الحصول على المنظمة: كيفية نسخ جهات الاتصال الخاصة بك من تطبيق واحد إلى آخر

أين جهات الاتصال الخاصة بك؟ هل هم في برنامج إدارة علاقات العملاء (CRM) أو حساب بريد إلكتروني أو هاتفك أو تطبيق تسويق عبر البريد الإلكتروني ، مثل MailChimp؟ قد يتم نشر قوائم جهات الاتصال الخاصة بك في كل مكان. مهلا ، هذا يحدث. في بعض الأحيان تحتاج إلى تنظيفها أو دمجها أو ببساطة نسخ قاعدة بيانات الأشخاص ومعلومات الاتصال الخاصة بهم من مكان إلى آخر.

بشكل عام ، هناك ثلاث طرق لنسخ جهات الاتصال من مكان إلى آخر.

1. المزامنة. أولاً ، يمكنك مزامنة جهات الاتصال الخاصة بك ، والتي تعد الخيار الأسهل عند توفرها. والنتيجة هي أن لديك قاعدة بيانات لجهات اتصال متماثلة تمامًا إلى الأبد وإلى أن تتوقف عن مزامنتها.

2. استخدام تطبيق جهات الاتصال. هناك عدد قليل من تطبيقات وخدمات جهات الاتصال في السوق ، مثل جهات الاتصال + (جهة اتصال كاملة سابقًا) التي تمتص بيانات جهة الاتصال من مجموعة متنوعة من المصادر (Facebookو Gmail و LinkedIn) ، قم بجمعها ، ثم قم بصقها للخلف في أي مكان تريده. مع هذه التطبيقات ، ضع في الاعتبار خصوصية كل من جهات الاتصال الخاصة بك. لا ترغب في إطعام جميع معلومات الاتصال الخاصة بك عن طيب خاطر إلى تطبيق يقوم فقط بالتحول وبيعه.

3. تصدير / استيراد تليها مزامنة اختيارية التغييرات الجديدة. الطريقة الثانية هي القيام بنقل جماعي لجهات الاتصال. يمكننا أن نسمي هذا طريقة التصدير / الاستيراد. هنا ، يمكنك تنزيل جميع معلومات الاتصال الخاصة بك من مصدر واحد بشكل جماعي ومن ثم تحميلها إلى مصدر جديد. إنه نقل لمرة واحدة. اختياريا ، يمكنك إضافة خطوة بحيث من هنا فصاعدا ، كل شيء الجديد معلومات الاتصال التي تقوم بإنشائها أو تغييرها في تحديثات قاعدة البيانات الأولى في الثانية.

دعونا نلقي نظرة على هذه الخيارات لمعرفة ما تنطوي عليه.

مزامنة جهات الاتصال

ما هي بعض الأمثلة المباشرة عن أين وكيف يمكنك مزامنة جهات الاتصال؟ إذا كنت تستخدم iCloud ، فيمكنك مزامنة جهات الاتصال بين أجهزة iPhone و iPad و Mac. قراءة سهلة؟ قد يبدو أنه مجرد مسألة وجود Apple تطبيق جهات الاتصال على جميع أجهزتك ، ولكن في الواقع ، يجب عليك تمكين المزامنة عبر iCloud أيضًا ، حتى تعمل. إذا لم تقم بتمكين المزامنة ، فستختلف المعلومات الموجودة في تطبيقات جهات الاتصال الخاصة بك على كل جهاز.

يستخدم المثال الأول تطبيقًا واحدًا. إليك مثال مع تطبيقين. هناك خيار مزامنة بين MailChimp و Eventbrite يمكنك تمكينهما من إحضار معلومات حاضر Eventbrite إلى MailChimp بحيث يمكنك إنشاء حملات بريد إلكتروني لهما بسهولة. يمكنك إعداده عن طريق اختيار المجموعات التي تريد مزامنتها ، ومن هذه النقطة ، حتى يتم تعطيلها ، ستكون جميع البيانات المختارة هي نفسها بين التطبيقين.

عندما تريد مزامنة جهات الاتصال ، فإن البحث عن تكامل هو الخيار الأفضل عادةً. هناك الكثير منهم. على سبيل المثال ، يمكنك دمج Outlook و Salesforce لمزامنة معلومات جهات الاتصال بين هذين التطبيقين ، ويمكنك مزامنة جهات اتصال Gmail مع العديد من CRMs.

استخدم تطبيق جهات الاتصال

هناك الكثير من تطبيقات جهات الاتصال في السوق التي ستقوم بجمع البيانات من مجموعة متنوعة من المصادر ، وجمعها ودمجها ، وتساعدك على فهمها. إذا كان لديك معلومات اتصال في حسابات بريد إلكتروني متعددة ، ينكدين ، Twitterوالمواقع الأخرى التي تريد دمجها بسرعة وسهولة ، سيقوم تطبيق جهات الاتصال بذلك بالضبط. غالبًا ما تقوم هذه التطبيقات بمزامنة البيانات الناتجة مرة أخرى أينما تريد. لذا ، على سبيل المثال ، إذا قمت بسحب المعلومات من iCloud و جهات اتصال Google و LinkedIn و Facebook، يمكنك مزامنة كل شيء مرة أخرى إلى جهات اتصال Google و iCloud ، على سبيل المثال.

كما ذكرنا ، تأكد من مراعاة الخصوصية عند البحث في تطبيقات جهات الاتصال. لم يقم PCMag بمراجعة العديد منها ، ولم يعد هناك عدد قليل منها يعمل. جهات الاتصال + هي الوحيدة التي استخدمتها لأي درجة أشعر بالراحة عند التوصية بها ، لكن بالتأكيد هناك جهات أخرى. قرأ عليها قليلاً على الأقل قبل وضع ثقتك فيها.

تصدير / استيراد Plus اختياريًا مزامنة التغييرات الجديدة

ليس لديك دائمًا خيار مزامنة جهات الاتصال بالكامل بين نظامين. في هذه الحالات ، قم بتنزيل جهات الاتصال الخاصة بك أو تصديرها من تطبيق واحد ، ثم قم بتحميلها إلى الآخر ، ثم قم بمزامنة جميع التغييرات المستقبلية من واحد إلى الآخر.

ستختلف المعلومات الإرشادية الدقيقة لتصدير جهات الاتصال الخاصة بك من تطبيق واحد حسب التطبيق الذي عليه. بالنسبة لتطبيقات البريد الإلكتروني مثل Gmail و Outlook ، فإن عملية تصدير جهات الاتصال الخاصة بك واضحة إلى حد ما. عادةً ما يكون السؤال الأكثر إلحاحًا هو نوع تنسيق الملف الذي تريد استخدامه أو CSV أو vCard. لذلك دعونا مناقشة الاختلافات قبل الحرث قدما.

ما هو ملف CSV؟

CSV تعني القيم المفصولة بفواصل ، وهي أكثر تنسيقات الملفات المقبولة شيوعًا لبيانات دفتر العناوين. إنها نفس القيم المفصولة بفواصل التي تحصل عليها عند تصدير جدول بيانات إلى ملف معالجة النصوص. يترجم كل سطر من البيانات من جدول البيانات إلى سطر من النص ، مع فصل محتويات الخلية بفواصل. ملفات CSV قابلة للقراءة البشرية ومرنة وخفيفة ، بمعنى أن حجم الملف لن يكون هائلاً على الإطلاق. لماذا لا نستعمله اذا؟ حسنًا ، يمكن أن يؤدي التصدير إلى ملف CSV إلى فقد البيانات ، بما في ذلك صورة جهات الاتصال الخاصة بك واللقب وموقع الويب وأحيانًا حقل "الملاحظات". ملفات CSV سيئة في التعامل مع الأحرف الخاصة ، لذلك إذا كان لديك معلومات اتصال في برنامج نصي آخر أو تعرف أشخاصًا يحملون علامات لهجة في أسمائهم ، فسيتم اختفاء هؤلاء الأشخاص أو تشويههم.

ما هي vCard؟

vCard هو تنسيق بطاقة عمل إلكترونية. إنه تنسيق تصدير أكثر شمولًا لمعلومات الاتصال ، مما يعني أن الملف الناتج من المحتمل أن يكون أكبر من ملف CSV. لا تفقد بطاقة vCard المصدرة نفس البيانات وتدعم أكثر (ولكن ليس كل) الأحرف الخاصة والحروف الهجائية الأجنبية. ومع ذلك ، ستظل تفقد الأسماء المستعارة ومواقع الويب وبيانات AIM عند التصدير إلى vCard. تميل vCard إلى الارتباط بتطبيقات OS X و iOS ، على الرغم من أن Outlook وبعض برامج البريد الإلكتروني الأخرى التي تعمل أيضًا Windows يمكن استخدامها أيضا.

العودة إلى التصدير / الاستيراد والمزامنة اختياريا. بمجرد معرفة التنسيق الذي تريد استخدامه والتحقق منه سيعمل مع أي تطبيقات وقاعدة بيانات لديك في الاعتبار ، يمكنك تنزيل جهات الاتصال الخاصة بك من واحد وتحميلها إلى آخر. إنها ليست فكرة سيئة التحقق من عدد قليل من جهات الاتصال الناتجة للتأكد من أنها تعمل بشكل صحيح.

الآن بعد أن قمت بنسخ جهات الاتصال من تطبيق إلى آخر ، هل تريد أن تظهر التغييرات الجديدة التي تجريها في أحد التطبيقات تلقائيًا في الآخر؟ إذا كان الأمر كذلك ، فستحتاج إلى أداة جهة خارجية لهذه المهمة. بعض الأمثلة هي IFTTT و Zapier و Microsoft Flow. يطلق عليهم في بعض الأحيان أدوات التشغيل الآلي.

يمكن لأدوات التشغيل الآلي توصيل التطبيقات التي لا تتكامل بالضرورة من تلقاء نفسها. بمعنى آخر ، لديك تطبيقات A و B ، ولم يقم أي منهما بإنشاء تكامل بلمسة واحدة مع الآخر. تدخلت أداة التشغيل الآلي وأدمجت التكامل بين A و B لك ، ويمكن الآن أن تساعدك على إعداد وإدارة تدفق البيانات بين هذين التطبيقين.

باستخدام أدوات التشغيل الآلي ، لا يمكنك في كثير من الأحيان نسخ كتلة من المعلومات الموجودة من تطبيق إلى آخر بنفس الطريقة التي يمكنك بها عند التصدير / الاستيراد من جانبك. هناك بعض الحلول اللطيفة التي تتضمن أوراق Google ، لكنها قد تكون محبطة في الإنشاء ويصعب الوصول إليها. ومع ذلك ، يمكنك استخدام أداة التشغيل الآلي لإعداد قاعدة بحيث تكون جميعها الجديد التغييرات في نسخة تطبيق واحدة إلى أخرى ، وهي الطريقة التي أوصي بها.

على سبيل المثال ، يمكنك إعداد قاعدة بحيث عندما تكتشف أداة التشغيل الآلي تحديثًا لجهات اتصال iCloud الخاصة بك ، فإنها تلتقط التغيير وتنسخه إلى جهات اتصال Google على سبيل المثال. أو العكس. يمكنك إعداده بين أي تطبيقين يدعمهما أداة التشغيل الآلي الخاصة بك.

الخدعة الحقيقية هي التأكد من فهمك لما يحدث وما لا يحدث عند إعداد الأتمتة. يجب عليك التأكد من معرفة الاتجاه الذي يحدث فيه المزامنة وما إذا كان هناك تأخير بين إجراء التغيير ومتى يظهر في التطبيق الثاني.

لا مزيد من النسخ واللصق

نسخ بيانات جهات الاتصال بين تطبيقين أمر ممكن تمامًا ، ولا يعتمد عليك في ضرب ctrl-c و ctrl-v مرارًا وتكرارًا. لديك خيارات متعددة ، بناءً على ما تريد القيام به ، وكلها بسيطة للغاية.