاء ودفع النمو.
• الشركات متوسطة الحجم قد تستفيد بشكل خاص من عمليات الموافقة المبسطة وخيارات الدفع الآمنة في Bill.com.

على الرغم من أن الشركات الكبرى يمكنها بالتأكيد استخدام Bill.com أيضًا، يبدو أن الشركة تركز بشكل خاص على الشركات الصغيرة والمتوسطة. وهذا قد يجعلها مناسبة لبدء التشغيل الخاص بك.

كيفية إعداد Bill.Com بشكل صحيح

لا يستغرق إعداد حساب Bill.com الخاص بك سوى بضع خطوات سهلة. دعونا نرشدك بسرعة من خلالهم.

1. انتقل إلى الاشتراك في Bill.com صفحة. أدخل بياناتك وانقر على “تسجيل”. تأكد من صحة جميع التفاصيل الخاصة بك، حيث سيتم استخدامها في فواتيرك المستقبلية والمستندات الأخرى. (ومع ذلك، يمكنك تعديلها لاحقًا مباشرةً من حسابك.)

2. بمجرد التسجيل، ستتمكن من الاختيار بين ثلاث خطط. اختر ما يبدو أنه الأنسب. Note أنه في وقت كتابة هذا التقرير، يقدم موقع Bill.com أيضًا نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا للمستخدمين الجدد.

3. من هناك، تريد الانتقال إلى الإعدادات بالنقر فوق الرمز الموجود في الزاوية اليمنى العليا والبدء في إعداد حسابك. استخدم شريط التمرير الموجود على الجانب الأيسر للتبديل بين علامات التبويب المختلفة

4. بالنسبة للمبتدئين، نقترح إعداد الملف التعريفي لشركتك والتأكد من تقديم جميع المعلومات التي ستحتاجها للدفع للبائعين أو الحصول على الأموال.

5. بعد ذلك، تأكد من دمج Bill.com مع تطبيقاتك الأخرى للتأكد من أن كتبك محدثة ومتوازنة.

6. أخيرًا، تريد البدء في إضافة البائعين والعملاء من خلال الرجوع إلى لوحة المعلومات الرئيسية. يمكنك الاختيار بين تحميل ملف بتنسيق ‎.csv أو إضافة البائعين والعملاء يدويًا.

هذا كل ما عليك القيام به لإعداد حساب Bill.com الخاص بك والاستعداد للانطلاق. بالطبع، هناك أشياء أخرى يمكنك تعديلها في المستقبل، لكن هذا سيكون كافيًا للبدء.

للحصول على معلومات أكثر تفصيلاً حول عملية الإعداد، يمكنك النقر فوق الزر “البدء” في القائمة اليمنى واتباع التعليمات المضمنة في النظام الأساسي:

التسعير والخطط

يقدم موقع Bill.com ثلاثة أنواع رئيسية من خطط الدفع:

• تسمح لك خطة “الحصول على الأموال” بالحصول على الأموال فقط.
• يتيح لك “دفع الفواتير” إجراء الدفعات فقط.
• تتيح لك خطة “دفع الفواتير والحصول على الأموال” الثالثة الحصول على الأموال وإجراء الدفعات.

تحتوي كل خطة أيضًا على خيارين للتسعير.

• “الحصول على الأموال” – الأساسيات: 45 دولارًا لكل مستخدم شهريًا؛ الفريق: 55 دولارًا لكل مستخدم شهريًا
• “دفع الفواتير” – الأساسيات: 45 دولارًا لكل مستخدم شهريًا؛ الفريق: 55 دولارًا لكل مستخدم شهريًا
• “ادفع الفواتير واحصل على الأموال” – الشركات: 79 دولارًا لكل مستخدم شهريًا؛ المؤسسة: التسعير المخصص

كيفية استخدام بيل.كوم

يعد موقع Bill.com بديهيًا للغاية وسهل الاستخدام وسهل الاستخدام. لاستخدامها، ما عليك سوى الانتقال إلى لوحة المعلومات الرئيسية والعثور على الوظيفة التي تحتاجها.

إذا كنت بحاجة إلى اتخاذ إجراء محدد، مثل الدفع لمورد أو إدخال فاتورة، فيمكنك القيام بذلك عن طريق النقر فوق علامة التبويب “الإجراء” في الزاوية اليسرى. سيؤدي هذا إلى فتح قائمة جديدة يمكنك من خلالها اختيار بعض الإجراءات السريعة.

في لوحة التحكم الرئيسية، سترى أيضًا بعض الإشعارات أو الإحصائيات أو التذكيرات المهمة التي قد تتطلب بعض الإجراءات من جانبك، مثل التحديثات المتعلقة بالفواتير التي تحتاج إلى موافقة والفواتير التي تحتاج إلى الدفع.

نحن نحب هذه الميزة حقًا لأنها تتيح لك رؤية المعلومات الأكثر أهمية في لمحة سريعة، مما يضمن عدم تفويت أي تفاصيل مهمة.

إيجابيات وسلبيات Bill.Com

لقد ذكرنا بالفعل بعض المزايا العديدة التي يقدمها موقع Bill.com للعملاء، بدءًا من عمليات الدفع الأسرع والأكثر أمانًا وحتى سير عمل الموافقة المبسط.

لكن ما لم نقدره هو ذلك إلغاء الخدمة (على الرغم من التجربة المجانية) تبين أنها عملية مرهقة.

بعد اختيار خيار إلغاء الخدمة، طُلب منا إدخال رقم هاتف في الولايات المتحدة حتى نتمكن من الحصول على متخصص في Bill.com “لمساعدتنا” في إلغاء حسابنا.

لم يكن من الممكن بالنسبة لنا ببساطة إلغاء الخدمة بحرية دون الانجرار إلى ما بدا وكأنه نوع من مكالمات المبيعات “لإطلاق النار على آخر فرصة لدينا”.

نحن أيضًا لم نقدر الشركة الافتقار إلى الشفافية المسبقة حول عملية الإلغاء الصعبة. على سبيل المثال، بهم دليل الإلغاء لا يذكر أن المكالمة الهاتفية ستكون ضرورية:

يوجد أيضًا نموذج إلغاء على موقع الويب الخاص بهم، لكن لا ترفع آمالك: فهو غير قابل للاستخدام تمامًا في وقت كتابة هذا التقرير. القائمة المنسدلة الموجودة في الأسفل لا تفتح ببساطة، ولن يسمح لك موقع الويب بإرسال النموذج الخاص بك دون تحديد خيار منه:

لقد حاولنا الحصول على مساعدة من أحد الوكلاء، ولكن في الوقت الحالي، لم نتمكن إلا من الدردشة مع برنامج الدردشة الآلي غير المتقدم على موقع الويب الخاص بهم.

إذا نظرت إلى مراجعات وتقييمات Bill.com على مواقع مثل SiteJabber، ستجد أن العديد من الأشخاص لديهم تجربة سلبية مع خدمة عملاء الشركة وكان لديهم مشكلات مماثلة مع “الممارسات غير النزيهة” للشركة.

بشكل عام، كان من المخيب للآمال تمامًا أن نرى أن البرنامج الذي يتمتع بإمكانيات كبيرة يعاني من سوء رعاية العملاء والتواصل غير الشفاف.

هل Bill.Com مناسب لشركتك الناشئة؟

لذا، فقد ذكرنا بعض المراجعات السلبية عبر الإنترنت (وتجربتنا السلبية) مع دعم عملاء Bill.com. ومع ذلك، هناك العديد من المراجعات الإيجابية حول البرنامج نفسه.

على سبيل المثال، ضع في اعتبارك هذه المراجعات G2:

إذن ما هو الحكم؟

حسنًا، إذا سألتنا، قد يكون موقع Bill.com مناسبًا لبدء التشغيل الخاص بك إذا كنت تبحث عن نظام أساسي مصمم جيدًا لأتمتة سير عمل AP الخاص بك. ومع ذلك، إذا كنت تريد دعمًا جيدًا للعملاء بالإضافة إلى البرامج الجيدة، فإننا نقترح البحث في مكان آخر.

لن نعتمد على موظفي دعم العملاء للإجابة على أسئلتنا أو تقديم المساعدة في حالة حدوث خطأ ما، على الأقل ليس في الوقت المناسب – والحصول على المساعدة في الوقت المناسب أمر مهم جدًا عند التعامل مع الأشياء المتعلقة بالفاتورة.

أعلى 3 بدائل Bill.Com

إذا كنت لا تعتقد أن موقع Bill.com هو المكان المناسب لك، فإليك ثلاثة بدائل يمكنك الاطلاع عليها:

• بلوتو هي منصة قوية لإدارة التدفق النقدي للشركات، وتدعم أكثر من 120.000 بائع وأكثر من 6000 شركة. وهو يوفر تسوية تلقائية، ومستويات موافقة مخصصة، وتتبع الدفع في الوقت الفعلي، وبأسعار تبدأ من 25 دولارًا شهريًا.
• دوكيووير يوفر إدارة المستندات السحابية وأتمتة سير العمل من خلال الفهرسة الذكية للتعلم الذاتي. إنه يقدم خدماته للشركات من جميع الأحجام، ويوفر خيارات اشتراك قابلة للتطوير وميزات مؤسسية قوية، بأسعار تبدأ من 300 دولار شهريًا للشركات الصغيرة.
• تيبالتي تقدم منصة سحابية موحدة مع الامتثال الضريبي، مثالية للشركات الصغيرة والمتوسطة أو المؤسسات. فهو يوفر عرضًا بزاوية 360 درجة لعملية AP، ويقلل من أخطاء الدفع، ويقدم خيارين للتسعير: Tipalti Express وTipalti Pro.

خاتمة

يعد Bill.com برنامجًا بديهيًا ومصممًا جيدًا ويمكنه تعزيز كفاءتك ومساعدتك في معالجة عدد كبير من الفواتير في وقت أقل. نحن نقدر أيضًا أن الشركة لديها عدد كبير من الموارد التعليمية والأدلة على موقع الويب، مما يسهل على المستخدمين إعداد حساباتهم والبدء في تسخير إمكانات النظام الأساسي.

ومع ذلك، فقد شعرنا بخيبة أمل كبيرة جدًا بسبب عملية الإلغاء الصعبة، وافتقار الشركة إلى الشفافية، وسوء خدمة العملاء. على الرغم من أن برامج الدردشة الآلية مفيدة، إلا أنها ببساطة لا تستطيع الإجابة على جميع استفسارات العملاء. يجب على موقع Bill.com بالتأكيد أن يفكر في إضافة المزيد من الخبراء البشريين إلى القائمة.

شخصيًا، لن نستخدم Bill.com لـ AP – خاصةً لأنه باهظ الثمن نظرًا لجودة الخدمة. ولكن، إذا كنت لا تعتقد أنك ستحتاج إلى قدر كبير من الدعم، فلا يزال بإمكان Bill.com أن يكون منتجًا قويًا لأتمتة AP لبدء التشغيل الخاص بك.

شكرا لملاحظاتك!