قال وارن بافيت ذات مرة: "يمكنني شراء أي شيء أريده ، لكن لا يمكنني شراء الوقت". بالإضافة إلى كونه تذكيرًا صارخًا بالوفيات ، فإن هذا يلمح أيضًا إلى أحد الأسباب الكبرى لفشل العديد من الشركات: مهارات إدارة الوقت السيئة. .
لماذا تعد إدارة الوقت مهمة؟ لا يمكن للمسؤولين التنفيذيين والمديرين ببساطة أن يكونوا غير فعالين في كيفية إدارتهم للأشياء ، خاصة إذا كانوا يأملون في الحصول على عمل ناجح أو توازن في العمل / الحياة يكون في أي مكان قريب من الصحة.
لقد وجدت الدراسات السابقة أن الموظف العادي يقضي حوالي 40٪ من يوم العمل على "العمل الفعلي" ، وللأسف ، فإن الكثير من رجال الأعمال رفيعي المستوى الذين عملوا في طريق سلم الشركة يجلبون نفس النوع من عدم الكفاءة معهم.
هذا هو السبب في أن تطبيقات إدارة الوقت هي عمل كبير. إذا كان بإمكانهم مساعدتك في استعادة حتى 5٪ من الوقت الذي تقضيه في مهام تافهة ، فقد يحرر ذلك بضع ساعات كل أسبوع.
ستجد أدناه أفضل النصائح لإدارة الوقت ، بالإضافة إلى بعض التطبيقات المفيدة ، لمساعدتك في استعادة السيطرة على جدولك.
كيفية اكتساب مهارات إدارة الوقت الأساسية
لا أحد يولد معقل للكفاءة أو معرفة جميع مفاتيح إدارة الوقت في العمل. عندما يتعلق الأمر بإتقان تقنيات إدارة الوقت ، كما هو الحال مع أي مهارة أخرى ، فإن الممارسة تجعلها مثالية.
عند البحث عن أفضل عروض تطبيقات إدارة الوقت هناك ، ستلاحظ أن معظمهم يمتدحون حتى لأصغر النجاحات بدلاً من معاقبة الفشل.
كما أنه ليس من الحكمة شراء أدوات إدارة في أي وقت تتسم بالوضوح المفرط وتفشل في إدراك أنه في عالم كيفية إدارة الوقت ، فإن التقدم التدريجي ما زال يتقدم. بحيث يتيح الحصول عليه.
1. الخطة المقبلة
هناك كليشيهات قديمة في عالم الأعمال "إذا فشلت في التخطيط ، فأنت تخطط للفشل". كما هو الحال عادة ، هناك بعض الحقيقة في ذلك.
على الرغم من أن التمسك بلا كلل بخطة لا تنجح إلا بنفس القدر من السوء ، إلا أن وجود فكرة عن الاتجاه الذي تريد أن تسير فيه الأمور هو دائمًا نقطة انطلاق جيدة.
إذا لم تكن متأكدًا من كيفية إدارة وقتك وعقلية ذهنية ، فإن أداة مثل Aeon Timeline ممتازة لوضع المهام بطريقة مرئية.
أكثر من ذلك ، يتيح لك Aeon Timeline:
العمل على مشاريع متعددة في وقت واحد ، وتقسيم الأشياء إلى مهام فرعية
ربط المهام بالتبعية وتعيينها لنفسك أو للآخرين
استخدام قوالب المشروع المصممة لتكون جذابة بصريا وقابلة للتخصيص للغاية
قم باستيراد ملفات CSV وتصدير الصور أو ملفات PDF أو العروض التقديمية التفاعلية
من المؤكد أن قائمة المهام يمكن أن تكون بداية جيدة لأي مشروع ، ولكنها تفشل عادة في الاستيلاء على مساحة الأرض بالطريقة نفسها التي تفعل بها خطة أكثر بصرية.
2. إعطاء الأولوية بلا رحمة
عندما يكون لديك خطة قائمة ، يمكنك البدء في معرفة ما تحتاج إلى القيام به على المدى القصير لإحراز تقدم نحو تنفيذ تلك الخطة بنجاح.
هناك عدة طرق للقيام بتحديد أولويات المهام الخاصة بك ، من "تناول الضفدع" (والذي يتضمن معالجة المهام التي كنت متحمسًا بشأن الشيء الأول في الصباح لتقليل التسويف) إلى تصنيف مهامك حسب النوع:
مهم وعاجل
مهم ولكن ليس عاجلا
عاجل لكن ليس مهم
ليست عاجلة أو مهمة
عند النظر في كيفية إدارة الوقت ، فإن تعلم تحديد الأولويات (وقول "لا" عندما لا يكون شيء ما مجرد أولوية) يمثل مهارة قيمة.
3. مندوب لتكون حرة
بمجرد أن تكون لديك فكرة أفضل عما يجب عليك القيام به في الأيام والأسابيع والأشهر المقبلة ، وكذلك عندما تحتاج إلى القيام بذلك ، يمكنك التفكير في المهام التي تحتاج إلى معالجتها بنفسك والتي يمكنك تفويضها للموظفين أو الزملاء.
تعتبر أدوات مثل Wrike أو Trello أو Jira رائعة بالنسبة لهذا ، ولكن إذا كنت تفضل شيئًا ما يبدو وكأنه تطبيق أصلي لنظام Mac ، فتحقق من Merlin Project Express.
بالإضافة إلى السماح لك بالتخطيط لمشاريعك بالمهام والتبعيات وتتبع التقدم ، يتيح لك Merlin Project Express أيضًا:
استفد من قوالب المشروعات التي تم اختبارها واختبارها ، ولكنها مرنة للغاية
تتبع أداء عضو الفريق والوقت الذي يقضيه ، مع إمكانية توليد التكاليف
مزامنة مع دفتر عناوين Mac الخاص بك لإبقاء الجميع على نفس الصفحة
قم بتقسيم المشروعات الكبيرة إلى مهام أصغر باستخدام جدول زمني ذكي للمشروع يعكس مدى إلحاح مهامك
قم بإرفاق رسائل البريد الإلكتروني والملاحظات والصور إلى مشروعك ، بحيث يتوفر كل شيء قد تحتاج إلى الوصول إليه في مكان واحد
4. تحليل قدرتك
بمجرد ضبط العجلات ، سيكون من السهل للغاية افتراض أن كل شيء يسير على ما يرام للتخطيط. لسوء الحظ ، هذا نادرًا ما يحدث. لا مفر من أن الخطط ، أو على الأقل عنصر منها ، لا تعمل كما هو متوقع.
عندما يحدث ذلك ، من المهم تصحيح السفينة في الوقت المناسب. يتيح لك استخدام أدوات إدارة المشروع بشكل صحيح التعرف على التقدم الذي يحرزه الآخرون دون الحاجة إلى اجتماعات لا نهاية لها أو رسائل بريد إلكتروني "تحديث الحالة" جيئة وذهابا.
من المهم أن ندخل في معالجة أوجه القصور أو غيرها من المشكلات عند نشوئها لأنه يعني أنك لست بحاجة إلى الانتظار لحدوث خطأ ما بشكل كبير قبل أن تنتبه إليه.
بالنسبة لأنشطة إدارة الوقت الخاصة بك ، فإن تطبيقًا مثل Timing مفيد في مراقبة الأمور نظرًا لأنه يحلل ويبلغ عن كيفية استخدامك لجهاز Mac دون الحاجة إلى إيقاف وبدء متتبعات الوقت اليدوية (التي يسهل نسيانها كثيرًا) ).
أدوات إدارة الوقت التلقائية مثل التوقيت مفيدة لأنها:
وفر الوقت من خلال "معرفة" ما تعمل عليه دون الحاجة إلى إضافة الكثير من المعلومات يدويًا
تتبع المستندات والتطبيقات التي تقضيها معظم الوقت ، حتى عندما لا تدرك ذلك بنفسك
قم بإعداد التقارير التي توضح في لمحة ما قد تحتاج إلى تقليصه أو تسريعه ، والمناطق التي قد تهملها
لا تزال تسمح بإضافة أنشطة "خارج Mac" مثل المكالمات الهاتفية أو الاجتماعات يدويًا
5. القضاء على الانحرافات
من رسائل البريد الإلكتروني المضاربة ووسائل الإعلام الاجتماعية إلى ما يجري خارج نافذة مكتبك ، فإن مكان العمل الحديث مليء بالانحرافات المحتملة. لهذا السبب يعتبر الكثير من الناس استراتيجيات إدارة الوقت أكثر أهمية من أي وقت مضى.
أقسم البعض باستخدام تقنية Pomodoro ، التي ترى أن المستخدمين يعملون لمدة 25 دقيقة قبل أخذ استراحة لمدة 5 دقائق ، بينما يعتقد البعض الآخر أن الاستماع إلى جسمك (على سبيل المثال البدء والعمل في وقت متأخر إذا كنت بومة ليلية ، أو العكس إذا أنت شخص صباحي) هو المفتاح لتقليل التشتيت.
Be Focused هو أحد أمثلة تطبيق إدارة الوقت الذي يهدف إلى التخلص من الانحرافات أثناء الوقت المخصص للعمل ، وتناسب تقنية Pomodoro بشكل جيد مع إعداداته الافتراضية.
أكثر مرونة من العديد من أجهزة التتبع الأخرى ، تتيح ميزة Be Focused:
التخصيص الكامل للفاصل الزمني ، استراحة قصيرة ، ومدة استراحة طويلة
تحقيق التوازن بين مهام متعددة في وقت واحد ، مع سهولة التبديل بين المهام المختلفة
إيقاف أو تخطي فترات العمل في حالة انقطاع غير متوقع
التوافق المتقاطع مع iPhone و iPad (إصدار iOS متوفر)
إنشاء ملفات وتقارير بتنسيق CSV لتتبع التقدم المحرز نحو تحقيق أهدافك
الذهن هو كل الغضب في هذه الأيام ، لذلك ليس من المستغرب أن العديد من أنشطة إدارة الوقت في عام 2019 تتبنى مبادئ القضاء على الانحرافات والتركيز لفترات زمنية محددة مسبقًا.
6. خذ فترات راحة متكررة
سواء أكنت تستخدم تقنية Pomodoro أم لا ، كما ذكر أعلاه ، من المهم أن تأخذ فترات راحة لإعادة شحن البطاريات. عند طرح أسئلة حول "ما هي إدارة الوقت؟" و "كيف يمكنني إنجاز المزيد؟" يجب ألا تكون الإجابة "تعمل ساعات أكثر مما أنت الآن".
قد يبدو من غير المنطقي التفكير في أخذ فترات راحة عند التفكير في أنشطة إدارة الوقت ، لكنها ضرورية للغاية لمنع الإرهاق وإعادة ضبط عقلك قبل العودة إلى المهام بأعين جديدة.
يعمل بعض الأشخاص على أفضل وجه لقضاء فترات راحة قصيرة ، وربما يتجهون في نزهة سريعة أو اللحاق بالركب على وسائل التواصل الاجتماعي ، بينما يفضل البعض الآخر تقسيم يومهم إلى قسمين مع استراحة غداء أطول. اختبر عدة أنماط مختلفة وشاهد ما الذي يعمل …
7. لا تتوقف أبدًا عن التجربة
عندما تبحث في كيفية إدارة الوقت ، ستصادف مئات المقالات والتطبيقات المصممة لمساعدتك على إحراز تقدم. ومع ذلك ، فإن أكثر ما لن يخبرك به هو أن الكثير من استراتيجيات إدارة الوقت التي تقرأها لن تنجح معك.
لدى الأشخاص المختلفين أساليب أعمال مختلفة ، مما يعني حتماً أن تطبيق إدارة الوقت الذي يقسمه بعض الأشخاص قد يشعرون بأنهم مشاة تمامًا أو يشبهون واجبك. وهذا جيد تمامًا!
المفتاح هنا هو العثور على أفضل تطبيق لإدارة الوقت ، بالإضافة إلى التقنيات الأخرى التي تناسبها أنت.
ما هي إدارة الوقت؟ ليست وجهة ، ولكن رحلة.
من السهل أن تئن كلما وصف أي شخص شيئًا ما بأنه "رحلة ، وليس وجهة" ، ولكن هذا صحيح حقًا عندما يتعلق الأمر بتطوير مهارات إدارة الوقت.
مثلما لا يقرر المكتنزون رمي كل شيء جمعوه دفعة واحدة ، لا يمكنك أن تصبح العقل المدبر لإدارة الوقت بين عشية وضحاها. بدلاً من ذلك ، هذه عملية تطويرية يمكنك خلالها التعرف على نصائح إدارة الوقت المناسب لمساعدتك. من المؤكد أنه لا يوجد نقص في هذه المحاولات لتجربها!
مرة أخرى ، لماذا تعد إدارة الوقت مهمة؟ عندما تكون أكثر إنتاجية في العمل ، فأنت تطور توازنًا بين العمل والحياة ، وتقلق بشكل أقل من العمل أثناء وقت فراغك ، وتنام بشكل أفضل ، ومن المحتمل أن تطور علاقة أقوى مع زملائك أو موظفيك. إنه لا يصبح أكثر أهمية من ذلك بكثير!
والأفضل من ذلك كله ، أن كل تطبيق تحتاجه للتفوق في إدارة الوقت ، سواء كان Aeon Timeline أو Timing أو Merlin Project Express أو Be Focused ، متاح لك لتجربة مجانية من خلال Setapp ، وهو نظام أساسي به أكثر من 150 تطبيقًا إنتاجيًا لجهازك ماك. إبدأ بالتجربة مبكرا لكسر كل تلك الفوائد الطويلة الأجل!
