وفقًا للبيانات الصادرة عن مكتب الإحصاءات الوطنية ، يعمل أكثر من 1.5 مليون شخص في المملكة المتحدة من منازلهم. مع ظهور COVID-19 ، سيزداد هذا النموذج الجديد ، وسيصل إلى عدد أكبر من الشركات والموظفين مما كان يمكن لأي شخص تخيله قبل ستة أشهر فقط. ومع ذلك ، فإن طريقتنا الجديدة في العمل هي إتاحة الفرصة للشركات للنظر في كيفية ضمان حصول العاملين عن بُعد على نفس التواصل والتعاون والكفاءة التي يتمتعون بها في المكتب.
أدت التطورات التكنولوجية مثل إمكانات الجهاز وزيادة سرعة الإنترنت إلى تحسين الاتصالات والتعاون بين القوى العاملة بشكل كبير. التعاون السلس عبر التقنيات مثل الصوت والفيديو والمراسلة يجعل من السهل على العاملين عن بُعد التواصل وإنجاز المهام بسرعة وكفاءة. بينما توفر التكنولوجيا العمود الفقري لفتح قنوات الاتصال عبر المواقع الجغرافية وتمكن العاملين عن بعد من العمل بكفاءة أكبر – هذا ليس كافيًا.
النظر إلى ما هو أبعد من التكنولوجيا
تحسين أداء العاملين عن بعد ، والحفاظ على مستوى ثابت من الإنتاجية ، وإعطاء الموظفين المرونة للعمل متى وأينما يريدون جهدًا مدروسًا. لتعزيز ثقافة التعاون ، تحتاج الشركات إلى دمج التكنولوجيا مع أربعة عناصر رئيسية.
لإنجاز المهمة بكفاءة ، يحتاج العمال عن بعد إلى معدات موثوقة. لحسن الحظ ، هناك العديد من الخيارات للاختيار من بينها لضمان مكالمات واجتماعات عالية الجودة. للبدء ، يجب أن يكون لدى جميع العاملين عن بعد جهاز كمبيوتر محمول وجوال موثوق به وآمن. بالإضافة إلى ذلك ، ستحتاج إلى اتصال قوي بالشبكة لضمان قدرة العاملين عن بُعد على أداء وظائفهم الوظيفية دون انقطاع الشبكة. من منظور أمني ولضمان اتصال قوي بالشبكة ، يوصى بشدة باستخدام مصادقة متعددة العوامل ودعم موارد الشبكة الخاصة الافتراضية (VPN). يتيح هذا للمستخدمين البعيدين الوصول إلى شبكة الشركة والموارد الأخرى مع الحد من مخاطر تسرب المعلومات.
أفضل الممارسات لقوة عاملة موزعة
عند وضع سياسة للعمل عن بعد ، تحتاج المنظمات ، وكذلك العمال عن بعد إلى مراعاة أفضل الممارسات لضمان الإنتاجية والتعاون.
التواصل هو المفتاح ، وكذلك تحديد الجداول الزمنية ، وأهلية العامل عن بعد ، والتعويض والبدلات.
مجال الاتصالات:
يجب نقل المبادئ التوجيهية الخاصة بالاتصال بوضوح إلى العمال عن بعد لضمان فهم التوقعات والوفاء بها. على سبيل المثال ، قد يضع أصحاب العمل سياسة تنص على ضرورة توفر العاملين عن بُعد عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو المراسلة خلال ساعات العمل.
إنشاء جدول:
يجب الاتفاق على الجدول الزمني للعامل البعيد بين المدير والموظف. على الرغم من أن أدوارًا معينة تتطلب أوقاتًا محددة يحتاج الموظف إلى توفرها ، إلا أنها يجب أن تقتصر على الساعات الأساسية. بعد قولي هذا ، يجب على المديرين السماح بمرونة الجدول الزمني قدر الإمكان ، الأمر الذي يتطلب من المدير التركيز بشكل أكبر على نتائج الموظف.
تحديد الأهلية:
اعتمادًا على الصناعة ، قد يكون الانتقال إلى العمل عن بُعد سلسًا. ومع ذلك ، قد تحتاج بعض الشركات إلى مراعاة أهلية الموظف للعمل عن بُعد استنادًا إلى الأدوار والمسؤوليات الوظيفية.
مخصص:
اعتمادًا على الدولة أو البلد ، قد تكون هناك قوانين ولوائح مختلفة عندما يتعلق الأمر بالعمل عن بُعد. أفضل طريقة لجمع المعلومات التي تحتاجها لاتخاذ قرارات عمل مدروسة عن بعد هي التحدث إلى موظفيك القانونيين والموارد البشرية.
من وجهة نظر العاملين عن بعد ، هناك أربع أفضل الممارسات لتحقيق النتائج المثلى:
إنشاء مساحة عمل
بمجرد حصولك على المعدات اللازمة ، ابحث عن مكان يوفر بيئة عمل مريحة. تأكد من فصل يوم عملك عن طريق المشي أو تناول الغداء أو مجرد الابتعاد عن مكتبك لقضاء عطلة قصيرة.
ضع جدول أعمال واضح لجميع الاجتماعات الافتراضية لتحسين الإنتاجية
عندما تكون مضيف الاجتماع ، عليك التأكد من أن الاجتماع يعمل بسلاسة. للقيام بذلك ، قم بتعيين جدول أعمال يمكنك مشاركته مع المشاركين الآخرين قبل الاجتماع. في بداية المكالمة ، قدم نفسك ، وحدد المشاركين في المكالمة وأدوارهم ، وراجع هدف الاجتماع. تساعد هذه الخطوات البسيطة المشاركين في الحصول على إحساس بصري بمن يشارك وما سيتم مناقشته وإعداد نقاط الحديث أو الأسئلة. في نهاية المكالمة تأكد من مشاركة ملخص لما تمت مناقشته ، وعناصر العمل المعينة لأعضاء الفريق.
اجتماعات بالفيديو
أثناء اجتماعات الفيديو ، من الشائع أن تنظر إلى الشاشة بدلاً من الكاميرا. للحصول على نهج شخصي أكثر ، تحدث مباشرة إلى الكاميرا بحيث يبدو أنك تقوم بالتواصل البصري مع أولئك الذين في الاجتماع. سيساعد هذا في إظهار أنك تركز تمامًا على الموضوع.
متى يتم كتم الصوت
حافظ على كتم صوتك أثناء اجتماعات الفيديو والهاتف عندما لا تتحدث ، خاصة إذا كان هناك احتمال ضجيج في الخلفية مثل الأطفال أو الحيوانات الأليفة. يجب أن تفعل ما تستطيع لتقليل الاضطراب.
مع استمرار شعور الشركات بتأثير COVID-19 ، سنستمر في رؤية عدد متزايد من العاملين في المكاتب يعملون عن بُعد. لتجنب تعطل الأعمال أثناء الانتقال من المكتب إلى البعيد ، سيكون أفضل نهج هو وضع المبادئ التوجيهية وأفضل الممارسات. سيساعد هذا في النهاية على ضمان العمل كالمعتاد لمؤسستك.
كريس كونري هو رئيس قسم المعلومات في شركة Fuze
