يُعد نظام إدارة المتطوعين طريقة مفيدة لتتبع المشاركين والأحداث في مؤسستك. في الواقع ، يعد النظام الجيد أمرًا حيويًا للحفاظ على تشغيل مشروعك بسلاسة للجميع. ومع ذلك ، يمكن العثور على النظام الأساسي الصحيح لإنجاز هذه المهمة صعبة.
مقدمة لنظم إدارة المتطوعين
عندما نستخدم مصطلح "نظام إدارة المتطوعين" ، فإننا نشير إلى منصة على الإنترنت تساعدك في تنفيذ المهام الرئيسية المتعلقة بتتبع الأشخاص الذين يتبرعون بوقتهم لمؤسستك. يمكن أن يساعدك ذلك على الحفاظ على التنسيق وتنسيق الأحداث الخاصة بك ومراقبة مساهمة كل شخص.
تشمل بعض ميزات نظام إدارة المتطوعين المدربين جيدًا ما يلي:
- قاعدة بيانات لجميع المتطوعين ومهاراتهم.
- وظيفة الاشتراك في الأحداث والفرص الأخرى للمساعدة.
- طريقة للمتطوعين للبقاء على اطلاع حول الأحداث القادمة.
- تتبع القدرات لرصد مشاركة المتطوعين.
- الوصول إلى الوثائق الرئيسية التي تحتوي على القواعد واللوائح ومعلومات السلامة.
- تقييد المحتوى لحماية مواد المؤسسة الخاصة.
مع وجود هذه العناصر في متناول يدك ، يمكنك العثور على أفضل المتطوعين للقيام بمهام محددة والتأكد من توفير الفعاليات المهمة للأفراد. ستتمكن أيضًا من توفير التحقق من ساعات المتطوعين وتحسين سلامة المتطوعين عندما يكونون "في الطور".
كيفية إنشاء نظام لإدارة المتطوعين باستخدام WordPress (في 6 خطوات)
نأمل أن تشعر الآن بالثقة في فهمك للمكونات الرئيسية لنظام إدارة المتطوعين. الآن دعونا نناقش كيف يمكنك استخدام WordPress للجمع بين هذه الميزات وإطلاق نظام متكامل خاص بك.
1. قم بإعداد موقع ووردبريس الخاص بك
بالطبع ، لبدء بناء نظام لإدارة المتطوعين ، ستحتاج إلى موقع WordPress. نوصي باستخدام WordPress مستضاف ذاتيًا حتى تتمكن من الوصول إلى جميع خيارات التخصيص الشاملة لـ WordPress والوظائف العامة والمظاهر والإضافات:
هذا يعني أنك ستحتاج إلى اسم المجال ومضيف الويب. ستحتاج أيضًا إلى تثبيت WordPress إلا إذا اخترت موفر استضافة يقوم بذلك نيابة عنك.
في ما يلي وظيفتان لتنشيط عملك باستخدام موقع WordPress الأساسي الخاص بك:
2. اختيار موضوع مناسب
بمجرد أن يكون لديك موقع WordPress الأساسي الخاص بك ، سترغب في اختيار سمة WordPress ، والتي تتحكم في تصميم موقعك. يطبق WordPress سمة افتراضية تلقائيًا ، لكن يمكنك جعل نظام إدارة المتطوعين أكثر جاذبية ووظيفية من خلال التبديل إلى سمة متخصصة.
هناك العديد من الخيارات المتاحة التي قد تناسب الفاتورة. بالنسبة للمبتدئين ، يمكنك التحقق من موضوعنا المجاني متعدد الأغراض ، Neve.
ويشمل الوصول إلى العديد من العروض التوضيحية التي يمكنك استخدامها لتكييفها مع أغراض محددة. Neve Charity مثالية للمنظمات غير الربحية التي يدعمها المتطوعون:
Charitize هو موضوع مجاني آخر متوفر في WordPress Theme Directory. مع ميزات التخصيص الواسعة والتوافق مع المكونات الإضافية ، يعد هذا اختيارًا قويًا ثانيًا لأولئك الذين يعتمدون على الميزانية.
ومع ذلك ، إذا كنت قادرًا على إلقاء القليل من المال على نظام إدارة المتطوعين لديك ، يمكنك أيضًا النظر في السمات المميزة. إلى الأمام هو موضوع عالي الجودة مصمم مع وضع الأرباح غير في الاعتبار:
ويتميز بتخصيص واسع للعلامات التجارية والخطوط والعناصر المرئية الأخرى. إلى الأمام متوافق أيضا مع ملحق حملة WooCommerce، والتي يمكنك استخدامها لجمع الأموال على موقع WordPress الخاص بك. ستجد أيضًا العديد من عناصر واجهة المستخدم الفريدة والموظفين المدمجين والأدلة الراعية لتقديم المؤيدين الرئيسيين. التراخيص تبدأ من 45 دولار.
بمجرد اختيار سمة ، إليك كيفية التغيير من السمة الافتراضية إلى السمة الجديدة ????
3. إنشاء قاعدة بيانات المتطوعين
هناك نوعان من مكونات WordPress التي يمكنك استخدامها لتخزين المعلومات المتعلقة بمن يتبرع بوقته وموهبته لمؤسستك. الأول هو قاعدة بيانات المشاركين:
يتيح لك هذا البرنامج المساعد إنشاء قائمة بجميع المتطوعين الذين يساهمون في قضيتك. يمكنك تخصيص الحقول تمامًا لتضمين معلومات مثل الدور الذي يملأه كل متطوع وأي مهارات ذات صلة قد تكون لديهم ومعلومات الاتصال والتوفر والمزيد.
إذا كنت تريد شيئًا أكثر تعقيدًا وقوة ، ففكر في استخدام Wired بدلاً من ذلك:
هذا البرنامج المساعد لإدارة المتطوعين مع العديد من الميزات المفيدة التي سنذكرها في بقية هذا المنشور. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء ملفات تعريف فردية للمتطوعين لتنظيم جميع المعلومات التي ذكرناها أعلاه وأكثر من ذلك.
بمجرد اختيار الحل المفضل لديك ، إليك كيفية تثبيت مكون WordPress الإضافي ????
4. نشر الأحداث وتمكين الاشتراك المتطوع
يعد تقويم الحدث طريقة بسيطة للمساعدة في إبقاء المتطوعين في الحلقة فيما يتعلق بالفرص القادمة مع مؤسستك. يعد "تقويم الأحداث" مكونًا إضافيًا مجربًا وصحيحًا لعرض هذا النوع من المعلومات في WordPress:
من الحكمة أيضًا تمكين المتطوعين من الاشتراك في الأحداث عبر الإنترنت لتبسيط العملية والحفاظ عليها منظمة. يمكنك إنشاء نموذج مخصص باستخدام WPForms للقيام بذلك:
أو ، إذا اخترت Wired لإنشاء قاعدة بيانات المتطوعين ، فيمكنك استخدام وظيفة التسجيل الأصلية الخاصة بها. يمكنك أيضًا تكوينه لإرسال رسائل تذكير بالبريد الإلكتروني حول الاقتراب من الالتزامات.
5. تتبع مشاركة المتطوعين
قد يستكمل بعض المتطوعين ساعات الخدمة الإلزامية لأسباب مختلفة. إذا كان الأمر كذلك ، فستضطر على الأرجح إلى مراقبة مشاركتهم وتقديم تقرير إلى المشرف عليهم. تتبع مشاركة المتطوعين تلقائيًا يمكن أن يجعل ذلك أسهل.
يتيح Time Clock للمتطوعين الدخول والخروج من أجل التحولات والأحداث وغيرها من الفرص. إنه سهل الاستخدام للغاية ، لذلك لن يكون من الصعب على المتطوعين التقاط ما يلي:
سيتتبع Wired أيضًا مشاركة المتطوعين ، لكنه لا يمكّن المستخدمين من الدخول والخروج لمراقبة عدد ساعات عملهم. هذه الميزة مفيدة أكثر لتحديد التزام شخص ما بمؤسستك على مدار فترات طويلة.
6. الحد من الوصول إلى ميزات المتطوعين في موقعك
على الرغم من أنك ستستخدم موقع WordPress الخاص بك لإدارة المتطوعين ، فإن موقعك لا يزال موقعًا إلكترونيًا متاحًا للجمهور. لهذا السبب ، قد ترغب في حماية المحتوى الخاص بك – مثل إرشادات المتطوعين أو المستندات الأخرى القابلة للتنزيل – من الزوار الذين يتعثرون عبره.
لحسن الحظ ، يتضمن WordPress أدوار المستخدم خارج الصندوق. يمكنك تقييد وصول المستخدمين إلى حد ما دون مساعدة من مكون إضافي. ومع ذلك ، يوفر محرر دور المستخدم المزيد من خيارات التخصيص:
قد تفكر أيضًا في حماية كلمة المرور للمحتوى الذي لا تريد أن يراه زائرون عشوائيون أو حتى المتطوعون الجدد. للقيام بذلك ، يمكنك تغيير حالة الرؤية في المنشور أو محرر الصفحة إلى كلمة مرور محمية.
اصنع نظام إدارة المتطوعين اليوم
يعد نظام إدارة المتطوعين ضرورة إذا كانت مؤسستك تعتمد على متطوعين لإبقاء أبوابها مفتوحة. أن تكون قادرًا على تتبع من هم المتطوعون ، وكذلك مهاراتهم ومستوى مشاركتهم ، يمكن أن توفر معلومات قيمة لمساعدة مؤسستك على النجاح.
يمكنك إنشاء نظام إدارة المتطوعين الخاص بكامل الوظائف مع WordPress باتباع الخطوات الست التالية:
هل لديك أي أسئلة حول استخدام WordPress لإنشاء نظام لإدارة المتطوعين؟ واسمحوا لنا أن نعرف في قسم التعليقات أدناه!
