يمكنك استخدام Microsoft Excel لتنظيم قائمة بريدية بدقة. ولكن عندما تستعد لطباعة ملصقات بريدية ، ستحتاج إلى استخدام دمج البريد لإنشائها في Word من قائمة Excel الخاصة بك. إليك الطريقة.
الخطوة الأولى: قم بإعداد قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك
إذا كنت قد أنشأت بالفعل قائمة بريد إلكتروني في Excel ، فيمكنك تخطي هذا الاختبار بأمان. إذا لم تكن قد أنشأت القائمة حتى الآن ، على الرغم من افتقار Excel إلى وظيفة التسمية البريدية ، فإننا لا نزال نوصي بشدة باستخدام Excel لأنه أفضل لتنظيم البيانات وصيانتها من استخدام جدول Word.
أول شيء عليك القيام به هو إنشاء رأس عمود للبيانات الموجودة في كل عمود. ضع هذه العناوين في الصف الأول من كل عمود.
تعتمد العناوين التي تقوم بتضمينها على المعلومات التي تخطط لاستخدامها في تسميات العناوين. العناوين لطيفة دائمًا ، ولكن من المهم معرفة العنوان الذي يستخدمه الشخص قبل إنشاء الملصقات. أيضًا ، إذا كانت قائمتك خاصة بشركات وليست أفراد ، فيمكنك استبعاد العناوين “الاسم الأول” و “اسم العائلة” واكتب “اسم الشركة” بدلاً من ذلك. لتوضيح الخطوات بشكل صحيح ، سنستخدم قائمة بريدية شخصية في هذا المثال. ستشمل قائمتنا العناوين التالية:
الاسم الأول اسم العائلة عنوان الشارع المدينة الولاية الرمز البريدي
هذه هي المعلومات القياسية التي تجدها في ملصقات البريد. يمكنك حتى إدراج الصور في ملصقات العناوين إذا كنت تريد ، ولكن هذه الخطوة ستأتي لاحقًا في Word.
بمجرد إنشاء الرؤوس ، امض قدمًا وأدخل البيانات. عند الانتهاء ، يجب أن تبدو قائمتك كما يلي:
انطلق واحفظ قائمتك ودعنا ننتقل إلى Microsoft Word.
الخطوة الثانية: إعداد الملصقات في Word
افتح مستند Word فارغًا. بعد ذلك ، انتقل إلى علامة التبويب “المراسلات” وحدد “بدء دمج المراسلات”.
حدد “التصنيفات” من القائمة المنسدلة التي تظهر.
تظهر نافذة “خيارات التسمية”. هنا يمكنك اختيار العلامة التجارية الخاصة بك ورقم المنتج. عند الانتهاء ، انقر فوق “موافق”.
ستظهر الآن مخططات التسمية الخاصة بك في Word.
ملحوظة! إذا لم تظهر مخططات التسمية الخاصة بك ، فانتقل إلى التصميم> الحدود وحدد “إظهار الشبكة”.
الخطوة الثالثة: قم بتوصيل ورقة العمل الخاصة بك بملصقات Word
قبل أن تتمكن من نقل البيانات من Excel إلى ملصقاتك في Word ، تحتاج إلى توصيل الاثنين. مرة أخرى في علامة التبويب “المراسلات” في مستند Word ، حدد خيار “تحديد المستلم”.
تظهر قائمة منسدلة. حدد “استخدام قائمة حالية”.
Windows سيظهر مستكشف الملفات. استخدمه للعثور على ملف القائمة البريدية وتحديده. بعد تحديد الملف ، انقر فوق “فتح”.
تظهر نافذة “تحديد جدول”. إذا كان لديك أوراق متعددة في مصنفك ، فستظهر هنا. حدد الشخص الذي يحتوي على قائمتك. تأكد من تمكين الخيار “يحتوي الصف الأول من البيانات على عناوين الأعمدة” إذا لم يكن كذلك بالفعل ، ثم انقر على “موافق”.
تسمياتك مرتبطة الآن بجدول البيانات الخاص بك.
الخطوة الرابعة: أضف حقول دمج المراسلات إلى التسميات
حان الوقت الآن لإضافة حقول الدمج إلى تسميات Word. حدد التصنيف الأول ، وانتقل إلى علامة التبويب “Mailing” ثم انقر فوق “Address Block” (كتلة العنوان).
في نافذة “إدراج كتلة العنوان” التي تظهر ، انقر فوق الزر “تطابق الحقول”.
ستظهر نافذة “Match Fields”. تأكد من أن كل إعداد يطابق العمود في المصنف الخاص بك في مجموعة “مطلوب لكتلة العنوان”. على سبيل المثال ، يجب أن يتطابق “الاسم الأول” مع “الاسم الأول” وما إلى ذلك. بمجرد التأكد من ضبط كل شيء بشكل صحيح ، انقر فوق “موافق”.
مرة أخرى في نافذة “إدراج كتلة العنوان” ، تحقق من المعاينة للتأكد من أن كل شيء يبدو جيدًا ، ثم انقر على “موافق”.
> يظهر الآن في التسمية الأولى الخاصة بك.
ارجع إلى علامة التبويب “الشحن” ثم انقر فوق “تحديث الملصقات”.
بمجرد تحديده ، يجب أن تظهر في كل تسمية.
أنت الآن جاهز لإجراء الاتصال.
الخطوة الخامسة: قم بإجراء اتصال البريد
الآن لنرى السحر يحدث. في علامة التبويب “المراسلات” ، انقر على “إنهاء ودمج”.
حدد “تحرير المستندات الفردية” من القائمة المنسدلة التي تظهر.
تظهر نافذة “دمج إلى مستند جديد”. حدد “الكل” ثم انقر فوق “موافق”.
سيتم الآن دمج قائمتك من Excel مع التسميات في Word.
كل ما تبقى الآن هو طباعة ملصقاتك وإرسال بريدك!