الأخبار التكنولوجية والاستعراضات والنصائح!

خطأ بشري ، الأتمتة وعالم المعالجة المالية

عن المؤلف

ديرموت موراي هو المدير العام لشركة EMEA في Workiva

لعبت التطورات في التكنولوجيا دوراً رئيسياً في تحسين إعداد التقارير عبر القطاع المالي. في حين شهدت التقارير التقليدية أن تكون العمليات اليدوية الورقية التي تتطلب قدراً هائلاً من الوقت والموارد والمال ، تمكنت المؤسسات من تبسيط العمليات بكفاءة على الرغم من زيادة كمية البيانات.

على الرغم من زيادة استيعاب الرقمنة ، فإن العديد من مؤسسات اليوم لا تزال محدودة بسبب العمليات القديمة والأنظمة القديمة. يرجع ذلك غالبًا إلى النطاق الترددي لفرق تقنية المعلومات وقدرتها على تبني البرامج وإدارتها ، ولكن يمكن أيضًا الرجوع إلى سبب الإلمام البسيط. تفضل العديد من الفرق استخدام العمليات والأنظمة القديمة نظرًا لراحة العمل مع التكنولوجيا التي يعرفونها بالفعل.

التعقيدات المرتبطة التجزئة

مع استخدام بعض المؤسسات للأنظمة القديمة ، وبعضها في تبني الرقمنة ، أصبحت التقارير المالية عملية غير متسقة ومجزأة بشكل متزايد. خلقت هذا الانفصال مساحة للأخطاء ، مما تسبب في تأثير تموج مليء الغرامات والتكاليف لسمعة المنظمة. نظرًا لأن هامش الخطأ كبير للغاية ، والعواقب وخيمة ، فقد أصبح مصدر قلق كبير لكثير من المنظمات. وفقًا لمسح أجرته شركة Ipsos حديثًا لـ Shred-It ، فإن 53٪ من المديرين التنفيذيين لـ C-suite و 28٪ من أصحاب الأعمال الصغيرة يشيرون إلى الخطأ البشري أو الفقد العرضي من قِبل جهة خارجية باعتبارها الأسباب الرئيسية لانتهاكات البيانات.

يعد إصلاح خطأ واحد عبر جداول بيانات وعروض تقديمية وتقارير متعددة عملية معقدة. للقيام بذلك وضمان الدقة ، يجب أن تنفق المؤسسات موارد كبيرة – سواء من حيث التكاليف ودعم الموظفين. تؤدي حالات التضارب والمخاطر المرتبطة بالعمليات اليدوية إلى الحاجة إلى التحول المالي في المؤسسات في جميع أنحاء العالم.

استخدام الأتمتة لتبسيط عملية إعداد التقارير

تعتبر السيارات المتصلة والمنازل والأجهزة هي القاعدة اليوم. ومع ذلك ، على الرغم من ذلك ، لا تزال العديد من المنظمات ترفض الاعتراف بالفرص المحتملة التي يمكن أن تأتي من النظر في عملية إعداد التقارير بالطريقة نفسها. من خلال استخدام الأتمتة لربط جميع القيم عبر تقارير متعددة – المستندات وجداول البيانات وطوابق العرض التقديمي – يمكن للمؤسسات تقليل المخاطر عن طريق الخطأ البشري وتوفير المال وتحسين الاتساق عبر المؤسسة.

يمكن للحل الشامل أن يساعد أيضًا في تبسيط عملية دمج المستندات وإنتاجها ومراجعتها والموافقة عليها – مما يؤثر على كل مرحلة من مراحل إطار إعداد التقارير المالية: التجميع والتجميع والمشاركة. على نطاق أوسع ، يمكن تحسين الأتمتة على:

تناسق البيانات – وفقًا لبحث أجرته EY ، يعتمد ما يقرب من 75٪ من الشركات على أكثر من ستة أنظمة مختلفة لإعداد التقارير – مثل أنظمة ERP و CRM و HCM. ومع ذلك ، فإن البيانات داخل تلك الأنظمة تفقد السياق وتناقضات المخاطرة عند تصديرها وفصلها عن المصدر. من خلال التقارير المتصلة ، يتم توحيد الأشخاص والعمليات والبيانات لتقديم تقارير دقيقة مطلوبة من قبل المنظمين والقيادة والمساهمين.

التعاون – نظرًا لعدم كفاءة العمليات القديمة وتقنيات البرامج غير المنفصلة ، تعتمد المنظمات غالبًا على العمليات اليدوية المرهقة والفرق الكبيرة والمستشارين الخارجيين ومجموعة متنوعة من الحلول المهمة لإنجاز المهام المهمة. مع وجود العديد من النقاط النشطة في العملية ، يكون من الصعب غالبًا تتبع النسخة الأكثر دقة والأحدث من كل وثيقة. ينطبق هذا بشكل خاص على المؤسسات التي تعمل عبر فرق في مواقع ومناطق زمنية مختلفة. يمكن للأتمتة ضمان الدقة عبر إصدارات المستندات بغض النظر عن الوقت أو الموقع أو اللغة ، ويمكن أن يحسن التعاون من أجل تقديم تقارير سريعة وموثوقة إلى الإدارة والمستثمرين والمنظمين واللوحة.

تقارير دقيقة – يتمثل التحدي المشترك في هذه الصناعة في استمرار نمو وتعقيد العديد من المؤسسات ، مع زيادة عدد الموظفين ونقاط البيانات المنتشرة في جميع أنحاء العالم. ثم يتم نشر ثروة البيانات هذه عبر مئات المصادر المختلفة وتخزينها بتنسيقات غير متوافقة. من خلال إنشاء مصدر واحد للحقيقة ، يمكن للشركات أن تثق في أن جميع المستندات والعروض التقديمية ولوحات المعلومات والتقارير حديثة ومتناسقة ، مما يقلل من المخاطر المرتبطة بالمعلومات الخاطئة.

الاعتماد على تكنولوجيا المعلومات دمج أداة إعداد تقارير مالية جديدة أو نزاع البيانات أو أداة إدارة المخاطر في المؤسسة المستخدمة يعني أن فريق تقنية المعلومات كان يجب أن يشارك في كل نقطة من العملية – من التثبيت إلى ترقيات البرامج. كانت العملية معقدة للغاية ، ومن المحتمل أن تقوم فرق تقنية المعلومات بجدولة ساعات متعددة من التوقف لتنزيل كل تحديث وتثبيته. ألغت التقنيات المستندة إلى مجموعة النظراء الحاجة إلى فرق تقنية المعلومات لتقديم تصحيحات البرامج وترقيات. يتم تحديث المنصات على السحابة تلقائيًا في الخلفية ، مما يمكّن الفرق من العمل بكفاءة دون انقطاع وتوفير وقت ثمين لفرق تكنولوجيا المعلومات للتركيز على الأولويات.

سيستمر حجم البيانات المتاحة واللوائح المصاحبة في الزيادة خلال السنوات القليلة المقبلة. يتعين على المؤسسات التي تتطلع إلى النجاح أن تعطي الأولوية للشفافية والكفاءة والقابلية للتدقيق عند الانتهاء من الإيداعات والتدقيقات والتقارير. يجب عليهم مواجهة هذه المشكلات من خلال التقنيات المستقبلية المستندة إلى برهان ، والتي تمكن المدونين من تحديث العمليات والتحكم في التعاون وتأمين الوصول في بيئة متكاملة. سيصبح هذا مهمًا بشكل خاص مع استمرار فرق العمل في التعاون خارج المكتب وستظل الأخطاء البشرية مصدر قلق كبير.