كيفية إجراء تحقيق ناجح في مكان العمل

بدأت الشركات التي تواكب التحديات الناشئة في بيئة الأعمال مثل سرقة البيانات والاحتيال وهجمات التصيد ، وما إلى ذلك ، في إدراك أنها بحاجة إلى إرشادات تفصيلية للتحقيقات الداخلية. وذلك لأن عددًا قليلاً فقط من الأشخاص في المؤسسة هم من يتم تدريبهم على التحقيقات في مكان العمل. عندما يتم الإبلاغ عن سوء سلوك مثل الاحتيال المحاسبي أو سرقة البيانات أو إجراء يؤدي إلى عدم الامتثال في الشركة ، فإن التحقيق الداخلي يساعد في الكشف عن الحقيقة وتحديد الجاني. ومع ذلك ، يجب عليك التأكد من أن النتيجة يتم إنشاؤها دون تعطيل العمليات التجارية أو الإضرار بالعلاقة مع الموظفين. لهذا ، تحتاج إلى تخطيط دقيق وتنفيذ عملية التحقيق بأكملها.

أساسيات التحقيق الداخلي

من الناحية المثالية ، يشرف على التحقيق الداخلي مدير التحقيقات الذي لديه فريق من المهنيين من الموارد البشرية ، والتدقيق الداخلي ، والأمن ، وما إلى ذلك. تستخدم بعض الشركات أيضًا موارد خارجية مثل المحاسبين وخبراء الطب الشرعي الرقمي وما إلى ذلك.

إذا كنت ستبدأ تحقيقًا داخليًا ، فإليك بعض الأسئلة التي يجب عليك طرحها أولاً:

• كيف وقع الحادث ومن كشفه؟
• كم ستكون تكلفة التحقيق الداخلي وما هي الخطوات التي يمكن اتخاذها لتقليل النفقات؟
• هل تتوفر موارد وأدوات كافية لتحقيق داخلي ناجح؟

يمكن أن تساعدك هذه الأسئلة في الحصول على فكرة أفضل عن الموقف.

بمجرد أن تصبح جاهزًا ، يمكنك العمل على ما يلي:

1. وضع سياسات واضحة ومدروسة

بدون خطة عمل ، قد يكون من الصعب إجراء تحقيق سليم. لذا ، يجب عليك وضع سياسة شاملة تغطي جميع سيناريوهات التحقيق. هناك بروتوكول يجب اتباعه من قبل الموظفين والمحققين. تتضمن بعض النقاط التي يجب تغطيتها في السياسة ما يلي:

• تدابير مؤقتة تمنع إعاقة الأعمال أثناء عملية التحقيق
• الإجراءات التأديبية بدرجات مختلفة من سوء السلوك والجرائم
• طرق تقييم تقصي الحقائق الأولية

2. تحديد نطاق التحقيق

هناك جانبان لكل تحقيق في مكان العمل. من ناحية ، تريد الشركة التحقيق في ادعاءات موثوقة بارتكاب مخالفات لمنع الأضرار المالية أو السمعة. من ناحية أخرى ، لا تريد أن تضع قوتها البشرية الثمينة في التحقيق طالما أن ذلك قد يؤثر على الإنتاجية. لذا ، ينبغي تحقيق توازن يحدد نطاق ومدى التحقيق.

يمكن أيضًا تحديد النطاق بناءً على مدى سرعة الشركة في الحصول على المعلومات. إذا كان الوقت قصيرًا ، فقد يقتصر التحقيق على تحديد المقابلات وتحليل بعض الوثائق المختارة يدويًا. ومع ذلك ، إذا كان الوقت متاحًا ، فيمكن إجراء تحقيق شامل لتغطية جميع الشهود والإدارات أو الكيانات المعنية.

3. حفظ الأدلة والسجلات

في حالة حدوث سوء سلوك ، تحتاج إلى تحديد وحفظ جميع الوثائق ذات الصلة على الفور حتى يمكن إجراء التحقيق دون الفواق. يمكنك إصدار إشعار لجميع الموظفين المعنيين وإبلاغهم بالتحقيق وتوجيههم للحفاظ على المستندات التي قد تكون مرتبطة بالتحقيق. يجب عليك أيضًا أن تكون أكثر حذرًا أثناء فحص واستخراج البيانات من محركات الأقراص الثابتة وأجهزة الكمبيوتر المحمولة والحواسيب وحتى المساعدين الرقميين الشخصيين (PDAs) للموظفين.

4. التوثيق والمتابعة

يجب عليك إنشاء تقرير مفصل يوثق جميع الأنشطة أثناء التحقيق. يجب عليك توثيق تفاصيل مثل المشكلة المعنية وكيف تم لفت انتباه الشركة والمقابلات التي تم إجراؤها والاستنتاجات بناءً على الأدلة التي تم جمعها.

لمنع تكرار حدوث ، ينبغي اتخاذ التدابير الوقائية المناسبة. يمكن أن يشمل ذلك إجراءات حماية البيانات الأكثر صرامة ، وسياسات أمان الجهاز ، وبروتوكولات التوظيف الأكثر صرامة ، إلخ.

من ينبغي أن يشارك؟

نظرًا لأنك قد تتعامل مع معلومات سرية أثناء التحقيق ، فمن الأفضل إشراك الموظفين والإدارات المعنية في الشركة فقط. ستحتاج إلى إبلاغ قسم الموارد البشرية ، وإدارة المستوى الأعلى / المستوى المتوسط ​​وصناع القرار الرئيسيين الآخرين ، بشأن التحقيق وخطة العمل.

أدوات جمع الأدلة الرقمية

لتحديد الأدلة الرقمية وجمعها من أجهزة الكمبيوتر والأجهزة الإلكترونية الأخرى ، يمكنك الاستعانة بأدوات الطب الشرعي الرقمي على مستوى المؤسسات. في حال كنت بحاجة إلى فحص رسائل البريد الإلكتروني للموظفين لجمع الأدلة ، يمكن أن تكون أداة الطب الشرعي بالبريد الإلكتروني وحدها مفيدة. يمكنك استخدام هذه الأداة لفحص صناديق البريد لجميع الموظفين المناسبين بسرعة وبدقة. يمكن أن تساعدك هذه الأدوات في تصفية الرسائل للعثور على المعلومات ذات الصلة بسهولة ، ووضع علامات على رسائل البريد الإلكتروني الرئيسية ، وتصدير البيانات بتنسيقات ملائمة مثل PDF و HTML وما إلى ذلك. هذه الأدوات مجهزة أيضًا بميزات متقدمة لإدارة الحالات تتيح لك توثيق كل مهمة على حدة.

عن المقابلات

تعد مقابلة المشتبه فيهم والشهود جزءًا حيويًا من التحقيقات الداخلية. فيما يلي بعض الأشياء التي تحتاج إلى تذكرها:

• من الجيد أن تبدأ مقابلة بملاحظة غير رسمية. يجب أن تجعل الشخص الذي تتم مقابلته مرتاحًا قبل أن تبدأ في طرح الأسئلة.
• يجب إعداد قائمة بالأسئلة المهمة بشكل متقدم وتوثيق الإجابات.
• يوصى أيضًا بتسجيل الفيديو لكل مقابلة لتحليلها لاحقًا.

التحقيق الداخلي في مكان العمل أكثر تعقيدًا ودقة من الصورة التي ترسمها هذه المقالة. يمكن أن يستغرق إنشاء بروتوكول شامل لنفسه الكثير من الوقت. ومع ذلك ، فإن المعلومات هنا ستدفعك بالتأكيد إلى الاتجاه الصحيح. باستخدام الأساليب الصحيحة وأدوات التوثيق وأدوات تحليل البيانات ، يمكنك إعداد مؤسستك لجميع أنواع المشكلات الداخلية.