هل تستخدم Outlook لتمرير الرسائل والملفات إلى فريق العمل الخاص بك؟ أو هل تستخدمه في وظائف جامعتك؟ يمكنك تحسين هذه العملية عن طريق إنشاء مجموعات عمل مع جهات الاتصال الخاصة بك أو المستخدمين الذين يشاركون معك مؤقتًا في مشروع.
نظهر لك كيف يمكنك إنشاء مجموعات عمل مختلفة في Outlook.com في خطوتين.
مجموعات عمل Outlook
ما هي مجموعات العمل في Outlook ل؟ إنها طريقة بسيطة لإدارة كل المحتوى الذي تشاركه مع مجموعتك. بدلاً من خلط الرسائل والملفات المشتركة مع باقي المحتوى الخاص بك في Outlook ، سيكون لديك مساحة مخصصة فقط للمجموعة.
ستجد جميع الرسائل ومحتوى الوسائط المتعددة وأحداث المجموعات في مكان واحد. قد يكون للمجموعة عنوان بريد إلكتروني فريد حتى لا يتداخل مع صندوق الوارد الخاص بأعضائها. ماذا يمكنك أن تفعل في المجموعات؟
- مشاركة الملفات ومحتوى الوسائط المتعددة
- إنشاء أحداث من تقويم المجموعة
- إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني من عنوان البريد الإلكتروني للمجموعة
- إدارة نشاط المجموعة من لوحة منفصلة
إنها ديناميكية بسيطة ومفيدة للعمل على أجهزة الكمبيوتر التي يمكنك تكوينها مجانًا في Outlook.
كيفية إنشاء مجموعات في Outlook
عليك فقط فتح حساب Outlook الخاص بك وانتقل إلى خيار "مجموعة جديدة" كما تراه في الصورة:
بمجرد إضافة اسم ووصف للمجموعة ، سيطلب منك Outlook إضافة جهات الاتصال التي ستكون جزءًا من الفريق. ليس من الضروري أن يكون لدى جهات الاتصال حساب Outlook حيث يمكنهم إرسال محتوى إلى المجموعة من عناوين بريدهم الإلكتروني.
كيفية إدارة المجموعات
كل مجموعة لها ملفها الشخصي والتكوين. عليك فقط فتح ملف المجموعة وستجد المعلومات التي تراها في الصورة:
في القسم الأول ، ستجد عنوان البريد الإلكتروني الذي خصصه Outlook للمجموعة. يجب على جميع الأعضاء استخدام هذا العنوان حتى تصل المحتويات والرسائل إلى المساحة المخصصة للمجموعة.
إذا انتقلت إلى القسم الثاني ، فستجد خيارات لإدارة أعضاء المجموعة. إذا كنت المالك يمكنك حذف أو إضافة أعضاء جدد من هذا الجزءل. وفي البريد الإلكتروني والملفات ، ستجد جميع المحتويات الحديثة التي شاركتها في المجموعة.
يمكن تغيير إعدادات المجموعة عدة مرات حسب الرغبة ، وإزالتها عندما تخدم الغرض منها.
نصائح يجب مراعاتها
إذا كنت قد أنشأت مجموعات مختلفة أو انضمت إليها ، فقد تحتاج إلى تعديل الإعدادات بحيث لا تغمر صندوق الوارد الخاص بك. للقيام بذلك ، عليك أن تذهب إلى كل مجموعة ، حدد الإعدادات وتخصيص بعض التفاصيل:
بهذه الطريقة ، سوف تبقي صندوق بريد Outlook الخاص بك مفصول عن نشاط مجموعاتك. عندما يكون هناك تحديث ، سيعرض Outlook ذلك في القائمة الجانبية ، لذلك لن تقلق بشأن التحقق من كل مجموعة حتى لا تفوتك الأخبار. وإذا لم تعد ترغب في الانتماء إلى أي من المجموعات ، فعليك فقط اختيار "مغادرة المجموعة".
على الرغم من وجود العديد من الأدوات للعمل الجماعي مع وظائف خاصة للمشاريع التعاونية ، فإن خيار Outlook هذا يعد بديلاً ممتازًا. يمكن أن تعمل في مجموعات مؤقتة وصغيرة ، دون الحاجة إلى اللجوء إلى حلول الطرف الثالث.
اخبار اخرى عن … مايكروسوفت
