لا تستخدم البريد الإلكتروني لإدارة المشاريع. البريد الإلكتروني يزيد من التوتر ، ويخلق العمل غير الضروري ، ويجعل الناس يشعرون بالارتباك. لا أحد يقوم بعمل استثنائي في ظل هذه الظروف. خلال السنوات القليلة الماضية ، دفع المتحمسون للإنتاجية العاملين في مجال المعرفة إلى الخروج من البريد الإلكتروني ، أو على الأقل التخلي عن البريد الإلكتروني للشركة الداخلية. إن الانتقال بطريقة ممتازة عن البريد الإلكتروني هو للجميع ، ولكن حظره من العمل في المشروع ونقل هذا الاتصال إلى خدمة إدارة المشروع بدلاً من ذلك.
خدمات إدارة المشاريع هي أدوات عبر الإنترنت تستخدمها الفرق لتتبع أعمالهم في المشروعات ومناقشة التفاصيل وإكمال المهمة. يمكن للمستخدمين استخدام أداة إدارة المشروع في وقت واحد أو بشكل غير متزامن. تختلف كل أداة عن بعضها بعض الشيء ، لكن معظمها يمنح المستخدمين رؤية أكبر في كل جانب من جوانب المشروع أكثر من البريد الإلكتروني.
في الدفعتين السابقتين من Get Organized ، تناولت كيفية البدء في إدارة المشروع وكيفية تحسين الاتصال في إدارة المشروع. لكنني لم أتحدث عن سبب وكيفية تحديد البريد الإلكتروني للمشاريع على وجه التحديد. ذلك لأنه أمر مهم لدرجة أنه يستدعي العمود الخاص به.
ما الذي يشكل المشروع؟
قبل أن تتمكن من التخلص من البريد الإلكتروني المحيط بالمشروعات ، عليك أن تفهم ماهية المشروع. المشروع هو وظيفة أو سلسلة من الوظائف مع تاريخ انتهاء واضح والتسليمات.
وبعبارة أخرى ، مشروع نهايات. وينتهي عند تقديم شيء لشخص ما ، سواء كانت الخطط النهائية لعنصر واجهة مستخدم جديد أو تقرير سنوي مكتمل. أنواع العمل الأخرى ليست مشاريع ، لأنها مستمرة أو قد لا يكون لها منتج نهائي. مثال واضح للمشروع هو إعادة تصميم موقع على شبكة الإنترنت. بالتأكيد ، قد يحتاج موقع ويب جديد إلى صيانة مستمرة ، ولكن تصميم وبناء الموقع هو مشروع ينتهي عند اعتماد الموقع وإطلاقه. إن تحديث نفس الموقع كل يوم ليس مشروعًا ، لأنه عمل لا ينتهي.
عادة ، وخاصة في مكان العمل ، تنطوي المشاريع أيضًا على تعاون. من المحتمل أن يعمل شخص ما بمفرده في مشروع ، ولكن عادة ما يطلب شخص ما مشروعًا ويقوم شخص آخر أو مجموعة من الأشخاص ببنائه وتسليمه. بناءً على حجم المشروع ، قد يكون هناك شخص منفصل يمول المشروع وشخص آخر مخصص لإدارته.
مشاريع انحراف البريد الإلكتروني
كيف تنفشل مشاريع البريد الإلكتروني؟ المشاريع عادة ما تشمل سلسلة من المهام. مدير المشروع هو الشخص الذي يعرف كل هذه المهام ، لكن الآخرين سيكونون هم الذين يكملون المهام. لذلك ، يحتاج مدير المشروع إلى تفصيل العمل إلى الأشخاص المناسبين ثم مراقبة ذلك وحتى يتم إنجازه.
البريد الإلكتروني هو البريد الإلكتروني. هذه الحقيقة الواضحة هي أن بعض الأشخاص يتراجعون عن التفكير عندما يكونون غارقين في العمل. البريد هو وسيلة رهيبة لتعيين العمل ، سواء كان إلكترونيًا أو بريديًا. فكرة الحصول على الواجبات عن طريق البريد الحلزون يبدو إلى الوراء يبعث على السخرية تقريبا. لكن البريد الإلكتروني هو في الأساس مجرد بريد سريع الحلزون. إنه يمثل تحسنا في السرعة مقارنة بالتكنولوجيا القديمة ، ولكن ليس في الحقيقة نقلة نوعية.
فكر فيما يتعلق بالبريد الإلكتروني الجيد في توفير: اتصال غير متزامن مع مجموعة ورق ، وتسليم المستند.
الآن فكر في ما هو مطلوب لتعيين المهام وتتبعها: معرفة من هو متاح وكم العمل الذي لديهم بالفعل على لوحة ، لحظة إلى لحظة ؛ وضوح في تقدم العمل ؛ تقويم المواعيد النهائية ؛ القدرة على تحديد أولويات المهام وترتيب أولوياتها بناءً على احتياجات المشروع ؛ وهكذا دواليك. كنت تضحك على فكرة إدارة تلك المهام عبر البريد الحلزون ؛ البريد الإلكتروني هو مجرد مضحك ، إذا كان أسرع قليلا.
والأهم من ذلك ، أن الطريقة التي يستخدم بها معظم العاملين في المكاتب البريد الإلكتروني تخلق انقطاعات. عند وصول رسائل بريد إلكتروني جديدة مع الإخطارات أو الإخطارات المنبثقة ، يتحقق العاملون عادة للتأكد من أن الرسالة الواردة ليست ملحة. ثم يعودون إلى ما كنا نفعله حتى الانقطاع التالي. يفعل الناس ذلك طوال اليوم ، ويفحصون ويفحصون بريدهم الإلكتروني. تظهر العديد من الدراسات أن استخدام البريد الإلكتروني يستغرق حوالي 30 بالمائة من يوم عامل المعرفة ، لكنه ينتشر بشكل متساوٍ إلى حد ما على مدار اليوم ، بدلاً من أن يكون في مجموعات منفصلة.
هل هذا يعني أن البريد الإلكتروني يبطئ الأمور؟ في الواقع ، على عكس ما قد تتوقعه ، هناك دعم جيد من الأبحاث أن الانقطاعات تجعلنا في الواقع نعمل بشكل أسرع (على سبيل المثال ، Mark 2008 ، Zijlstra 1999) ، وليس بشكل أبطأ. تأخذ المقاطعة خسائرها بطريقة مختلفة.
المشكلة هي أن الأشخاص الذين تمت مقاطعتهم يعانون من عبء عمل أعلى ومزيد من الضغط ، ويشعرون بقدر أكبر من الإحباط وضغط الوقت ، وبذل المزيد من الجهد. لذلك غالباً ما يكون للمقاطعات تأثير سلبي صافٍ ، إن لم يكن بالطريقة التي يميل الناس إلى تحملها.
علاوة على ذلك ، حتى إذا تم إنجاز المهمة الحالية بنفس مقدار الوقت أو أقل ، فإن العمل بهذه الطريقة لا يزال يضيع الوقت على المدى الطويل. نفقد الوقت عندما يتعين علينا إعادة قراءة نفس البريد الإلكتروني الذي قمنا بمسحه ضوئيًا في وقت مبكر من اليوم لأننا نسينا ما قالته. إذا نسيت التاريخ المحدد لتسليم المفتاح ، فإن استخراجه من بريدك الإلكتروني يستغرق وقتًا. وماذا إذا كان البريد الإلكتروني الذي تقوم بحفره هو بريد قديم ، ومنذ ذلك الحين انتقل التاريخ للأمام؟
هذا كله يعني أن البريد الإلكتروني لم يكن مصممًا لإدارة المهام. إنها الأداة الخاطئة لهذا المنصب.
التواصل في منصة إدارة المشاريع
تتضمن إدارة المشروع التلاعب بالموارد والموارد ، ومراقبة الوضع في الوقت المحدد ، وإعادة توزيع المهام أو إعادة ترتيب أولوياتها مع تغير الموقف. تم تصميم خدمات إدارة المشروع للتعامل مع تلك الأنواع من المشكلات وغيرها التي عادة ما تظهر خلال المشروع.
كيف يبدو التواصل في خدمة إدارة المشروع؟ إن استخدام أداة إدارة المشروع مقابل استخدام البريد الإلكتروني لإدارة المشروع يشبه الفرق بين رؤية برج بيزا المائل شخصًا وقراءة وصف له. في السيناريو الأول ، لديك سيطرة كاملة على ما تريد رؤيته ومتى تريد رؤيته. في الثانية ، تعتمد على أشخاص آخرين لكتابة رسائل تخبرك بماذا هم التفكير هو الأكثر أهمية – أو ما هو أسوأ ، ما يعتقدون أنك تريد أن تسمعه.
توفر منصات إدارة المشروع للعاملين العديد من خيارات الاتصال ، اعتمادًا على ما يجب نقله. على سبيل المثال ، أحب أداة إدارة المشروع التي تتضمن مراسلة فورية (Zoho Projects has it ، مثل Proofhub بسعر 99 دولارًا من فئة الخدمة). إذا احتاج أحد الزملاء أن يسألني سؤالًا يعد أمرًا ملحًا ولكنه سريع ، فإن المراسلة الفورية هي السبيل للذهاب.
دعنا نقول أن المشروع المعني يحتوي على الكثير من العناصر المرئية ، والفريق الذي يعمل عليه يحتاج إلى مناقشتها. تحتوي بعض الأنظمة الأساسية لإدارة المشاريع على أدوات PDF وملفات ترميز مدمجة (مثل Volerro و Clarizen) تتيح للمستخدمين الخربشة إلكترونياً على صورة وإرفاق التعليقات ، مما يسهل على كل فرد تقديم التعليقات وفهمها.
يتم تسجيل جميع الأشياء الأساسية التي تحتاج إلى شعوذة وتتبعها في نظام إدارة المشروع ومرئية لأولئك الذين يحتاجون إلى رؤيته. بدلاً من الخوض في مؤشرات ترابط البريد الإلكتروني بحثًا عن معلومات حول من يفعل ما ، تعرض أدوات إدارة المشروع هذه التفاصيل بدقة. ليست هناك حاجة إلى إرسال نصف دزينة من الأشخاص على سلاسل رسائل البريد الإلكتروني فقط في حالة قد يحتاجون في أحد الأيام إلى الرجوع إلى المعلومات الواردة فيها. يمكن إرفاق التعليقات حول مراحل العمل المختلفة بالمهام أو سلسلة المهام التي تتعلق بها. الكثير من الأشياء التي تتطلب منك أن تقرأ بين السطور عند استخدام البريد الإلكتروني لإدارة المهام تصبح فجأة واضحة تمامًا عند استخدام نظام إدارة المشروع.
إن قضاء وقت أقل في البريد الإلكتروني يعني المزيد من العمل
فوائد الحصول على فريق خارج البريد الإلكتروني وفي منصة إدارة المشروع للتواصل أثناء المشروع هائلة. من المؤكد أن التخفيض في البريد الإلكتروني وحده سيجعل الجميع سعداء ، لكن هذا يتضاءل مقارنةً بالقيمة المضافة المتمثلة في الحصول على رؤية أكبر لمن يقوم بماذا ، وما الذي يفعلونه ، وحالة كل مهمة. يجعل الأمر أكثر سهولة الحصول على معلومات دقيقة في متناول اليد خلال المشروع حتى يتمكن صناع القرار من اتخاذ قرارات جيدة.
لمزيد من النصائح حول كيفية الحصول على أقصى استفادة من خدمات إدارة مشروع اختيار المحررين في PCMag ، يمكنك قراءة 7 طرق لتبسيط إدارة المشروع في مشاريع العمل الجماعي و 5 ميزات لمشاريع Zoho لتنظيم أعمالك.
