لقد شعرنا جميعًا بإحباط البحث عن مستند على جهاز الكمبيوتر الخاص بنا تعلم أنه موجود ، ولكن بغض النظر عن مدى صعوبة البحث ، لا يمكنك العثور على الملف الذي تحتاجه. يمكنك بالطبع استخدام أداة البحث في File Explorer. ولكن يجب أن تتذكر على الأقل جزءًا من اسم الملف لذلك. ومع ذلك ، إذا لم تتمكن من ذلك ، فسيلزمك البحث في المجلدات للعثور عليها. هذا ، بالطبع ، إذا كنت تستخدم المجلدات. لا يزال الكثير منا يترك الملفات ملقاة على سطح المكتب أو فضفاضة في My Documents. إنها فوضى.
لا يجب أن يكون الأمر كذلك ، احصل على التنظيم وسيكون العثور على ملفاتك أسهل بكثير. قد يبدو تنظيم الملفات والمجلدات بمثابة نوع من العمل الممل الذي يمكنك تأجيله حتى يوم آخر ، أو يمكنك القيام به عندما لا يكون لديك شيء أفضل للقيام به. لا تفعل. إبدأ اليوم.
طرق لتنظيم الملفات Windows
مكان واحد لجميع المستندات
قم بتخزين جميع ملفاتك في مجلد My Documents. بهذه الطريقة ، عندما تحتاج إلى البحث عن واحد ، يمكنك التخلص من المجلدات الأخرى على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، مما يجعله أسرع بكثير. ومع ذلك ، لا تخزنها فضفاضة في "المستندات". استخدم المجلدات الفرعية لتنظيم المستندات من أنواع مختلفة.
قم بتسمية المجلدات الفرعية منطقياً
من الأسهل بكثير العثور على الملفات إذا كانت المجلدات التي تضعها فيها تحتوي على أسماء تعني شيئًا لك. لذا فكر جيدًا في الطريقة التي تريد بها تنظيم المستندات قبل البدء. يعد وجود مجلد واحد لجميع فواتير PDF أمرًا جيدًا عند البدء ، ولكن بعد بضعة أشهر أو سنوات ، يصبح العثور على الملف الذي تحتاجه صعبًا. لذا ، قم بإنشاء مجلد للسنة الحالية ، ثم داخله ، قم بإنشاء مجلد للشهر الحالي. ثم قم بإضافة مجلدات جديدة لكل شهر جديد عند وصولها. افعل نفس الشيء عندما يأتي عام جديد.
تنظيف فوضى الكمبيوتر
لا يؤدي التخلص من الملفات التي لا تحتاجها إلى الحفاظ على جهاز الكمبيوتر مرتبًا ومنظمًا بشكل جيد فحسب ، بل يمكن أن يساعد في تشغيله بشكل أسرع أيضًا. سواء كان إلغاء تثبيت التطبيقات أو مسحها Windows"التسجيل ، إنها لفكرة جيدة أن تمنح جهاز الكمبيوتر الخاص بك نظافة الربيع بشكل منتظم.
نوصيك بتجربة CleanMyPC. يجعل من السهل إلغاء تثبيت الكثير من التطبيقات بنقرة واحدة ويمكن مسحها Windows قاعدة بيانات التسجيل بسرعة وسهولة. قم بتنزيل CleanMyPC وابدأ في ترتيب جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
اجعل أسماء الملفات وصفية
قد تعتقد أنه إذا قمت بتخزين الملفات في الكثير من المجلدات الفرعية ، فلا داعي للقلق كثيرًا بشأن الاسم. على سبيل المثال ، إذا قمت بإنشاء فاتورة واحدة شهريًا لعميل ، يمكنك فقط تسميتها "clientname_invoice" وحفظها في مجلد الشهر الحالي. ماذا يحدث إذا كنت بحاجة إلى مشاركة هذا الملف؟ يمكن أن يسبب الاسم ارتباكًا للشخص الذي تشاركه معه. من الأفضل أن تكون وصفيًا في اسم الملف ، حتى إذا كان ذلك يكرر جزءًا من اسم المجلد الفرعي. كما أنه سيساعد Windows ابحث عنه إذا كنت بحاجة إلى البحث عنه.
استخدم اصطلاحات تسمية متسقة
اصطلاحات التسمية مهمة ، خاصة إذا كنت تعمل كجزء من فريق ، بل وأكثر من ذلك إذا كان هذا الفريق موجودًا في أكثر من موقع. إذا التزم الجميع باتفاقيات التسمية نفسها ، فسيعرف الجميع ما الذي يبحثون عنه عندما يبحثون عن الملفات. إذا تضمنت اصطلاح التسمية تاريخًا ، فإنها تقلل أيضًا من فرصة امتلاك ملفات متعددة بنفس الاسم.
حتى إذا كنت تعمل بمفردك ، فإن وجود اصطلاحات تسمية يعني أنه ليس عليك التفكير في الاسم الذي يجب أن تعطيه للملف عند حفظه.
استخدم الاختصارات بعناية
الجانب السلبي لاستخدام أسماء الملفات الوصفية هو أنها يمكن أن تصبح طويلة جدًا. الجواب هو اختصار الكلمات. ومع ذلك ، يجب أن تكون حذراً في كيفية القيام بذلك. ربما لن تواجه أي مشكلة في معرفة أن "فبراير" هو شهر فبراير ، ولكن الاختصارات الأخرى قد تعني القليل جدًا في غضون بضعة أشهر عندما تبحث عن الملف.
قم بتقديم المستندات على الفور
عند إنشاء مستند وحفظه ، احفظه في مجلده الصحيح على الفور. لا تضعها على سطح المكتب وتعتمد على نفسك في المستقبل لتتقدم وترتبها بعيدًا. لن يشكروك على ذلك.
أرشفة الملفات بانتظام
إذا كانت هناك مستندات من غير المحتمل أن تحتاجها في المستقبل ، فأرشفتها. قم بنسخها إلى قرص خارجي أو خدمة تخزين عبر الإنترنت ثم قم بحذفها من جهاز الكمبيوتر الخاص بك. لا تنس الاحتفاظ بنسخة احتياطية من الأرشيف الخاص بك وتأكد من تسمية الأرشيفات مع تاريخ إنشائها حتى تتمكن من العثور على المستندات بسهولة مرة أخرى.
إنشاء "المفضلة" للمجلدات المستخدمة بانتظام
Windowsمواقع قائمة المفضلة على الجانب الأيسر من كل نافذة وإذا قمت بتخزين المجلدات تحتاج إلى الوصول إليها بشكل منتظم ، يمكنك العثور عليها بسهولة ، عندما تريد o الوصول إلى ملف بداخلها وعندما تريد حفظ ملف في معهم. لإضافة مجلد إلى المفضلة ، ما عليك سوى سحبه إلى المفضلة في الشريط الجانبي.
تنظيم ملاحظاتك
إذا كان نوع الشخص الذي يحتفظ بملفات المفكرة أو مستندات معالجة النصوص مليئة بالملاحظات على سطح المكتب ، فقد حان الوقت للتغيير. استبدل قصاصات قصاصات تلك بأداة مثل Evernote أو OneNote. سيحافظ كل من هذه التطبيقات على ملاحظاتك آمنة ويسمح لك بإضافة المزيد بالإضافة إلى وضع علامة والبحث عنها. والأفضل من ذلك كله ، يتم الاحتفاظ بها جميعًا في ملف قاعدة بيانات واحد ، لذلك لا تربك جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
قد يبدو الاحتفاظ بجهاز الكمبيوتر منظمًا عملية مؤلمة ومرهقة ، ولكن لا يجب أن تكون كذلك. من خلال اعتماد بعض القواعد والاتفاقيات البسيطة والانضباط بما يكفي للالتزام بها ، يمكنك جعلها بسيطة للغاية. ادمج ذلك مع استخدام CleanMyPC للتخلص من الملفات التي لا تحتاج إليها ، وأداة النسخ الاحتياطي لأرشفة الملفات التي قد تحتاجها في المستقبل ، سيعمل جهاز الكمبيوتر الخاص بك بسلاسة وأمان لسنوات قادمة.
