الأخبار التكنولوجية والاستعراضات والنصائح!

كيف يمكن للموظفين البعيدين التأكد من أنهم يعملون بفعالية؟

في عام 2019 ، عمل 50٪ من الموظفين على مستوى العالم بعيدًا عن مكاتبهم لمدة يومين ونصف على الأقل في الأسبوع ، وفي المملكة المتحدة يعتقد 70٪ من الموظفين أن العمل المرن يجعل العمل أكثر جاذبية. بينما كانت الشركات تحقق تقدمًا جيدًا نحو العمل المرن ، ربما كانت الأحداث الأخيرة تعني أن بعض الشركات كان عليها أن تدور بشكل سريع نحو العمل المرن في وقت أقرب مما خططت له.

لكي تعمل قوة عاملة أكثر تفاوتا بشكل فعال ، يجب أن يمتلك الأفراد المعرفة والمهارات لتحقيق أقصى استفادة من العمل خارج بيئة المكتب التقليدية ، بالإضافة إلى التكنولوجيا والأدوات اللازمة لدعمهم. هناك أربعة مجالات رئيسية لكل من العمال عن بعد وأصحاب العمل للنظر فيها:

  • إليك اختيارنا لأفضل كاميرات الويب للأعمال لعام 2020
  • العمل من المنزل: الفأرة والشاشة ولوحة المفاتيح والموجه التي تحتاجها
  • إليك قائمتنا لأفضل أدوات مؤتمرات الفيديو في السوق

لا تخف من التواصل

عندما لا تكون في المكتب ، هناك خطر نسيان إبقاء زملائك في الفريق أو المديرين في الحلقة. بدلاً من أخذ عقلية "بعيدًا عن الأنظار ، بعيدًا عن العقل" ، فإن تسجيل الدخول بانتظام وطرح الأسئلة إذا كان أي شيء غير واضح أمر بالغ الأهمية. يمكنك مشاركة قوائم المهام في بداية اليوم أو إجراء مكالمة جماعية في منتصف اليوم لمتابعة سير الأمور ، والعمل على أساس أن التواصل الزائد أفضل من نسيان مشاركة ما تفعله .

يعد الاستخدام الجيد لنظام المراسلة الفورية طريقة جيدة لمشاركة رسالة سريعة ، أو الأفضل من ذلك ، القفز على مكالمة فيديو. بصفتنا مخلوقات اجتماعية ، من المهم بالنسبة لنا أن نرى تعابير وعواطف أولئك الذين نتواصل معهم ، وسواء أكان الأمر يتوصل إلى قرار أو مشاركة نكتة ، فإن القيام بأي من الأمور أثناء رؤية رد فعل زميل سيوفر دفعة كبيرة لمعنويات العامل البعيد والمزاج.

حافظ على علاقات العمل

التواصل المنتظم هو أيضًا وسيلة لضمان الاعتراف بجهود العاملين عن بعد ومكافأتهم عندما لا يكونون في المكتب فعليًا. يمكن أن تنزلق مستويات التحفيز والإنتاجية إذا لم يتم تشجيع أعضاء الفريق وشكرهم على جهودهم.

قد يكون من الصعب أيضًا الحفاظ على علاقات عمل وثيقة مع زملاء العمل من مكان بعيد ، لذا شجع الموظفين على تخصيص الوقت لإعلام بعضهم البعض أنهم متاحون لمساعدتهم إذا لزم الأمر. إن مجرد سؤال كيف يسير يوم الزميل ، أو إجراء مكالمة فيديو من أجل "قهوة رقمية" أو اجتماع غير رسمي يمكن أن يساعد بشكل كبير في الحفاظ على الاتصالات بين الزملاء. وإذا كان الافتقار إلى التفاعل وجهاً لوجه يبدو وكأنه حاجز أمام بناء العلاقات ، مرة أخرى يمكن أن تكون مكالمات الفيديو مع الأصدقاء طريقة رائعة للحاق بمحادثة سهلة وغير رسمية.

تعرف على التكنولوجيا الخاصة بك

من الناحية المثالية ، تأكد من أن جميع الموظفين على دراية بتقنياتهم بمجرد وضع أنماط عمل مرنة. إذا لم يكن الموظفون قادرين على أن يصبحوا مألوفين في الوقت المناسب ، فقد يكون من المفيد تعريفهم على المستخدمين المتميزين. في الشركة – زملاء ودودون ودودون تم تخصيصهم كأبطال للتكنولوجيا. يمكن لهؤلاء المستخدمين المتميزين الإجابة على أي أسئلة قد يكونون خجولين للغاية بحيث لا يمكنهم سؤال قسم تكنولوجيا المعلومات عنها ، أو إظهار ميزات أنيقة يمكن أن تكون معززًا كبيرًا للإنتاجية.

من المفيد أيضًا التحقق من أن العاملين عن بُعد لديهم كل ما يحتاجون إليه ليكونوا منتجين ومريحين قدر الإمكان ، مثل امتلاك الأجهزة الطرفية المريحة. على سبيل المثال ، يمكن للفأرة أو لوحة المفاتيح الرأسية مع حشو الرسغ أن تجعل مستخدمي الكمبيوتر أكثر راحة ، ويضمن أن الجميع قادر على الحفاظ على مستويات الإنتاجية التي سيحققونها من المكتب. سيختلف هذا من شخص لآخر – لم يتم إعداد "مقاس واحد يناسب الجميع" ، لذا خصص بعض الوقت لفهم ما يحتاجه كل موظف.

اجعل مكالمات الفيديو فعالة

تعد مكالمات الفيديو والمكالمات الجماعية جزءًا مهمًا من العمل عن بُعد ، حيث تتيح للأفراد التواصل بطريقة تحاكي بشكل وثيق التواصل وجهًا لوجه وتدعم العمل التعاوني. ونتيجة لذلك ، يجب أن يعرف كل المشاركين كيفية الاتصال ، وتمكين الكاميرا والصوت ، وإطار أنفسهم بشكل جيد مع الكاميرا على مستوى العين والمناطق المحيطة ، ووضع مكبرات الصوت على كتم الصوت عند عدم التحدث. خلاف ذلك ، هناك خطر تأخر الاجتماعات ، والارتباك حول المشاركين والأفراد يتحدثون بعضهم البعض.

للحفاظ على الاجتماع سريعًا ومثمرًا ، من المهم أيضًا التأكد من أن كل شخص لديه اتصال إنترنت قوي ومستقر لتجنب تأخيرات البث. من الممارسات الجيدة أيضًا تعميم جدول أعمال مسبقًا والالتزام به ، وتعيين شخص يرأس الاجتماع لإعطاء هيكل المكالمة ، وتقليل المشاركين الذين يتحدثون عن بعضهم البعض. أخيرًا ، تأكد من أن المشاركين يمنحون أنفسهم وقتًا إضافيًا للتأكد من أنهم قد فعلوا كل ما سبق قبل موعد الاجتماع. يمكن أن يكون التأخير في بدء المكالمة محبطًا للآخرين ومحرجًا للجاني.

خيارات العمل عن بعد والمرنة لديها القدرة على أن تكون منتجة وفعالة للموظفين ، وفي الوضع الحالي قدمت شريان الحياة للعديد من شركات الخدمات في تسهيل استمرارية خدماتهم. ومع ذلك ، يجب النظر في الخطوات المذكورة أعلاه من أجل أن تكون طريقة العمل هذه فعالة. من المهم ضمان فهم الموظفين لكيفية استخدام التكنولوجيا المطلوبة للتعاون وتعظيمها ، والحفاظ على التواصل عند عدم العمل وجهًا لوجه – وإلا قد تعاني الإنتاجية والتحفيز.

آن ماري جين هي مديرة تعاون الفيديو في أوروبا والشرق الأوسط وإفريقيا لوجيتك

  • إليك قائمتنا لأفضل أدوات التعاون عبر الإنترنت في السوق