جعل الانتشار العالمي للفيروس التاجي الملقب بـ COVID-19 العديد من الشركات في جميع أنحاء العالم تفرض سياسات العمل من المنزل. أوقات مثيرة لأولئك الذين يعتقدون أن مستقبل العمل بعيد. لا يعني ذلك أن أي شخص قد يرغب في تجربة هذا المستقبل بسبب جائحة ، ولكن هنا. وعلينا أن نبقى إيجابيين. نأمل أن تكون منتجة أيضا.
ال مقالة NYT الأخيرة يقول أن العمل عن بعد له آثار مثيرة للجدل على إنتاجيتنا. على الرغم من أن العزلة الذاتية قد تعزز نتائجك بالفعل ، فمن المحتمل أن تواجه فترة توقف عن الإبداع. كيف تتعامل مع ذلك – خاصة إذا كان عملك يدور حول الإبداع؟ وكيف تقوم بإعداد بيئة العمل المناسبة عبر شركة بأكملها؟ لقد جمعنا أفضل الأدوات والإستراتيجيات التي يجب أن تحل الأسئلة لك.
Spoiler: يمكن أن تكون سياسات عمل Coronavirus فعالة – بل وممتعة.
متى تبدأ العمل عن بعد بسبب COVID-19
كان انتشار COVID-19 في تزايد خلال الأشهر الماضية. لقد سئمت من تتبع الأرقام ، ونحن نعلم ذلك. ومع ذلك ، إذا أردنا أن نكون مسؤولين ، فعلينا أن نبقى على اطلاع. السؤال هو كيف نحدد متى حان الوقت لوضع شركة مقفلة.
كم عدد تقارير فيروس كورونا التي يجب أن ننتظرها؟ أين الخط الفاصل بين "تشجيع" الموظفين على العمل عن بُعد وتطبيق سياسة إلزامية؟ الشيء هو ، لا أحد يستطيع أن يخبرك بالتأكيد. يعد الفيروس التاجي تحديًا جديدًا للبشرية ، مما يعني أنه يجب علينا اكتشاف الأشياء لأنفسنا.
من بين عمالقة التكنولوجيا ، Twitter كانت واحدة من أوائل من وضع سياسة العمل من المنزل Coronavirus. Facebook، Amazonواتبعت جوجل. شيء واحد مؤكد – الإغلاق هو أفضل طريقة لمكافحة الوباء الذي توصلنا إليه حتى الآن. ال تظهر الأرقام كان هناك انخفاض كبير في الحالات منذ تطبيق الإغلاق في الصين. لذلك يجب أن نتعلم منه بالتأكيد.
المصدر: توماس بويو
بعبارة أخرى ، إذا كان من الممكن لمؤسستك أن تعمل عن بُعد – وتعمل مع كل شركة تقنية تقريبًا – فمن الأفضل أن تفعل ذلك. إليك ملخصًا رائعًا وجدناه على موضوع رديت:
"اسحب الأوتار وانطلق بعيدًا. سوف يشكرك موظفوك في كلتا الحالتين. سيفهم عملاؤك وربما يأخذون زمام المبادرة.
لنفترض أنك مخطئ وأن الفيروس التاجي لا يصبح مشكلة كبيرة أبدًا: حسنًا ، تجربة تعليمية جيدة. لقد اختبرت عملك من خطة المنزل. شعبك يقدر أنك تبحث عنهم. العودة إلى العمل كالمعتاد.
لنفترض أنك على حق وستصبح الفيروسات التاجية صفقة كبيرة كما تفترض: قد تعمل على حل المشكلات في وقت مبكر قبل أن يشعر الجميع بالضغط ".
بمجرد اتخاذ القرار ، خذ بضعة أيام لتخطيط روتينك عن بعد. فيما يلي جميع الأدوات التي ستحتاجها لجعلها تعمل.
الاتفاق على طرق الاتصال للعمل عن بعد
إذا كانت شركتك لديها بالفعل سياسة للعمل عن بعد ، فالحياة أسهل بالنسبة لك. كل ما عليك فعله هو توسيع نطاقه بشكل فعال عبر المؤسسة. إذا كان هذا شيئًا جديدًا ، فستحتاج إلى إدارة اجتماع استراتيجي شامل وإبلاغ موظفيك بالخطة المتفق عليها. قد يأتي هذا على حساب بعض ساعات العمل – ولكن التخطيط هو الجزء الأكثر أهمية ، والذي لا يجب عليك التضحية به.
الاستفادة من العروض المجانية
تتيح العديد من الشركات التي تدعم مبادرات العمل من المنزل استخدام برامجها مجانًا. أعلنت جوجل إنهم يمنحون الدخول المجاني إلى وظيفة Hangout Meets المتقدمة. تغطي الحزمة المميزة 250 مشاركًا لكل مكالمة ، والبث المباشر لـ 100000 مشاهد ، والقدرة على تسجيل الاجتماعات عبر الإنترنت. وهذا من شأنه أن يساعد العمال والطلاب على البقاء على اتصال.
جعل زوهو جديده جناح Zoho عن بعد مجاني للاستخدام، جدا. يدمج الجناح 11 تطبيقًا لعقد المؤتمرات عبر الإنترنت والتخزين وإدارة المشاريع والمزيد. تتوفر معظم العروض لشركات مكافحة الفيروسات التاجية ، بما في ذلك Zoho و Hangouts ، مجانًا حتى 1 يونيو.
اختر أفضل رسول للعمل
بغض النظر عن مدى خطتك ، قد تكون الأيام القليلة الأولى فوضوية بعض الشيء. سيحاول الناس الوصول إلى بعضهم البعض باستخدام قنوات مختلفة. لذا نوصيك بالحصول على تطبيق يضعهم جميعًا في تطبيق واحد. IM + هو مجمع شامل للعمل والمراسلة الخاصة. بشكل أساسي ، يتيح لك ربط الرسائل التي تستخدمها بانتظام للوصول السريع إلى الجميع. يحتوي IM + على WhatsApp و Slack و Hangouts Skypeو Telegram وغيرهم من الرسل المشهورين.
إذا كنت ترغب في روتين مراسلة شديد التركيز للعمل من المنزل ، فإليك الحيلة التي ستحبها:
ربط جميع الرسل التي تستخدمها يوميا.
انتقل إلى علامة التبويب المتصلة وانقر على خدمة لفتح الإعدادات.
إعداد العلامات – "العمل" لأولئك الذين ستستخدمهم للتواصل في العمل و "المنزل" للبقية. لتجنب الالتباس ، يمكنك إنشاء علامة "العمل من المنزل" المخصصة.
لإعداد IM + للعمل ، انقر على الإعدادات في الشريط الجانبي الأيسر وبدّل علامة "العمل" أو "العمل من المنزل".
بمجرد التصفية حسب العلامة ، ستظهر فقط خدمات "العمل" في الشريط الجانبي. سيؤدي ذلك إلى التخلص من عوامل التشتيت ، والحفاظ على قنوات الاتصال المهمة متكاملة.
أداة أخرى مفيدة لتبنيها هي Unibox. هذا عميل بريد إلكتروني لنظام التشغيل Mac يقوم بتجميع الرسائل حسب المرسل. نحن نعرف ما تفكر فيه – معظم الشركات تستخدم البريد أو Gmail للأعمار ، فلماذا تعطل ذلك؟ حسنًا ، الأمر هو أن التحول إلى العمل عن بُعد يعني أن كل جهة اتصال ستحدث عبر الإنترنت – من المناقشات غير الرسمية إلى الاجتماعات الفردية التي تحدث عادةً وجهًا لوجه. من المحتمل أن ينتج عن ذلك صندوق بريد أكبر. Unibox هو عميل البريد الوحيد الذي يربط الوجوه والشعارات بمحادثات البريد الإلكتروني الخاصة بك ، ويجمعها باستمرار في قوائم فردية. سيعطيك هذا بالتأكيد رؤية أفضل لجميع الاتصالات.
إذا كان فريقك يستخدم Slack لمحادثات الفريق ، فتأكد من أن الجميع على دراية بكيفية استخدامه في المنزل. القنوات الأكثر شيوعًا التي يجب أن تفكر فيها هي القنوات المشتركة. نظرًا لأن العديد من المشاريع مرتبطة بفصل قنوات Slack ، فقد يحتاج الموظفون إلى تعلم كيفية العمل عبرها ، والدعوة والتواصل مع الأشخاص من المشاريع الخارجية. أنشأ Slack دليلاً سهلاً يشرح كيفية إعداد القنوات المشتركة – يمكنك قراءته هنا. تأكد من مشاركة هذا الدليل وأي أدلة أخرى ذات صلة مع مؤسستك قبل الانتقال عن بُعد.
تمكين الوصول عن بعد لأدوات العمل
ترتبط بعض المهام اليومية بمكان العمل. الشبكات الافتراضية الخاصة وأجهزة كمبيوتر العمل والوصول المشترك – هذه بعض الأشياء التي قد تعرقل العمل عن بعد. لذلك ، قد تحتاج إلى تعديل طريقة وصول الموظفين إلى البيانات عندما يكونون في المنزل.
قدّم إرشادات حول إعداد VPN
Shimo هي واحدة من أفضل الأدوات التي يمكنك تقديمها لموظفيك أو زملائك في هذه الأوقات الصعبة. يفتح التطبيق الوصول إلى الشبكة الداخلية للمكتب من أي موقع بعيد. والأكثر من ذلك ، يمكنه التعامل مع اتصالات متعددة في نفس الوقت – كل منها يسهل تشغيله من خلال تحديد شروطك الخاصة. إليك كيفية إعداد Shimo في المنزل:
قم بتثبيت التطبيق من Setapp وانقر على الرمز الخاص به في شريط القائمة.
حدد إضافة حساب VPN.
افتح الحسابات وأضف حسابًا جديدًا بالنقر على زر علامة الجمع.
اكتب معلومات الخادم واسم المستخدم وكلمة المرور وانقر فوق إنشاء.
في علامة التبويب "المشغل" ، قم بإعداد الشروط للاتصال التلقائي.
هذا هو. بمجرد تشغيل الاتصال ، سينقلك Shimo إلى الشبكة البعيدة. يمكنك أيضًا تخصيص الإشعارات لمعرفة الشبكة التي تتصل بها – إذا كنت تستخدم أكثر من شبكة.
احصل على عميل VNC موثوق به
لن يتمكن الجميع من اصطحاب حواسيب عملهم إلى المنزل. لن يرغب الجميع في ذلك – في حالة امتلاكهم أجهزة كمبيوتر محمولة منزلية قادرة تمامًا على القيام بالمهمة. بطريقة أو بأخرى ، فإن الأداة التي يجب أن يكون لها العمال عن بعد هي عميل VNC. Aka برنامج حوسبة الشبكة الافتراضية.
أسهل أداة VNC لن يجد أي شخص صعوبة في إعدادها هي Jump Desktop. بمجرد تثبيت هذا التطبيق على جهاز Mac الخاص بك ، فإنه سيفتح الوصول إلى أي من الأجهزة البعيدة الخاصة بك. سواء كان جهاز كمبيوتر أو جهاز Mac تركته في المكتب ، فإن Jump Desktop يجلبه لك. قم بتوصيل الكمبيوتر البعيد بإدخال تفاصيل IP واسمه أو تمكين الاتصال التلقائي عبر البريد الإلكتروني.
البديل الذي يقوم بعمل مماثل هو تطبيق Mac يسمى الشاشات. إذا كنت بحاجة إلى طبقة إضافية من الأمان لأنك تخشى أن يرى شخص ما شاشتك عن بعد ، فهذه هي الشاشة. تحتوي الشاشات على وضع Curtain خاص يتيح لك إخفاء سطح مكتب بعيد.
تمكين التعاون عبر المناطق الزمنية
إذا تجاوز عملك الحدود ، فعليك مراعاة المناطق الزمنية عند إعداد المكالمات والاجتماعات. قد يكون من السهل القيام بذلك في المكتب عندما يعتني شخص ما دائمًا بالتوقيت. في المنزل ، أنت معزول ، مما يجعل من السهل فقدان الوقت. لضمان عدم تفويت أي حدث مهم أبدًا ، احصل على مساعد المنطقة الزمنية هذا – World Clock Pro.
إنه تطبيق Mac يقوم بمزامنة جدولك مع جداول زملائك ، بناءً على مواقعهم. من أداة يدوية واحدة تم وضعها على سطح المكتب ، ستتمكن من عرض المناطق الزمنية المحددة على الفور. حتى لا تقلق أبدًا بشأن الاختلافات الزمنية مرة أخرى.
بالنسبة للشركات المشاركة في الأعمال التجارية الدولية وكذلك تلك التي لديها مكاتب في جميع أنحاء العالم ، فإن نصيحتنا هي تشجيع استخدام World Clock Pro على أساس مستمر. في المنزل أو في المكتب ، سيساعد الموظفين على تجنب الارتباك في المنطقة الزمنية.
اجعلها وقت التعلم
بينما يتحدث الجميع عن الخسائر المتوقعة ، فإن الوباء هو الوقت المناسب أيضًا للتفكير في المكاسب. سيكون على فريقك اكتشاف وضع عمل جديد ، مما يعني أفكارًا وأدوات جديدة. فكر فيما يمكنك تقديمه ، وشجع على استكشاف أشياء جديدة قد تفيد عملهم.
فيما يلي بعض خيارات تعزيز الإنتاجية لأولئك الذين يعملون على أجهزة Mac:
iThoughtsX للخرائط الذهنية ومشاركة الأفكار السهلة. هذا هو منفذ مذهل لجميع الأفكار الإبداعية والتأمل الانفرادي سيكون لديك. يحتوي التطبيق على مجموعة أدوات رائعة لتصور الأفكار وبناء الاتصالات عبر أكثر الخرائط الذهنية تعقيدًا. يمكنك إرفاق ملاحظات مكثفة بكل نقطة على الخريطة وتصديرها كلها إلى تنسيق محدد. قد تكون هذه طريقة جديدة رائعة لتبادل الأفكار ومشاركة الأفكار دون أن تكون في نفس الغرفة مع زملائك.
تراجع لتسجيل الصوت الذي نسيت تسجيله. هذا عبقري. يجلس التطبيق في شريط القائمة الخاص بك تسجيل كل 60 دقيقة من الصوت والكتابة فوقه مرارا وتكرارا. هذا ليس لاصطحابك تتحدث إلى نفسك في غرفة فارغة (أو ليس ذلك فقط). يمكن أن يساعدك التراجع في تسجيل الاجتماعات عن بُعد والعودة إليها في أي وقت. بشكل أساسي ، قد تكون هذه أيضًا أداة رائعة لمواصلة استخدامها في المكتب أثناء اجتماعات الفريق.
توقيت تتبع الوقت المبسط. في المكتب ، لديك عادةً 8 ساعات. وهذا يشمل استراحات القهوة والكلام الصغير. في المنزل ، من المرجح أن يتغير الجدول الزمني. سيساعدك التوقيت في معرفة مقدار الوقت الذي تقضيه في مهامك اليومية ، وتسجيل ما تفعله على Mac تلقائيًا وإحضاره إلى تقارير تفصيلية. لست مضطرًا لبدء المؤقت أو إيقافه ، فقد غطاه التوقيت.
تكييف طريقة عمل فريقك
تعد معظم التطبيقات التي قمنا بمراجعتها أعلاه جزءًا من اشتراك Setapp ، وهي خدمة تطبيق Mac توفر الوصول إلى أكثر من 170 تطبيقًا مقابل رسوم ثابتة. يمكن أن يكون العمل عن بُعد وقتًا مثاليًا لاحتضان بعض التطبيقات والسماح لفريقك باكتشاف الأدوات التي يحبونها. بصرف النظر عن تلك التي ذكرناها أعلاه ، يغطي Setapp الكثير من النجوم مثل CleanMyMac X و Ulysses و Disk Drill والمزيد.
بالنسبة للفرق ، هناك Setapp للفرق. من السهل الإعداد لمنظمة من أي حجم ، وتغطي جميع الفوائد. بالإضافة إلى ذلك ، يحصل فريقك على مزيد من الوقت لاستكشاف البرنامج – تقدم Setapp for Teams فترة تجريبية مجانية لمدة 30 يومًا.
مرة أخرى ، إليك مجموعة أدوات استراتيجية لشركات العمل Coronavirus من المنزل:
Setapp (خدمة اشتراك لتطبيقات Mac ، والتي تغطي معظم الأدوات التي تمت مراجعتها: IM + ، Unibox ، World Clock Pro ، Jump Desktop ، شاشات ، iThoughtsX ، Backtrack ، Timing + 170 أخرى) ؛
Setapp for Teams (الوصول إلى مجموعة Setapp مع مزايا للفرق) ؛
وظيفة قنوات Slack المشتركة ؛
جناح Zoho عن بُعد (مجانًا حتى 1 يونيو) ؛
Hangout Meets Premium (مجانًا حتى 1 يونيو).
يفرض فيروس Coronavirus أكبر تجربة للعمل من المنزل. الآن ، دعونا نلقي نظرة على الجانب المشرق – ماذا لو أثبت فعاليته؟ ماذا لو تم المبالغة في تقدير جميع هذه المكاتب الجميلة التي تضم متخصصين في العصائر والتدليك ، وسنكتشف أننا نعمل بنفس الفعالية من أي جزء من العالم مثلنا في المكتب؟ حسنا ، هذا سيكون مثيرا للاهتمام.
وتذكر أن الصحة تأتي أولاً – حتى لو كانت على حساب نمو الأعمال. قبل تهيئة بيئة عمل عن بعد ، شجع موظفيك على الاهتمام بصحتهم. قم بإجراء جلسة عن بعد مع أحد العاملين في مجال الرعاية الصحية الذي سيشرح أعراض COVID-19 لموظفيك. تأكد من أن الجميع على دراية بما يجب عليهم فعله إذا تعرضوا للفيروس التاجي. خلاف ذلك ، استمتع بوقت رائع مع ملابس نومك! نعلم جميعًا أنك حلمت به.
