الأخبار التكنولوجية والاستعراضات والنصائح!

الوضع الطبيعي الجديد: ما الذي تتوقعه عند العودة إلى الحياة المكتبية؟

أجبر جائحة الفيروس التاجي الشركات على تبني طرق جديدة للعمل والتكيف معها بسرعة. شيء واحد يبدو واضحًا – الحياة المكتبية التقليدية لن تكون هي نفسها عندما نعود إلى مكاتبنا.

لقد كان إغلاق COVID-19 بمثابة تذكير صارخ بكيفية أصبحت الحياة شديدة الترابط في القرن الحادي والعشرين ، ناهيك عن مقدار ما نتخذه من الأنشطة الصغيرة والتفاعلات التافهة التي تجلب مثل هذه القيمة لحياتنا.

كما أنه يقلب تمامًا النهج التقليدي للعمل. على مدار بضعة أسابيع ، تعمل القوى العاملة التي كانت تعمل سابقًا في المكتب عن بُعد تقريبًا تقريبًا ، ويتم تجميعها معًا من قبل فرق تكنولوجيا المعلومات للمرضى ، وتطبيقات الدردشة ومكالمات الفيديو اليومية. بالنسبة إلى الراغبين في العمل بمرونة ، أثبت الوباء أنه يمكن ، في الواقع ، الوثوق بالموظفين للعمل من المنزل دون تراجع الإنتاجية.

على العكس من ذلك ، أشارت العديد من الدراسات حول العمل عن بُعد أثناء فيروس كورونا إلى أن الموظفين أصبحوا أكثر إنتاجية من أي وقت مضى ، ويرجع الفضل في ذلك على الأرجح إلى الافتقار إلى عوامل التشتيت القائمة على المكتب ، والتدخل في الإدارة الوسطى ، وتجديد التركيز على الأنشطة الهامة للأعمال.

في حين سيستأنف طحن المكتب اليومي في نهاية المطاف ، فإن الإجماع الواسع النطاق هو ذلك لن تكون عودة إلى العمل كالمعتاد كما نعرفها – أو بالأحرى ، نعرفها. قال بيتر غروكوت ، المدير الإداري لشركة Databarracks للتعافي من الكوارث ، لـ TechRepublic: "لقد سمعنا من العديد من الشركات أنهم سوف يتطلعون إلى تقليل مساحة مكاتبهم بعد الإغلاق".

انظر: COVID-19: ثلاث ممارسات تجارية سأحافظ عليها من حياة الإغلاق (TechRepublic)

"هذا من شركات لم تتبنى العمل عن بعد حقًا ، لكنهم الآن يرون أنه يمكن أن يعمل ؛ إنهم يفكرون في المدخرات المستقبلية"

في الواقع ، بعض أكثر التغييرات وضوحًا التي سنراها عندما نعود إلى مكاتبنا يمكن أن تكون المكتب نفسه.

مع تقديرنا المكتشف حديثًا للمساحة الشخصية ، يمكن إعادة تعيين المكاتب ذات المخطط المفتوح والمصممة على طراز بولبين لفصل محطات العمل عن بعضها البعض ، كما يشير تقرير حديث من Forrester. وفي الوقت نفسه ، من المحتمل أيضًا أن ينخفض ​​عدد الموظفين الذين يتم حشرهم في غرف الاجتماعات ، من أجل دعم قاعدة المباعدة الاجتماعية التي يبلغ طولها مترين.

سيكون هذا أمرًا بالغ الأهمية لضمان عدم تحول المكاتب وأماكن العمل الأخرى إلى أرض خصبة للعدوى الجديدة. يقترح بريان كروب ، رئيس الأبحاث في ممارسة Gartner HR ، أن هذا قد يعني أن الموظفين يتم وضعهم في نوبات متداخلة أو متناوبة بحيث لا يتم شغل المكاتب بكفاءة.

يقول Kropp لـ TechRepublic: "أحد الأساليب لتقليل عدد الأشخاص في المكتب إلى أدنى حد ممكن في أي وقت ، ستفتح الشركات مكاتبها في وقت مبكر وتبقيها مفتوحة في وقت لاحق".

"سيؤدي ذلك إلى نشر عدد الأشخاص في المكتب في أي وقت لتقليل خطر التعرض. قد يقرر أصحاب العمل الآخرون أنه لا يمكن لبعض الموظفين الحضور إلى المكتب إلا في الأيام الزوجية في الأسبوع ، والبعض الآخر في الأيام الفردية كاستراتيجية أخرى لتقليل عدد الأشخاص في المكتب في أي وقت من الأوقات. "

هناك اتجاه واحد بلا شك هنا للبقاء هو نهج أكثر راحة للعمل من المنزل. في المستقبل ، من المتوقع أن يكون لدى الشركات سياسات عمل مرنة ؛ يقدر Kropp أن ما يصل إلى أربعة من كل 10 موظفين سيعملون عن بُعد في وقت ما كل أسبوع ، بعد COVID-19.

انظر: العمال عن بعد موجودون للبقاء: 4 نصائح لإدارتها بفعالية (TechRepublic)

وهذا يعني أن الشركات ستحتاج إلى التكنولوجيا اللازمة لدعم مثل هذه السياسات. يقول Kropp: "سيقضي الموظفون الذين يأتون إلى المكتب المزيد من الوقت على منصة افتراضية". "حتى إذا جاء الموظفون إلى المكتب ، نظرًا لأن الموظفين الآخرين سيعملون عن بُعد ، فسيستمرون في قضاء بعض الوقت على منصتي Zoom و Teams".

يوافق سكوت كراودر ، رئيس قسم المعلومات في BMC Software على ذلك. يقول لـ TechRepublic: "في حين أننا لا نعرف ما هي الآثار الدائمة ، إلا أننا نعلم أن العمل عن بُعد لن يتوقف".

"سواء أعادت مؤسسة الجميع إلى المكتب أو تلتزم بقوى عاملة جزئية أو كاملة للعمل من المنزل ، يجب أن يكون لدى تكنولوجيا المعلومات أدوات لدعم مكان العمل الرقمي الحديث."

وبصرف النظر عن انفجار في استخدام برامج التعاون والإنتاجية في مكان العمل ، فإن جائحة الفيروسات التاجية قد وضع أدوات الأتمتة الآلية (RPA) في دائرة الضوء.

لعبت الروبوتات ، على سبيل المثال ، دورًا رئيسيًا في مساعدة الشركات على التعامل مع الطفرة في طلب العملاء مع إغلاق المكاتب الفعلية وواجهات المتاجر. لقد كان دور برامج الدردشة الآلية في تمكين الرعاية الصحية والمؤسسات الحكومية لإصدار معلومات محدثة حول COVID-19 ، والمساعدة في وقف انتشاره عن طريق السماح للأطباء بفرز المرضى رقميًا أمرًا حيويًا بشكل خاص.

كانت تقنية الأتمتة أيضًا أساسية في أتمتة عمليات دنيوية – لكنها مهمة – لعمليات المكاتب الخلفية التي ربما تم إجراؤها يدويًا في السابق ، كما يقول بيتر براون ، الشريك ورئيس العملاء والأسواق والأشخاص والمنظمات في شركة برايس ووترهاوس كوبرز.

وقال لـ TechRepublic: "أعتقد أننا سنرى الشركات تسرع الاستثمار في تلك الأتمتة وتقنيات تحسين العمليات المكتبية التي يمكن القيام بها رقميًا".

"أعتقد أن الكثير من المنظمات ربما كانت لديها هذه على خريطة الطريق ، ولكن الآن تم تقديمها إلى الأمام."

يرى كراودر من بي إم سي للبرمجيات أن تقنيات الأتمتة والذكاء الاصطناعي (AI) تلعب دورًا رئيسيًا في مساعدة فرق تقنية المعلومات على العمل بكفاءة أكبر للمضي قدمًا.

يقول: "يمكن لأدوات مثل سير العمل المؤتمت والمساعدين الافتراضيين عبر برامج الدردشة الآلية توجيه طلبات الاستجابة والمعالجة التلقائية ، أو معالجة أسئلة الموظفين والطلبات غير العاجلة حتى تتمكن الشركات من تحرير وقت فرق تكنولوجيا المعلومات لمزيد من العمل ذي القيمة المضافة".

الأدوات والتكنولوجيا ، بالطبع ، ليست سوى نصف المعركة: تحتاج ثقافة الشركة أيضًا إلى الانتقال إلى المشهد الرقمي الجديد ، كما يقول كراودر.

يبدأ تحقيق ذلك من القمة. ويضيف: "على الشركات أن تضمن مشاركة المسؤولين التنفيذيين بشكل كامل في القنوات الرقمية المعينة".

يجب أن يبرهنوا على الاستخدام والنبرة المرغوبين لكل أداة ؛ وضع توقعات صحية حول ساعات العمل وأخذ فترات الراحة والتوازن بين العمل والحياة ؛ وإظهار التعاطف والتعاطف خلال ما يمكن أن يكون انتقالًا صعبًا ، كما يقول كراودر.

انظر: Coronavirus: سياسات وأدوات تكنولوجيا المعلومات الهامة التي يحتاجها كل عمل (TechRepublic Premium)

يمكن القول إن الوباء سلط الضوء أيضًا على أصالة المنظمات ، أي ما إذا كانت ترقى إلى القيم التي تدعي أنها تمثلها. يقترح براون من برايس ووترهاوس كوبرز أن الدروس المستفادة من ذلك ستشجع بعض الشركات على إعادة تقييم ثقافة الشركة ، وما إذا كانت تمارس حقًا ما تبشر به. يقول: "كيف تعيش المنظمات" وتثبت أن (الأصالة) عامة جدًا ومرئية.

"بعد فوات الأوان ، أعتقد أن هناك بعض المنظمات التي ستكون فخورة للغاية برد فعلها تجاه COVID ، وستكون هناك منظمات أخرى ربما تكون قد فعلت أشياء مختلفة.

"أعتقد أننا نشهد ظهور المزيد من الأدوار حول ثقافة ورفاهية الموظفين ، والمزيد من التركيز حول نقطة الهدف – ما هي هذه المنظمة ، وكيف نعيش ذلك وكيف نؤسس ذلك في كل ما نقوم به؟"

نظرًا لأنه يتم إنشاء أدوار جديدة مع التركيز على رضا الموظفين وثقافة الشركة ، فقد تجد المناصب الأخرى نفسها في انخفاض في الطلب. من خلال التسوية الهرمية لمكان العمل عن بعد وتسريع العمليات في بعض الحالات ، قد تعيد الشركات التفكير في الهياكل التنظيمية الموجودة لديها.

في تقرير أخير من شركة برايس ووترهاوس كوبرز ، اقترحت كارول ستابينغز ، القائدة العالمية المشتركة للأشخاص والمنظمات ، أن بيروقراطية المكاتب التي تم إزالتها نتيجة العمل عن بعد قد لا تعود إلى بعض المنظمات. وقالت "إن العديد من الشركات ، وخاصة تلك التي لديها الكثير من التسلسل الهرمي ، مثل البنوك وشركات الخدمات المالية ، تجد أنها تستطيع القيام بالمزيد ، مع إزالة الحوكمة غير الأساسية".

"لقد رأيت مثالاً على مشروع يستغرق عادةً من ستة إلى تسعة أشهر يستغرق أقل من أسبوعين. وبينما يتطلعون إلى حياة الشركة بعد الإغلاق ، يسأل العملاء كيف يمكنهم منع طبقات البيروقراطية من الزحف مرة أخرى."

وقد خضع التجنيد أيضًا لدورة سريعة في الرقمنة في الأسابيع الأخيرة. استطلاع حديث لـ Gartner ووجدت أن 86٪ من المنظمات قد لجأت إلى الأساليب "الافتراضية" لمقابلة المرشحين أثناء الوباء ، بينما استخدمت 85٪ القنوات الرقمية لإلحاق الموظفين الجدد عن بُعد.

ونتيجة لذلك ، بدأت الشركات تدرك أن العمل عن بعد يمكن أن يساعد في تنويع القوى العاملة من خلال توسيع مجموعة المواهب خارج المدن – أو حتى الدول – التي يوجد فيها مكاتبها.

قال لورين سميث ، نائب الرئيس في ممارسة Gartner للموارد البشرية: "بينما تجري معظم المنظمات حاليًا مقابلات عن بُعد بسبب جائحة COVID-19 ، قد تصبح المقابلات الافتراضية المعيار الجديد لتجنيد القادة والمرشحين لفترة طويلة بعد رفع المبادئ التوجيهية للمسافة الاجتماعية. "

في حين أجبرت العديد من الشركات على توسيع نطاق العمل عن بعد بسرعة ، تشير Groucutt من Databarracks إلى أن هذا قد مكن بعض الشركات من إجراء تغييرات كانت تدفعها لسنوات. ومع ذلك ، يضيف أن هيئة المحلفين تبحث ما إذا كان سيتم النظر في الالتزامات الجديدة.

يقول: "على الرغم من وجود حماسة لمواصلة هذا الأمر بعد الإغلاق ، إلا أننا سنرى عدد الأشخاص الملتزمين به".

انظر: القطط المريضة وأجهزة الكمبيوتر القديمة: التحديات الغريبة التي تواجهها فرق الدعم الفني لإبقاء العاملين عن بعد عبر الإنترنت (TechRepublic)

يجب علينا ، على الأقل ، أن نكون قادرين على توقع تكنولوجيا معلومات أكثر موثوقية في مكان العمل: يشير تقرير Forrester إلى أن المنظمات التي وجدت نفسها تعاني من نقص في الوباء مع الهندسة المعمارية الصاخبة ستظهر مع تقدير جديد للإنترنت السريع والبرامج الحديثة.

"سيطلب التنفيذيون من رجال الأعمال الذين عانوا بشكل مباشر من أوجه القصور في بيئات التكنولوجيا القديمة أن تقوم تكنولوجيا المعلومات بتسريع خرائط الطريق لتحديث التطبيقات والبنية التحتية ، وشبكة عالية الأداء ، وبنى عالية التوفر ، وأتمتة للسرعة والموثوقية ، وسحابة للتوسع والمرونة ،" يقرأ التقرير.

"سيهتمون أيضًا بتقنيات مثيرة مرة واحدة مثل مؤتمرات الفيديو وأدوات التعاون وخدمات الهاتف والشبكات الافتراضية الخاصة وأجهزة سطح المكتب الافتراضية.

"خطط لزيادة الدعم الفني مع عودة الموظفين إلى المكتب."

انظر أيضا